Een meerderheid van de ondernemingen in de VS gebruikt ACH-betalingen, een elektronische betaalmethode die geschikt is voor de meeste soorten zakelijke transacties. In het derde kwartaal van 2023 bedroeg het totale transactievolume op het ACH-netwerk 7,8 miljard betalingen, een stijging van 3% ten opzichte van dezelfde periode het jaar ervoor. Ondernemingen vertrouwen op ACH-overschrijvingen om hun medewerkers te betalen, geld van investeerders te ontvangen en betalingen van klanten te accepteren.

ACH-betalingen zijn doorgaans kosteneffectiever dan andere vormen van elektronische betalingen, zoals bankoverschrijvingen en creditcardtransacties, waardoor ze een voorkeursmethode zijn voor routinematige betalingen. Hoewel ze niet onmiddellijk plaatsvinden, bieden ACH-overschrijvingen een combinatie van snelheid en beveiliging en worden ze meestal binnen een paar werkdagen voltooid.

Sommige ACH-betalingen zijn eenmalige transacties, maar veel ACH-betalingen vinden op terugkerende basis plaats. Ondernemingen hebben een solide operationele strategie nodig om deze terugkerende betalingen te beheren en het juiste betaalsysteem. Hieronder bespreken we wat ondernemingen moeten weten over terugkerende ACH-betalingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn terugkerende ACH-betalingen?
  
• Waar zijn terugkerende ACH-betalingen beschikbaar?
  
• Hoe werken terugkerende ACH-betalingen?
  
• Hoelang duren terugkerende ACH-betalingen?
  
• Zakelijke voordelen van het gebruik van terugkerende ACH-betalingen
  
• Zakelijke uitdagingen bij het gebruik van terugkerende ACH-betalingen
  

Wat zijn terugkerende ACH-betalingen?

ACH-betalingen zijn een populaire methode voor elektronische overschrijvingen in de Verenigde Staten, uitgevoerd via het Automated Clearing House-netwerk. Ze bieden een alternatief voor papieren cheques en directe contante transacties door rechtstreekse overschrijvingen tussen banken mogelijk te maken. Het ACH-systeem wordt voornamelijk gebruikt door werkgevers voor het direct overmaken van salarissen en door klanten voor het betalen van rekeningen en het doen van andere betalingen.

Bij terugkerende ACH-betalingen wordt geld op een geplande, geautomatiseerde basis elektronisch van de ene bankrekening naar de andere overgemaakt. Dit systeem wordt veel gebruikt voor regelingen waarbij reguliere financiële transacties worden uitgevoerd, zoals het betalen van hypotheek- of energierekeningen, abonnementen of lidmaatschapskosten. De bank en de rekeninghouder hebben een overeenkomst gesloten om een bepaald bedrag met regelmatige tussenpozen af te schrijven. Dit kan wekelijks, maandelijks of een andere overeengekomen interval zijn.

Dit transactietype is populair omdat er niet voor elke factuur een handmatige betaling gedaan hoeft te worden. Zodra het schema is ingesteld, worden de betalingen automatisch afgeschreven, zodat rekeningen op tijd worden betaald zonder extra actie van de rekeninghouder. Het is een veelgebruikte manier om terugkerende uitgaven te beheren, waardoor particulieren en ondernemingen tijdig hun betalingen kunnen bijhouden zonder dat ze elke vervaldatum hoeven te onthouden.

Waar zijn terugkerende ACH-betalingen beschikbaar?

Terugkerende ACH-betalingen zijn voornamelijk beschikbaar in de Verenigde Staten. Het Automated Clearing House-netwerk is een in de VS gevestigd netwerk dat wordt beheerd door de National Automated Clearing House Association (Nacha). Dit netwerk verwerkt overschrijvingen tussen Amerikaanse financiële instellingen, waaronder directe stortingen en directe betalingen.

Hoewel het ACH-netwerk specifiek is voor de Verenigde Staten, hebben veel andere landen hun eigen versies van geautomatiseerde betalingssystemen die op vergelijkbare wijze werken voor binnenlandse transacties. Canada heeft bijvoorbeeld de Electronic Funds Transfer, het Verenigd Koninkrijk heeft Bacs Payment Schemes Limited voor automatische incasso's en kredieten, en in de Europese Unie wordt Single Euro Payments Area (SEPA) gebruikt voor overschrijvingen in euro's.

Het ACH-netwerk biedt geen rechtstreekse ondersteuning voor internationale transacties. Ondernemingen en particulieren in de VS moeten doorgaans gebruikmaken van alternatieve methoden voor internationale betalingen zoals bankoverschrijvingen, internationale betaaldiensten of andere oplossingen. Deze diensten werken vaak samen met lokale banken en financiële instellingen over de hele wereld om betalingen mogelijk te maken.

Hoe werken terugkerende ACH-betalingen?

• Autorisatie instellen
  Ten eerste moeten rekeninghouders (d.w.z. de betaler) automatische afschrijvingen van hun bankrekening toestaan. Dit omvat het invullen van een formulier waarin de betalingsgegevens worden vermeld: het rekeningnummer, het routingnummer en het af te schrijven bedrag. Dit formulier bevat ook het schema voor de betalingen, zoals maandelijks voor een energierekening of tweewekelijks voor een leningbetaling.

• Betalingen plannen
  Na autorisatie stelt de begunstigde (het bedrijf of de persoon die het geld ontvangt) het betalingsschema op bij de bank op basis van de overeengekomen voorwaarden. Ze voeren de datums en bedragen in hun banksysteem in en bereiden het voor om het geld met regelmatige tussenpozen van de bankrekening van de betaler op te vragen.

• Transacties initiëren
  Wanneer de geplande betaaldatum aanbreekt, start de bank van de begunstigde het betalingsproces via het ACH-netwerk. De bank stuurt een verzoek naar de bank van de betaler voor het opgegeven geldbedrag.

• Geld overschrijven
  De bank van de betaler ontvangt het verzoek en controleert de rekening om er zeker van te zijn dat er voldoende geld beschikbaar is. Als de rekening voldoende geld heeft om de transactie te dekken, schrijft de bank het opgegeven bedrag af van de rekening van de betaler en stuurt deze een bericht via het ACH-netwerk waarin de overschrijving wordt bevestigd.

• Bevestiging en ontvangst
  Het geld wordt vervolgens bijgeschreven op de bankrekening van de begunstigde. De bank van de begunstigde stuurt de begunstigde een bevestiging dat het geld is ontvangen. De rekeninghouder krijgt ook een melding, meestal via een rekeningafschrift of een online bankmelding, dat het geld is afgeschreven.

• Voortdurende monitoring
  Beide partijen monitoren de transacties in de loop van de tijd. De rekeninghouders zorgen ervoor dat ze vóór elke geplande betaling voldoende saldo op hun rekening hebben staan om kosten of geweigerde betalingen te voorkomen. De begunstigde controleert dat elke betaling op tijd wordt ontvangen en houdt een register bij van alle transacties voor financiële tracking.

• Aanpassingen of annuleringen
  Als rekeninghouders het bedrag of de frequentie van de betaling moeten wijzigen of de dienst moeten annuleren, nemen ze contact op met de begunstigde om de overeenkomst bij te werken. De begunstigde zou dan de nodige aanpassingen aanbrengen in het betaalschema in het banksysteem, en het betaalschema wordt voortgezet (of stopgezet) volgens de nieuwe voorwaarden.

Hoelang duren terugkerende ACH-betalingen?

Terugkerende ACH-betalingen worden na meestal enkele werkdagen verwerkt. Zo lang duurt elke stap van het proces:

• Transacties initiëren
  De betaling wordt meestal een dag voor de werkelijke vervaldatum gestart, vanwege de benodigde verwerkingstijd. Dit wordt vaak de 'doorlooptijd' genoemd.

• Verwerkingsperiode
  Nadat de transactie is geïnitieerd, bundelt het ACH-netwerk de betaling met andere betalingen en verwerkt het deze op de volgende werkdag. Dit is het moment waarop de bank van de betaler het geld officieel van de rekening overschrijft.

• Vereffeningsperiode
  De ontvangende bank ziet de transactie meestal de werkdag nadat de batch is verwerkt, in het systeem. Het is echter mogelijk dat het geld pas beschikbaar is voor de begunstigde nadat het is vereffend.

• Beschikbaarheid van geld
  Zodra de ontvangende bank de transactie heeft, is er meestal een periode van één werkdag voordat het geld beschikbaar is op de rekening van de begunstigde. Bij sommige banken is het geld sneller beschikbaar, afhankelijk van hun beleid.

In totaal kan het ACH-transactieproces drie tot vijf werkdagen in beslag nemen, vanaf het moment dat de betaling wordt gestart tot het moment dat het geld beschikbaar is op de rekening van de begunstigde. In het weekend en op feestdagen kan het langer duren, omdat banken op die dagen geen ACH-transacties verwerken.

Zakelijke voordelen van het gebruik van terugkerende ACH-betalingen

ACH-betalingen worden veel gebruikt vanwege het gebruiksgemak en de aanpasbaarheid aan allerlei betaaltoepassingen. Hier zijn enkele van de belangrijkste zakelijke voordelen:

• Stabiele inkomstenstroom
  Met terugkerende ACH-betalingen zijn de bedrijfsinkomsten voorspelbaarder. Deze betrouwbaarheid verbetert de financiële planning en de toewijzing van middelen. Bedrijven kunnen hun operationele activiteiten plannen met het vertrouwen dat er geld beschikbaar zal zijn wanneer dat nodig is.

• Minder administratieve taken
  Het automatiseren van ACH-betalingen vermindert de handmatige gegevensinvoer en het overzicht dat nodig is voor elke transactie. Dit bespaart tijd en minimaliseert menselijke fouten bij het afhandelen van betalingen. Werknemers kunnen hun focus verleggen van routinematige facturatietaken naar meer strategische activiteiten die van invloed zijn op de bedrijfsgroei.

• Lagere transactiekosten
  ACH-betalingen hebben over het algemeen lagere kosten dan creditcardbetalingen, wat de totale transactiekosten van een onderneming kan verlagen. Voor ondernemingen die een groot volume aan transacties verwerken, kunnen de besparingen aanzienlijk zijn, waardoor ze geld aan andere initiatieven kunnen besteden.

• Verbeterd cashmanagement
  Met een geautomatiseerd betaalschema kunnen ondernemingen duidelijker zien wanneer geld wordt af- en bijgeschreven, waardoor het cashmanagement wordt verbeterd. Dit omvat het handhaven van een gezond kassaldo en het voorkomen dat een rekening rood staat, wat kostbaar kan zijn.

• Hogere klantenbinding
  Klanten waarderen het gemak van ACH-betalingen, waardoor hun tevredenheid en loyaliteit kunnen toenemen. Dit kan van invloed zijn op de vraag of klanten hun relatie met een onderneming voortzetten. Deze effecten kunnen de lifetime value van een klant vergroten.

• Lagere impact op het milieu
  Doordat er geen papieren facturen en cheques meer nodig zijn, ondersteunen ACH-betalingen de duurzaamheidsinitiatieven van een onderneming. Dit kan de positieve perceptie vergroten voor klanten die waarde hechten aan milieuvriendelijke praktijken.

• Minder achterstallige betalingen
  Doordat ACH-betalingen worden gepland en geautomatiseerd, hebben ondernemingen minder last van achterstallige betalingen en kunnen ze hun balans op peil houden. Achterstallige betalingen kunnen de cashflow verstoren en vereisen extra inspanningen voor het uitvoeren van follow-ups en het versturen van rekeningen naar incassoafdelingen.

• Aanvullende beveiligingsfuncties
  ACH-transacties omvatten beveiligingsprotocollen die bescherming bieden tegen fraude. Dit omvat authenticatie, encryptie en bankvoorschriften die financiële gegevens voor ondernemingen en klanten beschermen, zodat zijn zich geen zorgen hoeven te maken en het risico op niet-geautoriseerde transacties wordt verkleind.

Zakelijke uitdagingen rond het gebruik van terugkerende ACH-betalingen

Om het gebruik van ACH-betalingen voor je onderneming strategisch aan te pakken, moet je je bewust zijn van de mogelijke uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan het volgende:

• Verwerkingstijd
  ACH-betalingen worden niet onmiddellijk verwerkt. Ondernemingen moeten rekening houden met de periode van drie tot vijf dagen die nodig is tot het geld beschikbaar is, wat de toegang tot geld kan vertragen en de financiële planning op korte termijn kan beïnvloeden.

• Bankwijzigingen
  Klanten kunnen bankrekeningen sluiten zonder de onderneming hiervan op de hoogte te stellen, waardoor transacties mislukken. Het uitvoeren van deze accountupdates vereist extra administratieve rompslomp en kan de betaalcyclus verstoren.

• Ontoereikend saldo
  ACH-betalingen kunnen worden geweigerd omdat het saldo van de klant ontoereikend is. Vervolgacties om betalingen te innen kunnen de relatie met klanten en de administratieve middelen onder druk zetten.

• Afhandeling van fouten
  Wanneer er een fout optreedt in een ACH-transactie, kan het corrigeren ervan een langdurig proces zijn. Of dat nu komt doordat er een onjuist bedrag is afgeschreven of dat de rekeninggegevens niet kloppen, de afhandeling vereist coördinatie met banken en kan veel tijd in beslag nemen.

• Configuratie en onderhoud
  Om ACH-betalingsverwerking op te zette, moet er vooraf een investering van tijd en middelen worden gedaan. Ondernemingen moeten de bankvoorschriften naleven, wat kan betekenen dat ze doorlopend due diligence en updates van beveiligingsmaatregelen moeten ondergaan.

• Transactielimieten
  Sommige banken leggen limieten op aan het bedrag dat via ACH kan worden overgeschreven. Dit kan beperkend zijn voor ondernemingen met transacties met een hoge waarde. Deze limieten kunnen het nodig maken om betalingen op te splitsen of alternatieve betalingsregelingen te vinden.

• Chargebacks van klanten
  Klanten hebben het recht om een ACH-betaling te betwisten en binnen een bepaalde periode een terugbetaling aan te vragen. Dit heet een chargeback. Het beheren van deze chargebacks kan een uitdaging zijn en kan leiden tot omzetverlies en extra administratief werk.

• Risico op fraude
  Hoewel ACH-betalingen over het algemeen veilig zijn, zijn ze niet immuun voor fraude. Ondernemingen moeten investeren in beveiligingsmaatregelen om frauduleuze activiteiten op te sporen en te voorkomen, wat de operationele kosten kan verhogen.

• Naleving van de regelgeving
  Ondernemingen die ACH gebruiken, moeten zich houden aan de voorschriften van Nacha, die complexe compliancevereisten met zich mee kunnen brengen. Om aan deze regelgeving te blijven voldoen, is juridisch toezicht nodig. Dit kan een uitdaging zijn voor ondernemingen zonder toegewijde juridische teams.

• Beperkt internationaal bereik
  ACH is voornamelijk een in de VS gevestigd netwerk. Voor internationale transacties moeten ondernemingen vaak hun toevlucht nemen tot andere, soms duurdere, betaalmethoden, waardoor hun bereik kan worden beperkt of de operationele complexiteit kan toenemen.