ธุรกิจส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกาใช้การชําระเงินแบบ ACH ซึ่งเป็นวิธีการชําระเงินอิเล็กทรอนิกส์ที่รองรับธุรกรรมทางธุรกิจส่วนใหญ่ ในไตรมาสที่ 3 ของปี 2023ปริมาณธุรกรรมทั้งหมดในเครือข่าย ACH อยู่ที่ 7.8 พันล้านรายการ ซึ่งเพิ่มขึ้น 3% จากช่วงเวลาเดียวกันของปีก่อนหน้า ธุรกิจต่างๆ ใช้การเงินโอนผ่าน ACH เพื่อจ่ายเงินเดือนพนักงาน รับเงินทุนจากนักลงทุน และรับการชําระเงินจากลูกค้า
การชําระเงินแบบ ACH มักจะประหยัดค่าใช้จ่ายมากกว่าการชําระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์แบบอื่น เช่น การโอนเงินระหว่างธนาคาร และธุรกรรมผ่านบัตรเครดิต ทําให้เป็นวิธีที่ลูกค้าเลือกใช้ในการชำระเงินที่เป็นกิจวัตร ถึงแม้ว่าจะไม่ได้มีผลทันที แต่การโอนเงินผ่าน ACH ก็เป็นวิธีที่ทั้งเร็วและปลอดภัยซึ่งปกติแล้วจะดําเนินการเสร็จสิ้นภายใน 2-3 วันทําการ
แม้การชําระเงิน ACH บางส่วนจะเป็นธุรกรรมแบบครั้งเดียว แต่ก็มีการชําระเงินแบบ ACH จำนวนมากที่เกิดขึ้นซ้ำตามรอบ ธุรกิจต่างๆ ต้องมีกลยุทธ์การดําเนินงานที่ชัดเจนในการจัดการการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าลักษณะนี้และการสนับสนุนระบบการชําระเงินที่เหมาะสม ด้านล่างนี้เราจะพูดถึงสิ่งที่ธุรกิจต้องรู้เกี่ยวกับการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH
บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง
- การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH คืออะไร
- การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH มีให้บริการที่ไหน
- การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH มีหลักการทํางานอย่างไร
- การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH ใช้เวลานานเท่าใด
- ประโยชน์ทางธุรกิจจากการใช้การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH
- ความท้าทายทางธุรกิจจากการใช้การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH
การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH คืออะไร
การชําระเงินแบบ ACH เป็นวิธีการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเป็นที่นิยมในสหรัฐอเมริกา ซึ่งดําเนินการผ่านเครือข่ายสํานักหักบัญชีอัตโนมัติ เป็นทางเลือกสำหรับใช้แทนเช็คกระดาษและธุรกรรมที่ใช้เงินสดโดยตรง โดยใช้วิธีการโอนเงินจากธนาคารไปยังธนาคาร ระบบ ACH ส่วนใหญ่จะใช้โดยนายจ้างเพื่อฝากเงินเดือนโดยตรง และใช้โดยลูกค้าเพื่อชําระเงินตามใบเรียกเก็บและการชําระเงินอื่นๆ
การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH คือการเคลื่อนย้ายเงินจากบัญชีธนาคารหนึ่งไปยังอีกบัญชีตามกำหนดเวลาที่วางไว้โดยอัตโนมัติ ระบบนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายในกรณีที่มีการทำธุรกรรมทางการเงินเป็นประจำ เช่น การชําระค่างวดสินเชื่อหรือค่าสาธารณูปโภค บริการแบบสมัครสมาชิก หรือค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิก โดยธนาคารและเจ้าของบัญชีจะทําข้อตกลงว่าจะหักเงินจํานวนหนึ่งตามรอบเวลาเป็นประจํา ซึ่งอาจเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน หรือตามความถี่ที่ตกลงกันไว้
ธุรกรรมประเภทนี้เป็นที่นิยมเพราะไม่จําเป็นต้องชําระเงินด้วยตัวเองทุกครั้งที่มีการเรียกเก็บเงิน เมื่อมีการตั้งค่ากําหนดเวลาแล้ว ระบบก็จะหักยอดชำระเงินโดยอัตโนมัติ เพื่อให้การชําระเงินตามใบเรียกเก็บตรงตามเวลาที่กําหนดโดยที่เจ้าของบัญชีไม่ต้องดําเนินการใดๆ เพิ่มเติม วิธีนี้เป็นวิธีการจัดการค่าใช้จ่ายตามแบบแผนล่วงหน้าที่พบบ่อย ซึ่งช่วยให้บุคคลทั่วไปและธุรกิจต่างๆ มีประวัติการชำระเงินที่ตรงตามกำหนดโดยไม่จําเป็นต้องจดจําวันครบกําหนดของแต่ละรายการ
การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH มีให้บริการที่ไหน
การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH มีให้บริการในสหรัฐอเมริกาเป็นหลัก เครือข่ายสํานักหักบัญชีอัตโนมัติเป็นเครือข่ายในสหรัฐอเมริกาที่จัดการโดยสมาคมสํานักหักบัญชีอัตโนมัติแห่งชาติ (Nacha) เครือข่ายนี้ประมวลผลการโอนเงินระหว่างสถาบันการเงินในสหรัฐอเมริกา รวมถึงการฝากเงินโดยตรงและการชําระเงินโดยตรง
แม้เครือข่าย ACH จะมีให้บริการเฉพาะในสหรัฐอเมริกา แต่ประเทศอื่นๆ ก็มีระบบการชําระเงินอัตโนมัติในเวอร์ชันของตัวเองซึ่งทํางานคล้ายกันสำหรับธุรกรรมภายในประเทศ ตัวอย่างเช่น แคนาดามีระบบ Electronic Funds Transfers สหราชอาณาจักรมี Bacs Payment Schemes Limited สําหรับการหักบัญชีอัตโนมัติและเครดิต และSingle Euro Payments Area (SEPA) ซึ่งเป็นการโอนโดยใช้สกุลเงินยูโรในสหภาพยุโรป
เครือข่าย ACH ไม่รองรับธุรกรรมต่างประเทศโดยตรง ธุรกิจและบุคคลทั่วไปในสหรัฐอเมริกามักจะต้องใช้การชําระเงินข้ามพรมแดน เช่น การโอนเงินระหว่างธนาคาร บริการชําระเงินระหว่างประเทศ หรือโซลูชันอื่นๆ บริการเหล่านี้มักจะทํางานร่วมกับธนาคารท้องถิ่นและสถาบันทางการเงินทั่วโลกเพื่อให้บริการชําระเงิน
การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH มีหลักการทํางานอย่างไร
การตั้งค่าการอนุมัติวงเงิน
อันดับแรก เจ้าของบัญชี (กล่าวคือผู้ชําระเงิน) ต้องตกลงว่าจะอนุญาตให้มีการถอนเงินอัตโนมัติจากบัญชีธนาคารของตน โดยทำการกรอกแบบฟอร์มซึ่งระบุรายละเอียดการชําระเงิน ได้แก่ หมายเลขบัญชี Routing Number และจํานวนเงินที่จะถอน แบบฟอร์มนี้ยังระบุกําหนดการชําระเงิน เช่น รายเดือนสําหรับบิลค่าสาธารณูปโภคหรือรายสองสัปดาห์สําหรับการชําระเงินกู้การกําหนดเวลาการชําระเงิน
หลังจากอนุมัติแล้ว ผู้รับเงินซึ่งเป็นบริษัทหรือบุคคลทั่วไปซึ่งเป็นผู้รับเงินจะตั้งค่ากําหนดเวลาการชําระเงินกับธนาคารของตนเองตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ โดยจะป้อนวันที่และจํานวนเงินในระบบธนาคาร เพื่อเตรียมไว้ใช้สำหรับขอรับเงินจากบัญชีธนาคารของผู้จ่ายตามรอบเวลาเป็นประจําการเริ่มต้นธุรกรรม
เมื่อถึงวันที่ชําระเงินตามกําหนดเวลา ธนาคารของผู้รับเงินจะเริ่มต้นกระบวนการชําระเงินผ่านเครือข่าย ACH โดยธนาคารจะส่งคําขอไปยังธนาคารของผู้จ่ายตามจํานวนเงินที่ระบุการโอนเงิน
ธนาคารของผู้ชําระเงินได้รับคําขอและตรวจสอบบัญชีว่ามีเงินทุนเพียงพอ หากบัญชีมีเงินเพียงพอสําหรับใช้ในการทําธุรกรรม ธนาคารจะหักเงินตามจํานวนที่ระบุจากบัญชีของผู้ชําระเงินดังกล่าว แล้วส่งข้อความผ่านเครือข่าย ACH เพื่อยืนยันการโอนเงินการยืนยันและใบเสร็จ
จากนั้นเงินก็จะโอนเข้าบัญชีธนาคารของผู้รับเงิน แล้วธนาคารของผู้รับเงินจึงส่งคำยืนยันไปยังผู้รับเงินว่าได้รับเงินแล้ว นอกจากนี้เจ้าของบัญชียังจะได้รับแจ้งว่าเงินถูกถอนแล้ว ซึ่งปกติจะได้รับผ่านรายการเดินบัญชีหรือการแจ้งเตือนทางระบบธนาคารออนไลน์การติดตามตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง
ทั้งสองฝ่ายจะติดตามตรวจสอบธุรกรรมเป็นระยะ โดยเจ้าของบัญชีจะตรวจสอบเพื่อให้มีเงินทุนในบัญชีเพียงพอก่อนรอบการชําระเงินที่กําหนดไว้แต่ละครั้ง เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดค่าธรรมเนียมหรือการชําระเงินถูกปฏิเสธ ส่วนผู้รับเงินจะตรวจสอบว่าได้รับการชําระเงินแต่ละรายการตรงเวลา โดยเก็บบันทึกธุรกรรมทั้งหมดไว้เพื่อติดตามทางการเงินการปรับปรุงยอดหรือการยกเลิก
หากเจ้าของบัญชีจําเป็นต้องเปลี่ยนแปลงจํานวนเงินหรือความถี่ในการชําระเงิน หรือยกเลิกบริการ เจ้าของบัญชีจะติดต่อผู้รับเงินเพื่ออัปเดตข้อตกลง จากนั้นผู้รับเงินจะทําการปรับกําหนดการการชําระเงินในระบบธนาคารของตนเองตามที่จำเป็น แล้วกําหนดการชําระเงินก็จะดําเนินต่อไป (หรือยุติ) ตามเงื่อนไขใหม่
การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH ใช้เวลานานเท่าใด
โดยปกติการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH จะใช้เวลา 2-3 วันทําการในการดําเนินการ ระยะเวลาของแต่ละขั้นตอนมีดังนี้
การเริ่มต้นธุรกรรม
โดยปกติแล้วการชําระเงินจะเริ่มต้นหนึ่งวันก่อนวันครบกําหนดจริง เนื่องจากต้องใช้เวลาในการดำเนินการ ซึ่งมักจะเรียกว่า "ระยะเวลารอคอย"ระยะเวลาการดําเนินการ
หลังจากเริ่มต้นธุรกรรมแล้ว เครือข่าย ACH จะรวมการชำระเงินนั้นกับรายการชําระเงินอื่นๆ แล้วประมวลผลการชําระเงินในวันทําการถัดไป ซึ่งเป็นเวลาที่ธนาคารของผู้ชําระเงินจะโอนเงินออกจากบัญชีอย่างเป็นทางการระยะเวลาการชำระเงิน
โดยปกติธนาคารผู้รับจะเห็นธุรกรรมในระบบของธนาคารในวันทำการถัดจากวันที่ประมวลผลชุดรายการธุรกรรม อย่างไรก็ตาม ผู้รับเงินอาจจะยังไม่สามารถใช้เงินทุนนั้นได้จนกว่าจะมีการชําระรายการความพร้อมใช้ของยอดเงิน
เมื่อธนาคารผู้รับเห็นธุรกรรมแล้ว ปกติจะต้องรอ 1 วันทําการก่อนที่ยอดเงินดังกล่าวในบัญชีผู้รับเงินจะนำไปใช้ได้ ธนาคารบางแห่งอาจทำให้ใช้เงินดังกล่าวได้เร็วขึ้น โดยขึ้นอยู่กับนโยบายของธนาคาร
โดยรวมแล้วกระบวนการทําธุรกรรม ACH อาจใช้เวลาตั้งแต่ 3-5 วันทําการนับจากวันที่เริ่มชําระเงินไปจนถึงเวลาที่เงินพร้อมใช้ในบัญชีผู้รับเงิน วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดธนาคารอาจทำให้ระยะเวลานี้นานขึ้น เนื่องจากธนาคารไม่ได้ประมวลผลธุรกรรม ACH ในวันดังกล่าว
ประโยชน์ทางธุรกิจจากการใช้การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH
การชําระเงินแบบ ACH ใช้กันอย่างกว้างขวางเนื่องจากความสะดวกสบายและสามารถปรับใช้ได้กับกรณีการใช้งานด้านการชําระเงินหลากหลายรูปแบบ ประโยชน์หลักๆ สําหรับธุรกิจมีดังนี้
กระแสรายรับที่มั่นคง
การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH ทำให้คาดการณ์รายรับของธุรกิจได้ง่ายขึ้น ความแน่นอนดังกล่าวช่วยให้วางแผนการเงินและการจัดสรรทรัพยากรได้ดีขึ้น บริษัทสามารถกําหนดเวลากิจกรรมการดำเนินงานด้วยความมั่นใจว่าจะมีเงินพร้อมใช้เมื่อจําเป็นลดงานด้านธุรการ
การชําระเงิน ACH แบบอัตโนมัติช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตัวเองและการกํากับดูแลที่ต้องทำกับธุรกรรมแต่ละรายการ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ในการจัดการการชําระเงิน ทำให้พนักงานสามารถเปลี่ยนจากการที่ต้องคอยดูแลงานด้านการเรียกเก็บเงินไปดูแลกิจกรรมเชิงกลยุทธ์ที่ส่งผลกระทบการเติบโตของธุรกิจลดค่าใช้จ่ายในการทําธุรกรรม
โดยทั่วไปการชําระเงินแบบ ACH มีค่าธรรมเนียมต่ำกว่าการชําระเงินด้วยบัตรเครดิต ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายโดยรวมในการทําธุรกรรมของธุรกิจ ซึ่งเงินที่ประหยัดได้อาจเป็นยอดที่สูงในกรณีที่ธุรกิจมีธุรกรรมที่ต้องดำเนินการจำนวนมาก ทำให้ธุรกิจสามารถจัดสรรเงินทุนไปทำโครงการริเริ่มอื่นๆ ได้การจัดการเงินสดที่ดีขึ้น
ตารางเวลาการชําระเงินอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจเห็นชัดเจนมากขึ้นว่าระบบจะหักเงินและเพิ่มเงินเข้าบัญชีเมื่อไหร่ ซึ่งทำให้จัดการเงินสดได้ดีขึ้น รวมถึงทำให้มียอดเงินสดคงเหลือที่เหมาะสม และสามารถหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดการเบิกเงินเกินบัญชีซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงอัตราการรักษาลูกค้าที่สูงขึ้น
ลูกค้าชื่นชอบความสะดวกของการชําระเงินแบบ ACH ซึ่งสามารถเพิ่มความพึงพอใจ และความภักดี รวมทั้งมีผลต่อการตัดสินใจสานต่อความสัมพันธ์กับธุรกิจ ผลกระทบเหล่านี้จะช่วยเพิ่มมูลค่าตลอดอายุการเป็นลูกค้าผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมลดลง
การชําระเงินแบบ ACH สนับสนุนความริเริ่มด้านความยั่งยืนของธุรกิจด้วยการลดความจําเป็นในการใช้ใบแจ้งหนี้ และเช็คแบบกระดาษ ซึ่งอาจช่วยให้ลูกค้าที่ให้ความสำคัญต่อแนวปฏิบัติที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมีการรับรู้เชิงบวกต่อบริษัทมากขึ้นการชําระเงินที่ล่าช้าลดลง
เนื่องจากการชําระเงินแบบ ACH มีกําหนดเวลาและดําเนินการแบบอัตโนมัติ ธุรกิจจึงพบการชําระเงินล่าช้าลดลงและสามารถดูแลงบดุลให้อยู่ในระดับที่ดีต่อไปได้ การชําระเงินล่าช้าอาจสร้างความติดขัดต่อกระแสเงินสด และทำให้มีงานด้านการติดตามหนี้เพิ่มเติม รวมถึงการส่งบัญชีให้หน่วยงานติดตามหนี้จัดการฟีเจอร์ความปลอดภัยเพิ่มเติม
ธุรกรรม ACH มีโปรโตคอลการรักษาความปลอดภัยที่ป้องกันการฉ้อโกง ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบสิทธิ์ การเข้ารหัส และระเบียบข้อบังคับด้านการธนาคารที่ปกป้องข้อมูลทางการเงินของธุรกิจและลูกค้า ทําให้คุณวางใจและลดความเสี่ยงของธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาตได้
ความท้าทายทางธุรกิจจากการใช้การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน ACH
คุณควรตระหนักถึงความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นหากต้องการใช้วิธีการชำระเงินแบบ ACH กับธุรกิจอย่างมีกลยุทธ์ ความท้าทายประกอบด้วย
เวลาในการประมวลผล
ACH ไม่ได้ประมวลผลการชําระเงินในทันที ธุรกิจต้องวางแผนเผื่อเวลา 3-5 วันเพื่อหักบัญชี ซึ่งอาจทำให้ใช้เงินทุนดังกล่าวได้ช้าลงและมีผลกระทบต่อการวางแผนทางการเงินระยะสั้นการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับธนาคาร
ลูกค้าอาจปิดบัญชีธนาคารโดยไม่แจ้งให้ธุรกิจทราบ ซึ่งทําให้ทําธุรกรรมไม่สําเร็จ การอัปเดตข้อมูลบัญชีเหล่านี้ต้องอาศัยงานด้านธุรการเพิ่มเติม และอาจทำให้รอบการชำระเงินติดขัดได้เงินทุนไม่เพียงพอ
การชําระเงินแบบ ACH อาจถูกปฏิเสธเนื่องจากเงินในบัญชีของลูกค้าไม่เพียงพอ งานด้านการติดตามเรียกเก็บเงินอาจทําให้กระทบต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าและทรัพยากรด้านงานธุรการได้การแก้ไขข้อผิดพลาด
เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในธุรกรรม ACH การแก้ไขอาจใช้เวลานาน ไม่ว่าในกรณีที่หักยอดเงินไม่ถูกต้องหรือต้องอัปเดตรายละเอียดบัญชี การแก้ไขต้องประสานงานกับธนาคารซึ่งอาจใช้เวลานานการตั้งค่าและการบํารุงรักษา
การตั้งค่าการประมวลผลการชําระเงินแบบ ACH ต้องมีการลงทุนเริ่มต้นทั้งเวลาและทรัพยากร ธุรกิจต้องปฏิบัติตามข้อบังคับของธนาคาร ซึ่งอาจต้องดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องและอัปเดตมาตรการรักษาความปลอดภัยอย่างต่อเนื่องขีดจํากัดธุรกรรม
ธนาคารบางแห่งจํากัดจํานวนเงินที่สามารถทําธุรกรรมผ่าน ACH ซึ่งอาจเป็นข้อจํากัดสําหรับธุรกิจที่มีธุรกรรมมูลค่าสูง ขีดจํากัดเหล่านี้อาจทำให้ต้องแบ่งชําระหรือการหาวิธีการชําระเงินอื่นการโต้แย้งการชําระเงินและการดึงเงินคืนของลูกค้า
ลูกค้ามีสิทธิ์โต้แย้งการเรียกเก็บเงินผ่าน ACH และขอให้คืนเงินภายในระยะเวลาหนึ่ง หรือที่เรียกว่าการดึงเงินคืน การจัดการการโต้แย้งเหล่านี้เป็นเรื่องที่ท้าทาย และอาจส่งผลให้สูญเสียรายรับและทำให้มีงานด้านธุรการเพิ่มเติมความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง
แม้การชําระเงินแบบ ACH โดยทั่วไปจะปลอดภัย แต่ก็ใช่ว่าจะไม่มีการฉ้อโกง ธุรกิจต้องลงทุนทำมาตรการรักษาความปลอดภัยเพื่อตรวจจับและป้องกันกิจกรรมการฉ้อโกงซึ่งทำให้ค่าใช้จ่ายในการดําเนินงานเพิ่มขึ้นการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ
ธุรกิจที่ใช้ ACH จะต้องปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับที่ Nacha กําหนดไว้ ซึ่งอาจมีข้อกำหนดด้านระเบียบข้อบังคับที่ซับซ้อน การติดตามระเบียบข้อบังคับเหล่านี้ต้องอาศัยความมุ่งมั่นในการกำกับดูแลด้านกฎหมาย และอาจเป็นเรื่องท้าทายต่อธุรกิจที่ไม่มีทีมกฎหมายโดยเฉพาะการเข้าถึงตลาดต่างประเทศที่จำกัด
ACH ส่วนใหญ่เป็นเครือข่ายในสหรัฐอเมริกา สําหรับธุรกรรมระหว่างประเทศ ธุรกิจมักจะต้องเลือกใช้วิธีการชําระเงินอื่นๆ ที่บางครั้งมีค่าใช้จ่ายมากกว่า ซึ่งอาจจํากัดการเข้าถึงตลาดหรือเพิ่มความซับซ้อนในการดําเนินงาน
เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ