La majorité des entreprises américaines utilisent les paiements ACH : un moyen de paiement électronique compatible avec la plupart des types de transactions commerciales. Au troisième trimestre 2023, le montant total des paiements réalisés via le réseau ACH s'est élevé à 7,8 milliards, soit une augmentation de 3 % par rapport à la même période de l'année précédente. Les entreprises ont recours aux transferts ACH pour payer leurs employés, recevoir les fonds des investisseurs et accepter les paiements de leurs clients.

Généralement plus économiques que les autres formes de paiement électronique, telles que les virements et les transactions par carte bancaire, les paiements ACH sont souvent privilégiés pour réaliser les transactions de routine. Bien qu'ils ne soient pas instantanés, les transferts ACH allient rapidité et sécurité et sont généralement effectués en quelques jours ouvrables.

Si certains paiements ACH constituent des transactions uniques, nombreux sont les transferts ACH qui sont réalisés de façon récurrente. Par conséquent, les entreprises ont besoin d'une stratégie opérationnelle solide pour gérer ces versements récurrents ainsi que d'une solution de paiement adaptée. Cet article rassemble les principales informations à connaître en matière de paiements ACH récurrents.

Sommaire

• Caractéristiques des paiements ACH récurrents
  
• Disponibilité des paiements ACH récurrents
  
• Fonctionnement des paiements ACH récurrents
  
• Délai de traitement des paiements ACH récurrents
  
• Avantages liés à l'utilisation des paiements ACH récurrents pour les entreprises
  
• Défis associés à l'utilisation des paiements ACH récurrents pour les entreprises
  

Caractéristiques des paiements ACH récurrents

Les paiements ACH représentent une méthode de transfert électronique de fonds très répandue aux États-Unis, qui s'appuie sur le réseau Automated Clearing House. Ils constituent un substitut aux chèques papier et aux transactions directes en espèces et permettent de réaliser des transferts directs de banque à banque. Le système ACH est principalement utilisé par les employeurs, pour verser directement les salaires, et par les clients, pour régler leurs factures et réaliser d'autres paiements.

Les paiements ACH récurrents consistent à transférer électroniquement des fonds d'un compte bancaire à un autre de façon programmée et automatisée. Ce système est largement utilisé dans le cadre de transactions financières régulières, telles que le remboursement d'un prêt hypothécaire ou le paiement de factures d'eau ou d'électricité, d'abonnements ou de cotisations. La banque et le titulaire du compte concluent alors un accord qui prévoit le prélèvement d'un certain montant à intervalles réguliers, qui peuvent être hebdomadaires, mensuels ou correspondre à toute autre fréquence convenue.

La popularité de ce type de transaction provient notamment du fait qu'il élimine la nécessité d'initier manuellement un paiement à chaque fois qu'une facture est due. Une fois l'échéancier défini, les paiements sont prélevés automatiquement, ce qui garantit que les factures sont payées à temps sans nécessiter aucune action supplémentaire de la part du titulaire du compte. Cette méthode courante de gestion des dépenses récurrentes permet aux particuliers et aux entreprises de conserver un historique de leurs paiements sans avoir à se souvenir de chaque date d'échéance.

Disponibilité des paiements ACH récurrents

Les paiements ACH récurrents sont principalement disponibles aux États-Unis. L'Automated Clearing House est un réseau américain géré par la National Automated Clearing House Association (Nacha). Il a pour rôle de traiter les transferts de fonds, y compris les versements et les paiements directs, entre les différents établissements financiers américains.

Si le réseau ACH est propre aux États-Unis, de nombreux autres pays disposent de leur propre version de ce système de paiement automatisé qui permet de gérer leurs transactions nationales, sur le même principe. Par exemple, le Canada s'appuie sur les transferts électroniques de fonds, le Royaume-Uni sur les systèmes de paiement Bacs pour les débits et les crédits directs, et les transferts libellés en euros de l'Espace unique de paiement en euros (SEPA) sont utilisés dans toute l'Union européenne.

Le réseau ACH ne prend pas directement en charge les transactions internationales. Les entreprises et les particuliers aux États-Unis doivent généralement recourir à d'autres moyens de paiement transfrontalier, tels que les virements bancaires, les services de paiement internationaux ou d'autres solutions. Ces services collaborent souvent avec des banques locales et des établissements financiers du monde entier pour que les transactions puissent être réalisées.

Fonctionnement des paiements ACH récurrents

• Autorisation
  Dans un premier temps, le titulaire du compte (c'est-à-dire le payeur) doit accepter que des prélèvements automatiques soient effectués sur son compte bancaire. L'octroi de son autorisation implique le remplissage d'un formulaire qui précise les informations de paiement, à savoir le numéro de compte, le numéro de routage et le montant à prélever. Ce formulaire indique également les échéances de paiement, par exemple mensuelles pour le règlement de factures d'eau ou d'électricité ou bihebdomadaires pour le remboursement d'un prêt.

• Planification des paiements
  Une fois l'autorisation accordée, le bénéficiaire (entreprise ou individu qui reçoivent les fonds) met en place avec sa banque l'échéancier de paiement sur la base des conditions convenues. Les dates et les montants sont ainsi configurés dans le système bancaire associé de façon à le préparer à émettre à intervalles réguliers des demandes de prélèvement auprès du compte bancaire du payeur.

• Lancement d'une transaction
  À l'approche de la date de paiement prévue, la banque du bénéficiaire lance le processus de paiement par l'intermédiaire du réseau ACH. Elle envoie pour ce faire une demande à la banque du payeur pour le montant spécifié.

• Transfert des fonds
  La banque du payeur reçoit la demande et vérifie que le compte est suffisamment approvisionné. Si le compte dispose des fonds suffisants pour couvrir la transaction, la banque prélève le montant spécifié du compte du payeur et envoie un message via le réseau ACH pour confirmer le transfert.

• Confirmation et réception des fonds
  Les fonds sont ensuite crédités sur le compte bancaire du bénéficiaire, qui reçoit une confirmation de leur réception par sa banque. Le titulaire du compte est également averti, généralement par le biais d'un relevé de compte ou d'une notification bancaire en ligne, que les fonds ont été prélevés.

• Surveillance continue
  Les deux parties surveillent les transactions au fil du temps. Le titulaire du compte s'assure qu'il dispose de fonds suffisants sur son compte avant chaque prélèvement programmé afin d'éviter tout frais ou refus de paiement. Le bénéficiaire vérifie qu'il reçoit chaque paiement à temps et consigne toutes les transactions pour son suivi financier.

• Réajustements ou résiliation
  Le titulaire du compte est tenu de contacter le bénéficiaire pour mettre son contrat à jour dès lors qu'il souhaite modifier le montant ou la fréquence des paiements ou encore résilier le service. Le bénéficiaire procède alors aux ajustements nécessaires dans son système bancaire de façon à ce que l'échéancier de paiement se poursuive (ou soit interrompu) sur la base des nouvelles modalités.

Délai de traitement des paiements ACH récurrents

Le traitement des paiements ACH récurrents prend généralement quelques jours ouvrables. Ce délai s'articule généralement comme suit.

• Lancement d'une transaction
  En raison du temps de traitement nécessaire, le paiement est généralement initié un jour avant la date d'échéance réelle. C'est ce que l'on appelle souvent le « délai d'exécution ».

• Période de traitement
  Une fois la transaction initiée, le réseau ACH la regroupe avec d'autres afin de la traiter en lot le jour ouvrable suivant. C'est à ce moment-là que la banque du payeur transfère officiellement les fonds du compte.

• Période de virement des fonds
  La banque destinataire voit généralement la transaction apparaître dans son système le jour ouvrable suivant le traitement du lot associé. Les fonds peuvent toutefois ne pas être disponibles pour le bénéficiaire tant qu'ils n'ont pas été crédités.

• Mise à disposition des fonds
  Une fois que la banque destinataire voit la transaction apparaître de son côté, il s'écoule généralement un jour ouvrable avant que les fonds ne soient mis à disposition sur le compte du bénéficiaire. Il arrive que certaines banques mettent les fonds à disposition plus rapidement, en fonction de leur politique.

Au total, le processus de transaction ACH peut prendre de trois à cinq jours ouvrables, entre le moment où le paiement est initié et celui où les fonds sont rendus disponibles sur le compte du bénéficiaire. Ce délai est susceptible d'être prolongé en cas de week-end ou de jour férié, puisque les banques ne traitent pas les transactions ACH ces jours-là.

Avantages liés à l'utilisation des paiements ACH récurrents pour les entreprises

Les paiements ACH sont largement utilisés pour leur côté pratique et leur adaptabilité à un large éventail de cas d'usage. Retrouvez ci-dessous quelques-uns de leurs principaux avantages pour les entreprises.

• Régularité des flux de revenus
  Les paiements ACH récurrents permettent aux entreprises de s'appuyer sur des revenus plus prévisibles. Cette régularité des transactions contribue en effet à optimiser leur planification financière et leur affectation des ressources. Ces entreprises peuvent ainsi programmer leurs activités opérationnelles avec la certitude que les fonds seront disponibles en cas de besoin.

• Diminution des tâches administratives
  L'automatisation des paiements ACH évite la saisie manuelle des données et réduit la surveillance nécessaire pour chaque transaction. Cette approche permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs humaines dans le traitement des paiements. Les employés ont ainsi la possibilité de se détacher des tâches routinières de facturation pour se consacrer à des activités plus stratégiques gages de croissance pour l'entreprise.

• Réduction des frais de transaction
  Les paiements ACH entraînent généralement des frais moins élevés que les paiements par carte bancaire, ce qui peut réduire les coûts de transaction globaux d'une entreprise. Pour les structures qui traitent un volume important de transactions, ces économies peuvent être substantielles et permettre l'allocation de fonds à d'autres initiatives.

• Amélioration de la gestion de la trésorerie
  Le fait de pouvoir s'appuyer sur un calendrier de paiement automatisé permet aux entreprises de voir plus clairement quand les fonds seront débités et versés, au profit d'une meilleure gestion de leur trésorerie. Il s'agit notamment de maintenir un solde de trésorerie positif et d'éviter les potentiels découverts, qui peuvent s'avérer coûteux.

• Amélioration de la rétention client
  Les clients apprécient la praticité des paiements ACH, ce qui contribue à améliorer leur satisfaction, à renforcer leur fidélité, et les incite à poursuivre leur relation avec une entreprise. L'ensemble de ces avantages participe à l'augmentation de la valeur à vie des clients.

• Diminution de l'impact environnemental
  En réduisant les besoins en factures et en chèques papier, les paiements ACH soutiennent les initiatives de développement durable des entreprises. Cet atout contribue au renforcement de la perception positive des clients qui accordent de l'importance aux pratiques respectueuses de l'environnement.

• Diminution des retards de paiement
  Dans la mesure où les transferts ACH sont programmés et automatisés, les entreprises font face à moins de retards de paiement et peuvent ainsi veiller au maintien d'un bilan comptable sain. En effet, les retards de paiement peuvent perturber les flux de trésorerie et nécessiter des efforts supplémentaires en matière de suivi et de recouvrement.

• Fonctionnalités de sécurité supplémentaires
  Les transactions ACH impliquent des protocoles de sécurité qui permettent de lutter contre la fraude. Ces protocoles qui s'appuient notamment sur l'authentification, le chiffrement et les réglementations bancaires destinées à protéger les données financières des entreprises et des clients sont gages de tranquillité d'esprit et contribuent à réduire le risque de transaction non autorisée.

Défis associés à l'utilisation des paiements ACH récurrents pour les entreprises

Pour pouvoir aborder de manière stratégique l'exploitation des paiements ACH par votre entreprise, il vous faut être conscient des potentiels défis associés. En voici quelques exemples.

• Délai de traitement
  Les paiements ACH ne sont pas traités immédiatement. Les entreprises doivent par conséquent tenir compte du délai de trois à cinq jours nécessaire au versement des fonds, dans la mesure où ce décalage est susceptible d'affecter la planification financière à court terme.

• Changement de banque
  Il peut arriver que des clients ferment leur compte bancaire sans en informer l'entreprise, entraînant des échecs de transaction. Le traitement de ces mises à jour de compte nécessite des efforts administratifs supplémentaires et peut perturber les cycles de paiement.

• Fonds insuffisants
  Les paiements ACH peuvent être refusés en raison d'une insuffisance de fonds sur le compte du client. Les actions de suivi qui visent à recouvrer ces paiements peuvent mettre à rude épreuve les relations client et les ressources administratives.

• Résolution des erreurs
  Les erreurs qui surviennent dans le cadre des transactions ACH peuvent être longues à corriger. Qu'il s'agisse du débit d'un mauvais montant ou de la mise à jour des informations d'un compte, la résolution de tout problème implique de se coordonner avec les banques et peut durer dans le temps.

• Configuration et maintenance
  La mise en place de la prise en charge des paiements ACH nécessite d'y investir du temps et des ressources. Les entreprises sont tenues de se conformer aux réglementations bancaires, ce qui implique une vigilance constante et la mise à jour des mesures de sécurité, lorsque nécessaire.

• Limites de transaction
  Certaines banques limitent le montant des transactions qui peuvent être réalisées via le réseau ACH, ce qui peut s'avérer contraignant pour les entreprises qui traitent des transactions de valeur importante. Ces restrictions peuvent obliger à fractionner les paiements ou à trouver d'autres modalités de règlement.

• Litiges et contestations de paiement
  Les clients sont en droit de recourir dans un certain délai à la contestation des paiements ACH et d'en solliciter le remboursement. La gestion de ces litiges peut s'avérer complexe et entraîner une perte de revenus et une surcharge administrative.

• Risque de fraude
  Bien que généralement sûrs, les paiements ACH ne sont pas à l'abri de la fraude. Pour détecter et prévenir les activités frauduleuses, les entreprises doivent par conséquent investir dans des mesures de sécurité fiables, susceptibles d'augmenter leurs coûts opérationnels.

• Conformité réglementaire
  Les entreprises qui utilisent le réseau ACH sont tenues de respecter les règles fixées par la Nacha, qui peuvent impliquer des exigences de conformité complexes. Le respect de ces réglementations exige un certain engagement en matière de veille juridique et peut s'avérer particulièrement contraignant pour les entreprises qui ne disposent d'aucune équipe dédiée.

• Portée internationale limitée
  ACH est un réseau essentiellement américain. Dans le cadre des transactions internationales, les entreprises doivent par conséquent souvent recourir à d'autres moyens de paiement, parfois plus coûteux, ce qui peut limiter leur portée ou complexifier leurs opérations.