Una introducción a la facturación en el Reino Unido

Una factura es un documento en el que se detalla y registra una transacción entre una empresa y un cliente. Las facturas se usan con frecuencia en pagos B2B que tienen valores de volumen promedio de pedidos altos o que requieren contratos personalizados con los clientes. Al igual que en el resto de Europa, en el Reino Unido la facturación es muy común en un entorno empresarial, ya que la mayoría de los pagos B2B se realizan mediante transferencias bancarias que casi siempre se inician con una factura.

A grandes rasgos, las facturas tienen dos propósitos:

1. Actuar como un documento de registro transaccional para elaborar informes comerciales (por ejemplo, los impuestos).
   
2. Actuar como una solicitud de pago, en la que se detalla cuánto debe el cliente y las condiciones de pago.
   

En esta guía, abordaremos las prácticas recomendadas para configurar tus facturas a fin de garantizar que cumplan con los requisitos de elaboración de informes empresariales. [0]

¿En qué circunstancias hace falta una factura?

Las normas de facturación del Reino Unido se aplican si el suministro de bienes o servicios está sujeto a impuestos en el Reino Unido. Las empresas están obligadas a emitir facturas por las entregas de bienes o prestaciones de servicios a otra empresa si ambas partes están registradas a efectos del IVA. La emisión de facturas no es obligatoria en el caso de ventas exentas o de tasa cero. Las facturas no suelen ser obligatorias para las compras B2C en el Reino Unido.

¿Qué debe contener una factura?

En el Reino Unido, existen tres tipos diferentes de facturas con IVA: completa, simplificada y modificada. La factura completa es la forma más común, por lo que, en caso de duda, utiliza este formato.

Factura completa

En el Reino Unido, una factura completa debe contener la siguiente información:

• Número único y correlativo de la factura (sin espacios)
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Datos de identificación del vendedor:
  
  • Nombre completo de un empresario particular o de la empresa
    
  • Dirección de la oficina registrada
    
  • Número de registro de la sociedad (CRN) en el caso de empresas constituidas en sociedad
    
  • No es necesario mencionar los nombres de los directores (en el caso de las empresas de responsabilidad limitada). Si decides agregar los nombres de los directores en las facturas, debes incluir los nombres de todos los directores
    
• Número de identificación a efectos del IVA del vendedor
  
• Nombre completo y dirección del comprador
  
• Momento del suministro (punto fiscal) si es diferente de la fecha de facturación
  
• Descripción de los bienes o servicios
  
• En cuanto a cada item diferente que figure en la factura, debe mostrarse lo siguiente:
  
  • Precio unitario (sin IVA)
    
  • Cantidad
    
  • Descuentos
    
  • Importe total a pagar (sin IVA)
    
  • Tipo de IVA (Si un item está exento o tiene tipo cero, deje claro que no se aplica IVA a estos items)
    
• Importe total de la factura sin IVA
  
• Importe total del IVA
  
• Referencia a la “inversión del sujeto pasivo” si el cliente debe aceptar pagos del IVA en virtud del mecanismo de inversión del sujeto pasivo
  
• En caso de autofacturación, una referencia a la “autofacturación”
  
• Una indicación de que se aplicó un régimen del margen de beneficio
  
• Número de identificación a efectos del IVA del cliente (solo es necesario para las ventas B2B de mercancías desde Irlanda del Norte hasta los Estados miembros de la UE)
  

Factura modificada

Una factura modificada debe contener la misma información que una factura con IVA completa, pero también debe incluir el importe total, incluido el IVA. Las facturas modificadas solo se emiten para las ventas minoristas superiores a £250.

Campos simplificados

Se puede emitir una factura simplificada si el importe total de la factura no supera las £250. La factura simplificada debe mencionar lo siguiente:

• Número único de factura que sigue a la última factura
  
• Nombre y dirección completa del proveedor
  
• Número de IVA del proveedor
  
• Momento del suministro (punto fiscal)
  
• Descripción de los bienes o servicios
  
• Importe total de la factura, incluida la base imponible y el IVA
  
• Tipo de IVA por item (si un item está exento o tiene tipo cero, deje claro que no se aplica IVA a estos items)
  

¿Qué más debo tener en cuenta al momento de emitir una factura?

Aunque hay ciertos elementos que una factura debe incluir, no es necesario que en ellas se incluya la fecha de vencimiento del pago. Las facturas también pueden emitirse en cualquier idioma o moneda extranjera.

Fecha de vencimiento del pago

En el Reino Unido, no es obligatorio incluir una fecha de vencimiento del pago en la factura; sin embargo, es una buena práctica hacerlo. Si no se especifica una fecha de pago de la factura, el cliente debe pagar en un plazo de 30 días a partir de la fecha de emisión de la factura.

Idioma

No es necesario emitir las facturas en lengua inglesa. Si las facturas se emiten en un idioma extranjero, la empresa debe ser capaz de proporcionar una traducción al inglés en un plazo de 30 días si así se lo solicita un funcionario del IVA.

Moneda

Las facturas pueden emitirse en cualquier moneda. Si se emite una factura en una moneda distinta de la GBP, el IVA total a pagar debe mencionarse en GBP. Las monedas extranjeras deben convertirse a GBP mediante una de las dos opciones siguientes:

• La tasa de cambio del período publicada por el HMRC;
  
• La tarifa de venta en el mercado del Reino Unido en el momento de la oferta (se aceptan las tarifas publicadas en los periódicos nacionales);
  
• U otro tipo utilizado con fines comerciales previa aprobación del HMRC.
  

¿Cuándo hay que emitir una factura (cronología)?

Una factura debe emitirse en un plazo de 30 días a partir del momento del suministro o del pago (si el pago se produce antes del suministro).

¿Puedo aprovechar la facturación electrónica?

Se pueden emitir facturas electrónicas, siempre y cuando se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura. Sin embargo, es importante que el destinatario acepte el uso de facturación electrónica.

¿Cuánto tiempo debe conservarse una factura?

Las facturas deben conservarse durante seis años. La obligación de conservar las facturas se aplica tanto a las facturas de venta como a las de compra.

¿Cómo puede ayudar Stripe?

Stripe Invoicing es una plataforma de facturación global creada para ahorrarle tiempo y hacer que reciba pagos con mayor rapidez. Cree y envíe una factura alojada en Stripe en cuestión de minutos desde el Dashboard, o utilice la API de Invoicing y las funcionalidades avanzadas para automatizar la forma en que cobra y concilia los pagos.

Invoicing se integra en la pila de pagos de Stripe, por lo que los clientes pueden cobrar automáticamente los pagos de las facturas con Smart Retries, recordatorios por correo electrónico y actualizaciones automáticas de tarjetas, además de facturar a nivel global desde el primer día.

Interfaz fácil de usar: crea, personaliza y envía facturas alojadas en Stripe en cuestión de minutos desde el Dashboard, sin necesidad de código. También puedes escribir “invoice.new” en la barra de URL del navegador para acceder directamente al editor de facturas.

Recibe pagos con mayor rapidez: las facturas en línea de Stripe ofrecen una experiencia optimizada en todos los dispositivos móviles y de escritorio; además son compatibles con más de 25 idiomas y 135 monedas. En la página de facturas alojadas, se muestran de manera dinámica los métodos de pago pertinentes en función de la ubicación del cliente, lo cual hace que puedas recibir los pagos más rápido. De hecho, la mayoría de las facturas de Stripe se pagan en un plazo de tres días.

Se puede configurar para cualquier caso de uso: cobra pagos únicos o recurrentes mediante tarjeta, transferencia bancaria, débito directo SEPA y BACS, y otros métodos de pago. Agrega partidas, descuentos y tasas impositivas directamente a las facturas.

Crece contigo: las API de Stripe pueden ayudarte a automatizar los flujos de trabajo de facturación. Usa los recordatorios por correo electrónico y los informes de antigüedad para cobrar facturas pendientes, y aprovecha Smart Retries para reintentar pagos rechazados en el momento adecuado.

Para obtener más información sobre Stripe Invoicing, lee nuestra documentación. Para empezar a enviar facturas y aceptar pagos de inmediato, ponte en contacto con nuestro equipo de ventas.

[0] La información está actualizada al 1 de julio de 2022. Consulta a tu asesor legal para obtener asesoramiento específico en relación con tu empresa.