Una porzione consistente delle attività negli Stati Uniti utilizza i pagamenti ACH, una modalità di pagamento elettronica in grado di gestire la maggior parte delle transazioni. Nel terzo trimestre del 2023 il volume totale delle transazioni tramite il circuito ACH consisteva in pagamenti per 7,8 miliardi di dollari, con un aumento del 3% rispetto allo stesso periodo nell'anno precedente. Le attività utilizzano trasferimenti ACH per pagare i propri dipendenti, ricevere fondi dagli investitori e accettare pagamenti dai clienti.

Spesso più convenienti di altri tipi di pagamenti elettronici, come i bonifici bancari e le transazioni con carta di credito, i pagamenti ACH sono una delle modalità più apprezzate per i pagamenti abituali. Pur non essendo istantanei, i trasferimenti ACH combinano velocità e sicurezza e in genere vengono completati in pochi giorni lavorativi.

Mentre alcuni pagamenti ACH sono transazioni una tantum, molti avvengono su base ricorrente. Per gestire questi pagamenti ricorrenti e il tipo adeguato di supporto per il sistema di pagamento, le attività devono dotarsi di una solida strategia operativa. In questo articolo presenteremo tutto quello che le attività devono sapere sui pagamenti ACH ricorrenti.

Contenuto dell'articolo

• Che cosa sono i pagamenti ACH ricorrenti?
  
• Dove sono disponibili i pagamenti ACH ricorrenti?
  
• Funzionamento dei pagamenti ACH ricorrenti
  
• Tempo impiegato dai pagamenti ACH ricorrenti
  
• Vantaggi dei pagamenti ACH ricorrenti per le attività
  
• Sfide dei pagamenti ACH ricorrenti per le attività
  

Che cosa sono i pagamenti ACH ricorrenti?

Eseguiti attraverso il circuito Automated Clearing House, i pagamenti ACH sono una diffusa modalità di trasferimento elettronico di fondi negli Stati Uniti. Si tratta di un'alternativa agli assegni cartacei e alle transazioni dirette in contanti che opera tramite bonifici diretti da banca a banca. Il sistema ACH viene prevalentemente utilizzato dai datori di lavoro per il deposito diretto delle buste paga e dai clienti per pagare bollette ed eseguire altri pagamenti.

I pagamenti ACH ricorrenti avvengono attraverso lo spostamento elettronico automatico di denaro da un conto bancario a un altro in base a una pianificazione. Questo sistema viene ampiamente utilizzato per accordi che prevedono l'esecuzione regolare di transazioni finanziarie, come il pagamento di mutui o bollette delle utenze, abbonamenti o tariffe associative. La banca e l'intestatario del conto stabiliscono un accordo per l'addebito di un determinato importo a intervalli regolari, ad esempio ogni settimana, ogni mese o in base a qualsiasi altra frequenza concordata.

È un tipo di transazione diffuso perché elimina la necessità di eseguire pagamenti manuali alla scadenza di ogni bolletta. Una volta definita la frequenza, gli importi vengono addebitati automaticamente, garantendo il pagamento puntuale delle bollette senza che l'intestatario del conto debba fare altro. È un metodo comune per gestire le spese ricorrenti, che consente a persone fisiche e attività di registrare tempestivamente i pagamenti senza dover ricordare ogni data di scadenza.

Dove sono disponibili i pagamenti ACH ricorrenti?

I pagamenti ACH ricorrenti sono prevalentemente disponibili negli Stati Uniti. Il circuito Automated Clearing House ha sede negli Stati Uniti e viene gestito dalla National Automated Clearing House Association (Nacha). Il circuito elabora trasferimenti di fondi tra istituti finanziari degli Stati Uniti, tra cui depositi diretti e pagamenti diretti.

Il circuito ACH opera esclusivamente negli Stati Uniti, ma molti altri paesi possiedono un sistema di pagamento automatizzato per le transazioni nazionali che funziona in modo analogo. Ad esempio, in Canada esiste il circuito EFT (Electronic Funds Transfer, trasferimento elettronico di fondi), il regno Unito possiede il sistema Bacs Payment Schemes Limited per gli addebiti e gli accrediti diretti, mentre l'Unione Europea utilizza trasferimenti SEPA (area unica dei pagamenti in euro) denominati in euro.

Il circuito ACH non supporta direttamente le transazioni internazionali. Attività e persone fisiche negli Stati Uniti devono in genere utilizzare modalità di pagamento transfrontaliero alternative come bonifici bancari, servizi di pagamento internazionali o altre soluzioni. Questi servizi spesso operano con le banche e gli istituti finanziari locali per consentire i pagamenti.

Funzionamento dei pagamenti ACH ricorrenti

• Configurazione dell'autorizzazione
  Per prima cosa, l'intestatario del conto (ovvero l'erogatore del pagamento) deve acconsentire al prelievo automatico di un certo importo dal proprio conto bancario. A questo scopo, deve compilare un modulo in cui specificare i dati di pagamento: numero di conto, numero di routing e importo da prelevare. Il modulo include anche la pianificazione dei pagamenti, ad esempio una volta al mese per una bolletta o ogni due settimane per il rimborso di un prestito.

• Pianificazione dei pagamenti
  Dopo l'autorizzazione, il beneficiario, ovvero l'azienda o la persona fisica che riceve il denaro, pianifica i pagamenti con la propria banca in base alle condizioni concordate. Immette quindi le date e gli importi nel proprio sistema bancario, preparandolo per richiedere il prelievo dei fondi dal conto bancario dell'erogatore del pagamento a intervalli regolari.

• Avvio della transazione
  Alla data pianificata per il pagamento, la banca del beneficiario avvia la procedura di pagamento attraverso il circuito ACH. La banca invia alla banca dell'erogatore del pagamento una richiesta dell'importo di denaro specificato.

• Trasferimento dei fondi
  La banca dell'erogatore del pagamento riceve la richiesta e controlla il conto per verificare che siano disponibili fondi sufficienti. Se il denaro nel conto è sufficiente a coprire la transazione, la banca addebita quindi l'importo specificato sul conto dell'erogatore del pagamento e invia attraverso il circuito ACH un messaggio di conferma della transazione.

• Conferma e ricevuta
  I fondi vengono quindi accreditati sul conto bancario del beneficiario. La banca ricevente conferma al beneficiario la ricezione dei fondi. L'intestatario del conto riceve anche un avviso, in genere tramite un estratto conto o una notifica online, che indica che i fondi sono stati prelevati.

• Monitoraggio continuo
  Entrambe le parti monitorano le transazioni nel corso del tempo. L'intestatario del conto verifica di avere fondi sufficienti prima di ogni pagamento pianificato, in modo da evitare commissioni o pagamenti rifiutati. Il beneficiario verifica di aver ricevuto puntualmente ogni pagamento, conservando i dati di tutte le transazioni per scopi di tracciabilità finanziaria.

• Modifiche o annullamento
  Se l'intestatario del conto vuole modificare l'importo o la frequenza dei pagamenti, deve contattare il beneficiario per aggiornare l'accordo. Il beneficiario deve quindi apportare le necessarie modifiche alla pianificazione dei pagamenti nel proprio sistema bancario, in modo che possa proseguire (o cessare) in base alle nuove condizioni.

Tempo impiegato dai pagamenti ACH ricorrenti

L'elaborazione dei pagamenti ACH ricorrenti richiede in genere alcuni giorni lavorativi. Ecco quanto dura ogni fase del processo:

• Avvio della transazione
  In genere il pagamento viene avviato prima dell'effettiva data di scadenza, a causa del tempo di elaborazione necessario. Questo concetto è anche noto come "tempo di esecuzione".

• Periodo di elaborazione
  Una volta avviata la transazione, il circuito ACH raggruppa il pagamento insieme ad altri e lo elabora il giorno lavorativo successivo. È in questo momento che la banca dell'erogatore del pagamento trasferisce ufficialmente i fondi dall'account.

• Periodo di regolamento
  La banca ricevente vede la transazione nel proprio sistema il giorno lavorativo successivo all'elaborazione del gruppo di pagamenti. Tuttavia, i fondi possono non essere disponibili per il beneficiario fino al regolamento del pagamento.

• Disponibilità dei fondi
  Quando la transazione arriva alla banca ricevente, è necessario in genere un giorno lavorativo prima che i fondi siano disponibili sul conto del beneficiario. Alcune banche possono rendere disponibili i fondi più rapidamente, a seconda delle politiche adottate.

In totale, l'elaborazione della transazione ACH può richiedere da tre a cinque giorni lavorativi, dal momento in cui viene avviato il pagamento a quello in cui i fondi sono disponibili sul conto del beneficiario. I fine settimana e le festività possono richiedere più tempo, perché le banche non elaborano transazioni ACH in questi giorni.

Vantaggi dei pagamenti ACH ricorrenti per le attività

I pagamenti ACH vengono ampiamente utilizzati per scopi di praticità e adattabilità a una vasta gamma di casi d'uso. Ecco alcuni dei principali vantaggi per le attività:

• Flusso costante di ricavi
  I pagamenti ACH ricorrenti assicurano ricavi più prevedibili per le attività. Questa affidabilità migliora la pianificazione finanziaria e l'allocazione delle risorse. Le aziende possono pianificare le proprie attività operative con la certezza che i fondi saranno disponibili quando necessario.

• Meno attività amministrative
  L'automazione dei pagamenti ACH riduce le attività di supervisione e immissione manuale di dati necessarie per ogni transazione, ottimizzando i tempi e contenendo al minimo l'errore umano nella gestione dei pagamenti. I dipendenti possono tralasciare le attività di addebito di routine per concentrarsi su iniziative più strategiche per la crescita dell'attività.

• Costi di transazione inferiori
  Grazie alle commissioni minori rispetto ai pagamenti con carta di credito, i pagamenti ACH riducono i costi di transazione complessivi. Le attività che elaborano un volume elevato di transazioni possono ottenere risparmi significativi, in modo da allocare fondi ad altre iniziative.

• Migliore gestione della liquidità
  Con una pianificazione automatizzata dei pagamenti le attività hanno una visione più chiara degli addebiti e degli accrediti e possono gestire al meglio la liquidità, mantenendo un saldo in contanti positivo ed evitando possibili scoperti, che possono essere costosi.

• Maggiore fidelizzazione dei clienti
  La praticità dei pagamenti ACH è apprezzata dai clienti e ne migliora la soddisfazione e la fidelizzazione, influendo sulla decisione di mantenere la relazione con un'attività. Questi vantaggi possono accrescere il valore del cliente nel tempo.

• Impatto ambientale minore
  Riducendo l'utilizzo di fatture e assegni cartacei, i pagamenti ACH supportano le iniziative di sostenibilità di un'attività, aumentando la percezione positiva di quei clienti che apprezzano un approccio ecosostenibile.

• Meno pagamenti in ritardo
  Grazie all'automazione e alla pianificazione dei pagamenti ACH, le attività riscontrano meno ritardi e possono mantenere un bilancio positivo. I ritardi nei pagamenti hanno effetti negativi sul flusso di cassa e richiedono interventi aggiuntivi per lo svolgimento di attività di follow-up e il coinvolgimento di altre parti per la riscossione.

• Funzionalità di sicurezza aggiuntive
  Le transazioni ACH includono protocolli di sicurezza per la protezione contro le frodi, tra cui autenticazione, crittografia e normative bancarie a tutela dei dati finanziari per attività e clienti, che assicurano la massima tranquillità e riducono il rischio di transazioni non autorizzate.

Sfide dei pagamenti ACH ricorrenti per le attività

Per iniziare a utilizzare i pagamenti ACH in modo strategico per la tua attività, devi essere a conoscenza delle possibili problematiche. Ad esempio:

• Tempi di elaborazione
  I pagamenti ACH non vengono elaborati immediatamente. Le attività devono prevedere da tre a cinque giorni prima della liquidazione, il che può ritardare l'accesso ai fondi e influire sulla pianificazione finanziaria a breve termine.

• Modifiche ai conti bancari
  I clienti possono chiudere i conti bancari senza informare l'attività, causando la mancata esecuzione delle transazioni. La gestione di questi aggiornamenti richiede attività amministrative aggiuntive e può interrompere il ciclo di pagamento.

• Fondi insufficienti
  I pagamenti ACH possono essere rifiutati a causa di fondi insufficienti nel conto del cliente. Le azioni di follow-up necessarie per riscuotere il pagamento possono logorare le relazioni con i clienti e le risorse amministrative.

• Correzione degli errori
  La correzione di eventuali errori in una transazione ACH è un processo che può andare per le lunghe. Dall'addebito di un importo errato alla necessità di aggiornare i dati del conto, la correzione dell'errore può richiedere il coordinamento con le banche e impiegare molto tempo.

• Configurazione e manutenzione
  La configurazione dell'elaborazione dei pagamenti ACH richiede un investimento iniziale di tempo e risorse. Ai fini della conformità alle normative bancarie, le attività devono intraprendere verifiche di due diligence e aggiornare le misure di sicurezza continuamente.

• Limiti sulle transazioni
  Alcune banche impongono restrizioni agli importi dei pagamenti ACH, limitando le transazioni di valore elevato per le attività. A causa di questi limiti, può essere necessario frazionare i pagamenti o cercare soluzioni di pagamento alternative.

• Storni e contestazioni dei clienti
  I clienti hanno il diritto di contestare gli addebiti ACH e richiedere un rimborso entro un determinato periodo, un concetto noto come storno. La gestione di queste contestazioni può essere problematica e causare perdita di ricavi e attività amministrative aggiuntive.

• Rischio di frode
  Benché generalmente sicuri, i pagamenti ACH non sono immuni dal rischio di frode. Le attività devono investire in misure di sicurezza per rilevare e prevenire attività fraudolente, con un conseguente aumento dei costi operativi.

• Conformità normativa
  Le attività che utilizzano il circuito ACH devono rispettare le normative definite da Nacha, che possono includere requisiti di conformità complessi. Il rispetto di queste normative impone lo svolgimento di controlli legali, problematici per le attività prive di un team dedicato.

• Copertura internazionale limitata
  ACH è un circuito che opera per lo più negli Stati Uniti. Per le transazioni internazionali, le attività devono ricorrere ad altre e spesso più costose modalità di pagamento e questo limite può ridurne il raggio di azione e aggiungere complessità operativa.