Aspectos básicos de los pagos ACH recurrentes: qué son y cómo funcionan

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Qué son los pagos ACH recurrentes?
  3. ¿Dónde están disponibles los pagos ACH recurrentes?
  4. ¿Cómo funcionan los pagos ACH recurrentes?
  5. ¿Cuánto tardan los pagos ACH recurrentes?
  6. Ventajas que obtienen las empresas al usar pagos ACH recurrentes
  7. Retos que supone a las empresas usar pagos ACH recurrentes

La mayoría de las empresas de EE. UU. usa los pagos ACH, un método de pago electrónico que puede encargarse de la mayoría de los tipos de transacciones comerciales. En el tercer trimestre de 2023, el volumen total de transacciones de la red ACH fue de 7800 millones de pagos, lo que supone un aumento del 3 % en comparación con el mismo período del año anterior. Las empresas confían en las transferencias ACH para pagar a sus empleados, recibir fondos de inversores y aceptar pagos de clientes.

Los pagos ACH suelen salir más rentables que otros tipos de pagos electrónicos, como las transferencias electrónicas y las transacciones con tarjeta de crédito, por lo que son un método que se prefiere para hacer pagos ordinarios. Aunque no son inmediatas, las transferencias ACH ofrecen una combinación de velocidad y seguridad, y se suelen completar en cuestión de unos días hábiles.

Si bien algunos pagos ACH son transacciones únicas, muchos son recurrentes. Las empresas necesitan tener una estrategia operativa robusta para gestionar estos pagos recurrentes, así como contar con el soporte adecuado para su sistema de pagos. A continuación, explicaremos lo que deben saber las empresas sobre los pagos ACH recurrentes.

¿De qué trata este artículo?

  • ¿Qué son los pagos ACH recurrentes?
  • ¿Dónde están disponibles los pagos ACH recurrentes?
  • ¿Cómo funcionan los pagos ACH recurrentes?
  • ¿Cuánto tardan los pagos ACH recurrentes?
  • Ventajas que obtienen las empresas al usar pagos ACH recurrentes
  • Retos que supone a las empresas usar pagos ACH recurrentes

¿Qué son los pagos ACH recurrentes?

Los pagos ACH son un método popular de transferencia de fondos electrónica en Estados Unidos que se lleva a cabo mediante la red de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH, por sus siglas en inglés). Son una alternativa a los cheques impresos y a las transacciones en efectivo, ya que permiten hacer transferencias directamente entre un banco y otro. El sistema ACH lo usan principalmente los empleadores para hacer depósitos directos de las nóminas y los clientes para pagar facturas y hacer otros pagos.

Los pagos ACH recurrentes conllevan el traspaso electrónico de dinero de una cuenta bancaria a otra de forma programada y automatizada. Este sistema se usa mucho en acuerdos en los que se hacen transacciones financieras regulares, como el pago de hipotecas o facturas de suministros, suscripciones o cuotas de abonos. El banco y el titular de la cuenta establecen un contrato para deducir un importe concreto en intervalos regulares, que pueden ser cada semana, cada mes o cualquier otra frecuencia acordada.

Este tipo de transacción es popular porque acaba con la necesidad de hacer pagos manuales cada vez que haya que abonar una factura. Una vez que se ha establecido el calendario, los pagos se deducen de forma automática, lo que garantiza que las facturas se paguen a tiempo sin que el titular de la cuenta tenga que hacer nada más. Es una forma habitual de gestionar gastos recurrentes, lo que ayuda a particulares y empresas a mantener un registro de pagos oportunos sin tener que recordar todas las fechas en que vencen.

¿Dónde están disponibles los pagos ACH recurrentes?

Los pagos ACH recurrentes están disponibles sobre todo en Estados Unidos. La red de la Cámara de Compensación Automatizada está establecida en EE. UU. y la gestiona la National Automated Clearing House Association (Nacha). Esta red procesa envíos de fondos entre instituciones financieras estadounidenses, incluidos depósitos y pagos directos.

Si bien la red ACH es específica de Estados Unidos, muchos otros países tienen sus propios sistemas de pagos automatizados que funcionan de una forma parecida con las transacciones nacionales. Por ejemplo, Canadá tiene la transferencia de fondos electrónica, el Reino Unido tiene el sistema de pago Bacs Payment Schemes Limited para adeudos y créditos directos, y en la Unión Europea se hacen transferencias en euros mediante la zona única de pagos en euros (SEPA, por sus siglas en inglés).

La red ACH no admite transacciones internacionales directamente. Las empresas y los particulares de EE. UU. suelen tener que utilizar métodos de pago transfronterizo alternativos como las transferencias electrónicas, los servicios de pago internacionales u otras soluciones. Estos servicios suelen trabajar con bancos e instituciones financieras locales de todo el mundo para permitir hacer esos pagos.

¿Cómo funcionan los pagos ACH recurrentes?

  • Configuración de la autorización
    En primer lugar, el titular de la cuenta (es decir, el pagador) debe aceptar que se hagan retiradas automatizadas en su cuenta bancaria. Para ello, tiene que rellenar un formulario en el que se especifican los datos de pago: el número de cuenta, el de ruta y el importe que se va a retirar. Este formulario también incluye el calendario de pagos, que puede ser mensual en el caso de una factura de suministros o quincenal si se trata del pago de un préstamo.

  • Calendario de pagos
    Tras la autorización, el beneficiario (la empresa o el particular que recibe el dinero) configura el calendario de pagos en su banco según las condiciones acordadas. Para ello, escribe las fechas y los importes en su sistema bancario, de forma que quede preparado para solicitar los fondos a la cuenta bancaria del pagador en intervalos regulares.

  • Inicio de la transacción
    Cuando llega la fecha de pago programada, el banco del beneficiario inicia el proceso de pago mediante la red ACH. Este banco envía una solicitud al banco del pagador por el importe especificado.

  • Envío de fondos
    El banco del pagador recibe la solicitud y comprueba si hay fondos suficientes en la cuenta. Si es así, deduce el importe especificado de la cuenta del pagador y envía un mensaje mediante la red ACH para confirmar el envío de fondos.

  • Confirmación y recibo
    Los fondos se abonan en la cuenta bancaria del beneficiario y su banco le confirma que los ha recibido. El titular de la cuenta también recibe un aviso (normalmente, mediante un extracto de la cuenta o una notificación de la banca electrónica) para informarle de que se han retirado los fondos.

  • Supervisión constante
    Ambas partes supervisan las transacciones a lo largo del tiempo. El titular de la cuenta se asegura de que haya fondos suficientes en ella antes de que se vaya a efectuar cada pago programado para no incurrir en comisiones y que no se rechacen los pagos. El beneficiario comprueba que ha recibido cada pago a tiempo y mantiene registros de todas las transacciones para llevar un control de sus finanzas.

  • Ajustes o cancelación
    Si el titular de la cuenta necesita cambiar el importe o la frecuencia de pago, o bien cancelar el servicio, tiene que contactar con el beneficiario para actualizar el contrato. En ese caso, el beneficiario haría los ajustes necesarios en el calendario de pagos en su sistema bancario y dicho calendario continuaría (o finalizaría) de acuerdo con las nuevas condiciones.

¿Cuánto tardan los pagos ACH recurrentes?

Los pagos ACH recurrentes suelen tardar unos días en procesarse. A continuación te explicamos cuánto dura cada paso del proceso:

  • Inicio de la transacción
    El pago se suele iniciar un día antes de la fecha de vencimiento real, ya que se necesita un tiempo de procesamiento (es lo que se suele conocer como «plazo de ejecución»).

  • Período de procesamiento
    Una vez que se ha iniciado la transacción, la red ACH agrupa el pago con otros y lo procesa el próximo día hábil. En este momento, el banco del pagador transferirá los fondos de la cuenta.

  • Período de cobro
    Normalmente, el banco receptor verá la transacción en su sistema el día hábil después de que se haya procesado el lote. Sin embargo, los fondos pueden no estar a disposición del beneficiario hasta que se hayan cobrado.

  • Disponibilidad de los fondos
    Una vez que el banco receptor tiene la transacción, suele pasar un día hábil hasta que los fondos están disponibles en la cuenta del beneficiario. Algunos bancos pueden poner los fondos a su disposición más rápido, en función de las políticas que tengan.

En total, el proceso de la transacción ACH puede tardar entre tres y cinco días hábiles (desde el momento en que se inicia el pago hasta que los fondos están disponibles en la cuenta del beneficiario). Este período puede alargarse si hay fines de semana o festivos en medio, ya que los bancos no procesan transacciones ACH esos días.

Ventajas que obtienen las empresas al usar pagos ACH recurrentes

Los pagos ACH se usan mucho porque son cómodos y se adaptan a una gran variedad de casos de uso. Estas son algunas de las principales ventajas que obtienen las empresas:

  • Fuente de ingresos estable
    Gracias a los pagos ACH recurrentes, los ingresos de las empresas son más previsibles, lo que mejora la planificación financiera y la asignación de recursos. Las empresas pueden programar sus actividades operativas sabiendo a ciencia cierta que tendrán fondos cuando los necesiten.

  • Menos tareas administrativas
    Al automatizar los pagos ACH, se reducen la introducción manual de datos y el control necesario para cada transacción. Así se ahorra tiempo y se minimizan los errores humanos al gestionar pagos. Los empleados pueden dejar de centrarse en tareas de facturación rutinarias y prestar más atención a actividades estratégicas que repercutan en el crecimiento de la empresa.

  • Menos costes de transacción
    Los pagos ACH suelen incurrir en menos comisiones que los pagos con tarjeta de crédito, lo que puede reducir los costes generales de las transacciones de la empresa. Estos ahorros pueden ser importantes en empresas que procesen un gran volumen de transacciones, lo que les permitirá asignar fondos a otras iniciativas.

  • Gestión mejorada del flujo de caja
    Un calendario de pagos automatizado ayuda a las empresas a ver con mayor claridad cuándo se adeudará y abonará dinero, lo que mejora la gestión del flujo de caja (por ejemplo, mantener un saldo de caja positivo y evitar posibles descubiertos, que pueden ser costosos).

  • Mayor retención de clientes
    Los clientes aprecian la comodidad de los pagos ACH, lo que puede mejorar la satisfacción, fomentar la fidelidad e influir en si los clientes continúan la relación con la empresa, lo que puede aumentar el valor vitalicio del cliente.

  • Menor impacto medioambiental
    Al reducir la necesidad de emitir facturas y cheques impresos, los pagos ACH favorecen las iniciativas de sostenibilidad de las empresas. De este modo, puede aumentar la impresión positiva que tengan los clientes que valoran las prácticas respetuosas con el medio ambiente.

  • Menos pagos atrasados
    Como los pagos ACH se programan y automatizan, las empresas sufren menos atrasos en los pagos y pueden mantener un balance general positivo. Los pagos atrasados pueden trastocar el flujo de caja y exigen más trabajo, ya que hay que hacer seguimientos y enviar las cuentas a que se cobren.

  • Funciones de seguridad adicionales
    Las transacciones ACH incluyen protocolos de seguridad que protegen frente al fraude. Entre ellos, están la autenticación, el cifrado y las normativas bancarias que protegen los datos financieros de las empresas y los clientes. De esta forma, se ofrece tranquilidad y se reduce el riesgo de que se produzcan transacciones no autorizadas.

Retos que supone a las empresas usar pagos ACH recurrentes

Para abordar de forma estratégica el uso de los pagos ACH en tu empresa, deberás tener en cuenta los posibles retos que supone, como los siguientes:

  • Tiempo de procesamiento
    Los pagos ACH no se procesan de inmediato. Las empresas deben planificar un período de tres a cinco días para que los fondos se compensen, lo que puede atrasar el acceso a los fondos y afectar a la planificación financiera a corto plazo.

  • Cambios bancarios
    Los clientes pueden cerrar sus cuentas bancarias sin avisar a la empresa, lo que hará que fallen las transacciones. Para gestionar estas actualizaciones de cuentas, que pueden interrumpir el ciclo de pagos, es necesario llevar a cabo tareas administrativas adicionales.

  • Fondos insuficientes
    Los pagos ACH se pueden rechazar si no hay fondos suficientes en la cuenta del cliente. Las medidas correspondientes para cobrar el pago pueden perjudicar la relación con el cliente y los recursos administrativos.

  • Solución de errores
    Cuando se produce un error en una transacción ACH, se puede tardar mucho tiempo en corregir. Tanto si se ha adeudado un importe incorrecto como si hay que actualizar los datos de la cuenta, para solucionarlo es necesario coordinarse con los bancos, lo que puede llevar bastante tiempo.

  • Configuración y mantenimiento
    Para configurar el procesamiento de pagos ACH, es necesario hacer una inversión inicial de tiempo y recursos. Las empresas deben cumplir en todo momento las normativas bancarias, lo que puede implicar diligencias debidas continuas y actualizaciones en las medidas de seguridad.

  • Límites de las transacciones
    Algunos bancos imponen límites en el importe que se puede tramitar mediante la red ACH, lo que puede suponer restricciones para empresas con transacciones de gran valor. Debido a estos límites, quizá haya que dividir los pagos o encontrar acuerdos de pago alternativos.

  • Disputas y contracargos de clientes
    Los clientes tienen derecho a disputar cargos ACH y a solicitar un reembolso en un período determinado, lo que se conoce como «contracargo». Gestionar estas disputas puede ser complicado y hacer que se pierdan ingresos y que haya más trabajo administrativo.

  • Riesgo de fraude
    Si bien los pagos ACH suelen ser seguros, no son inmunes al fraude. Las empresas deben invertir en medidas de seguridad para detectar y prevenir las actividades fraudulentas, lo que puede incrementar los costes operativos.

  • Cumplimiento de la normativa
    Las empresas que usen la red ACH deben cumplir con las normativas de Nacha, lo que puede implicar requisitos de cumplimiento complejos. Estar al tanto de estas normativas exige un compromiso de control legal y puede resultar complicado a empresas que no tengan equipos jurídicos especializados.

  • Alcance internacional limitado
    La red ACH está establecida principalmente en EE. UU. Para hacer transacciones internacionales, las empresas suelen tener que recurrir a otros métodos de pago (muchas veces más costosos), lo que puede limitar su alcance o complicar más las operaciones.

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