La factura proforma es uno de los muchos tipos de facturas que se pueden emitir en España, aunque es la única que no tiene validez a efectos fiscales. Por esto, conviene saber cuándo utilizarla, ya sea como borrador para cerrar acuerdos comerciales o como documento informativo para las exportaciones

En esta guía, te explicamos qué es una factura proforma, para qué sirve y cómo gestionarla sin errores administrativos.

De un vistazo

• Las facturas proforma son borradores de una factura ordinaria que informan a los clientes de próximas operaciones.
  
• Las facturas proforma no son válidas a efectos fiscales, pero lo pueden ser a nivel legal.
  
• Las facturas proforma tienen múltiples usos, como agilizar los trámites de los agentes aduaneros, hacer propuestas comerciales y validar los datos.
  
• Una factura proforma se puede convertir en una factura con validez fiscal siguiendo una serie de pasos.
  

Qué es una factura proforma

Una factura proforma es un documento comercial informativo cuyo propósito es proporcionar datos al cliente sobre una operación futura. Por lo general, la factura proforma se entrega después del presupuesto y antes de la factura definitiva.

Su uso como borrador o ejemplo de la factura es habitual en negocios como restaurantes, así como en empresas que facturan a clientes extranjeros y la utilizan para informar a los agentes aduaneros sobre el valor de la mercancía.

Validez de la factura proforma en España

A la hora de emitir facturas proforma en tu negocio, conviene saber cuándo son válidas para evitar malentendidos con los clientes y problemas administrativos. Veamos qué validez tiene este tipo de facturas:

Validez fiscal de la factura proforma

La factura proforma, a diferencia de otras facturas, no tiene validez a efectos fiscales. El Gobierno lo ha declarado explícitamente en varias publicaciones oficiales, como este BOE de enero de 2024 relativo a unas ayudas locales, en el que matizó que las facturas proforma no se admiten como justificantes de gastos. Esta ausencia de validez fiscal implica que no se pueden utilizar para liquidar impuestos ante la Agencia Tributaria (AEAT) ni para justificar un gasto deducible.

Por tanto, aunque la factura proforma indica el precio de una venta y, a menudo, los impuestos asociados a la operación, este documento no obliga al destinatario a abonar el importe.

Validez legal de la factura proforma

Las facturas proforma adquieren validez legal cuando los clientes las firman. Por tanto, a pesar de ser documentos informativos sin efectos fiscales, sí que pueden conllevar consecuencias jurídicas. Por este motivo, es habitual que el Gobierno recomiende su uso, como hizo el Centro Europeo del Consumidor en España (CEC-España) cuando aconsejó solicitar la factura proforma antes de finalizar un viaje.

¿Para qué sirve una factura proforma?

Si bien no son válidas a efectos fiscales, las facturas proforma cuentan con diversos usos comerciales, por lo que son una herramienta indispensable para muchos negocios españoles. Te hemos preparado un resumen de los principales usos que se les puede dar:

Agilizar las exportaciones

Entregar una factura proforma es uno de los requisitos para exportar desde España aplicables a determinadas operaciones, como las entregas de muestras gratuitas. También es habitual incluirlas de forma opcional para que los agentes aduaneros puedan comprobar datos importantes como el valor declarado.

Debido a la gran expansión a nivel internacional de las empresas españolas ―en mayo de 2026 se realizaron exportaciones de bienes por valor de casi 34.700 millones de euros, según el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa―, el uso de facturas proforma que describen los productos transportados es muy habitual en España para facilitar las tareas de control de aduanas

Validar datos

La factura proforma se proporciona habitualmente a los clientes como borrador para que puedan comprobar que los datos introducidos son correctos. Una vez verificados y confirmados por el cliente, la empresa le entrega la factura definitiva. De esta forma, se evitan los errores en las facturas que obligan a emitir facturas rectificativas.

Estas imprecisiones cada vez son menos habituales, ya que la facturación electrónica ―que será obligatoria en España cuando se apruebe el reglamento definitivo de la ley Crea y Crece― requiere una menor intervención manual.

Realizar una propuesta comercial

En la factura proforma, el negocio detalla los precios de sus productos o servicios, junto con la descripción y los aspectos clave que el cliente debe validar para aceptar la oferta. A diferencia del presupuesto, la factura proforma no contiene meras estimaciones, sino que refleja las condiciones definitivas del acuerdo comercial.

Tramitar una reserva o un encargo personalizado

Para tramitar reservas de algunos tipos de servicios, como los encargos personalizados, se requiere un firme compromiso de la parte compradora. En algunos casos, las empresas emplean la factura proforma como constancia de dicho compromiso del cliente. Si bien el documento no supone estrictamente una obligación, recoge de forma transparente las condiciones del acuerdo al que llegan ambas partes.

Obtener soluciones financieras o subvenciones

En ocasiones, las entidades bancarias o crediticias exigen documentación justificativa del importe del producto o servicio para conceder sus soluciones financieras. Las facturas proforma aportan la información necesaria para aprobar las operaciones de financiación, cada vez más numerosas en España: en 2025, los autónomos recibieron más financiación que el año anterior, según datos de la Memoria de la Central de Información de Riesgos 2025.

Por otro lado, las facturas proforma también pueden resultar útiles para solicitar determinadas ayudas, como las destinadas a montar un negocio en España, puesto que sirven para justificar a qué se destinarán los fondos solicitados

Cómo hacer una factura proforma

Aunque las facturas proforma no están sujetas a requisitos formales estrictos, conviene seguir una serie de pautas para que el documento cumpla su función informativa y se pueda convertir fácilmente en una factura definitiva. Veamos cuáles son los campos más habituales y cómo transformarla paso a paso en una factura válida a efectos fiscales:

Contenido de la factura proforma en España

Aunque el contenido de las facturas proforma suele ser prácticamente idéntico al de las facturas definitivas, por lo general las facturas proforma se pueden elaborar con mucha libertad porque no están sujetas a las estrictas obligaciones formales de facturación. Sin embargo, cuando se utilizan en el proceso de exportación, deben cumplir algunos requisitos para que tengan validez como documentos justificativos de los datos de las operaciones.

Te hemos preparado una lista con los datos esenciales que deben incluir para que puedas utilizar las facturas proforma para documentar tus ventas al extranjero:

• Mención legal: es obligatorio añadir la mención «factura proforma» en el encabezado para indicar de forma explícita que no se trata de la factura definitiva.
  
• Fecha de emisión: es la fecha en la que se expide la factura proforma, es decir, cuando se elabora y emite.
  
• Datos del emisor: este campo debe incluir el nombre, el domicilio y la dirección fiscal del emisor, como el número de IVA intracomunitario (NIF-IVA) si exporta a otro Estado miembro de la Unión Europea, como Francia.
  
• Datos del cliente: se debe incluir el nombre, el domicilio y la dirección fiscal de la parte compradora.
  
• Descripción: es obligatorio describir la mercancía y especificar las unidades que se transportan.
  
• Importe: hay que consignar el precio unitario y el precio final que, por lo general, no varía con respecto al que se refleja en la factura definitiva.
  
• Bultos: indica la cantidad de bultos que se transportan, además de su peso y volumen.
  
• Gastos adicionales: si asumes los gastos de transporte y del seguro, debes introducirlos en la factura proforma.
  

Cómo convertir una factura proforma en una factura válida a efectos fiscales

Aunque la normativa vigente no regula específicamente las facturas proforma, en la práctica suelen incluir casi los mismos datos que una factura ordinaria. Sin embargo, estas similitudes no convierten a las facturas proforma en facturas válidas a efectos fiscales. Para que las facturas proforma adquieran plena validez fiscal, hay que llevar a cabo el siguiente proceso de conversión:

Paso 1: Eliminar o modificar la mención

En primer lugar, elimina la mención «factura proforma» o sustitúyela por la que corresponda en función del tipo de factura que quieras generar. Por ejemplo, si un cliente de Estados Unidos acepta tu propuesta comercial, deberás sustituir la mención «factura proforma» por «factura», de modo que el documento esté claramente identificado como una factura ordinaria.

Además, puede ser necesario incluir otras menciones; en este ejemplo, tendrás que introducir una mención específica que detalle el motivo de la exención del IVA, como la aplicación del artículo 21 de la Ley 37/1992.

Paso 2: Añadir o modificar la numeración

Las facturas proforma no tienen que llevar numeración y, si lo hacen, es solo con fines de control interno. No obstante, este es uno de los datos más importantes de la factura definitiva, que debe contar con un número (y, opcionalmente, una serie) que la identifique por orden secuencial y cronológico.

Paso 3: Actualizar la fecha

Si la fecha de expedición de la factura proforma no coincide con la de la factura definitiva, debes actualizarla para que el documento refleje con precisión cuándo tuvo lugar la operación o el pago por adelantado.

Paso 4: Contabilizar la factura

Antes de contabilizar el documento para que se convierta en una factura como tal, asegúrate de que los datos fiscales, como tu NIF y el IVA desglosado, son correctos. Este último paso no requiere intervención manual si utilizas Stripe Tax, una herramienta de automatización fiscal que aplica automáticamente los tipos de IVA de España y de otros países para calcular y cobrar los impuestos en tus transacciones de Stripe.

Cómo Stripe ayuda a gestionar facturas proforma

Gestionar de forma correcta las facturas proforma es fundamental, ya que adquieren validez legal en el momento en que los clientes las aceptan o firman. Además, en muchos casos, estos documentos se entregan a clientes potenciales, por lo que es indispensable evitar errores al procesarlos para generar confianza y aumentar los ingresos.

Para agilizar la emisión de facturas proforma, en el Stripe App Marketplace podrás acceder a una amplia biblioteca de herramientas de facturación. Por ejemplo, Invopop permite asignar la etiqueta «proforma» a las facturas, de modo que, una vez recibidas, tus clientes podrán aceptarlas o rechazarlas directamente, lo que agiliza la formalización del acuerdo. Por su parte, Billit es una plataforma de facturación electrónica compatible con la elaboración de facturas proforma.

Las facturas proforma sirven de base para la emisión posterior de la factura definitiva. Para evitar problemas, como sanciones de la AEAT o reclamaciones de los clientes, es esencial no cometer errores en la introducción de datos, lo que se consigue al limitar o eliminar las transcripciones manuales de información. Al trabajar con una plataforma de pagos automatizada, como Stripe Payments, este paso forma parte de una solución integral que elimina las tareas manuales de los procesos de emisión de facturas, cobro y conciliación de pagos.

Preguntas frecuentes sobre facturas proforma