A maioria das empresas nos EUA usa pagamentos ACH, uma forma de pagamento eletrônico capaz de processar a maioria das transações comerciais. No terceiro trimestre de 2023, o volume total de transações na rede ACH foi de 7,8 bilhões de pagamentos, 3% a mais que o mesmo período do ano anterior. As empresas dependem de transferências ACH para pagar funcionários, receber fundos de investidores e aceitar pagamentos de clientes.

Pagamentos ACH geralmente são mais econômicos do que outras formas de pagamentos eletrônicos, como wire transfers e transações com cartão de crédito, sendo um método preferido para pagamentos de rotina. Embora não sejam instantâneas, as transferências ACH oferecem uma combinação de velocidade e segurança, geralmente concluída em alguns dias úteis.

Embora alguns pagamentos ACH sejam transações avulsas, muitos pagamentos ACH acontecem de forma recorrente. As empresas precisam de uma estratégia operacional sólida para gerenciar esses pagamentos recorrentes e o tipo certo de suporte ao sistema de pagamento. Abaixo, mostramos o que as empresas precisam saber sobre pagamentos recorrentes ACH.

Neste artigo:

• O que são pagamentos ACH recorrentes?
  
• Onde estão disponíveis os pagamentos ACH recorrentes?
  
• Como funcionam os pagamentos recorrentes ACH?
  
• Quanto tempo demoram os pagamentos de ACH recorrentes?
  
• Vantagens comerciais do uso de pagamentos recorrentes ACH
  
• Desafios comerciais de usar pagamentos recorrentes ACH
  

O que são pagamentos recorrentes ACH?

Pagamentos ACH são uma forma popular de transferência eletrônica de fundos nos Estados Unidos, conduzidos através da rede Automated Clearing House. Eles são uma alternativa aos cheques em papel e às transações diretas em dinheiro, permitindo transferências bancárias diretas. O sistema ACH é usado principalmente por empregadores para depósito direto de folha de pagamento e por clientes para pagar contas e fazer outros pagamentos.

Pagamentos recorrentes ACH envolvem a movimentação eletrônica de dinheiro de uma conta bancária para outra de forma programada e automatizada. Esse sistema é muito utilizado para arranjos onde são feitas transações financeiras regulares, como pagamento de hipoteca ou contas de serviços públicos, assinaturas ou mensalidades de associações. O banco e o titular da conta estabeleceram um acordo para deduzir um determinado valor em intervalos regulares, que poderiam ser semanais, mensais ou qualquer outra frequência acordada.

Esse tipo de transação é popular porque elimina a necessidade de pagamentos manuais sempre que uma fatura vence. Uma vez definido o cronograma, os pagamentos são deduzidos automaticamente, garantindo que as contas sejam pagas no prazo sem que o titular da conta precise fazer mais nada. É um jeito comum de gerenciar despesas recorrentes, ajudando pessoas físicas e empresas a pagar com pontualidade sem precisar se lembrar de cada data de vencimento.

Onde estão disponíveis os pagamentos ACH recorrentes?

Os pagamentos recorrentes por ACH estão disponíveis principalmente nos Estados Unidos. A rede Automated Clearing House é uma rede norte-americana gerida pela National Automated Clearing House Association (Nacha). Essa rede processa transferências de fundos entre instituições financeiras dos EUA, inclusive depósitos e pagamentos automáticos.

Embora a rede ACH seja específica dos Estados Unidos, muitos outros países têm suas próprias versões de sistemas de pagamento automatizados que funcionam de forma semelhante para transações domésticas. Por exemplo, o Canadá tem a Transferência Eletrônica de Fundos, o Reino Unido tem Bacs Payment Schemes Limited para débitos e créditos automáticas e a Área Única de Pagamentos em Euros (SEPA) faz transferências em euros em toda a União Europeia.

A rede ACH não aceita diretamente transações internacionais. Empresas e pessoas físicas nos EUA normalmente precisam usar pagamentos internacionais, como wire transfers, serviços de pagamento internacionais ou outras soluções. Esses serviços geralmente trabalham com bancos locais e instituições financeiras em todo o mundo para habilitar pagamentos.

Como funcionam os pagamentos recorrentes ACH?

• Configuração de autorizações
  Primeiro, o titular da conta (ou seja, o pagador) deve concordar em permitir saques automatizados de sua conta bancária. É preciso preencher um formulário que especifica os detalhes do pagamento: número da conta, routing number e valor a ser retirado. Esse formulário também inclui o cronograma dos pagamentos, como mensal para uma conta de serviços públicos ou quinzenal para um pagamento de empréstimo.

• Agendamento de pagamentos
  Após a autorização, o beneficiário (a empresa ou indivíduo que recebe o dinheiro) define o cronograma de pagamento com o banco de acordo com os termos do contrato, inserindo as datas e valores no sistema bancário, preparando a solicitação de fundos da conta bancária do pagador em intervalos regulares.

• Iniciação de transação
  Quando chega a data de pagamento agendada, o banco do beneficiário inicia o processo de pagamento pela rede ACH. O banco envia ao banco do pagador a solicitação do valor especificado.

• Transferência de fundos
  O banco do pagador recebe a solicitação e verifica a conta para garantir que haja fundos suficientes disponíveis. Se a conta tiver fundos suficientes, o banco debita o valor especificado da conta do pagador e envia uma mensagem pela rede ACH confirmando a transferência.

• Confirmação e recibo
  Os fundos são creditados na conta bancária do beneficiário. O banco do beneficiário confirma ao beneficiário o recebimento dos fundos. O titular da conta também recebe um aviso, geralmente por meio de um extrato da conta ou uma notificação do online banking, de que os fundos foram retirados.

• Monitoramento contínuo
  Ambas as partes monitoram as transações. O titular da conta garante que tem fundos suficientes na conta antes de cada pagamento agendado para evitar tarifas ou pagamentos recusados. O beneficiário verifica se recebeu cada pagamento dentro do prazo, mantendo registros de todas as transações para seu acompanhamento financeiro.

• Ajustes ou cancelamento
  Se o titular da conta precisar alterar o valor ou a frequência do pagamento ou cancelar o serviço, entrará em contato com o beneficiário para atualizar o contrato. O beneficiário faz os ajustes necessários no cronograma de pagamentos em seu sistema bancário, e o cronograma de pagamentos continua (ou cessa) de acordo com os novos termos.

Quanto tempo demoram os pagamentos de ACH recorrentes?

Pagamentos recorrentes ACH normalmente levam alguns dias úteis para serem processados. Veja quanto tempo leva cada etapa do processo:

• Iniciação de transação
  Normalmente, o pagamento é iniciado um dia antes da data de vencimento real, por causa do tempo de processamento. Esse prazo se chama "lead time".

• Período de processamento
  Depois que a transação é iniciada, a rede ACH agrupa o pagamento com outras pessoas e o processa no dia útil seguinte. Então o banco do pagador transfere oficialmente os fundos da conta.

• Período de liquidação
  Normalmente, o banco beneficiário recebe a transação em seu sistema no dia útil seguinte ao processamento do lote. No entanto, os fundos podem não estar disponíveis para o beneficiário até que tenham sido liquidados.

• Disponibilidade de fundos
  Depois que o banco recebe a transação, geralmente há um período de um dia útil até que os fundos fiquem disponíveis na conta do beneficiário. Alguns bancos podem disponibilizar fundos mais rapidamente, dependendo de suas políticas.

No total, o processo da transação ACH pode levar de três a cinco dias úteis, do início do pagamento à disponibilização dos fundos na conta do beneficiário. Fins de semana e feriados podem estender esse prazo, já que os bancos não processam transações ACH nesses dias.

Vantagens comerciais do uso de pagamentos recorrentes ACH

Os pagamentos ACH são amplamente utilizados por sua conveniência e adaptabilidade aos mais diversos casos de uso de pagamentos. Algumas das principais vantagens para empresas:

• Fluxo de receita constante
  Com pagamentos recorrentes ACH, a receita da empresa é mais previsível. Essa confiabilidade melhora o planejamento financeiro e a alocação de recursos. As empresas podem programar suas atividades operacionais com a confiança de que os fundos estarão disponíveis quando necessário.

• Menos tarefas administrativas
  A automatização dos pagamentos ACH reduz a entrada manual de dados e a supervisão necessárias para cada transação. Isso economiza tempo e minimiza erros humanos no processamento de pagamentos. Os funcionários podem redirecionar seu foco de tarefas rotineiras de faturamento para atividades mais estratégicas que impactam o crescimento dos negócios.

• Menos custos de transação
  As tarifas de pagamentos ACH costumam ser mais baixas do que os pagamentos com cartão de crédito, o que pode reduzir os custos gerais de transação de uma empresa. Para empresas que processam um grande volume de transações, a economia pode ser substancial, liberando fundos para outras iniciativas.

• Melhoria na gestão de caixa
  Um cronograma de pagamentos automatizado esclarece quando o dinheiro será debitado e creditado, melhorando a gestão de caixa. É possível manter um saldo de caixa saudável e evitar usar o cheque especial, que pode ser caro.

• Mais retenção de clientes
  Os clientes apreciam a conveniência de pagamentos ACH, o que pode melhorar a satisfação, aumentar a fidelidade e influenciar a continuidade do relacionamento dos clientes com a empresa. Esses efeitos podem aumentar o valor do ciclo de vida do cliente.

• Menos impacto ambiental
  Reduzindo a necessidade de faturas em papel e cheques, os pagamentos ACH apoiam as iniciativas de sustentabilidade da empresa. Isso pode aumentar a percepção positiva para os clientes que valorizam práticas ecologicamente corretas.

• Menos pagamentos atrasados
  Como os pagamentos ACH são programados e automatizados, as empresas têm menos atrasos e podem manter um balanço patrimonial saudável. Pagamentos atrasados podem afetar o fluxo de caixa e exigir esforços adicionais para acompanhamento e envio de contas para cobranças.

• Recursos adicionais de segurança
  Transações por ACH usam protocolos de segurança que protegem contra fraudes. Isso inclui autenticação, criptografia e regulamentos bancários que protegem dados financeiros de empresas e clientes, proporcionando tranquilidade e reduzindo o risco de transações não autorizadas.

Desafios empresariais de pagamentos recorrentes ACH

Para abordar estrategicamente o uso de pagamentos ACH em sua empresa, você precisa estar ciente dos possíveis desafios, como:

• Tempo de processamento
  Pagamentos ACH não são processados imediatamente. As empresas precisam se planejar para o período de três a cinco dias necessário para a compensação dos fundos, o que pode atrasar o acesso aos fundos e afetar o planejamento financeiro de curto prazo.

• Alterações bancárias
  Os clientes podem fechar contas bancárias sem notificar a empresa, causando falhas nas transações. Gerenciar essas atualizações de conta exige esforço administrativo adicional e pode interromper o ciclo de pagamento.

• Insuficiência de fundos
  Pagamentos ACH podem ser recusados por insuficiência de fundos na conta do cliente. Ações de acompanhamento para cobrar pagamentos podem sobrecarregar o relacionamento com clientes e os recursos administrativos.

• Resolução de erros
  Quando ocorre um erro em uma transação ACH, corrigi-lo pode ser um processo demorado. Se um valor incorreto foi debitado ou se os dados da conta precisam ser atualizados, a resolução envolve coordenação com bancos e pode levar um tempo considerável.

• Configuração e manutenção
  Configurar o processamento de pagamentos ACH requer um investimento inicial de tempo e recursos. As empresas devem manter conformidade com regulamentos bancários, o que pode envolver diligências contínuas e atualizações de medidas de segurança.

• Limites de transação
  Alguns bancos impõem limites ao valor transacionado por ACH, o que pode ser restritivo para empresas com transações de alto valor. Esses limites podem exigir a divisão de pagamentos ou a localização de soluções de pagamento alternativas.

• Contestações e estornos de clientes
  Os clientes têm o direito de contestar cobranças ACH e solicitar um reembolso dentro de um determinado período, conhecido como estorno. O gerenciamento dessas contestações pode ser desafiador, resultando em perda de receitas e trabalho administrativo adicional.

• Risco de fraude
  Embora pagamentos ACH geralmente sejam seguros, eles não estão imunes a fraudes. As empresas devem investir em medidas de segurança para detectar e prevenir fraudes, o que pode aumentar os custos operacionais.

• Conformidade regulatória
  Empresas que usam ACH devem seguir os regulamentos definidos pela Nacha, o que pode envolver requisitos complexos de conformidade. Manter-se em dia com essas regulamentações exige um compromisso com a supervisão jurídica e pode ser um desafio para empresas sem equipes jurídicas dedicadas.

• Alcance internacional limitado
  A rede ACH baseia-se predominantemente nos EUA. Em transações internacionais, as empresas precisam recorrer a outras formas de pagamento (às vezes mais caras), que podem limitar seu alcance ou adicionar complexidade operacional.