In Spanien ist das Lastschriftverfahren eine der am häufigsten verwendeten Zahlungsmethoden. Nach Angaben der spanischen Zentralbank entfielen im zweiten Halbjahr 2024 über 12 % aller elektronischen Zahlungen auf Lastschriften. In diesem Zeitraum belief sich die Zahl der Lastschriften auf über 1,1 Milliarden, was einem Anstieg von 3,2 % gegenüber dem Vorjahr entspricht.

Angesichts der Tatsache, dass 86 % der Kundinnen und Kunden angeben, dass sie einen Kauf häufig abbrechen, wenn sie ihre bevorzugte Zahlungsmethode nicht wählen können, könnte die Integration von Lastschriften in Ihr Unternehmen Ihnen helfen, Ihre Verkaufszahlen zu steigern. In diesem Artikel erläutern wir, was Lastschriften sind, wie sie funktionieren, welche spanischen Vorschriften für sie gelten und welche Schritte Sie unternehmen müssen, damit Ihr Unternehmen sie akzeptieren kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Lastschriftverfahren?
  
• So funktioniert das Lastschriftverfahren in Spanien
  
• Vor- und Nachteile von Lastschriftverfahren
  
• Unternehmen, die vom Lastschriftverfahren profitieren können
  
• Wie regeln spanische Vorschriften das Lastschriftverfahren?
  
• So richten Sie Lastschriftzahlungen für Ihr Unternehmen ein
  
• So gehen Sie mit Rückerstattungen und Stornierungen von Lastschriften um
  
• Häufig gestellte Fragen rund um das Lastschriftverfahren in Spanien
  

Was ist ein Lastschriftverfahren?

Die SEPA-Lastschrift – in Spanien allgemein als „domiciliación bancaria” bekannt – ist eine Zahlungsmethode, die es einem autorisierten Unternehmen ermöglicht, wiederkehrende Zahlungen automatisch vom Bankkonto einer Kundin bzw. eines Kunden abzubuchen. Voraussetzung dafür ist, dass die Kundin oder der Kunde die Abbuchung über ein SEPA-Mandat autorisiert. Von da an wird der Betrag an jedem Fälligkeitstag direkt von seinem Bankkonto abgebucht. Diese Zahlungsmethode ist bei Unternehmen üblich, die ein Abonnement-Geschäftsmodell verfolgen und Transaktionen innerhalb des Europäischen Zahlungsraums (Single Euro Payments Area, SEPA) ermöglichen. Dazu gehören fast alle Mitgliedstaaten der EU.

Es gibt zwei Arten von Lastschriften: SEPA-Basis-Lastschrift und SEPA-B2B-Lastschrift. Die Hauptunterschiede bestehen in der Art des/der Zahlenden und der Rückerstattungsfrist. SEPA-Basis wird zur Abwicklung von Kundenzahlungen verwendet und kann innerhalb von 8 Wochen für autorisierte Abbuchungen oder 13 Monaten für nicht autorisierte Abbuchungen zurückerstattet werden. B2B-Lastschriften hingegen sind für Transaktionen zwischen Unternehmen vorgesehen und können nach ihrer Autorisierung nicht mehr zurückerstattet werden.

So funktioniert das Lastschriftverfahren in Spanien

Trotz ihrer Unterschiede durchlaufen beide Arten von Lastschriften dieselben drei Phasen:

Unterschrift

Die Kundin oder der Kunde muss eine Lastschriftanweisung oder ein SEPA-Mandat unterzeichnen. Wenn er dieses Mandat nicht unterzeichnet, kann die Zahlung nicht per Lastschrift erfolgen. Das Unternehmen ist nicht berechtigt, den angegebenen Betrag vom Bankkonto der Kundin oder des Kunden abzubuchen. Um eine Unterschrift zu erhalten, muss das Mandat die folgenden Informationen enthalten:

• Eindeutige SEPA Mandatsreferenznummer
  
• Name, Adresse und internationale Bankkontonummer (IBAN) der Kundin oder des Kunden
  
• Name, Kennung und Unterschrift des Begünstigten
  
• Datum der Unterschrift
  
• Zahlungsart
  

Zahlungsbeleg

Nach Erhalt der Lastschriftgenehmigung vom Kunden/von der Kundin erstellt das Unternehmen einen Bankbeleg. Dieser dient als Nachweis für den abgebuchten Betrag. Der Bankbeleg sollte detaillierte Informationen über das an den Kunden/die Kundin verkaufte Produkt oder die verkaufte Dienstleistung enthalten.

Abbuchung

Um sicherzustellen, dass die Bank den auf dem Bankbeleg angegebenen Betrag tatsächlich abbucht, entscheiden sich viele Unternehmen für die Ausstellung einer Überweisung. Dieses Dokument weist die Bank an, eine Reihe von Abbuchungen vorzunehmen. Überweisungen müssen die im Bankbeleg enthaltenen Informationen in einer XML-Datei (Extensible Markup Language) enthalten, die dem ISO-Standard 20022 entspricht.

Bei wiederkehrenden Zahlungen müssen Überweisungen regelmäßig an die Bank gesendet werden. An dem in der Überweisung angegebenen Zahlungstermin zieht die Bank den Betrag vom Konto der Kundin oder des Kunden ein und überweist ihn auf das Konto des Unternehmens.

Vor- und Nachteile von Lastschriftverfahren

Unternehmen mit wiederkehrenden Umsatzmodellen können von der Bereitstellung von Lastschriftverfahren als Zahlungsmethode profitieren. Allerdings sollten sie auch einige Nachteile berücksichtigen:

Vorteile von Lastschriftverfahren für Kundinnen und Kunden

• Größerer Komfort
  Lastschriftzahlungen werden automatisch verarbeitet. Das bedeutet, dass sich Kundinnen und Kunden keine Fälligkeitstermine merken müssen und Unternehmen Serviceunterbrechungen vermeiden können.
  
• Zeitersparnis
  Kundinnen und Kunden müssen Zahlungen nicht mehr manuell vornehmen. Dies kann Zeit sparen, da eine sich wiederholende Aufgabe entfällt, die mühsam sein kann.
  
• Preisnachlass
  Viele Unternehmen belohnen die Treue ihrer Kundinnen und Kunden mit Rabatten auf Langzeitabonnements. Beispielsweise betragen Jahresabonnements in der Regel 10 oder 11 Monatszahlungen, obwohl sie ein Jahr lang Zugang zu dem Produkt oder der Dienstleistung bieten.
  

Vorteile von Lastschriftverfahren für Unternehmen

• Besser vorhersehbarer Umsatz
  Lastschriften können Unternehmen dabei helfen, zu wissen, wie viel Umsatzerlöse sie in jedem Zyklus haben werden, einschließlich der Zahlungstermine. Dies kann dazu beitragen, die Kontrolle über den Cashflow zu behalten.
  
• Geringerer Verwaltungsaufwand
  Durch die Minimierung manueller Aufgaben steigern Unternehmen ihre Produktivität und senken ihre Verwaltungskosten.
  
• Weniger abgelehnte Zahlungen
  SEPA-Lastschriften sind mit Bankkonten verknüpft, wodurch die Anzahl der abgelehnten Zahlungen im Vergleich zu wiederkehrenden Kartenzahlungen, die ablaufen oder das Limit der Kundin oder des Kunden erreichen können, reduziert wird.
  
• ** Kundenbindung**
  Lastschriften können Konsumgewohnheiten verstärken und dazu beitragen, die Anzahl der Kundinnen und Kunden zu reduzieren, die zwischen verschiedenen Produkten wechseln. Die Stärkung der Kontinuität ist besonders wichtig in Branchen mit hohem Wettbewerb oder kostengünstigen Abonnements. Dies ist auch in Spanien von besonderer Bedeutung, einem Land, das in Europa in Bezug auf die abnehmende Kundenbindung den zweiten Platz einnimmt..
  
• Höhere Sicherheit
  Lastschriften bieten mehr Sicherheit, da die ursprünglichen Vereinbarungen mit den Kundinnen und Kunden durch SEPA-Mandate formalisiert werden. Ebenso ist diese Zahlungsmethode auch für Kundinnen und Kunden sicherer. Die erforderliche Unterschrift bei Vertragsabschluss kann unerwartete Belastungen verhindern.
  

Nachteile von Lastschriftverfahren

• Eingeschränkte Verfügbarkeit für B2B-Zahlungen
  Während Banken verpflichtet sind, SEPA-Core-Lastschriften zu akzeptieren, sind sie nicht verpflichtet, SEPA-B2B-Lastschriften zu akzeptieren. Wenn ein Unternehmen viele B2B-Zahlungen erhält, sollte es daher sicherstellen, dass seine Bank diese Zahlungsmethode akzeptiert.
  
• Zahlungsverzögerungen
  Im Gegensatz zu anderen Zahlungsmethoden – wie etwa Sofortüberweisungen – erhalten Unternehmen, die Lastschriftverfahren verwenden, das Geld nicht sofort, wenn es vom Bankkonto der Kundin oder des Kunden abgebucht wird. Nach Erhalt des Zahlungsauftrags können Banken bis zum Ende des nächsten Werktags Zeit benötigen, um den Betrag dem Bankkonto des Unternehmens gutzuschreiben.
  
• Geringere Zahlungsüberwachung
  Automatisierte Zahlungen können mehr Komfort bieten. Dies bedeutet, dass einige Kundinnen und Kunden ihre SEPA-Lastschriften nicht häufig überprüfen. Infolgedessen kann es länger dauern, bis sie mögliche Fehler entdecken.
  

Unternehmen, die vom Lastschriftverfahren profitieren können

Lastschriftverfahren können für Unternehmen nützlich sein, die auf Abonnement- oder wiederkehrende Abrechnungsmodelle angewiesen sind. In Spanien werden 77,5 % der wiederkehrenden Zahlungen per Lastschriftverfahren abgewickelt. Nachfolgend finden Sie eine Liste der Unternehmenstypen, die beim Einzug von Zahlungen ihrer Kundinnen und Kunden am meisten vom Lastschriftverfahren profitieren können:

Abonnementdienste

Stabilität ist für Abonnementunternehmen wichtig und Lastschriftverfahren können dazu beitragen, diese zu stärken. Beispielsweise ermöglicht RBA, einer der führenden Zeitschriftenverlage in Spanien, seinen Kundinnen und Kunden die Bezahlung von Abonnements per Lastschriftverfahren. Diese Zahlungsmethode ist auch in Fitnessstudios und Sportzentren verbreitet, die laut dem Bericht Die Sport- und Fitnessbranche (La industria del deporte y el fitness) 5,4 Millionen Kundinnen und Kunden in Spanien nutzen.

E-Commerce-Shops, die wiederkehrende Einkäufe anbieten

Obwohl Kartenzahlungen nach wie vor die gängigste Zahlungsoption in E-Commerce-Shops sind, bieten mittlerweile immer mehr Shops Lastschriftverfahren als Zahlungsmethode für wiederkehrende Käufe an. Diese Methode ist beispielsweise in E-Commerce-Shops üblich, die Produkte verkaufen, die Kundinnen und Kunden regelmäßig nachkaufen, wie Tiernahrung oder Artikel für die Körperpflege.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie große Unternehmen im B2B-Umfeld

In B2B-Beziehungen – wie beispielsweise auf B2B-Marktplätzen – wird das Lastschriftverfahren häufig eingesetzt, um ein häufiges Problem zu verringern: Zahlungsverzögerungen von Unternehmen gegenüber Lieferanten. Tatsächlich erwartet fast die Hälfte der spanischen Unternehmen im nächsten Jahr einen Anstieg der Insolvenzen unter ihrer B2B-Kundschaft.

Finanzdienstleistungen

Unternehmen, die Finanzdienstleistungen anbieten, nutzen das Lastschriftverfahren häufig für die Rückzahlung von Darlehen und Krediten. Dadurch können Zahlungsausfälle reduziert werden, die insbesondere bei Verbraucherkrediten häufig vorkommen.

Gemeinnützige Organisationen

Das Lastschriftverfahren ist für gemeinnützige Organisationen von Vorteil, da es die Kontinuität von Spenden fördert und die Transparenz der Transaktionen gewährleistet. Laut der Studie Realidad del Socio y Donante (Realität der Partner/innen und Spender/innen) war das Lastschriftverfahren im Jahr 2023 die bevorzugte Zahlungsmethode für Geldgeber/innen von Nichtregierungsorganisationen (NGOs).

Immobilienverwaltung

Mietzahlungen werden häufig per Lastschriftverfahren abgewickelt. Dies trägt dazu bei, Verzögerungen beim Einzug von Mieten durch Immobilienagenturen zu reduzieren. Im Jahr 2024 war jeder fünfte spanische Haushalt zur Miete bewohnt. Dies bedeutet, dass monatlich Millionen von SEPA-Lastschriften für Mietzahlungen verarbeitet werden.

Öffentliche Einrichtungen

Einige Behörden, die wiederkehrende Steuern und Gebühren verwalten, ermöglichen es Steuerzahlern, per Lastschrift zu bezahlen. Beispielsweise erlaubt die spanische Steuerbehörde die Bearbeitung von Ratenzahlungen für die Körperschaftssteuer (IS) durch Ausfüllen des Formulars 202. Dies erleichtert spanischen Unternehmen die Zahlung dieser Steuer. Im Jahr 2024 zahlten Unternehmen über 39 Milliarden Euro an IS-Zahlungen.

Versorgungsunternehmen

Das Lastschriftverfahren ist eine häufig verwendete Zahlungsmethode für Versorgungsleistungen in Spanien. Die Zahlungsbeträge variieren in der Regel jeden Monat, je nach Verbrauch. Kundinnen und Kunden können jedoch per SEPA-Lastschrift bezahlen, da diese sowohl mit festen als auch mit variablen Beträgen kompatibel ist. Diese Funktion macht das Lastschriftverfahren zu einer idealen Zahlungsmethode für Unternehmen mit nutzungbasierten Abrechnungsmodellen.

Wie regeln spanische Vorschriften das Lastschriftverfahren?

In Spanien und Europa gibt es mehrere Vorschriften, die das Lastschriftverfahren regeln. Im Folgenden führen wir die wichtigsten Gesetze und Verpflichtungen auf:

• Verordnung (EU) 260/2012 über Lastschriftverfahren in Euro
  Diese europäische Verordnung regelt Zahlungen in Euro innerhalb des SEPA. Neben anderen Verpflichtungen schreibt die Verordnung (EU) 260/2012 vor, dass ein SEPA-Mandat unterzeichnet und die Kundin bzw. der Kunde über den Betrag und das Zahlungsdatum informiert werden muss. Dies muss mindestens 14 Kalendertage im Voraus erfolgen, sofern im Vertrag nicht ausdrücklich eine andere Frist vereinbart wurde.
  
• Gesetz zur Betrugsbekämpfung
  Das Gesetz zur Betrugsbekämpfung enthält Anforderungen an Programme, die zur automatischen Erstellung von Rechnungen und zur Verwaltung von Zahlungen verwendet werden. Unter anderem müssen Programme die Belastung zum gleichen Zeitpunkt registrieren, zu dem die Lastschriftzahlung verarbeitet wird.
  
• Gesetz „Create and Grow Law” (Crea y Crece)
  Das Create and Grow Law verpflichtet Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen oder Selbstständigen eingehen, elektronische Rechnungen auszustellen. Daher müssen Unternehmen, die wiederkehrende Zahlungen von anderen Gewerbetreibenden per Lastschrift erhalten, nach der Verabschiedung der endgültigen Bestimmungen des Gesetzes „Create and Grow”, die für Ende 2025 vorgesehen ist, Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und versenden.
  
• Allgemeines Gesetz zum Schutz von Verbrauchern/Verbraucherinnen und Nutzern/Nutzerinnen
  Dieses Gesetz vereinheitlicht und regelt verschiedene Kundenrechte, darunter das Widerrufsrecht. Durch die Ausübung dieses Rechts können Kundinnen und Kunden ihre Verträge kündigen. In diesem Fall müssen Unternehmen die Lastschriften einstellen und die entsprechenden Rückerstattungen vornehmen. Wenn ein Unternehmen digitale Dienstleistungen oder Abonnements verkauft, kann es den Zugang zu der Dienstleistung sperren, wenn die Kundin bzw. der Kunde dieses Recht ausübt.
  

So richten Sie Lastschriftzahlungen für Ihr Unternehmen ein

Um diese Zahlungsmethode zu implementieren und die geltenden Vorschriften einzuhalten, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

Angebote wählen

Legen Sie die regelmäßig in Rechnung gestellten Dienstleistungen oder die regelmäßig an Ihre Kundinnen und Kunden gelieferten Produkte fest. Geben Sie diese in der Lastschriftbeschreibung deutlich an.

Abrechnungshäufigkeit festlegen

Legen Sie den Zeitraum zwischen den Belastungen der Kundenkonten fest. Unabhängig von der Abrechnungshäufigkeit ist es wichtig, die Kundinnen und Kunden transparent zu informieren, um die Vorschriften einzuhalten und fehlgeschlagene Zahlungen zu reduzieren.

Lastschrift als Zahlungsmethode einrichten

Wählen Sie einen Zahlungsabwickler, der Lastschriftdienste anbietet und enge Beziehungen zu Zahlungsnetzwerken und Bankpartnern unterhält, wie beispielsweise Stripe Payments. Durch die Integration von Payments in Ihre Technologieplattform können Sie über 100 Zahlungsmethoden von Kundinnen und Kunden in mehr als 195 Ländern akzeptieren. Dazu gehört auch SEPA-Lastschrift, die Sie mit einem einzigen Klick in Ihrem Dashboard aktivieren können. Darüber hinaus stellt Stripe sicher, dass Ihre Zahlungsabläufe den lokalen Vorschriften entsprechen. Mit Stripe Billing können Sie wiederkehrende Zahlungen automatisieren und manuelle Aufgaben wie Zahlungsanforderungen bei Banken vermeiden.

Abrechnung automatisieren

Richten Sie schließlich wiederkehrende Rechnungen ein und legen Sie fest, wie diese in jedem Abrechnungszyklus ausgestellt werden sollen. Bei herkömmlichen Lösungen erfolgt die Rechnungsstellung getrennt vom Zahlungsprozess. Lösungen, die Zahlungen und Rechnungsstellung integrieren – wie Stripe Billing – automatisieren jedoch die Rechnungsverwaltung mit Invopop. Dabei handelt es sich um eine in Spanien entwickelte Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, die den verbindlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung gemäß dem Create and Grow Law und verschiedenen europäischen Vorschriften entspricht. Über den Stripe App Marketplace können Sie auf diese und andere Lösungen zugreifen, die sich problemlos in Ihre Zahlungsplattform integrieren lassen.

So gehen Sie mit Rückerstattungen und Stornierungen von Lastschriften um

Die Einrichtung eines Systems für wiederkehrende Zahlungen – wie beispielsweise Lastschriften – kann Herausforderungen mit sich bringen, die für alle Unternehmen gelten: Rückerstattungen und Zahlungsstornierungen. Zu den häufigsten Gründen zählen unzureichende Deckung, Abrechnungsfehler und die Ausübung des Widerrufsrechts. Unabhängig vom Grund ist es wichtig zu wissen, wie man mit solchen Situationen umgeht:

Rückerstattungen von Lastschriften

Kundinnen und Kunden können bei ihrer Bank eine Rückerstattung beantragen. Dies ist jedoch nur in zwei Fällen möglich:

• Die Kunde oder der Kundin hat die Lastschrift nicht autorisiert: Wenn der Kundin oder dem Kunden eine nicht autorisierte Belastung seines Kontos vorliegt, hat er ab dem Zeitpunkt der Belastung 13 Monate Zeit, um bei seiner Bank eine Rückerstattung zu beantragen.
  
• Der/die Zahlungsempfänger/in hat den Betrag der Abbuchung nicht eindeutig angegeben: Trotz Autorisierung der Lastschrift kann die Kundin oder der Kunde innerhalb von acht Wochen eine Rückerstattung beantragen. Dies kann vorkommen, wenn das Unternehmen den Betrag nicht eindeutig angibt und der Kundin oder dem Kunden nach mehreren Belastungen mit ähnlichen Beträgen ein höherer Betrag berechnet wird.
  

Wenn die Kundin oder der Kunde eine Rückerstattung beantragt, hat die Bank 10 Werktage Zeit, um entweder den gesamten belasteten Betrag zurückzuzahlen oder den Antrag abzulehnen. Lehnt die Bank den Antrag ab, muss sie den Grund dafür ausdrücklich angeben und mitteilen, wie gegen die Entscheidung Einspruch eingelegt werden kann.

Stornierung von Lastschriften

Um eine SEPA-Basis-Lastschrift vor der nächsten Zahlung zu stornieren, muss die Kundin oder der Kunde der Bank ein unterschriebenes Dokument mit Angabe des Antragsdatums vorlegen. Die Bank akzeptiert diesen Antrag jedoch nur, wenn er spätestens einen Werktag vor dem Zahlungsdatum eingereicht wird. Zahlungen, die über SEPA-B2B-Lastschriften autorisiert wurden, können hingegen nicht zurückerstattet werden.

Häufig gestellte Fragen rund um das Lastschriftverfahren in Spanien

Akzeptieren alle spanischen Banken Lastschriften?

Alle Banken sind verpflichtet, Lastschriften zu akzeptieren, sofern es sich um Basistransaktionen handelt (d. h. SEPA-Basis-Lastschriften zwischen einem Unternehmen und einer Einzelperson). Im Gegensatz dazu sind Banken nicht verpflichtet, B2B-Lastschriften zu akzeptieren. Um zu überprüfen, ob Ihre Bank B2B-Lastschriften akzeptiert, die ausschließlich für Unternehmen oder Selbstständige bestimmt sind, konsultieren Sie bitte das Register des European Payments Council (EPC).

Was geschieht, wenn die Kundin bzw. der Kunde zum Zeitpunkt der Verarbeitung einer Lastschriftzahlung nicht über ausreichende Mittel verfügt?

Wenn die Kundin oder der Kunde zum Zeitpunkt der Zahlung nicht über ausreichende Mittel verfügt, lehnt die Bank die SEPA-Lastschrift ab. Das Königliche Gesetzesdekret 19/2018 legt fest, dass Banken Lastschriften auch aus anderen Gründen ablehnen können. Dazu gehören Unstimmigkeiten zwischen den Namen der Kontoinhaber/innen oder betrügerische Transaktionen. Anschließend kann das Unternehmen die Zahlung erneut ausführen oder mit dem Kunden/der Kundin eine andere Zahlungsmethode vereinbaren. Wie sollte ein Unternehmen vorgehen, wenn die Kundin oder der Kunde ein Abonnement während eines Abrechnungszeitraums ändert?

Wenn die Kundin oder der Kunde während des Abrechnungszyklus Änderungen vornimmt, die sich auf den Betrag einer Lastschrift auswirken, ist es am sinnvollsten, eine anteilmäßig verrechnete Abrechnung anzuwenden. Das bedeutet, dass der per SEPA-Lastschrift berechnete Betrag auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung der Dienstleistung während dieses Zeitraums angepasst wird.

Muss das SEPA-Mandat für jede Lastschriftzahlung erneuert werden?

Das SEPA-Mandat muss nur einmal zu Beginn des Vertragsverhältnisses unterzeichnet werden. Es ist nicht erforderlich, es in jedem Abrechnungszeitraum zu erneuern. Das Unternehmen muss es für die Dauer des Vertrags in elektronischer Form aufbewahren, falls ein Nachweis der Autorisierung erforderlich ist.