La facture pro forma est l'un des nombreux types de factures pouvant être émis en Espagne. Toutefois, c'est le seul qui n'est pas valide à des fins fiscales. Les entreprises doivent donc savoir quand l'utiliser, que ce soit comme brouillon pour finaliser des accords commerciaux ou comme document d'information pour les exportations.

Dans cet article, nous expliquons ce que sont les factures pro forma, à quoi elles servent et comment les gérer sans erreurs administratives.

Principaux points à retenir

• Les factures pro forma sont des brouillons de factures ordinaires qui informent les clients des transactions à venir.
  
• Elles ne sont pas valides à des fins fiscales, mais elles peuvent l'être d'un point de vue juridique.
  
• Les factures pro forma servent à de multiples fins, telles que l'accélération des procédures de dédouanement, la présentation d'offres commerciales et la validation de données.
  
• Elles peuvent être converties en factures valides sur le plan fiscal en suivant une série d'étapes.
  

Qu’est-ce qu’une facture pro forma?

Une facture pro forma est un document commercial qui fournit au client des informations sur une transaction future. En général, la facture pro forma est émise après le devis et avant la facture finale.

Les factures pro forma sont couramment utilisées comme brouillons ou exemples de factures dans des entreprises telles que les restaurants et celles qui facturent des clients étrangers. Ces entreprises utilisent les factures pro forma pour informer les agents des douanes de la valeur des marchandises.

Validité des factures pro forma en Espagne

Lorsque les entreprises émettent des factures pro forma, elles doivent savoir quand ces documents sont valides afin d'éviter les malentendus avec les clients et les problèmes administratifs. Ci-dessous, nous expliquons la validité des factures pro forma.

Non valide à des fins fiscales

Contrairement aux autres types de factures, les factures pro forma ne sont pas valides à des fins fiscales. Le gouvernement espagnol l'a explicitement déclaré dans plusieurs publications officielles – comme ce Bulletin officiel de l'État (BOE) de janvier 2024 concernant les subventions locales –, précisant que les factures pro forma ne sont pas acceptées comme preuve de dépense. Ce manque de validité à des fins fiscales signifie qu'elles ne peuvent pas être utilisées pour régler des impôts auprès de l'Agence fiscale espagnole (AEAT) ou fournir une preuve de dépenses déductibles.

Bien qu'une facture pro forma indique généralement le prix d'une vente – et souvent les taxes associées à la transaction –, elle n'oblige pas le destinataire à payer le montant.

Légalement valide une fois signée

Les factures pro forma deviennent légalement valides lorsque les clients les signent. Bien qu'il s'agisse de documents d'information sans incidence fiscale, elles peuvent entraîner des conséquences juridiques. Pour cette raison, il est courant que le gouvernement espagnol recommande leur utilisation. Par exemple, le Centre européen des consommateurs en Espagne (CEC-Espagne) conseille de demander une facture pro forma avant d'effectuer un voyage.

À quoi servent les factures pro forma?

Bien qu'elles ne soient pas valides à des fins fiscales, les factures pro forma ont diverses utilisations commerciales, ce qui en fait un outil indispensable pour de nombreuses entreprises espagnoles. Voici leurs principales utilisations.

Accélérer les exportations

Fournir une facture pro forma est l'une des exigences pour exporter depuis l'Espagne qui s'applique à certaines transactions, comme la livraison d'échantillons gratuits. Il est également courant d'inclure des factures pro forma afin que les agents des douanes puissent vérifier des détails importants, tels que les valeurs déclarées.

On observe une importante expansion internationale des entreprises espagnoles. Par exemple, les exportations de biens ont totalisé près de 34,7 milliards d'euros en mai 2026, selon le ministère espagnol de l'Économie, du Commerce et de l'Entreprise. Par conséquent, il est de pratique courante en Espagne d'utiliser des factures pro forma pour décrire les biens transportés et aider à faciliter les procédures de contrôle douanier.

Valider les données

Une facture pro forma est généralement fournie à un client à titre d'ébauche afin qu'il puisse vérifier les détails saisis. Une fois vérifiée et confirmée par le client, l'entreprise émet la facture finale. En permettant au client de vérifier les données, les entreprises peuvent éviter les erreurs de facture qui nécessitent l'émission de factures rectificatives.

De telles inexactitudes sont devenues de plus en plus rares, car la facturation électronique nécessite moins d'intervention manuelle. En Espagne, la facturation électronique deviendra obligatoire une fois que les réglementations finales de la loi Création et Croissance (loi Crea y Crece) seront approuvées.

Faire des offres commerciales

Sur les factures pro forma, les entreprises détaillent les prix des produits ou services, ainsi que les descriptions et les aspects clés que les clients doivent valider pour accepter les offres commerciales. Contrairement à un devis, une facture pro forma contient plus que des estimations. Elle reflète plutôt les conditions finales de l'accord commercial.

Traiter les réservations ou les commandes personnalisées

Pour traiter les réservations de certains types de services – comme les commandes personnalisées –, des engagements fermes de la part des clients sont requis. Dans certains cas, les entreprises utilisent des factures pro forma comme preuve de l'engagement du client. Bien que le document ne constitue pas strictement une obligation, il énonce de manière transparente les conditions de l'accord conclu par les deux parties.

Obtenir une aide financière ou des subventions

Parfois, les banques et les établissements de crédit exigent des documents qui vérifient les coûts des produits ou services pour accorder une aide financière. Les factures pro forma fournissent les informations nécessaires pour approuver les transactions de financement, qui sont devenues de plus en plus courantes en Espagne. En 2025, les travailleurs autonomes ont reçu plus de financement que l'année précédente, selon les données du Rapport de 2025 de la Centrale des risques.

D'autre part, les factures pro forma peuvent également être utiles lors de la demande de certains types d'aide – comme des subventions pour le lancement d'entreprises en Espagne –, car elles fournissent la preuve de la manière dont les fonds demandés seront utilisés.

Comment créer une facture pro forma

Les factures pro forma ne sont pas soumises à des exigences formelles strictes. Toutefois, il est conseillé de suivre certaines lignes directrices pour que les documents remplissent leur fonction informative et puissent être facilement convertis en factures finales. Ci-dessous, nous expliquons les champs les plus courants et la manière de transformer une facture pro forma en une facture valide à des fins fiscales.

Contenu à inclure dans les factures pro forma en Espagne

Le contenu des factures pro forma est généralement identique à celui des factures finales. Les entreprises peuvent préparer des factures pro forma avec une grande flexibilité, car elles ne sont pas soumises à des informations de facturation obligatoires strictes. Toutefois, lorsqu'elles sont utilisées dans le processus d'exportation, les factures pro forma doivent répondre à certaines exigences pour être valides en tant que documents vérifiant les données de la transaction.

Nous avons préparé une liste des détails nécessaires qui doivent figurer sur les factures pro forma afin que les entreprises puissent les utiliser pour documenter les ventes à l'étranger :

• Avis juridique : il est obligatoire d'inclure la mention « facture pro forma » dans l'en-tête pour indiquer explicitement qu'il ne s'agit pas d'une facture finale.
  
• Date : il s'agit de la date d'émission de la facture (c'est-à-dire la date à laquelle elle est préparée et envoyée).
  
• Coordonnées de l'émetteur : ce champ doit inclure le nom, l'adresse et l'adresse fiscale de l'émetteur, ainsi que le numéro de TVA intracommunautaire (NIF-IVA), en cas d'exportation vers un autre État membre de l'UE, comme la France.
  
• Coordonnées du client : le nom, l'adresse et l'adresse fiscale de la partie acheteuse doivent y figurer.
  
• Description : il est obligatoire de décrire les marchandises et de préciser les unités transportées.
  
• Montant : le prix unitaire et le prix final doivent être indiqués; ce dernier ne diffère généralement pas du prix figurant sur la facture finale.
  
• Colis : indique le nombre de colis transportés, ainsi que leur poids et leur volume.
  
• Frais supplémentaires : si l'entreprise prend en charge les frais de transport et d'assurance, ces frais doivent figurer sur la facture pro forma.
  

Conversion des factures pro forma en factures valides sur le plan fiscal

Les réglementations actuelles ne régissent pas spécifiquement les factures pro forma. Dans la pratique, les factures pro forma comprennent généralement presque les mêmes informations que les factures régulières. Toutefois, ces similitudes ne font pas des factures pro forma la même chose que des factures valides à des fins fiscales. Pour que les factures pro forma acquièrent une pleine validité à des fins fiscales, le processus de conversion suivant doit avoir lieu.

Supprimer ou modifier le libellé

Tout d'abord, supprimez la mention « facture pro forma » ou remplacez-la par la mention appropriée, selon le type de facture. Par exemple, si un client des États-Unis accepte une offre, l'entreprise doit remplacer le terme « facture pro forma » par « facture » afin que le document soit clairement identifié comme une facture régulière.

De plus, il peut être nécessaire d'inclure d'autres déclarations. Par exemple, la facture peut devoir inclure une déclaration spécifique détaillant le motif d'une exemption de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), comme l'application de l'article 21 de la loi espagnole 37/1992.

Ajouter ou modifier la numérotation

Les factures pro forma n’ont pas à être numérotées. Si elles le sont, c’est uniquement à des fins de contrôle interne. Cependant, la numérotation est l’une des informations les plus importantes de la facture finale. Une facture doit posséder un numéro et, facultativement, une série de chiffres qui le trouve dans un ordre séquentiel et chronologique.

Modifier la date

Si la date d’émission de la facture pro forma ne correspond pas à celle de la facture finale, mettez-la à jour pour refléter avec précision la date à laquelle la transaction ou le paiement d’avance a eu lieu.

Enregistrer la facture

Avant d'enregistrer le document et de le convertir en facture régulière, vérifiez les informations fiscales, telles que le numéro d'identification fiscale (NIF) et la TVA détaillée. Cette étape ne nécessite aucune intervention manuelle si l'entreprise utilise Stripe Tax, un outil d'automatisation des taxes qui applique automatiquement les taux de TVA en Espagne et dans d'autres pays pour calculer et percevoir les taxes sur les transactions Stripe.

Comment Stripe peut vous aider à gérer les factures pro forma

Il est important de bien gérer les factures pro forma, car elles deviennent juridiquement valides lorsque les clients les acceptent ou les signent. Dans de nombreux cas, les entreprises remettent ces documents à des clients potentiels; il est donc important d'éviter les erreurs lors de leur traitement. Cela peut aider à instaurer la confiance et à augmenter les revenus.

Pour accélérer l'émission des factures pro forma, le Stripe App Marketplace offre un accès à une vaste bibliothèque d'outils de facturation. Par exemple, Invopop vous permet d'attribuer l'étiquette « facture pro forma » aux factures. Une fois reçues, vos clients peuvent les accepter ou les rejeter directement, ce qui accélère la formalisation des accords. Par ailleurs, Billit est une plateforme de facturation électronique qui prend également en charge la création de factures pro forma.

Les factures pro forma servent de base à l'émission ultérieure des factures finales. Pour éviter les problèmes, tels que des pénalités de l'AEAT ou des plaintes de clients, il est important de vérifier que toutes les données saisies sont correctes. Pour ce faire, il est possible de limiter ou d'éliminer le transfert manuel d'informations. Les plateformes de paiement automatisées, telles que Stripe Payments, peuvent éliminer les tâches manuelles dans tous les processus d'émission de factures, d'encaissement et de rapprochement des paiements.

FAQ sur les factures pro forma