Introduction à la facturation au Royaume-Uni
Une facture est un document qui détaille et enregistre une transaction entre une entreprise et un client. Les factures sont fréquemment utilisées pour les paiements interentreprises dont le volume moyen des commandes est élevé ou qui nécessitent des contrats personnalisés avec les clients. Comme dans le reste de l’Europe, la facturation est très courante dans le monde des affaires au Royaume-Uni, car la plupart des paiements interentreprises sont effectués par virements bancaires qui sont presque toujours précédés d’une facture.
En règle générale, les factures ont deux objectifs :
- Servir de document d’enregistrement de la transaction, à des fins de déclaration de l’entreprise (p. ex., pour les impôts).
- Servir de demande de paiement, qui indique le montant dû par le client et les conditions de paiement.
Dans ce guide, nous aborderons les bonnes pratiques pour configurer vos factures afin de vous assurer qu’elles répondent aux exigences de déclaration de l’entreprise. [0]
Les circonstances qui exigent une facture
Les règles du Royaume-Uni en matière de facturation s’appliquent si la fourniture de biens ou de services est imposable au Royaume-Uni. Les entreprises sont tenues d’émettre des factures pour les fournitures de biens ou de services à une autre entreprise si les deux parties sont enregistrées à la TVA. L’émission de factures n’est pas obligatoire pour les ventes exonérées ou à taux zéro. Les factures ne sont généralement pas requises pour les achats interentreprises au Royaume-Uni.
Que doit contenir une facture?
Au Royaume-Uni, il existe trois types de factures TVA : complètes, simplifiées et modifiées. La facture complète est le format le plus courant. En cas de doute, veuillez utiliser ce format.
Facture complète
Au Royaume-Uni, une facture complète doit contenir les informations suivantes :
- Numéro de facture unique et séquentiel (sans interruption)
- Date d’émission de la facture
- Identité du marchand :
- Nom complet de l’entrepreneur individuel/nom de l’entreprise
- L’adresse du siège social
- Numéro d’enregistrement de la société (CRN) pour les entreprises constituées en société
- Les noms des administrateurs (pour les sociétés à responsabilité limitée) ne doivent pas nécessairement être mentionnés. Si vous décidez d’indiquer les noms de vos administrateurs sur vos factures, vous devez inclure les noms de tous les administrateurs.
- Nom complet de l’entrepreneur individuel/nom de l’entreprise
- Numéro d’identification de TVA du marchand
- Nom complet et adresse du client
- Date de livraison (point d’impôt) si elle diffère de la date de facturation
- Description des biens ou services
- - Pour chaque poste différent figurant sur la facture, les informations suivantes doivent être indiquées :
- Prix unitaire (hors TVA)
- Quantité
- Réductions
- Montant total à payer (hors TVA)
- Taux de TVA (si un poste est exonéré ou soumis à un taux nul, indiquez clairement que ces postes ne sont pas soumis à la TVA)
- Prix unitaire (hors TVA)
- Montant total de la facture hors TVA
- Montant total de la TVA
- Référence à la « taxe au preneur » si le client doit déclarer la TVA dans le cadre du mécanisme de taxe au preneur
- Dans le cas de l’autofacturation, une référence à « l’autofacturation »
- Une indication qu’un régime de marge a été appliqué
- Numéro d’identification de TVA du client (ceci n’est requis que pour les ventes interentreprises de marchandises depuis l’Irlande du Nord vers les États membres de l’UE).
Facture modifiée
Une facture modifiée doit contenir toutes les informations figurant sur une facture TVA complète, mais elle doit également inclure le montant total, TVA comprise. Les factures modifiées ne sont émises que pour les ventes au détail supérieures à 250 £.
Champs simplifiés
Une facture simplifiée peut être émise si le montant total de la facture ne dépasse pas 250 £. La facture simplifiée doit mentionner :
- Numéro de facture unique qui suit la dernière facture
- Nom complet et adresse du fournisseur
- Numéro d’identification TVA du fournisseur
- Date de livraison (point d’impôt)
- Description des biens ou services
- Montant total de la facture, y compris le montant taxable et le montant de la TVA
- Taux de TVA par poste (de facture) (si un poste est exonéré ou soumis à un taux nul, indiquez clairement que ces postes ne sont pas soumis à la TVA)
Que dois-je prendre en considération lors de l’émission d’une facture?
Bien qu’une facture doive comporter certains éléments obligatoires, elle n’est pas tenue d’indiquer une date d’échéance de paiement. Les factures peuvent également être émises dans n’importe quelle langue étrangère ou devise.
Date d’échéance du paiement
Au Royaume-Uni, il n’est pas obligatoire d’indiquer la date d’échéance du paiement sur la facture, mais il est recommandé de le faire. Si la date d’échéance du paiement n’est pas précisée, le client doit régler la facture dans les 30 jours suivant la date d’émission.
Langue
Il n’est pas nécessaire d’émettre des factures en anglais. Si les factures sont émises dans une langue étrangère, l’entreprise doit être en mesure de fournir une traduction en anglais dans les 30 jours si un agent des impôts chargé de la TVA le lui demande.
Devises
Les factures peuvent être émises dans n’importe quelle devise. Si une facture est émise dans une devise autre que la livre sterling (GBP), le montant total de la TVA à payer doit être indiqué en GBP. Les devises étrangères doivent être converties en GBP à l’aide :
- Le taux de change périodique publié par HMRC;
- Le taux de vente sur le marché du Royaume-Uni au moment de la fourniture (les taux publiés dans les journaux nationaux sont acceptables);
- Ou un autre taux utilisé à des fins commerciales après approbation par le HMRC
Quand une facture doit-elle être émise (délai)?
Une facture doit être émise dans un délai de 30 jours suivant la date de livraison ou au moment du paiement (si le paiement intervient avant la livraison).
Comment tirer parti de la facturation électronique
Oui, les factures peuvent être émises par voie électronique à condition que l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture soient garanties. La facturation électronique est soumise à l’acceptation du destinataire.
Combien de temps faut-il conserver une facture?
Les factures doivent être conservées pendant six ans. L’obligation de conserver les factures s’applique aussi bien aux factures de vente qu’aux factures d’achat.
Comment Stripe peut vous aider
Stripe Invoicing est une plateforme internationale de facturation conçue pour vous permettre de gagner du temps et d’encaisser vos paiements plus rapidement. Créez et envoyez par courriel une facture hébergée par Stripe en quelques minutes depuis votre Dashboard. Vous pouvez également utiliser l’API Invoicing et les fonctionnalités avancées pour automatiser l’encaissement et le rapprochement des paiements.
La facturation est intégrée à la plateforme de paiement Stripe, ce qui permet aux clients de percevoir automatiquement les paiements des factures grâce à Smart Retries, des rappels par courriel et des mises à jour automatiques des cartes, et de facturer à l’échelle mondiale dès le premier jour.
Démarrage facile : Créez, personnalisez et envoyez une facture hébergée par Stripe en quelques minutes, le tout depuis le Dashboard, sans avoir besoin de code. Vous pouvez également saisir « invoice.new » dans la barre d’adresse de n’importe quel navigateur pour accéder directement à l’éditeur de factures.
Vous permet d’être payé plus rapidement : Les factures en ligne de Stripe offrent une expérience optimisée sur mobile, tablette et ordinateur de bureau, et prennent en charge plus de 25 langues et 135 devises. La page de facturation hébergée affiche de manière dynamique les modes de paiementen fonction de la localisation de votre client, ce qui vous permet d’être payé plus rapidement. En fait, la plupart des factures Stripe sont payées dans les trois jours.
Configurable pour tous les cas d’utilisation : Acceptez des paiements ponctuels ou récurrents par carte, virement bancaire, prélèvement SEPA et BACS, et autres modes de paiement. Ajouter des lignes de commande, des remises et des taux d’imposition directement à vos factures.
Vous permet de vous développer : Les API Stripe peuvent vous aider à automatiser vos processus de facturation. Utilisez les rappels automatiques par courriel et les rapports de vieillissement pour recouvrer les factures impayées, et tirez parti de la fonctionnalité Smart Retries pour réessayer les paiements échoués à des moments optimisés.
Pour plus d’informations sur Stripe Invoicing, consultez notre documentation. Pour commencer à envoyer des factures et à accepter des paiements immédiatement, contactez notre équipe commerciale.
[0] Les informations sont à jour au 1er juillet 2022. Consultez votre conseiller juridique pour obtenir des conseils spécifiques à votre entreprise.