Une facture pro forma est un document de paiement anticipé qui confirme le prix et les conditions avant que les biens ou les services ne soient livrés. Les entreprises du Royaume-Uni les utilisent pour effectuer une requête de paiement avant qu'une fourniture ne soit terminée, ce qui protège les flux de trésorerie, s'intègre aux processus de bons de commande des clients et satisfait aux exigences douanières lors des expéditions internationales.

Les retards de paiement coûtent à l'économie du Royaume-Uni 11 milliards de livres sterling chaque année, et les factures pro forma aident à combattre ce phénomène en informant les clients de ce qu'ils doivent payer dès le début. Ci-dessous, nous expliquons comment les factures pro forma interagissent avec les règles relatives à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) du Royaume-Uni, dans quels cas le His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) exige une facture avec TVA formelle, et comment collecter un paiement d'avance avant que la fourniture ne soit confirmée.

Points clés

• Une facture pro forma ne crée pas de point d'imposition, mais la réception d'un paiement en lien avec celle-ci en crée un, ce qui signifie qu'une facture avec TVA doit suivre rapidement.

• Les entreprises du Royaume-Uni qui exportent des biens ont besoin de factures pro forma exactes pour passer les douanes, en particulier pour les expéditions vers l'UE.

• Les factures pro forma ne vous protègent pas des obligations en matière de TVA si vous avez déjà été payé. Une fois que l'argent circule, le point d'imposition existe.

Qu'est-ce qu'une facture pro forma au Royaume-Uni?

Une facture pro forma est un document qui énonce l'intention de fournir des biens ou des services à un prix donné. La facture pro forma engage le fournisseur sur un prix, mais il ne s'agit pas d'un dossier comptable. Contrairement à une facture avec TVA, elle ne sert pas de point de déclenchement pour déclarer la TVA au HMRC, ce que l'on appelle un point d'imposition.

Pourquoi les entreprises du Royaume-Uni utilisent-elles des factures pro forma?

Dans plusieurs situations, il est judicieux pour les entreprises du Royaume-Uni d'émettre des factures pro forma plutôt que de passer directement à une facture avec TVA.

Voici quelques-uns de ces défis :

• Nouveaux clients sans historique de crédit : L'envoi d'une facture avec TVA à un client inconnu crée un point d'imposition et une obligation de comptabiliser la TVA, même si le client ne paie jamais. Une facture pro forma n'entraîne pas la même obligation fiscale.

• Commandes personnalisées ou sur mesure : Si vous fabriquez un produit selon des spécifications, vous voulez informer le client du coût avant d'émettre une facture complète.

• Dépôts payés d'avance : Une facture pro forma peut représenter une requête de paiement partiel avant que la fourniture complète ne soit confirmée. Une fois le dépôt reçu, vous émettez une facture avec TVA pour ce montant séparément.

• Clients à l'étranger : Les factures pro forma sont une pratique courante dans le commerce international et ont une fonction précise aux douanes.

• Lancements d'abonnements ou de projets : Lorsque les services B2B commencent à une date ultérieure, une facture pro forma permet aux deux parties de s'entendre sur la portée et le prix sans déclencher prématurément les obligations comptables en matière de TVA.

Comment les factures pro forma interagissent-elles avec la TVA du Royaume-Uni?

C'est là que les entreprises rencontrent souvent des problèmes. Une facture pro forma ne crée pas de point d'imposition. En vertu des règles relatives à la TVA du Royaume-Uni, le point d'imposition de base est le moment où les biens sont livrés ou les services sont exécutés. Le point d'imposition réel peut être avancé à la date de réception du paiement ou d'émission d'une facture avec TVA, selon la première éventualité. Il peut également être repoussé jusqu'à 14 jours plus tard si une facture avec TVA est émise pendant cette période.

Le processus conforme habituel se déroule comme suit :

• La facture pro forma est envoyée : Le client reçoit la confirmation du prix et des conditions. Aucun point d'imposition n'est créé et il n'y a pas encore d'assujettissement à la TVA.

• Le client paie : Le paiement d'une facture pro forma est traité comme un paiement anticipé. Un point d'imposition est créé au moment où les fonds sont reçus, et non lorsque la facture pro forma a été envoyée.

• La facture avec TVA est émise : Vous êtes maintenant tenu d'émettre une facture avec TVA couvrant ce paiement anticipé, même si vous n'avez pas encore livré les biens ou exécuté le service.

• La commande est honorée : Les biens sont expédiés ou le service est exécuté.

• La facture avec TVA finale est émise : Cela confirme la fourniture complète. Si la facture de paiement anticipé couvrait le montant total, elle peut servir de document de TVA final, à condition d'inclure tous les champs requis.

Omettre la facture avec TVA après la réception du paiement entraîne des problèmes de conformité pour les entreprises. La facture pro forma ne la remplace pas, et présumer qu'elle le fait les laisse avec un point d'imposition non documenté.

Quand une facture avec TVA du Royaume-Uni doit-elle être émise?

Une facture avec TVA valide doit être émise dans les 30 jours suivant le point d'imposition, ce qui constitue une exigence juridique pour les entreprises assujetties à la TVA. Une facture pro forma peut contenir des informations identiques à la facture avec TVA, mais tant qu'elle porte la mention « facture pro forma » plutôt que « facture avec TVA », elle ne remplit pas cette obligation.

Une facture avec TVA conforme doit inclure :

• Un numéro de facture unique : Chaque facture nécessite son propre numéro de facture, en séquence.

• Votre numéro d'inscription à la TVA : Sans cela, le document n'est pas une facture avec TVA valide et votre client ne peut pas récupérer la taxe en amont à ce titre.

• La date de facturation et la date du point d'imposition : Elles peuvent différer. Si c'est le cas, les deux doivent figurer sur la facture.

• Les noms et adresses de l'entreprise : Les vôtres et ceux du client, au complet.

• Une description des biens ou services fournis : Suffisamment précise pour que le HMRC puisse identifier ce qui a été vendu.

• La quantité et le prix unitaire : Indiqués séparément, avant l'application de la TVA.

• Le taux de TVA et le montant de la TVA : Le taux de TVA du Royaume-Uni appliqué et le montant réel facturé doivent tous deux figurer.

• Le total à payer, excluant et incluant la TVA : Deux montants distincts.

L'une des erreurs courantes que commettent les entreprises est d'envoyer une facture pro forma, de recevoir un paiement et de présumer que les formalités administratives sont terminées, alors que ce n'est pas le cas. Ce paiement crée un point d'imposition, et l'entreprise doit maintenant émettre un document de TVA conforme dans les 30 jours.

Comment les factures pro forma sont-elles utilisées dans le commerce international et le commerce électronique?

Dans le commerce transfrontalier, la facture pro forma joue un deuxième rôle tout à fait distinct de la TVA. Les autorités douanières utilisent les factures pro forma pour évaluer les droits et taxes avant l'arrivée d'une expédition.

Par exemple :

• UK Border Force et agences d'importation : Une facture pro forma manquante ou inexacte peut retenir les biens à la frontière. Lorsque les expéditions quittent la Grande-Bretagne, la facture pro forma documente à la fois la facture commerciale et la déclaration d'exportation.

• Commerce avec l'UE post-Brexit : Les biens circulant entre la Grande-Bretagne et l'UE nécessitent des déclarations en douane dans les deux sens. La facture pro forma est souvent le point de départ de cette documentation, même si elle précède la vente confirmée.

Dans le commerce électronique, les factures pro forma peuvent dicter la manière dont les transactions sont organisées. De nombreux clients du commerce électronique B2B qui achètent pour revendre ou en gros ont des processus internes de bons de commande (PO) qui exigent une facture pro forma avant de pouvoir débloquer le paiement. Dans les services B2B, les sociétés de conseil, les agences et les pigistes travaillant sur des projets à forfait peuvent utiliser une facture pro forma pour s'entendre sur la portée et le prix et soumettre une requête de dépôt ou de paiement anticipé complet avant le début des travaux.

Quand devriez-vous demander un paiement anticipé avant d'émettre une facture avec TVA?

Le bon moment pour demander un paiement anticipé est avant d'avoir engagé des ressources que vous ne pouvez pas récupérer. Tenez compte des éléments suivants :

• Travail sur mesure ou sur commande : Si vous produisez un article sans valeur de revente en dehors de cette relation client spécifique, comme un logiciel sur mesure, une fabrication personnalisée ou des livrables de consultation adaptés, il est courant de demander un paiement avant de commencer.

• Nouveaux acheteurs : Les conditions de crédit sont une relation qui se construit avec le temps. Jusqu'à ce que vous sachiez qu'un client paie de manière fiable, une facture proforma et un paiement anticipé vous évitent de devoir courir après une facture qui pourrait ne jamais être réglée.

• Commandes de grande valeur ou à coût élevé : Le seuil varie selon l'entreprise, mais les commandes dépassant quelques milliers de livres justifient généralement un paiement d'avance ou un dépôt substantiel.

• Commandes internationales : Le risque de change, la complexité de l'expédition et la difficulté de recouvrer des factures impayées à l'étranger sont autant de raisons de demander un paiement anticipé avant l'envoi.

Stripe rend ce processus simple. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez envoyer une facture proforma pour vérification et accord, collecter le paiement via un lien de paiement, et faire émettre automatiquement une facture avec TVA finalisée une fois le paiement confirmé, avec le point d'imposition et la date de la facture correctement définis.

Le client n'a pas besoin de se connecter à un portail ou de passer par une page de paiement : vous envoyez un lien, il paie et Stripe enregistre la transaction avec les détails de TVA correspondants. Cela élimine l'étape manuelle consistant à se souvenir d'émettre le document de conformité après réception du paiement, moment où des lacunes de conformité se produisent souvent.

La facture pro forma est-elle le bon outil pour votre entreprise?

Une facture pro forma est le bon choix lorsque vous souhaitez confirmer le prix et les conditions, effectuer une requête de paiement et conserver une flexibilité avant qu'une fourniture ne soit terminée.

Les factures pro forma peuvent être utilisées aux fins suivantes :

• Devis réguliers avant la facturation : Si votre entreprise établit des devis avant de facturer, accepte des dépôts ou travaille avec des clients qui ont besoin de documentation à l'avance, les factures pro forma ont leur place dans votre processus standard.

• Réduction de l'exposition à la TVA : Les factures pro forma réduisent le risque d'émettre des documents de TVA en mise en production pour des commandes qui ne sont jamais terminées. Elles fournissent aux clients un dossier clair sans créer d'obligations comptables prématurées d'un côté comme de l'autre.

Les factures pro forma ne vous protégeront pas de vos obligations en matière de TVA si vous avez déjà été payé. Une fois que l'argent circule, le point d'imposition existe, peu importe la façon dont vous avez étiqueté le document.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

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