プロフォーマインボイスは、商品やサービスが提供される前に価格と条件を確認する前払い文書です。イギリスの企業は、供給が完了する前に支払いを請求するためにこれを使用します。これにより、キャッシュフローが保護され、買い手の発注プロセスに適合し、国際配送の税関要件を満たすことができます。
支払い遅延はイギリス経済に毎年 110 億ポンドの損失をもたらしています。プロフォーマインボイスは、買い手に支払い義務を早期に知らせることで、この問題への対策に役立ちます。以下では、プロフォーマインボイスがイギリスの付加価値税 (VAT) の規則とどのように関連しているか、英国歳入関税庁 (HMRC) がいつ正式な VAT 請求書を要求するか、そして供給が確定する前に前払いをどのように回収するかについて説明します。
主なポイント
プロフォーマインボイスはタックスポイントを発生させませんが、これに対する支払いを受け取るとタックスポイントが発生します。つまり、速やかに VAT 請求書を発行する必要があります。
商品をエクスポートするイギリスの企業が税関を通過するには、特に EU への配送において、正確なプロフォーマインボイスが必要です。
すでに支払いを受けている場合、プロフォーマインボイスによって VAT 義務が免除されることはありません。お金が動いた時点でタックスポイントが発生します。
イギリスにおけるプロフォーマインボイスとは
プロフォーマインボイスは、指定された価格で商品またはサービスを供給する意図を示す文書です。プロフォーマインボイスはサプライヤーに価格を約束させますが、会計記録ではありません。VAT 請求書とは異なり、タックスポイントとして知られる、HMRC に VAT を報告する契機にはなりません。
イギリスの企業がプロフォーマインボイスを使用する理由
イギリスの企業が直接 VAT 請求書を発行するのではなく、プロフォーマインボイスを発行する方が理にかなっている状況がいくつかあります。
これには以下が含まれます。
信用履歴のない新規の顧客: 未知の買い手に VAT 請求書を送付すると、顧客が支払いをしなくても、タックスポイントと VAT の会計処理の義務が発生します。プロフォーマインボイスには、そのような納税義務はありません。
カスタム注文や特注品: 仕様に合わせて製品を製造する場合、正式な請求書を発行する前に、費用がいくらになるかを買い手に知らせる必要があります。
前払いの入金: プロフォーマインボイスは、すべての供給が確定する前の一部支払いの請求として使用できます。入金が完了すると、その金額の VAT 請求書を個別に発行します。
海外の買い手: プロフォーマインボイスは国際貿易での標準的な慣行であり、税関で特定の機能を果たします。
サブスクやプロジェクトの開始: B2B サービスが将来の日付で開始される場合、プロフォーマインボイスを使用することで、時期尚早に VAT の会計義務を発生させることなく、双方が範囲と価格について合意できます。
プロフォーマインボイスはイギリスの VAT とどのように関連しているか
ここで企業は問題に直面することがよくあります。プロフォーマインボイスはタックスポイントを発生させません。イギリスの VAT の規則の下では、基本的なタックスポイントは商品が配送されたとき、またはサービスが提供されたときです。実際のタックスポイントは、支払いを受け取った日、または VAT 請求書が発行された日のいずれか早い方に前倒しされることがあります。また、その期間内に VAT 請求書が発行された場合、最大で 14 日後まで後ろ倒しされることもあります。
一般的なコンプライアンスのプロセスは以下のようになります。
プロフォーマインボイスの送信: 買い手は価格と条件の確認を受け取ります。タックスポイントは発生せず、VAT の義務もまだありません。
顧客の支払い: プロフォーマインボイスに対する支払いは、前払いとして扱われます。タックスポイントはプロフォーマインボイスが送信されたときではなく、資金を受け取った時点で発生します。
VAT 請求書の発行: まだ商品を配送したりサービスを提供したりしていなくても、その前払いをカバーする VAT 請求書を発行する必要があります。
注文のフルフィルメント: 商品が発送されるか、サービスが提供されます。
最終的な VAT 請求書の発行: これにより、完了した供給が確認されます。前払いの請求書が全額をカバーしている場合、必要なすべてのフィールドが含まれていれば、最終的な VAT 文書として機能します。
支払いを受け取った後に VAT 請求書の発行をスキップすると、企業のコンプライアンス上の問題が発生します。プロフォーマインボイスではこれをカバーできず、カバーできると想定していると、文書化されていないタックスポイントが残ることになります。
イギリスの VAT 請求書はいつ発行する必要があるか
有効な VAT 請求書はタックスポイントから 30 日以内に発行する必要があり、これは VAT 登録企業の法的要件です。プロフォーマインボイスには VAT 請求書と同じ情報を含めることができますが、「VAT 請求書」ではなく「プロフォーマインボイス」とマークされている限り、その義務を満たすことにはなりません。
準拠した VAT 請求書には以下を含める必要があります。
一意の請求書番号: 各請求書には順番に独自の請求書番号が必要です。
VAT 登録番号: これがないと文書は有効な VAT 請求書とはならず、顧客はそれに対して仮払消費税の還付を請求できません。
請求書の日付とタックスポイントの日付: これらは異なる場合があります。異なる場合は、両方を請求書に記載する必要があります。
ビジネス名と住所: 自社と顧客のフルネームと完全な住所。
提供される商品またはサービスの説明: HMRC が販売されたものを特定できる程度に具体的なもの。
数量と単価: VAT が適用される前に個別に記載されているもの。
VAT の税率と VAT 額: 適用されたイギリスの VAT 税率と、実際に請求された金額の両方が記載されている必要があります。
VAT を除く支払合計と VAT を含む支払合計: 2 つの別々の数字。
企業がよく犯す間違いの 1 つは、プロフォーマインボイスを送信し、支払いを受け取って、実際には書類の作成が完了していないのに完了したと想定することです。その支払いによってタックスポイントが発生するため、企業は 30 日以内に準拠した VAT 文書を発行する必要があります。
国際貿易および eコマースでのプロフォーマインボイスの使用方法
越境取引において、プロフォーマインボイスは VAT とは完全に異なる 2 番目の役割を担います。税関当局は、配送物が到着する前に関税と税金を評価するためにプロフォーマインボイスを使用します。
例えば、以下のような場合です。
イギリス国境軍と輸入機関: プロフォーマインボイスが不足していたり不正確であったりすると、国境で商品が保留される可能性があります。配送物がイギリスから出発する際、プロフォーマインボイスはコマーシャルインボイスとエクスポート申告の両方に情報を提供します。
ブレグジット後の EU 貿易: イギリスと EU の間で移動する商品には、双方向の税関申告が必要です。プロフォーマインボイスは、確定した販売より前のものであっても、多くの場合、その文書の出発点となります。
eコマースでは、プロフォーマインボイスが取引の取り決め方法を決定することがあります。再販またはまとめ買いをする多くの B2B eコマースの買い手は、支払いを実行する前にプロフォーマインボイスを必要とする社内の発注書 (PO) プロセスを持っています。B2B サービス、コンサルティング会社、代理店、およびプロジェクト契約を結んでいるフリーランサーは、プロフォーマインボイスを使用して範囲と価格について合意し、作業を開始する前に入金または全額前払いを請求できます。
VAT 請求書を発行する前に前払いを要求するタイミング
前払いを要求する適切なタイミングは、回収できないリソースを投入する前です。以下の点を考慮してください:
カスタムまたはオーダーメイドの作業: 特定の顧客関係以外では再販価値のないもの (カスタムソフトウェア、カスタム製造、カスタマイズされたコンサルティング成果物など) を制作する場合、作業開始前に支払いを受け取るのが一般的な対応です。
初回購入者: クレジット条件は時間をかけて構築される関係です。顧客が確実に支払いを行うと判断できるまでは、見積書と前払いによって、未決済になる可能性のある請求書の追跡から自社を守ることができます。
高額または高コストの注文: 基準はビジネスによって異なりますが、数千ポンドを超える注文の場合は通常、前払いや多額の入金が必要になります。
海外からの注文: 通貨リスク、配送の複雑さ、そして国境を越えて未払いの請求書を追跡する困難さなど、すべてが発送前に前払いを要求する理由になります。
Stripe により、このプロセスが簡素化されます。Stripe Invoicing を使用して、確認と同意を得るために見積書を送信し、決済用リンク経由で支払いを回収できます。支払いが確認されると、課税時点と請求日が正しく設定された最終的な VAT 請求書が自動的に発行されます。
顧客がポータルにログインしたり、決済手続きを済ませたりする必要はありません。リンクを送信して顧客が支払いを行うと、Stripe により関連する VAT の詳細が添付されて取引が記録されます。これにより、着金後にコンプライアンス対応ドキュメントの発行を覚えておくという手作業が不要になり、よく発生するコンプライアンスのギャップを解消できます。
プロフォーマインボイスはビジネスに適したツールか？
プロフォーマインボイスは、供給が完了する前に価格と条件を確認し、支払いを請求し、柔軟性を維持したい場合に適した選択肢です。
プロフォーマインボイスは以下の目的で使用できます。
請求前の通常の見積り: 請求前に見積りを出したり、入金を受け取ったり、早期に書類を必要とする買い手と取引したりするビジネスの場合、プロフォーマインボイスを標準的なプロセスに組み込む必要があります。
VAT リスクの軽減: プロフォーマインボイスにより、完了しない注文に対して本番の VAT 書類を発行するリスクを軽減できます。どちらの側にも時期尚早な会計義務を発生させることなく、買い手に明確な記録を提供できます。
すでに支払いを受けている場合、プロフォーマインボイスによって VAT 義務が免除されることはありません。お金が動いた時点で、書類の名称に関係なくタックスポイントが発生します。
Stripe Invoicing のメリット
Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収までの売掛金 (AR) プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続課金でも、Stripe は入金の迅速化と業務の効率化を支援します:
売掛金処理の自動化: コーディング不要で、プロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信できます。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの把握が容易になります。
キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間を短縮し、より早く入金を得られます。
顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最新の決済体験を提供します。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うことも可能です。
バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動支払いリマインダーや Stripe のオンライン請求書決済画面により、回収業務にかかる時間を削減します。
既存システムとの連携: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと連携し、システム間の同期を保ちながら手入力を減らします。
この記事の内容は、一般的な情報および教育のみを目的としており、法律上または税務上のアドバイスとして解釈されるべきではありません。Stripe は、記事内の情報の正確性、完全性、妥当性、または最新性を保証または請け合うものではありません。特定の状況については、管轄区域で活動する資格のある有能な弁護士または会計士に助言を求める必要があります。