Die Mehrheit der Unternehmen in den USA nutzt ACH-Zahlungen, eine elektronische Zahlungsmethode, mit der die meisten Arten von Geschäftstransaktionen abgewickelt werden können. Im dritten Quartal 2023 belief sich das gesamte Transaktionsvolumen im ACH-Netzwerk auf 7,8 Milliarden Zahlungen, was einem Anstieg von 3 % gegenüber dem Vorjahr entspricht. Unternehmen nutzen ACH-Überweisungen, um ihre Angestellten zu bezahlen, Gelder von Investorinnen und Investoren zu erhalten und Zahlungen von Kundinnen und Kunden anzunehmen.

ACH-Zahlungen sind in der Regel kostengünstiger als andere Formen des elektronischen Zahlungsverkehrs, wie z. B. Überweisungen und Kreditkartentransaktionen, was sie zu einer bevorzugten Methode für regelmäßige Zahlungen macht. Obwohl sie nicht sofort erfolgen, zeichnen sich ACH-Überweisungen durch eine Kombination aus Schnelligkeit und Sicherheit aus und werden in der Regel innerhalb weniger Geschäftstage abgewickelt.

Während einige ACH-Zahlungen einmalige Transaktionen sind, erfolgen viele ACH-Zahlungen auf wiederkehrender Basis. Unternehmen benötigen eine solide Betriebsstrategie für die Verwaltung dieser wiederkehrenden Zahlungen und den richtigen Support für ihr Zahlungssystem. Nachfolgend erfahren Sie, was Unternehmen über wiederkehrende ACH-Zahlungen wissen müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind wiederkehrende ACH-Zahlungen?
  
• Wo sind wiederkehrende ACH-Zahlungen möglich?
  
• Wie funktionieren wiederkehrende ACH-Zahlungen?
  
• Wie lange dauert die Abwicklung wiederkehrender ACH-Zahlungen?
  
• Geschäftliche Vorteile von wiederkehrenden ACH-Zahlungen
  
• Geschäftliche Herausforderungen von wiederkehrenden ACH-Zahlungen
  

Was sind wiederkehrende ACH-Zahlungen?

ACH-Zahlungen sind eine in den Vereinigten Staaten weit verbreitete Methode des elektronischen Geldtransfers, die über das Automated Clearing House Network abgewickelt wird. Sie bieten eine Alternative zu Papierschecks und direkten Bargeldtransaktionen, indem sie direkte Überweisungen zwischen Banken ermöglichen. Das ACH-System wird hauptsächlich von Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern für die direkte Einzahlung von Gehältern und von Kundinnen und Kunden für die Bezahlung von Rechnungen und für andere Zahlungen genutzt.

Bei wiederkehrenden ACH-Zahlungen werden Gelder auf elektronischem Wege von einem Bankkonto auf ein anderes übertragen, und zwar automatisch nach einem festen Terminplan. Dieses System wird häufig für regelmäßige Finanztransaktionen verwendet, z. B. für die Bezahlung von Hypotheken- oder Stromrechnungen, Abonnements oder Mitgliedsbeiträgen. Die Bank und die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber legen fest, dass ein bestimmter Betrag in regelmäßigen Abständen abgebucht wird, z. B. wöchentlich, monatlich oder in einem anderen vereinbarten Rhythmus.

Diese Art von Transaktion ist sehr beliebt, da sie manuelle Zahlungen bei Fälligkeit einer Rechnung überflüssig macht. Sobald der Zahlungsplan festgelegt ist, werden die Zahlungen automatisch abgebucht, sodass die Rechnungen ohne weiteres Zutun der Kontoinhaberin oder des Kontoinhabers pünktlich bezahlt werden. Diese Methode wird häufig eingesetzt, um wiederkehrende Ausgaben zu verwalten. Privatpersonen und Unternehmen müssen sich nicht mehr an jedes Fälligkeitsdatum erinnern, um ihre Zahlungen pünktlich zu leisten.

Wo sind wiederkehrende ACH-Zahlungen möglich?

Wiederkehrende ACH-Zahlungen sind hauptsächlich in den Vereinigten Staaten verfügbar. Das Automated Clearing House Network ist ein US-amerikanisches Netzwerk, das von der National Automated Clearing House Association (Nacha) betrieben wird. Über dieses Netzwerk werden Überweisungen zwischen US-Finanzinstituten abgewickelt, einschließlich direkter Einzahlungen und direkter Zahlungen.

Das ACH-Netzwerk ist zwar spezifisch für die Vereinigten Staaten, aber viele andere Länder haben ihre eigenen Versionen von automatisierten Zahlungssystemen, die für inländische Transaktionen ähnlich funktionieren. So gibt es beispielsweise in Kanada den Electronic Funds Transfer, im Vereinigten Königreich die Bacs Payment Schemes Limited für Lastschriften und Gutschriften und in der gesamten Europäischen Union werden Überweisungen in Euro im Rahmen des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area, SEPA) durchgeführt.

Das ACH-Netzwerk unterstützt internationale Transaktionen nicht direkt. Unternehmen und Privatpersonen in den USA müssen in der Regel auf alternative Methoden für grenzüberschreitende Zahlungen wie Überweisungen, internationale Zahlungsdienste oder andere Lösungen zurückgreifen. Diese Dienste arbeiten oft mit lokalen Banken und internationalen Finanzinstituten zusammen, um Zahlungen zu ermöglichen.

Wie funktionieren wiederkehrende ACH-Zahlungen?

• Einrichten der Autorisierung
  Zunächst muss die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber (d. h. die zahlende Person) zustimmen, dass automatische Abhebungen vom Bankkonto vorgenommen werden dürfen. Dazu muss ein Formular ausgefüllt werden, in dem die Zahlungsdetails angegeben werden: Kontonummer, Bankleitzahl und der abzuhebende Betrag. Dieses Formular enthält auch den Zeitplan für die Zahlungen, z. B. monatlich für eine Stromrechnung oder zweiwöchentlich für eine Darlehenszahlung.

• Zahlungsterminierung
  Nach der Autorisierung richtet die Zahlungsempfängerin oder der Zahlungsempfänger – das Unternehmen oder die Person, die das Geld erhält – den Zahlungsplan mit ihrer bzw. seiner Bank auf Grundlage der vereinbarten Bedingungen ein. Sie oder er gibt die Daten und Beträge in ihr bzw. sein Banksystem ein und veranlasst, dass das Geld in regelmäßigen Abständen vom Bankkonto der zahlenden Person abgerufen wird.

• Veranlassen einer Transaktion
  Wenn der geplante Zahlungstermin eintritt, leitet die Bank der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers den Zahlungsvorgang über das ACH-Netzwerk ein. Die Bank sendet eine Anfrage an die Bank der zahlenden Person, um den angegebenen Geldbetrag anzufordern.

• Übertragung von Geldern
  Die Bank der zahlenden Person erhält die Anfrage und prüft, ob auf dem Konto genügend Mittel vorhanden sind. Wenn das Konto für die Transaktion ausreichend gedeckt ist, zieht die Bank den angegebenen Betrag vom Konto ab und sendet über das ACH-Netzwerk eine Nachricht zur Bestätigung der Überweisung.

• Bestätigung und Empfang
  Der Betrag wird dann dem Bankkonto der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers gutgeschrieben. Die Bank der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers bestätigt, dass der Betrag eingegangen ist. Die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber erhält ebenfalls eine Benachrichtigung, in der Regel über einen Kontoauszug oder eine Online-Banking-Benachrichtigung, dass der Betrag abgehoben wurde.

• Fortlaufende Überwachung
  Beide Parteien überwachen die Transaktionen regelmäßig. Die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber vergewissert sich vor jeder geplanten Zahlung, dass genügend Geld auf dem Konto ist, um Gebühren oder abgelehnte Zahlungen zu vermeiden. Die Zahlungsempfängerin oder der Zahlungsempfänger prüft, ob die Zahlungen pünktlich eingehen, und führt Aufzeichnungen über alle Transaktionen.

• Anpassungen oder Stornierungen
  Wenn die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber den Betrag oder die Häufigkeit der Zahlungen ändern oder den Dienst kündigen möchte, wendet sie bzw. er sich an die Zahlungsempfängerin oder den Zahlungsempfänger, um die Vereinbarung zu aktualisieren. Die Zahlungsempfängerin oder der Zahlungsempfänger nimmt dann die erforderlichen Anpassungen des Zahlungsplans in ihrem bzw. seinem Banksystem vor und der Zahlungsplan wird gemäß den neuen Bedingungen fortgesetzt (oder eingestellt).

Wie lange dauert die Abwicklung wiederkehrender ACH-Zahlungen?

Die Bearbeitung wiederkehrender ACH-Zahlungen dauert in der Regel ein paar Werktage. Im Folgenden erfahren Sie, wie lange die einzelnen Schritte des Vorgangs dauern:

• Veranlassen einer Transaktion
  Aufgrund der erforderlichen Bearbeitungszeit wird die Zahlung in der Regel einen Tag vor dem eigentlichen Fälligkeitsdatum eingeleitet. Dies wird oft als „Vorlaufzeit“ bezeichnet.

• Bearbeitungszeit
  Nachdem die Transaktion eingeleitet wurde, stellt das ACH-Netzwerk die Zahlung mit anderen in Stapeln zusammen und verarbeitet sie am nächsten Geschäftstag. Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Bank der oder des Zahlenden das Geld offiziell vom Konto abbuchen wird.

• Abwicklungsfrist
  Die Empfängerbank verzeichnet die Transaktion in der Regel am Werktag nach der Verarbeitung des Zahlungsstapels in ihrem System. Es kann jedoch vorkommen, dass der Betrag der Zahlungsempfängerin oder dem Zahlungsempfänger erst dann zur Verfügung steht, wenn die Zahlung abgewickelt wurde.

• Verfügbarkeit der Gelder
  Sobald die Empfängerbank die Transaktion erhalten hat, dauert es in der Regel einen Werktag, bis der Betrag auf dem Konto der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers verfügbar ist. Manche Banken stellen die Mittel je nach ihren Bedingungen auch schneller zur Verfügung.

Insgesamt kann die Abwicklung einer ACH-Transaktion zwischen drei und fünf Geschäftstagen dauern – vom Zeitpunkt der Einleitung der Zahlung bis zur Verfügbarkeit des Geldes auf dem Konto der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers. Wochenenden und Feiertage können diesen Zeitrahmen verlängern, da die Banken an diesen Tagen keine ACH-Transaktionen bearbeiten.

Geschäftliche Vorteile von wiederkehrenden ACH-Zahlungen

ACH-Zahlungen sind wegen ihrer Bequemlichkeit und Anpassungsfähigkeit an zahlreiche Zahlungsvorgänge weit verbreitet. Nachfolgend sind einige der wichtigsten geschäftlichen Vorteile aufgeführt:

• Stetige Umsatzquelle
  Mit wiederkehrenden ACH-Zahlungen lassen sich die Geschäftseinnahmen besser vorhersagen. Dank dieser Zuverlässigkeit können die Finanzplanung und die Ressourcenzuweisung optimiert werden. Unternehmen können ihre betrieblichen Aktivitäten in der Gewissheit planen, dass die Mittel zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden.

• Weniger Verwaltungsaufgaben
  Durch die Automatisierung von ACH-Zahlungen verringert sich der Aufwand der manuellen Dateneingabe und Überwachung der einzelnen Transaktionen. Dadurch wird Zeit gespart und menschliche Fehler bei der Zahlungsabwicklung werden minimiert. Da die Mitarbeitenden keine routinemäßigen Abrechnungsaufgaben mehr erledigen müssen, können sie sich auf strategischere Aktivitäten konzentrieren, die das Geschäftswachstum fördern.

• Geringere Transaktionskosten
  Bei ACH-Zahlungen fallen in der Regel geringere Gebühren an als bei Kreditkartenzahlungen, was die gesamten Transaktionskosten eines Unternehmens senken kann. Für Unternehmen, die ein großes Transaktionsvolumen verarbeiten, können die Einsparungen beträchtlich sein, wodurch Mittel für andere Initiativen freigesetzt werden können.

• Verbesserung des Cashflow-Managements
  Mit einem automatisierten Zahlungsplan können Unternehmen leichter erkennen, wann Gelder abgebucht und gutgeschrieben werden, wodurch das Liquiditätsmanagement verbessert wird. Dies umfasst auch die Pflege eines gesunden Barguthabens und die Vermeidung potenzieller Überziehungsszenarien, die kostspielig sein können.

• Bessere Kundenbindung
  Kundinnen und Kunden begrüßen die Bequemlichkeit von ACH-Zahlungen, die die Zufriedenheit und die Loyalität verbessern und darüber entscheiden können, ob Kundinnen und Kunden ihre Beziehung zu einem Unternehmen fortsetzen. Diese Effekte können den Customer Lifetime Value erhöhen.

• Geringere Umweltbelastung
  Da weniger papierbasierte Rechnungen und Schecks benötigt werden, unterstützen ACH-Zahlungen die Nachhaltigkeitsinitiativen eines Unternehmens. Dieser Aspekt kann die positive Wahrnehmung von Kundinnen und Kunden erhöhen, die Wert auf umweltfreundliche Praktiken legen.

• Weniger verspätete Zahlungen
  Da ACH-Zahlungen terminiert und automatisiert sind, haben Unternehmen weniger verspätete Zahlungen zu verzeichnen und können eine gesunde Bilanz vorweisen. Verspätete Zahlungen können den Cashflow stören und erfordern einen zusätzlichen Aufwand für die Nachverfolgung und den Einzug von Forderungen.

• Zusätzliche Sicherheitsfunktionen
  ACH-Transaktionen beinhalten Sicherheitsprotokolle zum Schutz vor Betrug. Dazu gehören Authentifizierung, Verschlüsselung und Bankvorschriften, die die Finanzdaten von Unternehmen und Kundinnen und Kunden schützen – so können Sie unbesorgt sein und das Risiko nicht autorisierter Transaktionen verringern.

Geschäftliche Herausforderungen von wiederkehrenden ACH-Zahlungen

Wenn Sie den Einsatz von ACH-Zahlungen für Ihr Unternehmen strategisch planen wollen, müssen Sie sich der möglichen Herausforderungen bewusst sein. Dazu gehören:

• Verarbeitungszeit
  ACH-Zahlungen werden nicht sofort bearbeitet. Unternehmen müssen drei bis fünf Tage einplanen, bis die Gelder freigegeben werden, was den Zugriff auf die Mittel verzögern und die kurzfristige Finanzplanung beeinträchtigen kann.

• Wechsel der Bank
  Es kann vorkommen, dass Kundinnen und Kunden Bankkonten schließen, ohne das Unternehmen darüber zu informieren, was zu fehlgeschlagenen Transaktionen führt. Die Bearbeitung dieser Kontoänderungen erfordert zusätzlichen Verwaltungsaufwand und kann den Zahlungszyklus beeinträchtigen.

• Keine ausreichende Deckung
  ACH-Zahlungen werden u. U. abgelehnt, weil das Konto der zahlenden Person nicht ausreichend gedeckt ist. Folgemaßnahmen zur Einziehung der Zahlung können die Beziehungen zu Kundinnen und Kunden und die Verwaltungsressourcen belasten.

• Fehlerbehebung
  Tritt bei einer ACH-Transaktion ein Fehler auf, so kann die Behebung des Fehlers langwierig sein. Ganz gleich, ob ein falscher Betrag abgebucht wurde oder die Kontodaten aktualisiert werden müssen – die Behebung erfordert eine Abstimmung mit den Banken und kann viel Zeit in Anspruch nehmen.

• Einrichtung und Pflege
  Die Einrichtung der ACH-Zahlungsabwicklung erfordert eine Vorabinvestition von Zeit und Ressourcen. Unternehmen müssen die Einhaltung der Bankvorschriften sicherstellen, wozu u. a. eine dauernde Beachtung der Sorgfaltspflicht und die Aktualisierung der Sicherheitsmaßnahmen gehören.

• Transaktionslimits
  Manche Banken legen Höchstbeträge für ACH-Transaktionen fest, was für Unternehmen mit hohen Transaktionsbeträgen ein Hindernis darstellen kann. Wegen dieser Beschränkungen ist es ggf. erforderlich, Zahlungen aufzuteilen oder alternative Zahlungsmodalitäten zu finden.

• Zahlungsanfechtungen und Rückbuchungen
  Kundinnen und Kunden haben das Recht, ACH-Gebühren anzufechten und innerhalb einer bestimmten Frist eine Erstattung zu verlangen, eine so genannte Rückbuchung. Die Verwaltung dieser Beanstandungen kann eine Herausforderung darstellen und zu Umsatzeinbußen und zusätzlichem Verwaltungsaufwand führen.

• Betrugsrisiko
  ACH-Zahlungen sind zwar im Allgemeinen sicher, aber nicht immun gegen Betrug. Unternehmen müssen daher in Sicherheitsmaßnahmen investieren, um betrügerische Aktivitäten zu erkennen und zu verhindern, was die Betriebskosten erhöhen kann.

• Aufsichtsrechtliche Compliance
  Für Unternehmen, die ACH-Zahlungen nutzen, gelten die von der Nacha festgelegten Vorschriften, die komplexe Compliance-Anforderungen beinhalten können. Die Einhaltung dieser Vorschriften erfordert ein hohes Maß an rechtlicher Kontrolle und kann für Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung eine Herausforderung darstellen.

• Begrenzte internationale Reichweite
  ACH ist überwiegend ein US-amerikanisches Netzwerk. Für internationale Transaktionen müssen Unternehmen oft auf andere – manchmal kostspieligere – Zahlungsmethoden zurückgreifen, was ihre Reichweite einschränken oder die operative Komplexität erhöhen kann.