In Spanje is automatische incasso een van de meest gebruikte betaalmethoden. Volgens gegevens van de Bank van Spanje waren automatische incasso's in de tweede helft van 2024 goed voor meer dan 12% van alle elektronische betalingen. In die periode bedroeg het aantal automatische incasso's meer dan 1,1 miljard, wat neerkomt op een stijging van 3,2% ten opzichte van vorig jaar.

Aangezien 86% van de klanten zegt dat ze vaak afzien van een aankoop als ze niet hun favoriete betaalmethode kunnen kiezen, kan het integreren van automatische incasso in je onderneming je helpen om je verkoopcijfers te verbeteren. In dit artikel leggen we uit wat automatische incasso's zijn, hoe ze werken, welke Spaanse regelgeving erop van toepassing is en welke stappen je moet volgen om ze in je onderneming te kunnen accepteren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is automatische incasso?
  
• Hoe werkt automatische incasso in Spanje?
  
• Voor- en nadelen van automatische incasso
  
• Bedrijven die kunnen profiteren van automatische incasso
  
• Hoe de Spaanse regelgeving automatische incasso regelt
  
• Hoe je automatische incasso-betalingen voor je onderneming kunt instellen
  
• Hoe je omgaat met terugbetalingen en annuleringen van automatische incasso's
  
• Veelgestelde vragen over automatische incasso's in Spanje
  

Wat is een automatische incasso?

SEPA-incasso (Single Euro Payments Area)—in Spanje beter bekend als domiciliación bancaria—is een betaalmethode waarmee een geautoriseerde onderneming automatisch terugkerende betalingen kan afschrijven van de bankrekening van een klant. Voorwaarde is dat de klant toestemming geeft voor de afschrijving via een SEPA-machtiging. Vanaf dat moment wordt het bedrag op elke vervaldatum rechtstreeks van hun bankrekening afgeschreven. Deze betaalmethode wordt vaak gebruikt door bedrijven die een abonnementsmodel hanteren en transacties binnen de SEPA faciliteren. Dit omvat bijna alle lidstaten van de EU.

Er zijn twee soorten automatische incasso's: SEPA Core Direct Debit en SEPA B2B Direct Debit. De belangrijkste verschillen hebben betrekking op het type betaler en de terugbetalingstermijn. SEPA Core wordt gebruikt om betalingen van klanten te verwerken en kan binnen 8 weken worden terugbetaald voor geautoriseerde afschrijvingen of binnen 13 maanden voor niet-geautoriseerde afschrijvingen. B2B-incasso's zijn daarentegen bedoeld voor transacties tussen bedrijven en kunnen na autorisatie niet worden terugbetaald.

Hoe automatische incasso werkt in Spanje

Ondanks hun verschillen hebben beide soorten automatische incasso's dezelfde drie fasen:

Handtekening

De klant moet een automatische incasso-opdracht of SEPA-machtiging ondertekenen. Als hij deze machtiging niet ondertekent, kan de betaling niet via automatische incasso worden uitgevoerd. Het bedrijf is dan niet bevoegd om het aangegeven bedrag van de bankrekening van de klant af te schrijven. Om een handtekening te verkrijgen, moet de machtiging de volgende informatie bevatten:

• Uniek SEPA-machtigingskenmerknummer
  
• Naam, adres en Internationaal bankrekeningnummer (IBAN) van de klant
  
• Naam, identificatiecode en handtekening van de begunstigde
  
• Datum van ondertekening
  
• Soort betaling
  

Ontvangstbewijs

Nadat het bedrijf toestemming voor automatische incasso van de klant heeft gekregen, maakt het een bankontvangstbewijs. Dit is het bewijs van het afgeschreven bedrag. Het bankontvangstbewijs moet gedetailleerde info bevatten over het product of de dienst die aan de klant is verkocht.

Afschrijving

Om ervoor te zorgen dat de bank het bedrag dat op het bankafschrift staat ook echt afschrijft, kiezen veel bedrijven ervoor om een overschrijvingsformulier te sturen. Dit document geeft de bank de opdracht om een reeks afschrijvingen uit te voeren. Overschrijvingsformulieren moeten de informatie van het bankafschrift bevatten in een XML-bestand dat voldoet aan de International Organization for Standardization (ISO) 20022-norm.

Voor terugkerende betalingen moeten overschrijvingen regelmatig naar de bank worden gestuurd. Op de in de overschrijving vermelde betalingsdatum haalt de bank het geld van de rekening van de klant en stort het op de rekening van het bedrijf.

Voor- en nadelen van automatische incasso

Bedrijven met terugkerende inkomstenmodellen kunnen profiteren van het aanbieden van automatische incasso als betaalmethode. Er zijn echter ook enkele nadelen waarmee ze rekening moeten houden:

Voordelen van automatische incasso voor klanten

• Meer gemak
  Automatische incasso's worden automatisch verwerkt. Dit betekent dat klanten geen vervaldata hoeven te onthouden en bedrijven serviceonderbrekingen kunnen voorkomen.
  
• Tijdwinst
  Klanten hoeven betalingen niet meer handmatig te verrichten. Dit kan tijd besparen door een repetitieve taak te elimineren die vervelend kan zijn.
  
• Prijsverlaging
  Veel bedrijven belonen klantloyaliteit met kortingen op langlopende abonnementen. Jaarabonnementen komen bijvoorbeeld meestal neer op 10 of 11 maandelijkse betalingen, ondanks dat ze een jaar lang toegang bieden tot het product of de dienst.
  

Voordelen van automatische incasso voor bedrijven

• Meer voorspelbare inkomsten
  Automatische incasso kan bedrijven helpen om te weten hoeveel inkomsten ze in elke cyclus zullen hebben, inclusief betalingsdata. Dit kan helpen om controle te houden over de cashflow.
  
• Minder administratieve rompslomp
  Door handmatige taken te minimaliseren, verhogen bedrijven hun productiviteit en verlagen ze hun administratieve kosten.
  
• Minder geweigerde betalingen
  SEPA-incasso's zijn gekoppeld aan bankrekeningen, waardoor het aantal geweigerde betalingen afneemt in vergelijking met terugkerende kaartbetalingen die kunnen verlopen of de limiet van de klant kunnen bereiken.
  
• Klantloyaliteit
  Automatische incasso's kunnen consumptiegewoonten versterken en helpen het aantal klanten dat van product wisselt te verminderen. Het versterken van de continuïteit is vooral belangrijk in sectoren met veel concurrentie of goedkope abonnementen. Dit is ook bijzonder belangrijk in Spanje, dat op de tweede plaats staat in Europa wat betreft afnemende klantloyaliteit .
  
• Grotere veiligheid
  Automatische incasso's bieden meer veiligheid omdat de eerste afspraken met klanten worden vastgelegd via SEPA-machtigingen. Ook voor klanten is deze betaalmethode veiliger. Door een eerste handtekening te vragen, kun je onverwachte kosten voorkomen.
  

Nadelen van automatische incasso

• Beperkte beschikbaarheid voor B2B-betalingen
  Hoewel banken verplicht zijn om SEPA Core Direct Debits te accepteren, zijn ze niet verplicht om SEPA B2B Direct Debitste accepteren. Als een bedrijf veel B2B-betalingenontvangt, moet het daarom controleren of zijn bank deze betaalmethode accepteert.
  
• Betalingsvertragingen
  In tegenstelling tot andere betaalmethoden, zoals directe bankoverschrijvingen, krijgen bedrijven die automatische incasso gebruiken het geld niet meteen als het van de bankrekening van de klant wordt afgeschreven. Na ontvangst van de betalingsopdracht kunnen banken tot het einde van de volgende werkdag wachten om het geld op de bankrekening van de onderneming te storten.
  
• Minder controle op betalingen
  Geautomatiseerde betalingen kunnen meer gemak bieden. Dit betekent dat sommige klanten hun SEPA-incasso's niet vaak controleren. Daardoor kan het langer duren voordat ze mogelijke fouten ontdekken.
  

Bedrijven die kunnen profiteren van automatische incasso

Automatische incasso's kunnen handig zijn voor bedrijven die werken met businessmodellen met abonnementen of terugkerende facturatie. In Spanje wordt 77,5% van de terugkerende betalingen via automatische incasso's verwerkt. Hieronder vind je een lijst met soorten bedrijven die het meest kunnen profiteren van automatische incasso's bij het innen van betalingen van hun klanten:

Abonnementsdiensten

Stabiliteit is belangrijk voor bedrijven die met abonnementen werken, en automatische incasso's kunnen daarbij helpen. RBA, een van de grootste tijdschriftenuitgevers in Spanje, laat klanten bijvoorbeeld hun abonnementen betalen via automatische incasso. Deze betaalmethode is ook populair bij sportscholen en sportcentra, die volgens het rapport La industria del deporte y el fitness (De sport- en fitnessindustrie) 5,4 miljoen klanten hebben in Spanje.

Webwinkels die terugkerende aankopen aanbieden

Hoewel kaartbetalingen nog steeds de meest voorkomende betaaloptie zijn in e-commercewinkels, bieden steeds meer winkels automatische incasso aan als betaalmethode voor terugkerende aankopen. Deze methode is bijvoorbeeld gebruikelijk in e-commercewinkels die producten verkopen die klanten regelmatig aanvullen, zoals dierenvoeding of artikelen voor persoonlijke hygiëne.

Kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) en grote ondernemingen in B2B-omgevingen

Voor B2B-relaties, zoals die welke plaatsvinden op B2B marktplaatsen, wordt automatische incasso vaak gebruikt om een veelvoorkomend probleem te verminderen: betalingsachterstanden van bedrijven aan leveranciers. Bijna de helft van de Spaanse bedrijven verwacht zelfs een toename van het aantal insolventies onder hun B2B-klanten in het komende jaar.

Financiële diensten

Bedrijven die financiële diensten aanbieden gebruiken vaak automatische incasso voor het aflossen van leningen en kredieten. Dit kan het aantal wanbetalingen verminderen, wat vooral vaak voorkomt bij consumentenkrediet.

Non-profits

Automatische incasso is gunstig voor non-profitorganisaties omdat het de continuïteit van donaties bevordert en de transparantie van transacties garandeert. Volgens het onderzoek Reality of Partners and Donors (Realidad del Socio y Donante) was automatische incasso in 2023 de favoriete betaalmethode voor financiële donateurs aan niet-gouvernementele organisaties (ngo's).

Vastgoedbeheer

Huurbetalingen worden vaak via automatische incasso gedaan. Dit helpt om vertragingen bij het innen van huur door makelaars te verminderen. In 2024 huurde een op de vijf Spaanse huishoudens. Dit betekent dat er maandelijks miljoenen SEPA-incasso's worden verwerkt voor huurbetalingen.

Overheidsinstellingen

Sommige overheidsinstanties die terugkerende belastingen en heffingen innen, bieden belastingbetalers de mogelijkheid om via automatische incasso te betalen. Zo staat de Spaanse belastingdienst de verwerking toe van termijnbetalingen voor de vennootschapsbelasting (IS) door het invullen van formulier 202. Dit maakt het voor Spaanse bedrijven makkelijker om deze belasting te betalen. In 2024 betaalden bedrijven meer dan 39 miljard euro aan IS-betalingen.

Nutsbedrijven

Automatische incasso is een veelgebruikte betaalmethode voor nutsvoorzieningen in Spanje. De te betalen bedragen variëren doorgaans per maand, afhankelijk van het verbruik. Klanten kunnen echter via SEPA-incasso betalen, omdat deze methode compatibel is met zowel vaste als variabele bedragen. Deze functie maakt automatische incasso een ideale betaalmethode voor bedrijven met modellen met facturatie naar gebruik.

Hoe Spaanse regelgeving automatische incasso regelt

In Spanje en Europa gelden verschillende regels voor automatische incasso. Dit zijn de belangrijkste wetten en verplichtingen:

• Verordening (EU) 260/2012 betreffende automatische incasso's in euro's
  Deze Europese verordening is van toepassing op betalingen in euro's binnen de SEPA. Verordening (EU) 260/2012 vereist onder andere het ondertekenen van een SEPA machtiging en het informeren van de klant over het bedrag en de datum van betaling. Dit moet ten minste 14 kalenderdagen van Advance gebeuren, tenzij uitdrukkelijk een andere periode in het contract is overeengekomen.
  
• Antifraudewet
  De antifraudewet bevat eisen voor programma's die worden gebruikt om automatisch facturen te genereren en betalingen te beheren. Programma's moeten onder andere de afschrijving registreren op hetzelfde moment dat de automatische incasso wordt verwerkt.
  
• Wet Creëren en Groeien (Crea y Crece)
  De wet Creëren en Groeien vereist dat bedrijven die zakelijke relaties aangaan met andere bedrijven of zelfstandigen, elektronische facturen moeten sturen. Bedrijven die terugkerende betalingen van andere professionals via automatische incasso krijgen, moeten dus facturen in elektronisch formaat sturen nadat de definitieve regels van de wet Creëren en Groeien zijn goedgekeurd, wat gepland staat voor eind 2025.
  
• Algemene wet ter bescherming van consumenten en gebruikers
  Deze wet verenigt en regelt verschillende rechten van klanten, waaronder het herroepingsrecht. Door dit recht uit te oefenen, kunnen klanten hun contracten opzeggen. Wanneer dit gebeurt, moeten bedrijven automatische incasso's stopzetten en de bijbehorende terugbetalingen verwerken. Als een onderneming digitale diensten of abonnementen verkoopt, kan het de toegang tot de dienst uitschakelen wanneer de klant dit recht uitoefent.
  

Hoe je automatische incasso's voor je onderneming instelt

Volg de onderstaande stappen om deze betaalmethode te implementeren en te voldoen aan de huidige regelgeving:

Kies aanbiedingen

Bepaal welke diensten periodiek worden gefactureerd of welke producten periodiek aan je klanten worden geleverd. Geef dit duidelijk aan in de omschrijving van de automatische incasso.

Stel de facturatiefrequentie in

Bepaal de periode tussen de afschrijvingen op de rekeningen van klanten. Ongeacht de facturatiefrequentie is het belangrijk om klanten op een transparante manier te informeren om te voldoen aan de regelgeving en mislukte betalingen te verminderen.

Stel automatische incasso in als betaalmethode

Kies een betalingsverwerker die automatische incassodiensten aanbiedt en nauwe banden onderhoudt met betalingsnetwerken en bankpartners, zoals Stripe Payments . Door Payments in je technologie te integreren, kun je meer dan 100 betaalmethoden van klanten in meer dan 195 landen accepteren. Dit omvat SEPA-incasso, dat je met één klik vanuit je Dashboard kunt activeren. Bovendien zorgt Stripe ervoor dat je betalingsprocessen voldoen aan de lokale regelgeving. Met Stripe Billing kun je terugkerende betalingen automatiseren en handmatige taken, zoals het aanvragen van betalingen bij banken, vermijden.

Automatiseer facturatie

Ten slotte kun je terugkerende facturen instellen en bepalen hoe deze in elke facturatiecyclus worden uitgegeven. Bij traditionele oplossingen staat het uitgeven van facturen los van het betalingsproces. Oplossingen die betalingen en facturatie integreren, zoals Stripe Billing, automatiseren het factuurbeheer met Invopop. Dit is een oplossing voor elektronische facturatie die in Spanje is ontwikkeld en voldoet aan de verplichte elektronische facturatie zoals vastgelegd in de wet Creëren en Groeien en verschillende Europese regelgevingen. Via de Stripe App Marketplace heb je toegang tot deze en andere oplossingen die je makkelijk kunt integreren met je betaalplatform.

Hoe om te gaan met terugbetalingen en annuleringen van automatische incasso's

Het opzetten van een systeem voor terugkerende betalingen, zoals automatische incasso's, kan uitdagingen met zich meebrengen die alle bedrijven kennen: terugbetalingen en annuleringen van betalingen. De meest voorkomende redenen zijn onvoldoende saldo, facturatiefouten en het uitoefenen van het herroepingsrecht. Ongeacht de reden is het belangrijk om te weten hoe je met deze situaties moet omgaan:

Terugbetalingen van automatische incasso's

Klanten kunnen hun bank om terugbetaling vragen. Dat kan echter alleen in twee gevallen:

• De klant heeft geen toestemming gegeven voor de automatische incasso: als de klant een ongeautoriseerde afschrijving op zijn rekening ziet, heeft hij 13 maanden vanaf de afschrijving de tijd om zijn bank om terugbetaling te vragen.
  
• De begunstigde heeft het bedrag van de afschrijving niet duidelijk aangegeven: ondanks dat de klant toestemming heeft gegeven voor de automatische incasso, kan hij binnen acht weken om terugbetaling vragen. Dit kan gebeuren als de onderneming het bedrag niet duidelijk aangeeft en de klant na meerdere afschrijvingen van vergelijkbare bedragen een hoger bedrag in rekening wordt gebracht.
  

Als de klant een terugbetaling vraagt, heeft de bank 10 werkdagen de tijd om het volledige afgeschreven bedrag terug te betalen of het verzoek af te wijzen. Als de bank het verzoek afwijst, moet zij expliciet de reden daarvoor vermelden en aangeven hoe tegen de beslissing beroep kan worden aangetekend.

Annulering van automatische incasso's

Om een SEPA Core Direct Debit te annuleren voordat de volgende betaling wordt verwerkt, moet de klant de bank een ondertekend document bezorgen met de datum van het verzoek. De bank accepteert dit verzoek echter alleen als het uiterlijk één werkdag voor de betalingsdatum wordt ingediend. Aan de andere kant kunnen betalingen die zijn geautoriseerd via SEPA B2B Direct Debit niet worden terugbetaald.

Veelgestelde vragen over automatische incasso's in Spanje

Accepteren alle Spaanse banken automatische incasso's?

Alle banken moeten automatische incasso's accepteren, als het om standaardtransacties gaat (zoals SEPA Core-incasso's tussen een bedrijf en een persoon). Banken zijn daarentegen niet verplicht om B2B-incasso's te accepteren. Om te controleren of je bank B2B-incasso's accepteert, die uitsluitend bedoeld zijn voor bedrijven of zelfstandigen, kan je het register van de European Payments Council (EPC) raadplegen.

Wat gebeurt er als de klant onvoldoende saldo heeft op het moment dat een automatische incassobetaling wordt verwerkt?

Als de klant op het moment van betaling niet genoeg geld op zijn rekening heeft staan, weigert de bank de SEPA-incasso. Koninklijk wetsbesluit 19/2018 bepaalt dat banken incasso's ook om andere redenen kunnen weigeren. Denk hierbij aan verschillen tussen de namen van rekeninghouders of frauduleuze transacties . Daarna kan het bedrijf de betaling opnieuw uitvoeren of een andere betaalmethode met de klant afspreken. Wat moet een bedrijf doen als de klant halverwege een facturatieperiode een abonnement wijzigt?

Als de klant tijdens de facturatiecyclus wijzigingen aanbrengt die van invloed zijn op het bedrag van een automatische incasso, is het het meest geschikt om pro rata facturatie toe te passen. Dit betekent dat het bedrag dat door SEPA-incasso in rekening wordt gebracht, wordt aangepast op basis van het daadwerkelijke gebruik van de dienst tijdens die periode.

Moet het SEPA-mandaat voor elke automatische incasso worden vernieuwd?

Het SEPA-mandaat hoeft maar één keer te worden ondertekend, aan het begin van de contractuele relatie. Het is niet nodig om het bij elke facturatiecyclus te vernieuwen. Het bedrijf moet het gedurende de looptijd van het contract in elektronische vorm bewaren voor het geval het nodig is om het bewijs van de machtiging te leveren.