En Espagne, le prélèvement automatique est l’un des modes de paiement les plus utilisés. Selon les données de la Banque d’Espagne, les prélèvements automatiques ont représenté plus de 12 % de l’ensemble des paiements électroniques au cours du second semestre 2024. Pendant cette période, le nombre de prélèvements automatiques a atteint plus de 1,1 milliard, soit une augmentation de 3,2 % par rapport à l’année précédente.

Étant donné que 86 % des clients déclarent souvent renoncer à un achat s’ils ne peuvent pas choisir leur mode de paiement préféré, l’intégration du prélèvement automatique dans votre entreprise pourrait vous aider à augmenter vos ventes. Dans cet article, nous vous expliquons ce que sont les prélèvements automatiques, comment ils fonctionnent, la réglementation espagnole qui les régit et les étapes à suivre pour que votre entreprise puisse les accepter.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce que le prélèvement automatique?
  
• Fonctionnement du prélèvement automatique en Espagne
  
• Avantages et inconvénients du prélèvement automatique
  
• Les entreprises qui peuvent bénéficier du prélèvement automatique
  
• Comment la réglementation espagnole régit le prélèvement automatique
  
• Comment mettre en place les paiements par prélèvement automatique pour votre entreprise
  
• Comment gérer les remboursements et les annulations de prélèvements automatiques
  
• FAQ sur le prélèvement automatique en Espagne
  

Qu’est-ce que le prélèvement automatique?

Le prélèvement au sein de l’espace unique de paiement en euros (SEPA), communément appelé « domiciliación bancaria » en Espagne, est un mode de paiement qui permet à une entreprise autorisée de prélever automatiquement des paiements récurrents sur le compte bancaire d’un client. Pour cela, le client doit au préalable autoriser le prélèvement par un mandat SEPA. À partir de là, le montant est directement prélevé sur son compte bancaire à chaque date d’échéance. Ce mode de paiement est courant chez les entreprises qui suivent un modèle commercial par abonnement et facilitent les transactions au sein du SEPA. Cela inclut presque tous les États membres de l’UE.

Il existe deux types de prélèvements automatiques : le prélèvement SEPA Core et le prélèvement SEPA interentreprise. Leurs principales différences concernent le type de payeur et le délai de remboursement. Le prélèvement SEPA Core est utilisé pour traiter les paiements des clients et peut être remboursé dans un délai de 8 semaines pour les prélèvements autorisés ou de 13 mois pour les prélèvements non autorisés. En revanche, les prélèvements interentreprises sont destinés aux transactions entre entreprises et ne peuvent pas être remboursés une fois autorisés.

Fonctionnement du prélèvement automatique en Espagne

Malgré leurs différences, les deux types de prélèvement automatique comportent les trois mêmes étapes :

Signature

Le client doit signer un ordre de prélèvement automatique ou un mandat SEPA. S’il ne signe pas ce mandat, le paiement ne peut être effectué par prélèvement automatique. L’entreprise n’est pas autorisée à prélever le montant indiqué sur le compte bancaire du client. Pour obtenir une signature, le mandat doit contenir les informations suivantes :

• Numéro de référence de mandat SEPA unique
  
• Nom, adresse et numéro de compte bancaire international (IBAN) du client
  
• Nom, identifiant et signature du bénéficiaire
  
• Date de signature
  
• Type de paiement
  

Reçu

Après avoir reçu l’autorisation de prélèvement automatique du client, l’entreprise établit un reçu bancaire. Celui-ci sert de preuve du montant débité. Le reçu bancaire doit inclure des informations détaillées sur le produit ou le service vendu au client.

Paiement

Afin de s’assurer que la banque débite effectivement le montant indiqué sur le reçu bancaire, de nombreuses entreprises choisissent d’émettre un versement. Ce document ordonne à la banque d’effectuer une série de prélèvements. Les versements doivent inclure les informations contenues dans le reçu bancaire dans un fichier XML (Extensible Markup Language) conforme à la norme ISO 20022 de l’Organisation internationale de normalisation (ISO).

Pour les paiements récurrents, les versements doivent être effectués périodiquement à la banque. À la date de paiement indiquée dans le versement, la banque prélève l’argent sur le compte du client et le dépose sur le compte de l’entreprise.

Avantages et inconvénients du prélèvement automatique

Les entreprises ayant des modèles de revenus récurrents peuvent tirer profit de l’offre du prélèvement automatique comme mode de paiement. Cependant, elles doivent également tenir compte de certains inconvénients :

Avantages du prélèvement automatique pour les clients

• Plus pratique
  Les paiements par prélèvement automatique sont traités automatiquement. Cela signifie que les clients n’ont pas besoin de se souvenir des dates d’échéance et que les entreprises peuvent éviter les interruptions de service.
  
• Gain de temps
  Les clients n’ont plus besoin de gérer les paiements manuellement. Cela permet de gagner du temps en éliminant une tâche répétitive qui peut être fastidieuse.
  
• Réduction de prix
  De nombreuses entreprises récompensent la fidélité de leurs clients en leur accordant des remises sur les abonnements à long terme. Par exemple, les abonnements annuels s’élèvent généralement à 10 ou 11 mensualités, bien qu’ils donnent accès au produit ou au service pendant un an.
  

Avantages du prélèvement automatique pour les entreprises

• Revenus plus prévisibles
  Le prélèvement automatique peut aider les entreprises à connaître le montant des recettes qu’elles percevront à chaque cycle, y compris les dates de paiement. Cela peut contribuer à maintenir le contrôle sur les flux de trésorerie.
  
• Réduction de la charge administrative
  En réduisant au minimum les tâches manuelles, les entreprises augmentent leur productivité et réduisent leurs coûts administratifs.
  
• Moins de paiements rejetés
  Les prélèvements SEPA sont liés à des comptes bancaires, ce qui réduit le nombre de paiements refusés par rapport aux paiements récurrents par carte qui peuvent expirer ou atteindre la limite du client.
  
• Fidélisation de la clientèle
  Le prélèvement automatique peut renforcer les habitudes de consommation et contribuer à réduire le nombre de clients qui changent de produit. Il est particulièrement important de renforcer la continuité dans les secteurs où la concurrence est forte ou où les abonnements sont peu coûteux. Cela est également particulièrement important en Espagne, qui occupe la deuxième place en Europe en termes de baisse de la fidélité des clients.
  
• Sécurité accrue
  Le prélèvement automatique offre une plus grande sécurité, car les accords initiaux avec les clients sont formalisés par le biais de mandats SEPA. De même, ce mode de paiement est également plus sûr pour les clients. Le fait d’exiger une signature initiale permet d’éviter des frais imprévus.
  

Inconvénients du prélèvement automatique

• Disponibilité limitée pour les paiements interentreprises
  Si les banques sont tenues d’accepter les prélèvements SEPA Core, elles ne sont pas tenues d’accepter les prélèvements SEPA interentreprises. Par conséquent, si une entreprise reçoit de nombreux paiements interentreprises, elle doit vérifier que sa banque accepte ce mode de paiement.
  
• Retards de paiement
  Contrairement à d’autres modes de paiement, tels que les virements bancaires instantanés, les entreprises qui utilisent le prélèvement automatique ne reçoivent pas immédiatement l’argent lorsqu’il est prélevé sur le compte bancaire du client. Après avoir reçu l’ordre de paiement, les banques peuvent attendre jusqu’à la fin du jour ouvrable suivant pour créditer les fonds sur le compte bancaire de l’entreprise.
  
• Moins de surveillance des paiements
  Les paiements automatisés peuvent offrir une plus grande commodité. Cela signifie que certains clients ne vérifient pas souvent leurs prélèvements SEPA. Par conséquent, ils peuvent mettre plus de temps à détecter d’éventuelles erreurs.
  

Les entreprises qui peuvent bénéficier du prélèvement automatique

Le prélèvement automatique peut être utile pour les entreprises qui reposent sur des modèles commerciaux fondés sur des abonnements ou des facturations récurrentes. En Espagne, 77,5 % des paiements récurrents sont traités par prélèvement automatique. Vous trouverez ci-dessous une liste des types d’entreprises qui peuvent tirer le meilleur parti du prélèvement automatique pour encaisser les paiements de leurs clients :

Services d’abonnement

La stabilité est importante pour les entreprises proposant des abonnements, et le prélèvement automatique peut contribuer à la renforcer. Par exemple, RBA, l’un des principaux éditeurs de magazines en Espagne, permet à ses clients de payer leurs abonnements par prélèvement automatique. Ce mode de paiement est également courant dans les salles de sport et les centres sportifs qui comptent 5,4 millions de clients en Espagne, selon le rapport L’industrie du sport et du fitness (La industria del deporte y el fitness).

Boutiques de commerce en ligne proposant des achats récurrents

Bien que les paiements par carte restent l’option de paiement la plus courante dans les boutiques en ligne, de plus en plus de magasins proposent désormais le prélèvement automatique comme mode de paiement pour les achats récurrents. Cette méthode est par exemple courante dans les boutiques en ligne qui vendent des produits que les clients rachètent régulièrement, tels que les aliments pour animaux ou les articles d’hygiène personnelle.

Petites et moyennes entreprises (PME) et grandes entreprises dans les environnements interentreprises

Dans les relations interentreprises, telles que celles qui ont lieu sur les marchés interentreprises, le prélèvement automatique est souvent utilisé pour réduire un problème courant : les retards de paiement des entreprises envers leurs fournisseurs. En effet, près de la moitié des entreprises espagnoles s’attendent à une augmentation des cas d’insolvabilité parmi leurs clients interentreprises au cours de l’année à venir.

Services financiers

Les entreprises qui offrent des services financiers utilisent souvent le prélèvement automatique pour le remboursement des prêts et des crédits. Cela permet de réduire les défauts de paiement, particulièrement fréquents dans le domaine du crédit à la consommation.

Organismes à but non lucratif

Le prélèvement automatique est avantageux pour les organismes à but non lucratif, car il favorise la continuité des dons et garantit la transparence des transactions. Selon l’étude Réalité des partenaires et des donateurs (Realidad del Socio y Donante), le prélèvement automatique était le mode de paiement préféré des contributeurs financiers des organisations non gouvernementales (ONG) en 2023.

Gestion immobilière

Les loyers sont souvent payés par prélèvement automatique. Cela permet de réduire les retards dans le recouvrement des loyers gérés par les agences immobilières. En 2024, un ménage espagnol sur cinq était locataire. Cela signifie que des millions de prélèvements SEPA sont traités chaque mois pour le paiement des loyers.

Institutions publiques

Certaines agences gouvernementales qui gèrent les prélèvements récurrents d’impôts et de taxes permettent aux contribuables de payer par prélèvement automatique. Par exemple, l’Agence fiscale espagnole autorise le traitement des paiements échelonnés de l’impôt sur les entreprises (IS) en remplissant le formulaire 202. Cela facilite le paiement de cet impôt pour les entreprises espagnoles. En 2024, les entreprises ont versé plus de 39 milliards d’euros au titre de l’IS.

Fournisseurs d’eau et d’énergie

Le prélèvement automatique est un mode de paiement fréquemment utilisé pour les fournisseurs d’eau et d’énergie en Espagne. Les montants à payer varient généralement chaque mois, en fonction de la consommation. Cependant, les clients peuvent payer par prélèvement SEPA, car celui-ci est compatible avec les montants fixes et variables. Cette caractéristique fait du prélèvement automatique un mode de paiement idéal pour les entreprises qui utilisent des modèles de facturation à l’utilisation.

Comment la réglementation espagnole régit le prélèvement automatique

En Espagne et en Europe, plusieurs réglementations régissent le prélèvement automatique. Voici les lois et obligations les plus importantes :

• Règlement (UE) n° 260/2012 concernant les prélèvements automatiques en euros
  Ce règlement européen régit les paiements en euros au sein du SEPA. Entre autres obligations, le règlement (UE) n° 260/2012 exige la signature d’un mandat SEPA et l’information du client sur le montant et la date du paiement. Cela doit être fait au moins 14 jours calendaires à l’avance, sauf si une autre période est explicitement convenue dans le contrat.
  
• Loi anti-fraude
  La loi anti-fraude comprend des exigences relatives aux programmes utilisés pour générer automatiquement des factures et gérer les paiements. Entre autres fonctionnalités, les programmes doivent enregistrer les frais au moment même où le paiement par prélèvement automatique est traité.
  
• Loi sur la création et la croissance (Crea y Crece)
  La loi sur la création et la croissance oblige les entreprises qui établissent des relations commerciales avec d’autres entreprises ou des travailleurs indépendants à émettre des factures électroniques. Par conséquent, les entreprises qui reçoivent des paiements récurrents d’autres professionnels par prélèvement automatique devront émettre et envoyer des factures au format électronique après l’approbation du règlement final de la loi sur la création et la croissance, prévue pour la fin de l’année 2025.
  
• Loi générale pour la protection des consommateurs et des utilisateurs
  Cette loi unifie et régit plusieurs droits des clients, notamment le droit de rétractation. En exerçant ce droit, les clients peuvent résilier leurs contrats. Dans ce cas, les entreprises doivent mettre fin aux prélèvements automatiques et procéder aux remboursements correspondants. Si une entreprise vend des services numériques ou des abonnements, elle peut désactiver l’accès au service lorsque le client exerce ce droit.
  

Comment mettre en place les paiements par prélèvement automatique pour votre entreprise

Pour mettre en œuvre ce mode de paiement et vous conformer à la réglementation en vigueur, suivez les étapes ci-dessous :

Choisir les offres

Définissez les services facturés de manière récurrente ou les produits livrés périodiquement à vos clients. Indiquez-les clairement dans la description du prélèvement automatique.

Définir la fréquence de facturation

Déterminez la période entre les prélèvements sur les comptes des clients. Quelle que soit la fréquence de facturation, il est important d’informer les clients de manière transparente afin de respecter la réglementation et de réduire les échecs de paiement.

Mettre en place le prélèvement automatique comme mode de paiement

Choisissez un prestataire de services de paiement qui propose des services de prélèvement automatique et entretient des relations étroites avec les réseaux de paiement et les partenaires bancaires, tel que Stripe Payments. En intégrant Payments à votre suite d’outils technologique, vous pouvez accepter plus de 100 modes de paiement provenant de clients situés dans plus de 195 pays. Cela inclut le prélèvement SEPA, que vous pouvez activer en un seul clic depuis votre Dashboard. De plus, Stripe veille à ce que vos processus de paiement soient conformes aux réglementations locales. Avec Stripe Billing, vous pouvez automatiser les paiements récurrents et éviter les tâches manuelles, telles que les demandes de paiement auprès des banques.

Automatiser la facturation

Enfin, configurez les factures récurrentes et décidez comment elles seront émises à chaque cycle de facturation. Avec les solutions traditionnelles, l’émission des factures est distincte du processus de paiement. Cependant, les solutions qui intègrent les paiements et la facturation, telles que Stripe Billing, automatisent la gestion des factures avec Invopop. Il s’agit d’une solution de facturation électronique développée en Espagne qui respecte les exigences obligatoires en matière de facturation électronique établies par la loi sur la création et la croissance et diverses réglementations européennes. Depuis Stripe App Marketplace, vous pouvez accéder à cette solution et à d’autres solutions qui s’intègrent facilement à votre plateforme de paiement.

Comment gérer les remboursements et les annulations de prélèvements automatiques

La mise en place d’un système de paiement récurrent, tel que le prélèvement automatique, peut entraîner des difficultés communes à toutes les entreprises : remboursements et annulations de paiement. Parmi les raisons les plus courantes, on trouve l’insuffisance de fonds, les erreurs de facturation et l’exercice du droit de rétractation. Quelle que soit la raison, il est important de apprendre comment gérer ces situations :

Remboursements des prélèvements automatiques

Les clients peuvent demander un remboursement à leur banque. Cependant, ils ne peuvent le faire que dans deux cas :

• Le client n’a pas autorisé le prélèvement automatique : si le client constate un prélèvement non autorisé sur son compte, il dispose d’un délai de 13 mois à compter de la date du prélèvement pour demander un remboursement à sa banque.
  
• Le bénéficiaire n’a pas clairement indiqué le montant des frais : même s’il a autorisé le prélèvement automatique, le client peut demander un remboursement dans un délai de huit semaines. Cela peut se produire si l’entreprise n’indique pas clairement le montant et que le client se voit facturer un montant plus élevé après plusieurs prélèvements d’un montant similaire.
  

Si le client demande un remboursement, la banque dispose de 10 jours ouvrables pour rembourser la totalité du montant facturé ou rejeter la demande. Si la banque rejette la demande, elle doit en indiquer explicitement la raison et préciser la procédure à suivre pour faire appel de cette décision.

Annulation des prélèvements automatiques

Pour annuler un prélèvement SEPA Core avant le traitement du prochain paiement, le client doit fournir à la banque un document signé indiquant la date de la demande. Toutefois, la banque n’acceptera cette demande que si elle est soumise au plus tard un jour ouvrable avant la date de paiement. En revanche, les paiements autorisés par prélèvement SEPA interentreprise ne peuvent pas être remboursés.

FAQ sur le prélèvement automatique en Espagne

Toutes les banques espagnoles acceptent-elles les prélèvements automatiques?

Toutes les banques sont tenues d’accepter les prélèvements automatiques, à condition que les paiements soient des transactions de base (c’est-à-dire des prélèvements SEPA Core entre une entreprise et un particulier). En revanche, les banques ne sont pas tenues d’accepter les prélèvements interentreprises. Pour vérifier si votre banque accepte les prélèvements interentreprises, qui sont réservés aux entreprises et aux travailleurs indépendants, consultez le registre du Conseil européen des paiements (EPC).

Que se passe-t-il si le client ne dispose pas de fonds suffisants lors du traitement d’un prélèvement automatique?

Si le client ne dispose pas de fonds suffisants au moment du paiement, la banque rejette le prélèvement SEPA. Le décret-loi royal 19/2018 précise que les banques peuvent refuser des prélèvements pour d’autres raisons. Il peut s’agir notamment d’une incompatibilité entre les noms des titulaires de compte ou de transactions frauduleuses. L’entreprise peut alors réémettre le paiement ou convenir d’un autre mode de paiement avec le client.

Que doit faire une entreprise si le client modifie son abonnement au milieu d’une période de facturation?

Si le client apporte des modifications qui ont une incidence sur le montant d’un prélèvement automatique au cours du cycle de facturation, la solution la plus appropriée consiste à appliquer une facturation au prorata. Cela signifie que le montant facturé par le prélèvement SEPA sera modifié en fonction de l’utilisation réelle du service pendant cette période.

Le mandat SEPA doit-il être renouvelé pour chaque paiement par prélèvement automatique?

Le mandat SEPA ne doit être signé qu’une seule fois, au début de la relation contractuelle. Il n’est pas nécessaire de le renouveler à chaque cycle de facturation. L’entreprise doit le conserver sous forme électronique pendant toute la durée du contrat au cas où il serait nécessaire de fournir la preuve de l’autorisation.