Uma introdução às faturas no Reino Unido
Uma fatura é um documento que discrimina e registra uma transação entre uma empresa e um cliente. As faturas são frequentemente usadas em pagamentos B2B com altos valores médios de pedidos ou que exijam contratos personalizados com os clientes. Assim como no resto da Europa, o faturamento é muito comum na França, já que a maioria dos pagamentos B2B é feita por transferências bancárias, quase sempre iniciadas com uma fatura.
No geral, as faturas têm duas finalidades:
- Atuar como um documento de registro transacional para fins de relatórios comerciais (por exemplo, impostos)
- Atuar como uma solicitação de pagamento, detalhando quanto o cliente deve e as condições de pagamento
Neste guia, abordaremos as práticas recomendadas para configurar suas faturas e garantir que atendam aos requisitos de relatórios comerciais. [0]
Em quais circunstâncias a fatura é necessária?
As regras de faturas do Reino Unido se aplicam se o fornecimento de bens ou serviços for tributável no Reino Unido. As empresas são obrigadas a emitir faturas para fornecimentos de mercadorias ou serviços a outra empresa se ambas as partes estiverem registradas para fins de IVA. A emissão de faturas não é obrigatória para vendas com isenção ou alíquota zero. Normalmente, as faturas não são exigidas para compras B2C no Reino Unido.
O que uma fatura precisa conter?
No Reino Unido, há três tipos diferentes de faturas de IVA: completa, simplificada e modificada. A fatura completa é a forma mais comum, portanto, em caso de dúvida, use esse formato.
Fatura completa
No Reino Unido, uma fatura completa deve conter as seguintes informações:
- Número único e sequencial da fatura (sem lacunas)
- Data em que a fatura é emitida
- Identidade do vendedor:
- Nome completo de um empresário individual / nome da empresa
- Endereço da sede social
- Número de registro da empresa (CRN) para empresas estabelecidas
- Os nomes dos diretores (para empresas de responsabilidade limitada) não precisam ser mencionados. Se você decidir colocar os nomes dos diretores em suas faturas, deverá incluir os nomes de todos os diretores.
- Nome completo de um empresário individual / nome da empresa
- Número de identificação do IVA do vendedor
- Nome completo e endereço do comprador
- Hora do fornecimento (ponto fiscal), se for diferente da data da fatura
- Descrição dos produtos ou serviços
- Para cada item diferente listado na fatura, o seguinte deve ser mostrado:
- Preço unitário (sem IVA)
- Quantidade
- Descontos
- Valor total a pagar (excluindo o IVA)
- Taxa de IVA (se um item estiver isento ou tiver taxa zero, deixe claro que não há IVA sobre esses itens).
- Preço unitário (sem IVA)
- Valor total da fatura, excluindo o IVA
- Valor total do IVA
- Referência a "cobrança reversa" se o cliente tiver que contar o IVA de acordo com o mecanismo de cobrança reversa
- No caso de autofaturamento, uma referência a "autofaturamento"
- Uma indicação do fato de que um esquema de margem foi aplicado
- Número de identificação de IVA do cliente (exigido apenas para vendas B2B de mercadorias da Irlanda do Norte para estados membros da UE).
Fatura modificada
Uma fatura modificada deve conter todas as mesmas informações de uma fatura completa com IVA, mas também deve incluir o valor total com IVA. As faturas modificadas são emitidas apenas para vendas no varejo que excedam £250.
Campos simplificados
Uma fatura simplificada pode ser emitida se o valor total da fatura não exceder £250. A fatura simplificada deve mencionar:
- Número único da fatura que se segue à última fatura
- Nome e endereço completo do fornecedor
- Número de identificação de IVA do fornecedor
- Hora do fornecimento (ponto de tributação)
- Descrição dos produtos ou serviços
- Valor total da fatura, incluindo o valor tributável e o valor do IVA
- Taxa de IVA por item (se um item estiver isento ou tiver taxa zero, deixe claro que não há IVA sobre esses itens).
O que mais devo considerar ao emitir uma fatura?
Embora existam certos elementos que uma fatura deve incluir, as faturas não precisam incluir uma data de vencimento do pagamento. As faturas também podem ser emitidas em qualquer idioma ou moeda estrangeira.
Prazo para pagamento
No Reino Unido, não é obrigatório incluir uma data de vencimento do pagamento na fatura; no entanto, é uma boa prática fazê-lo. Se a data de pagamento da fatura não for especificada, o cliente deverá pagar em 30 dias a partir da data de emissão da fatura.
Idioma
Não é necessário emitir faturas em inglês. Se as faturas forem emitidas em um idioma estrangeiro, a empresa deverá ser capaz de fornecer uma tradução para o inglês dentro de 30 dias, caso seja solicitada por um funcionário do IVA em visita.
Moeda
As faturas podem ser emitidas em qualquer moeda. Se uma fatura for emitida em uma moeda diferente da GBP, o total do IVA a pagar deverá ser mencionado em GBP. As moedas estrangeiras devem ser convertidas em libras esterlinas usando
- A taxa de câmbio do período publicada pelo HMRC;
- A taxa de venda do mercado do Reino Unido no momento do fornecimento (as taxas publicadas em jornais nacionais são aceitáveis);
- Ou outra taxa usada para fins comerciais com a aprovação do HMRC
Quando uma fatura precisa ser emitida (cronograma)?
Uma fatura deve ser emitida dentro de 30 dias a partir do momento do fornecimento ou da hora do pagamento (se o pagamento ocorrer antes do fornecimento).
Posso utilizar a fatura eletrônica?
Sim, as faturas podem ser emitidas por meios eletrônicos, desde que a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e a legibilidade da fatura sejam garantidas. A fatura eletrônica está sujeita à aceitação pelo beneficiário.
Por quanto tempo uma fatura deve ser mantida?
As faturas devem ser mantidas por seis anos. A obrigação de manter as faturas se aplica tanto às faturas de vendas quanto às de compras.
Como a Stripe pode ajudar
O Stripe Invoicing é uma plataforma global de faturamento criada para economizar seu tempo e agilizar seus pagamentos. Crie e envie uma fatura hospedada pela Stripe em poucos minutos pelo Dashboard ou use a API de faturamento e recursos avançados para automatizar a cobrança e a reconciliação de pagamentos.
O faturamento está integrado à pilha de pagamentos da Stripe, para que os clientes possam cobrar automaticamente os pagamentos das faturas com Smart Retries, lembretes por e-mail e atualizações automáticas de cartões, além de faturar globalmente desde o primeiro dia.
É fácil começar: crie, personalize e envie uma fatura hospedada pela Stripe em minutos, diretamente no Dashboard e sem necessidade de programação. Você também pode digitar "invoice.new" na barra de URL de qualquer navegador e acessar diretamente o editor de faturas.
Você recebe o pagamento mais rapidamente: as faturas online da Stripe oferecem uma experiência otimizada em dispositivos móveis, tablets e desktops, oferecendo tradução para mais de 25 idiomas e permitindo a aceitação de 135 moedas. A página da fatura hospedada exibe, de maneira dinâmica, formas de pagamento com base na localização do cliente, ajudando você a receber pagamentos mais rapidamente. Na verdade, a maioria das faturas da Stripe é paga em até três dias.
Configurável para qualquer caso de uso: recolha pagamentos únicos ou recorrentes via cartão, transferência bancária, débito automático SEPA e BACS e outras formas de pagamento. Adicione itens de linha, descontos e alíquotas de tributos diretamente às suas faturas.
Cresce com você: as APIs da Stripe ajudam a automatizar os fluxos de trabalho das faturas. Use lembretes automáticos por e-mail e relatórios de contas vencidas para recolher faturas não pagas e usar Smart Retries para repetir pagamentos com falha de forma otimizada.
Para obter mais informações sobre o Stripe Invoicing, leia nossa documentação. Para começar a enviar faturas e aceitar pagamentos imediatamente, entre em contato com nossa equipe de vendas.
[0] As informações foram atualizadas em 1º de julho de 2022. Consulte seu advogado para obter orientações específicas sobre sua empresa.