En EE. UU., la mayoría de las empresas usa los pagos a través de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), un método de pago electrónico que puede abarcar la mayoría de los tipos de transacciones comerciales. En el tercer trimestre de 2023, el volumen total de transacciones de la red ACH fue de 7800 millones de pagos, un aumento del 3 % con respecto al mismo período del año anterior. Las empresas confían en las transferencias ACH para pagarles a sus empleados, recibir fondos de inversores y aceptar pagos de clientes.

Los pagos ACH suelen resultar más rentables que otras formas de pagos electrónicos, como las transferencias electrónicas y las transacciones con tarjeta de crédito, lo que los convierte en el método preferido para hacer pagos rutinarios. Aunque no son inmediatas, las transferencias ACH ofrecen una combinación de velocidad y seguridad, y se suelen completar en cuestión de unos días hábiles.

Si bien algunos pagos ACH son transacciones únicas, muchos pagos ACH son recurrentes. Las empresas necesitan tener una estrategia operativa eficaz para gestionar estos pagos recurrentes y contar con el soporte adecuado para su sistema de pagos. A continuación, explicaremos lo que deben saber las empresas sobre los pagos ACH recurrentes.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los pagos ACH recurrentes?
  
• ¿Dónde están disponibles los pagos ACH recurrentes?
  
• ¿Cómo funcionan los pagos ACH recurrentes?
  
• ¿Cuánto tiempo demoran los pagos ACH recurrentes?
  
• Beneficios para las empresas de usar pagos ACH recurrentes
  
• Dificultades para las empresas de usar pagos ACH recurrentes
  

¿Qué son los pagos ACH recurrentes?

Los pagos ACH son un método popular de transferencia electrónica de fondos en Estados Unidos que se lleva a cabo mediante la red de la Cámara de Compensación Automatizada. Son una alternativa a los cheques impresos y a las transacciones en efectivo, ya que permiten las transferencias directas de un banco a otro. Los principales usuarios del sistema de ACH son los empleadores, quienes lo usan para hacer depósitos directos de las nóminas, y los clientes, quienes lo usan para pagar facturas y hacer otros pagos.

Los pagos ACH recurrentes implican el traspaso electrónico de dinero de una cuenta bancaria a otra de forma programada y automatizada. Este sistema se usa mucho en acuerdos en los que se hacen transacciones financieras con regularidad, como el pago de facturas de hipotecas o servicios, suscripciones o cuotas de membresías. El banco y el titular de la cuenta celebran un acuerdo para deducir un importe determinado cada cierto tiempo, que puede ser cada semana, cada mes o cualquier otra frecuencia acordada.

Este tipo de transacción es popular porque elimina la necesidad de hacer pagos manuales cada vez que hay que abonar una factura. Una vez definido el cronograma, los pagos se deducen automáticamente, lo que garantiza que las facturas se paguen a tiempo sin que el titular de la cuenta tenga que hacer nada más. Es una forma habitual de gestionar los gastos recurrentes y que ayuda a las personas y a las empresas a mantener un registro de pagos oportunos sin tener que recordar todas las fechas en que vencen.

¿Dónde están disponibles los pagos ACH recurrentes?

Los pagos ACH recurrentes están disponibles principalmente en los Estados Unidos. La red de Cámaras de Compensación Automatizadas es una red establecida en los EE. UU. y administrada por la Asociación Nacional de Cámaras de Compensación Automatizadas (NACHA). Esta red procesa las transferencias de fondos entre instituciones financieras de EE. UU., incluidos los depósitos directos y los pagos directos.

Si bien la red ACH es específica de Estados Unidos, muchos otros países tienen sus propias versiones de sistemas de pagos automatizados que funcionan de manera similar con las transacciones nacionales. Por ejemplo, Canadá usa la transferencia electrónica de fondos, el Reino Unido usa el sistema de pago Bacs Payment Schemes Limited para débitos y créditos directos, y en la Unión Europea se hacen transferencias en euros mediante la zona única de pagos en euros (SEPA).

La red ACH no admite las transacciones internacionales directas. Por lo general, las empresas y los particulares de EE. UU. tienen que usar métodos de pago transfronterizo alternativos, las como transferencias electrónicas, los servicios de pago internacionales u otras soluciones. Estos servicios suelen trabajar con bancos locales e instituciones financieras de todo el mundo para permitir que se efectúen esos pagos.

¿Cómo funcionan los pagos ACH recurrentes?

• Autorización
  En primer lugar, el titular de la cuenta (es decir, la empresa o el particular que hace el pago) debe aceptar que se hagan retiros automáticos de su cuenta bancaria. Para ello, tiene que completar un formulario en el que se especifican los detalles del pago, como el número de cuenta, el número de ruta y el monto que se va a retirar. En este formulario también se incluye el cronograma de pagos, que puede ser mensual en el caso de una factura de servicios públicos o quincenal si se trata del pago de un préstamo.

• Cronograma de pagos
  Después de la autorización, el beneficiario (la empresa o el particular que recibe el dinero) define el cronograma de pagos en su banco en función de las condiciones acordadas. Para ello, ingresa las fechas y los montos en su sistema bancario, de forma que quede preparado para solicitar los fondos de la cuenta bancaria del pagador con una frecuencia regular.

• Inicio de la transacción
  Cuando llega la fecha de pago programada, el banco del beneficiario inicia el proceso de pago a través de la red ACH. Este banco envía una solicitud al banco del pagador por el importe especificado.

• Envío de fondos
  El banco del pagador recibe la solicitud y verifica si hay fondos suficientes en la cuenta. Si es así y se puede cubrir la transacción, el banco deduce el importe especificado de la cuenta del pagador y envía un mensaje a través de la red ACH confirmando el envío de fondos.

• Confirmación y recepción
  Posteriormente, los fondos se acreditan en la cuenta bancaria del beneficiario y su banco le confirma que los ha recibido. El titular de la cuenta también recibe un aviso, generalmente mediante un extracto de la cuenta o una notificación de la banca electrónica, para informarle que se han retirado los fondos.

• Monitoreo continuo
  Ambas partes monitorean las transacciones a lo largo del tiempo. El titular de la cuenta se asegura de que haya fondos suficientes en ella antes de que se efectúe cada pago programado para no incurrir en comisiones y evitar que se rechacen los pagos. El beneficiario comprueba que ha recibido cada pago a tiempo y lleva registros de todas las transacciones para controlar sus finanzas.

• Ajustes o cancelaciones
  Si el titular de la cuenta necesita cambiar el importe o la frecuencia de pago o cancelar el servicio, debe ponerse en contacto con el beneficiario para actualizar el acuerdo. En ese caso, el beneficiario haría los ajustes necesarios en el cronograma de pagos en su sistema bancario, y dicho cronograma continuaría (o finalizaría) de acuerdo con las nuevas condiciones.

¿Cuánto tiempo demoran los pagos ACH recurrentes?

Los pagos ACH recurrentes suelen demorar unos días hábiles en procesarse. A continuación, te explicamos cuánto tiempo dura cada paso del proceso:

• Inicio de la transacción
  Por lo general, el pago se inicia un día antes de la fecha de vencimiento real, debido al tiempo de procesamiento requerido, que a menudo se conoce como el «plazo de ejecución».

• Período de procesamiento
  Una vez iniciada la transacción, la red ACH agrupa el pago con otros y lo procesa el próximo día hábil. En este momento, el banco del pagador transferirá oficialmente los fondos de la cuenta.

• Período de acreditación de fondos
  Por lo general, el banco receptor verá la transacción en su sistema el día hábil después del procesamiento del lote. Sin embargo, es posible que los fondos no estén a disposición del beneficiario hasta que se hayan acreditado.

• Disponibilidad de los fondos
  Una vez que el banco receptor recibe la transacción, suele pasar un día hábil hasta que los fondos están disponibles en la cuenta del beneficiario. Algunos bancos pueden poner los fondos a su disposición más rápido, dependiendo de las políticas que tengan.

En total, el proceso de la transacción ACH puede demorar entre tres y cinco días hábiles, desde el momento en que se inicia el pago hasta que los fondos están disponibles en la cuenta del beneficiario. Este plazo puede extenderse si hay fines de semana y feriados bancarios en medio, ya que los bancos no procesan transacciones ACH esos días.

Beneficios para las empresas de usar pagos ACH recurrentes

Los pagos ACH se usan mucho porque son cómodos y se adaptan a una gran variedad de casos de uso. Estos son algunos de los principales beneficios que obtienen las empresas:

• Flujo de ingresos estable
  Con los pagos ACH recurrentes, los ingresos de la empresa son más previsibles, lo que mejora la planificación financiera y la asignación de recursos. Las empresas pueden programar sus actividades operativas sabiendo que tendrán fondos disponibles cuando los necesiten.

• Menos tareas administrativas
  La automatización de los pagos ACH permite reducir la introducción manual de datos y controlar cada transacción como se debe. Así, se ahorra tiempo y se minimizan los errores humanos en la gestión de los pagos. Los empleados pueden dejar de centrarse en las tareas de facturación rutinarias y prestar más atención a actividades estratégicas que repercuten en el crecimiento de la empresa.

• Menores costos de transacción
  Los pagos ACH suelen tener comisiones más bajas que los pagos con tarjeta de crédito, lo que puede reducir los costos generales de las transacciones de la empresa. Estos ahorros pueden ser importantes en empresas que procesen un gran volumen de transacciones, lo que les permitirá asignar fondos a otras iniciativas.

• Gestión de caja mejorada
  Un cronograma de pagos automatizado ayuda a las empresas a ver con mayor claridad cuándo se debitará y acreditará dinero, lo que mejora la gestión de caja, por ejemplo, en lo que respecta a mantener un saldo de caja positivo y evitar posibles casos de sobregiro, que pueden ser costosos.

• Mayor retención de clientes
  Los clientes aprecian la comodidad de los pagos ACH, lo que puede mejorar la satisfacción, aumentar la fidelidad e influir en la decisión de los clientes de continuar su relación con la empresa. Todo esto puede aumentar el valor vitalicio del cliente.

• Menor impacto medioambiental
  Al reducir la necesidad de emitir facturas y cheques impresos, los pagos ACH favorecen las iniciativas de sostenibilidad de las empresas. De este modo, puede aumentar la impresión positiva de los clientes que valoran las prácticas ecológicas.

• Menos pagos atrasados
  Dado que los pagos ACH se programan y automatizan, las empresas sufren menos atrasos en los pagos y pueden mantener un balance general positivo. Los pagos atrasados pueden alterar el flujo de caja y suponer un esfuerzo adicional para hacer seguimientos y enviar las cuentas a cobranza.

• Funcionalidades de seguridad adicionales
  Las transacciones ACH incluyen protocolos de seguridad que protegen frente al fraude, como la autenticación, el cifrado y las normativas bancarias que protegen los datos financieros de las empresas y los clientes. De esta forma, se ofrece tranquilidad y se reduce el riesgo de que se lleven a cabo transacciones no autorizadas.

Dificultades para las empresas de usar pagos ACH recurrentes

Para abordar de manera estratégica el uso de los pagos ACH en tu empresa, deberás tener en cuenta los posibles retos que supone, como los siguientes:

• Tiempo de procesamiento
  Los pagos ACH no se procesan de inmediato. Las empresas deben planificar un plazo de tres a cinco días para que los fondos se liquiden, lo que puede retrasar el acceso a los fondos y afectar la planificación financiera a corto plazo.

• Cambios bancarios
  Los clientes pueden cerrar sus cuentas bancarias sin notificar a la empresa, lo que hará que fallen las transacciones. Para gestionar estas actualizaciones de cuentas, que puede interrumpir el ciclo de pago, es necesario que se hagan tareas administrativas adicionales.

• Fondos insuficientes
  Los pagos ACH pueden rechazarse si no hay fondos suficientes en la cuenta del cliente. Las medidas de seguimiento para cobrar el pago pueden perjudicar la relación con el cliente y los recursos administrativos.

• Solución de errores
  Cuando se produce un error en una transacción ACH, corregirlo puede llevar mucho tiempo. Tanto si se ha debitado un importe incorrecto como si hay que actualizar los datos de la cuenta, para solucionarlo es necesario coordinar con los bancos, lo que puede llevar bastante tiempo.

• Configuración y mantenimiento
  Para configurar el procesamiento de pagos ACH, es necesario hacer una inversión inicial de tiempo y recursos. Las empresas deben cumplir con la normativa bancaria, lo que puede implicar hacer la diligencia debida de forma continua y actualizaciones en las medidas de seguridad.

• Límites de las transacciones
  Algunos bancos imponen límites en el importe que se puede procesar a través de la red ACH, lo que puede suponer restricciones para empresas que hacen transacciones de gran valor. Debido a estos límites, es posible que haya que dividir los pagos o encontrar acuerdos de pago alternativos.

• Disputas y contracargos de clientes
  Los clientes tienen derecho a disputar cargos ACH y a solicitar un reembolso en un plazo determinado, lo que se conoce como contracargo. Gestionar estas disputas puede ser complejo y derivar en la pérdida de ingresos y una mayor cantidad de tareas administrativas.

• Riesgo de fraude
  Si bien los pagos ACH suelen ser seguros, no son inmunes al fraude. Las empresas deben invertir en medidas de seguridad para detectar y prevenir las actividades fraudulentas, lo que puede aumentar los costos operativos.

• Cumplimiento de la normativa
  Las empresas que usan ACH deben cumplir con las normativas de la NACHA, lo que puede suponer requisitos de cumplimiento complejos. El cumplimiento de estas normativas exige un compromiso de supervisión jurídica y puede resultar complicado para las empresas que no cuentan con equipos legales especializados.

• Alcance internacional limitado
  La red ACH está establecida principalmente en EE. UU. Para hacer transacciones internacionales, las empresas suelen tener que recurrir a otros métodos de pago, a veces más costosos, lo que puede limitar su alcance o complicar más las operaciones.