La factura proforma es uno de los muchos tipos de facturas que se pueden emitir en España. Sin embargo, es la única que no es válida a efectos fiscales. Por tanto, las empresas necesitan saber cuándo utilizarla, ya sea como borrador para formalizar acuerdos comerciales o como documento informativo para exportaciones.

En este artículo explicamos qué son las facturas proforma, para qué sirven y cómo gestionarlas sin cometer errores administrativos.

De un vistazo

• Las facturas proforma son borradores de una factura ordinaria que informan a los clientes de próximas operaciones.
  
• No son válidas a efectos fiscales, pero pueden tener validez legal.
  
• Las facturas proforma sirven para múltiples fines, como agilizar los trámites de despacho de aduanas, hacer ofertas comerciales y validar datos.
  
• Pueden convertirse en facturas válidas a efectos fiscales siguiendo una serie de pasos.
  

Qué es una factura proforma

Una factura proforma es un documento comercial que proporciona al cliente información sobre una futura transacción. Por lo general, la factura proforma se emite después del presupuesto y antes de la factura final.

Las facturas proforma se utilizan habitualmente como borradores o facturas de muestra en empresas como restaurantes y aquellas que facturan a clientes extranjeros. Estas empresas utilizan facturas proforma para informar a los funcionarios de aduanas del valor de las mercancías.

Validez de las facturas proforma en España

Cuando las empresas emiten facturas proforma, necesitan saber cuándo son válidos estos documentos para evitar malentendidos con los clientes y problemas administrativos. A continuación, explicamos la validez de las facturas proforma.

Sin validez a efectos fiscales

A diferencia de otros tipos de facturas, las facturas proforma no tienen validez a efectos fiscales. El Gobierno español lo ha declarado explícitamente en varias publicaciones oficiales (como en este Boletín Oficial del Estado (BOE) de enero de 2024 relativo a las subvenciones locales), aclarando que las facturas proforma no se aceptan como justificante de gasto. Esta falta de validez a efectos fiscales significa que no pueden utilizarse para liquidar impuestos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ni como prueba de gastos deducibles.

Aunque una factura proforma suele indicar el precio de una venta (y, a menudo, los impuestos asociados a la transacción), no obliga al destinatario a pagar el importe.

Con validez jurídica al firmarse

Las facturas proforma adquieren validez jurídica cuando los clientes las firman. A pesar de ser documentos informativos sin implicaciones fiscales, pueden conllevar consecuencias jurídicas. Por este motivo, es habitual que el Gobierno español recomiende su uso. Por ejemplo, el Centro Europeo del Consumidor en España (CEC-España) aconseja pedir una factura proforma antes de realizar un viaje.

¿Para qué se utilizan las facturas proforma?

Aunque no tienen validez a efectos fiscales, las facturas proforma tienen diversos usos comerciales, lo que las convierte en una herramienta indispensable para muchas empresas españolas. A continuación, se detallan sus usos principales.

Agilizar las exportaciones

La emisión de una factura proforma es uno de los requisitos para exportar desde España que se aplica a determinadas transacciones, como la entrega de muestras gratuitas. También es habitual incluir facturas proforma para que los funcionarios de aduanas puedan verificar detalles importantes, como los valores declarados.

Las empresas españolas han experimentado una importante expansión internacional. Por ejemplo, las exportaciones de bienes sumaron casi 34.700 millones de euros en mayo de 2026, según el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa de España. Por tanto, es una práctica habitual en España utilizar las facturas proforma para describir las mercancías que se transportan y ayudar a facilitar los procedimientos de control aduanero.

Validar datos

Por lo general, se proporciona una factura proforma a un cliente como borrador para que pueda verificar los detalles introducidos. Una vez verificada y confirmada por el cliente, la empresa emite la factura final. Al permitir que el cliente verifique los datos, las empresas pueden evitar errores en las facturas que requieran la emisión de facturas rectificativas.

Este tipo de inexactitudes son cada vez menos frecuentes debido a que la facturación electrónica requiere una menor intervención manual. En España, la facturación electrónica será obligatoria una vez que se apruebe el reglamento definitivo de la Ley Crea y Crece.

Realizar ofertas comerciales

En las facturas proforma, las empresas detallan los precios de los productos o servicios, junto con las descripciones y los aspectos clave que los clientes deben validar para aceptar las ofertas comerciales. A diferencia de un presupuesto, una factura proforma contiene algo más que estimaciones. En su lugar, refleja las condiciones finales del acuerdo comercial.

Procesar reservas o pedidos personalizados

Para procesar reservas de determinados tipos de servicios, como los pedidos personalizados, se requiere un compromiso en firme por parte de los clientes. En algunos casos, las empresas utilizan facturas proforma como prueba del compromiso del cliente. Si bien el documento no constituye estrictamente una obligación, establece de forma transparente las condiciones del acuerdo alcanzado por ambas partes.

Obtener asistencia financiera o subvenciones

A veces, los bancos y las instituciones de crédito exigen documentación que verifique los costes de los productos o servicios para conceder asistencia financiera. Las facturas proforma proporcionan la información necesaria para aprobar las operaciones de financiación, que son cada vez más frecuentes en España. En 2025, los autónomos recibieron más financiación que el año anterior, según los datos de la Memoria de la Central de Información de Riesgos 2025.

Por otro lado, las facturas proforma también pueden ser útiles a la hora de solicitar determinados tipos de ayudas (como las subvenciones para crear empresas en España), ya que sirven de prueba de cómo se utilizarán los fondos solicitados.

Cómo crear una factura proforma

Las facturas proforma no están sujetas a requisitos formales estrictos. Sin embargo, es aconsejable seguir ciertas pautas para que los documentos cumplan su finalidad informativa y puedan convertirse fácilmente en facturas definitivas. A continuación, explicamos los campos más habituales y cómo transformar una factura proforma en una factura válida a efectos fiscales.

Contenido que se debe incluir en las facturas proforma en España

El contenido de las facturas proforma suele ser idéntico al de las facturas definitivas. Las empresas pueden elaborar facturas proforma con considerable flexibilidad porque no están sujetas a una estricta información de facturación obligatoria. Sin embargo, cuando se utilizan en el proceso de exportación, las facturas proforma deben cumplir ciertos requisitos para ser válidas como documentos que verifiquen los datos de la transacción.

Hemos preparado una lista de los detalles necesarios que se deben incluir en las facturas proforma para que las empresas puedan utilizarlas para documentar ventas en el extranjero:

• Aviso legal: es obligatorio incluir la etiqueta «factura proforma» en el encabezado para indicar explícitamente que no se trata de una factura definitiva.
  
• Fecha: es la fecha en que se emite la factura (es decir, cuando se prepara y se envía).
  
• Datos del emisor: este campo debe incluir el nombre, la dirección y el domicilio fiscal del emisor, así como el número de IVA intracomunitario (NIF-IVA), si se exporta a otro Estado miembro de la UE, como Francia.
  
• Datos del cliente: se debe incluir el nombre, la dirección y el domicilio fiscal de la parte compradora.
  
• Descripción: es obligatorio describir la mercancía y especificar las unidades que se transportan.
  
• Importe: se debe indicar el precio unitario y el precio final; este último no suele diferir del precio que figura en la factura definitiva.
  
• Bultos: indica el número de bultos que se transportan, así como su peso y volumen.
  
• Costes adicionales: si la empresa asume los costes de transporte y seguro, debe incluirse en la factura proforma.
  

Conversión de facturas proforma en facturas válidas a efectos fiscales

La normativa vigente no regula específicamente las facturas proforma. En la práctica, las facturas proforma suelen incluir casi la misma información que las facturas ordinarias. Sin embargo, estas similitudes no hacen que las facturas proforma sean iguales que las facturas válidas a efectos fiscales. Para que las facturas proforma adquieran plena validez a efectos fiscales, debe producirse el siguiente proceso de conversión.

Eliminar o modificar el texto

En primer lugar, elimina el texto «factura proforma» o sustitúyelo por el texto adecuado, en función del tipo de factura. Por ejemplo, si un cliente de EE. UU. acepta una oferta, la empresa debe sustituir el término «factura proforma» por «factura» para que el documento se identifique claramente como una factura normal.

Además, puede ser necesario incluir otras declaraciones. Por ejemplo, es posible que la factura deba incluir una declaración específica que detalle el motivo de una exención del impuesto sobre el valor añadido (IVA), como la aplicación del artículo 21 de la Ley 37/1992 española.

Añadir o modificar la numeración

Las facturas proforma no tienen que llevar numeración y, si lo hacen, es solo con fines de control interno. No obstante, este es uno de los datos más importantes de la factura definitiva, que debe contar con un número (y, opcionalmente, una serie) que la identifique por orden secuencial y cronológico.

Cambiar la fecha

Si la fecha de expedición de la factura proforma no coincide con la de la factura definitiva, debes actualizarla para que el documento refleje con precisión cuándo tuvo lugar la operación o el pago por adelantado.

Registrar la factura

Antes de registrar el documento y convertirlo en una factura normal, verifica los datos fiscales, como el Número de Identificación Fiscal (NIF) y el IVA desglosado. Este paso no requiere intervención manual si la empresa utiliza Stripe Tax, una herramienta de automatización fiscal que aplica automáticamente los tipos del IVA en España y en otros países para calcular y cobrar impuestos en las transacciones de Stripe.

Cómo puede ayudar Stripe a gestionar las facturas proforma

Es importante gestionar correctamente las facturas proforma porque adquieren validez legal cuando los clientes las aceptan o las firman. En muchos casos, las empresas entregan estos documentos a clientes potenciales, por lo que es importante evitar errores al procesarlos. Esto puede ayudar a generar confianza y a aumentar los ingresos.

Para agilizar la emisión de facturas proforma, Stripe App Marketplace ofrece acceso a una amplia biblioteca de herramientas de facturación. Por ejemplo, Invopop permite asignar la etiqueta «factura proforma» a las facturas. Una vez recibidas, los clientes pueden aceptarlas o rechazarlas directamente, lo que agiliza la formalización de los acuerdos. Además, Billit es una plataforma de facturación electrónica que también admite la creación de facturas proforma.

Las facturas proforma sirven de base para la posterior emisión de las facturas definitivas. Para evitar problemas, como sanciones de la AEAT o quejas de los clientes, es importante comprobar que todos los datos introducidos sean correctos. Esto se puede lograr limitando o eliminando la transferencia manual de información. Las plataformas de pago automatizadas, como Stripe Payments, pueden eliminar las tareas manuales en todos los procesos de emisión de facturas, cobro y conciliación de pagos.

Preguntas frecuentes sobre las facturas proforma