De pro-formafactuur is een van de vele soorten facturen die in Spanje kunnen worden verstrekt. Het is echter de enige die niet fiscaal geldig is. Daarom moeten ondernemingen weten wanneer ze deze moeten gebruiken: als concept voor het afronden van commerciële overeenkomsten of als informatief document voor export.

In dit artikel leggen we uit wat pro-formafacturen zijn, waarvoor ze worden gebruikt en hoe je ze beheert zonder administratieve fouten.

Kernpunten

• Proforma-facturen zijn conceptversies van reguliere facturen die klanten informeren over aanstaande transacties.
  
• Ze zijn niet fiscaal geldig, maar kunnen wel juridisch geldig zijn.
  
• Pro-formafacturen dienen meerdere doelen, zoals het bespoedigen van inklaringsprocedures, het doen van zakelijke aanbiedingen en het valideren van gegevens.
  
• Ze kunnen worden omgezet in fiscaal geldige facturen door een reeks stappen te volgen.
  

Wat is een proforma-factuur?

Een pro-formafactuur is een commercieel document dat de klant informatie geeft over een toekomstige transactie. Over het algemeen wordt de pro-formafactuur verstrekt na de offerte en voor de definitieve factuur.

Pro-formafacturen worden vaak gebruikt als concept- of voorbeeldfactuur in ondernemingen zoals restaurants en ondernemingen die buitenlandse klanten factureren. Deze ondernemingen gebruiken pro-formafacturen om douanebeambten te informeren over de waarde van goederen.

Geldigheid van pro-formafacturen in Spanje

Wanneer ondernemingen pro-formafacturen uitgeven, moeten ze weten wanneer deze documenten geldig zijn om misverstanden met klanten en administratieve problemen te voorkomen. Hieronder leggen we de geldigheid van pro-formafacturen uit.

Niet geldig voor belastingdoeleinden

In tegenstelling tot andere soorten facturen zijn pro-formafacturen niet geldig voor belastingdoeleinden. De Spaanse overheid heeft dit expliciet verklaard in verschillende officiële publicaties, zoals dit Officiële Staatsblad (BOE) van januari 2024 met betrekking tot lokale subsidies, waarin wordt verduidelijkt dat pro-formafacturen niet als bewijs van uitgaven worden geaccepteerd. Dit gebrek aan geldigheid voor belastingdoeleinden betekent dat ze niet kunnen worden gebruikt om belastingen te vereffenen met de Spaanse belastingdienst (AEAT) of als bewijs voor aftrekbare kosten.

Hoewel een pro-formafactuur over het algemeen de prijs van een verkoop aangeeft, en vaak de belastingen die aan de transactie verbonden zijn, verplicht dit de ontvanger niet om het bedrag te betalen.

Juridisch geldig bij ondertekening

Pro-formafacturen worden juridisch geldig wanneer klanten deze ondertekenen. Hoewel het informatieve documenten zijn zonder fiscale gevolgen, kunnen ze wel juridische consequenties hebben. Om deze reden beveelt de Spaanse overheid regelmatig het gebruik ervan aan. Het Europees Consumentencentrum in Spanje (CEC-Spanje) adviseert bijvoorbeeld om voorafgaand aan een reis een pro-formafactuur aan te vragen.

Waar worden pro-formafacturen voor gebruikt?

Hoewel ze niet geldig zijn voor belastingdoeleinden, hebben pro-formafacturen verschillende commerciële toepassingen, waardoor ze een onmisbaar hulpmiddel zijn voor veel Spaanse ondernemingen. Hier zijn de belangrijkste toepassingen.

Export versnellen

Het verstrekken van een pro-formafactuur is een van de vereisten voor exporteren vanuit Spanje die van toepassing zijn op bepaalde transacties, zoals de levering van gratis monsters. Het is ook gebruikelijk om pro-formafacturen toe te voegen, zodat douanebeambten belangrijke gegevens, zoals aangegeven waarden, kunnen verifiëren.

Er is een aanzienlijke internationale uitbreiding van Spaanse ondernemingen. Zo bedroeg de export van goederen in mei 2026 bijna € 34,7 miljard, volgens het Spaanse ministerie van Economie, Handel en Ondernemingen. Daarom is het in Spanje een gangbare praktijk om pro-formafacturen te gebruiken om de vervoerde goederen te beschrijven en de douanecontroles te vergemakkelijken.

Gegevens valideren

Een pro-formafactuur wordt doorgaans als concept aan een klant verstrekt, zodat deze de ingevoerde gegevens kan verifiëren. Zodra de klant de gegevens heeft geverifieerd en bevestigd, geeft de onderneming de definitieve factuur uit. Doordat de klant gegevens kan verifiëren, kunnen ondernemingen factuurfouten voorkomen die de uitgifte van correctiefacturen noodzakelijk maken.

Dergelijke onnauwkeurigheden komen steeds minder voor, omdat elektronische facturering minder handmatige tussenkomst vereist. In Spanje wordt elektronische facturering verplicht zodra de definitieve regelgeving van de Wet 'Crea y Crece' wordt goedgekeurd.

Zakelijke aanbiedingen doen

Op pro-formafacturen vermelden ondernemingen de prijzen van producten of diensten, samen met beschrijvingen en belangrijke aspecten die klanten moeten valideren om zakelijke aanbiedingen te accepteren. In tegenstelling tot een offerte bevat een pro-formafactuur meer dan schattingen. In plaats daarvan weerspiegelt de factuur de definitieve voorwaarden van de commerciële overeenkomst.

Reserveringen of aangepaste bestellingen verwerken

Om reserveringen voor bepaalde soorten diensten (zoals aangepaste bestellingen) te verwerken, zijn vaste toezeggingen van klanten vereist. In sommige gevallen gebruiken ondernemingen pro-formafacturen als bewijs van toezegging door de klant. Hoewel het document strikt genomen geen verplichting vormt, worden de voorwaarden van de overeenkomst die door beide partijen is bereikt, transparant uiteengezet.

Financiële bijstand of subsidies verkrijgen

Soms vereisen banken en kredietinstellingen documentatie die de kosten van producten of diensten verifieert om financiële bijstand te verlenen. Pro-formafacturen bieden de informatie die nodig is om financieringstransacties goed te keuren, die in Spanje steeds vaker voorkomen. In 2025 ontvingen zelfstandigen meer financiering dan in het voorgaande jaar, volgens gegevens uit het Rapport van het Centrale Kredietregister 2025.

Aan de andere kant kunnen pro-formafacturen ook nuttig zijn bij het aanvragen van bepaalde soorten steun (zoals subsidies voor het starten van ondernemingen in Spanje), omdat ze aantonen hoe de aangevraagde fondsen zullen worden gebruikt.

Een pro-formafactuur maken

Pro-formafacturen zijn niet onderworpen aan strikte formele vereisten. Het is echter raadzaam bepaalde richtlijnen te volgen, zodat de documenten hun informatieve doel dienen en gemakkelijk kunnen worden omgezet in definitieve facturen. Hieronder leggen we de meest voorkomende velden uit en hoe je een pro-formafactuur omzet in een fiscaal geldige factuur.

Inhoud om op te nemen in pro-formafacturen in Spanje

De inhoud van pro-formafacturen is meestal identiek aan die van definitieve facturen. Ondernemingen kunnen pro-formafacturen met aanzienlijke flexibiliteit opstellen omdat ze niet onderworpen zijn aan strikte verplichte factuurinformatie. Bij gebruik in het exportproces moeten pro-formafacturen echter voldoen aan bepaalde vereisten om geldig te zijn als documenten die transactiegegevens verifiëren.

We hebben een lijst samengesteld met de noodzakelijke details die moeten worden opgenomen in pro-formafacturen, zodat ondernemingen ze kunnen gebruiken om verkopen in het buitenland te documenteren:

• Juridische kennisgeving: Het is verplicht om het label 'pro-formafactuur' in de koptekst op te nemen om expliciet aan te geven dat het geen definitieve factuur is.
  
• Datum: Dit is de datum waarop de factuur is verstrekt (d.w.z. wanneer deze is opgesteld en verzonden).
  
• Gegevens uitgever: Dit veld moet de naam, het adres en het fiscale adres van de uitgever bevatten, evenals het intracommunautaire btw-nummer (NIF-IVA), bij export naar een andere EU-lidstaat, zoals Frankrijk.
  
• Klantgegevens: De naam, het adres en het fiscale adres van de kopende partij moeten worden vermeld.
  
• Beschrijving: Het is verplicht om de goederen te beschrijven en de te vervoeren eenheden te specificeren.
  
• Bedrag: De eenheidsprijs en definitieve prijs moeten worden vermeld; laatstgenoemde verschilt over het algemeen niet van de prijs op de definitieve factuur.
  
• Pakketten: Dit geeft het aantal te vervoeren pakketten aan, evenals het gewicht en volume ervan.
  
• Aanvullende kosten: Als de onderneming transport- en verzekeringskosten dekt, moet dit worden opgenomen in de pro-formafactuur.
  

Pro-formafacturen omzetten in fiscaal geldige facturen

De huidige regelgeving is niet specifiek van toepassing op pro-formafacturen. In de praktijk bevatten pro-formafacturen meestal vrijwel dezelfde informatie als reguliere facturen. Deze overeenkomsten maken pro-formafacturen echter niet gelijk aan facturen die fiscaal geldig zijn. Om ervoor te zorgen dat pro-formafacturen volledig fiscaal geldig worden, moet het volgende omzettingsproces plaatsvinden.

De bewoordingen verwijderen of wijzigen

Verwijder eerst de bewoording 'pro-formafactuur' of vervang deze door de juiste bewoording, afhankelijk van het type factuur. Als bijvoorbeeld een klant uit de VS een aanbod accepteert, moet de onderneming de term 'pro-formafactuur' vervangen door 'factuur', zodat het document duidelijk wordt geïdentificeerd als een reguliere factuur.

Bovendien kan het nodig zijn om andere verklaringen op te nemen. De factuur moet bijvoorbeeld mogelijk een specifieke verklaring bevatten met de reden voor een btw-vrijstelling (belasting toegevoegde waarde), zoals de toepassing van Artikel 21 van de Spaanse wet 37/1992.

De nummering toevoegen of wijzigen

Proforma-facturen hoeven niet genummerd te worden. Als dat wel gebeurt, is dat alleen voor interne controledoeleinden. Nummering is echter een van de belangrijkste gegevens op de definitieve factuur. Een factuur moet een nummer hebben, en eventueel een reeksnummer, waarmee deze in volgorde en chronologisch kan worden geïdentificeerd.

De datum wijzigen

Als de uitgiftedatum van de proforma-factuur niet overeenkomt met die van de definitieve factuur, pas deze dan aan zodat deze nauwkeurig weergeeft wanneer de transactie of voorschot heeft plaatsgevonden.

De factuur registreren

Voordat je het document registreert en omzet in een reguliere factuur, verifieer je de fiscale gegevens, zoals het btw-nummer (NIF) en de gespecificeerde btw. Deze stap vereist geen handmatige tussenkomst als de onderneming Stripe Tax gebruikt, een automatiseringstool voor belastingen die automatisch btw-tarieven in Spanje en andere landen toepast om belastingen te berekenen op Stripe-transacties.

Hoe Stripe kan helpen bij het beheren van pro-formafacturen

Het correct beheren van pro-formafacturen is belangrijk omdat ze juridisch geldig worden wanneer klanten ze accepteren of ondertekenen. In veel gevallen verstrekken ondernemingen deze documenten aan potentiële klanten. Het is dus belangrijk om fouten te voorkomen bij de verwerking ervan. Dit kan helpen vertrouwen op te bouwen en inkomsten te verhogen.

Om de verstrekking van pro-formafacturen te bespoedigen, biedt de Stripe App Marketplace toegang tot een uitgebreide bibliotheek met factureringstools. Met Invopop kun je bijvoorbeeld het label 'pro-formafactuur' aan facturen toewijzen. Na ontvangst kunnen klanten ze direct accepteren of weigeren, wat de formalisering van overeenkomsten bespoedigt. Daarnaast is Billit een elektronisch factureringsplatform dat ook het maken van pro-formafacturen ondersteunt.

Pro-formafacturen dienen als basis voor de latere verstrekking van definitieve facturen. Om problemen te voorkomen, zoals boetes van de AEAT of klachten van klanten, is het belangrijk om te verifiëren of alle ingevoerde gegevens correct zijn. Dit kan worden bereikt door handmatige overdracht van informatie te beperken of te elimineren. Geautomatiseerde betaalplatforms, zoals Stripe Payments, kunnen handmatige taken in alle processen voor de verstrekking van facturen, incasso en reconciliatie van betalingen elimineren.

Veelgestelde vragen over pro-formafacturen