ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ในสหราชอาณาจักร
ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่แจกแจงรายการและบันทึกธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับลูกค้า ใบแจ้งหนี้มักใช้ในการชำระเงินแบบ B2B ที่มีมูลค่าคำสั่งซื้อในปริมาณเฉลี่ยสูงหรือต้องมีสัญญาที่ออกแบบเองกับลูกค้า การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องกระบวนการตามปกติในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจของสหราชอาณาจักรเช่นเดียวกับสถานที่อื่นๆ ในยุโรป เนื่องจากการชำระเงินแบบ B2B ส่วนใหญ่ดำเนินการด้วยการโอนเงินผ่านธนาคารที่เกือบจะเริ่มต้นด้วยใบแจ้งหนี้เสมอ
ใบแจ้งหนี้มีวัตถุประสงค์โดยทั่วไป 2 ประการดังนี้
- ทำหน้าที่เป็นเอกสารเกี่ยวกับธุรกรรมที่บันทึกไว้เพื่อจุดประสงค์ในการรายงานทางธุรกิจ (เช่น ภาษี)
- ดำเนินการเพื่อขอชำระเงิน โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระเป็นค่าสินค้าหรือบริการ และระบุเงื่อนไขการชำระเงิน
ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ตรงตามข้อกำหนดในการรายงานธุรกิจ [0]
จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ในสถานการณ์ใดบ้าง
กฎการออกใบแจ้งหนี้ของสหราชอาณาจักรมีผลบังคับใช้หากการจัดหาสินค้าหรือบริการต้องเสียภาษีในสหราชอาณาจักร ธุรกิจมีภาระหน้าที่ในการออกใบแจ้งหนี้เมื่อจัดหาสินค้าหรือบริการให้ธุรกิจอื่นหากทั้งสองฝ่ายจดทะเบียนเพื่อจุดประสงค์ด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม ทั้งนี้ ธุรกิจไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้สำหรับการขายที่ได้รับการยกเว้นภาษีหรือเสียภาษีที่อัตราศูนย์ โดยทั่วไปแล้วการซื้อแบบ B2C ในสหราชอาณาจักรไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง
ในสหราชอาณาจักรจะมีใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่ม 3 ประเภท ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ฉบับเต็ม ใบแจ้งหนี้ฉบับย่อ และใบแจ้งหนี้ฉบับแสดงราคาแบบรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบแจ้งหนี้ฉบับเต็มเป็นรูปแบบที่ใช้กันบ่อยที่สุด ดังนั้นหากไม่แน่ใจ โปรดใช้รูปแบบนี้
ใบแจ้งหนี้ฉบับเต็ม
ในสหราชอาณาจักร ใบแจ้งหนี้ฉบับเต็มต้องมีข้อมูลต่อไปนี้
- หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันและเรียงลำดับ (ต่อเนื่อง)
- วันที่ออกใบแจ้งหนี้
- ข้อมูลระบุตัวตนของผู้ขาย:
- ชื่อ-นามสกุลของผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลทั่วไป/ชื่อบริษัท
- ที่อยู่ของสำนักงานที่จดทะเบียน
- หมายเลขจดทะเบียนบริษัท (CRN) สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนบริษัท
- ไม่จำเป็นต้องระบุชื่อกรรมการบริษัท (สำหรับบริษัทจำกัดความรับผิด) หากคุณตัดสินใจระบุชื่อกรรมการบริษัทในใบแจ้งหนี้ คุณต้องระบุชื่อกรรมการบริษัททั้งหมดด้วย
- ชื่อ-นามสกุลของผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลทั่วไป/ชื่อบริษัท
- หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของผู้ขาย
- ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ซื้อ
- เวลาที่จัดส่ง (จุดเสียภาษี) หากต่างจากวันที่ในใบแจ้งหนี้
- คำอธิบายสินค้าหรือบริการ
- สำหรับแต่ละรายการที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ จะต้องแสดงข้อมูลต่อไปนี้
- ราคาต่อหน่วย (ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)
- จำนวน
- ส่วนลด
- ยอดรวมที่ต้องชำระ (ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)
- อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม (หากรายการสินค้าได้รับการยกเว้นภาษีหรือเสียภาษีที่อัตราศูนย์ ให้ระบุว่ารายการเหล่านี้ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม)
- ราคาต่อหน่วย (ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)
- ยอดรวมของใบแจ้งหนี้ โดยไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- ยอดรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- ระบุว่ามี "การเรียกเก็บเงินปรับคืน" หากลูกค้าต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มตามกลไกการเรียกเก็บเงินปรับคืน
- ในกรณีที่ออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินเอง ให้ระบุว่า "ออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินเอง"
- ข้อมูลที่แสดงว่ามีการใช้แผนมาร์จิ้นแล้ว
- หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้า (ต้องระบุต่อเมื่อเป็นการขายสินค้าแบบ B2B จากไอร์แลนด์เหนือไปยังประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปเท่านั้น)
ใบแจ้งหนี้ฉบับแสดงราคาแบบรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
ใบแจ้งหนี้ฉบับแสดงราคาแบบรวมภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องมีข้อมูลตรงกันกับใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่มฉบับเต็มทุกประการ แต่ควรระบุยอดรวมที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย ใบแจ้งหนี้ฉบับแสดงราคาแบบรวมภาษีมูลค่าเพิ่มจะออกให้สำหรับยอดค้าปลีกที่เกิน 250 ปอนด์เท่านั้น
ช่องข้อมูลแบบย่อ
สามารถออกใบแจ้งหนี้ฉบับย่อได้หากยอดรวมของใบแจ้งหนี้ไม่เกิน 250 ปอนด์ ใบแจ้งหนี้ฉบับย่อต้องระบุข้อมูลต่อไปนี้
- หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันโดยต่อจากใบแจ้งหนี้ฉบับล่าสุด
- ชื่อและที่อยู่เต็มของซัพพลายเออร์
- หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของซัพพลายเออร์
- เวลาที่จัดส่ง (จุดเสียภาษี)
- คำอธิบายสินค้าหรือบริการ
- ยอดรวมในใบแจ้งหนี้ซึ่งมีทั้งยอดที่ต้องเสียภาษีและยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม
- อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มต่อรายการ (หากรายการสินค้าได้รับการยกเว้นภาษีหรือเสียภาษีที่อัตราศูนย์ ให้ระบุว่ารายการเหล่านี้ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม)
ฉันควรพิจารณาสิ่งใดอีกขณะที่ออกใบแจ้งหนี้
แม้ว่าข้อมูลบางอย่างจะต้องระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องระบุวันครบกำหนดชำระเงินเอาไว้ นอกจากนี้ยังสามารถออกใบแจ้งหนี้เป็นภาษาต่างประเทศหรือสกุลเงินอื่นๆ ได้ตามต้องการ
วันครบกำหนดชำระเงิน
ในสหราชอาณาจักรไม่มีการกำหนดว่าต้องระบุวันครบกำหนดชำระเงินในใบแจ้งหนี้ แต่ก็ถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดี หากไม่ได้ระบุวันที่ชำระเงินใบแจ้งหนี้ ลูกค้าจะต้องชำระเงินภายใน 30 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้
ภาษา
ไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้เป็นภาษาอังกฤษ หากออกใบแจ้งหนี้เป็นภาษาต่างประเทศ ธุรกิจจะต้องสามารถส่งใบแจ้งหนี้ฉบับแปลเป็นภาษาอังกฤษให้เจ้าหน้าที่ภาษีมูลค่าเพิ่มที่เข้าตรวจเยี่ยมภายใน 30 วัน หากเจ้าหน้าที่ร้องขอ
สกุลเงิน
สามารถออกใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินใดก็ได้ หากใบแจ้งหนี้ออกเป็นสกุลเงินอื่นที่ไม่ใช่สกุลเงินปอนด์สเตอร์ลิงสหราชอาณาจักร จะต้องระบุยอดภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมดที่ต้องชำระเป็นสกุลเงินปอนด์สเตอร์ลิงสหราชอาณาจักร โดยต้องแปลงสกุลเงินต่างประเทศเป็นสกุลเงินปอนด์สเตอร์ลิงสหราชอาณาจักรโดยใช้อัตราต่อไปนี้
- อัตราแลกเปลี่ยนตามช่วงเวลาที่ประกาศโดย HMRC
- อัตราสำหรับการขายในตลาดสหราชอาณาจักร ณ เวลาที่จัดส่ง (สามารถใช้อัตราที่เผยแพร่ในหนังสือพิมพ์ของประเทศนั้นๆ ได้)
- หรืออัตราอื่นที่ใช้เพื่อจุดประสงค์ทางการค้าเมื่อได้รับอนุมัติจาก HMRC
ต้องออกใบแจ้งหนี้เมื่อใด (ลำดับเวลา)
ใบแจ้งหนี้ต้องออกภายใน 30 วันนับจากเวลาที่จัดส่งหรือเวลาที่ชำระเงิน (หาก การชำระเงินเกิดขึ้นก่อนการจัดส่ง)
ฉันสามารถใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่
ได้ ใบแจ้งหนี้สามารถออกโดยใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ หากมีการรับประกันความถูกต้องของต้นทาง ความสมบูรณ์ถูกต้องของเนื้อหา และความชัดเจนของใบแจ้งหนี้ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะขึ้นอยู่กับว่าผู้รับยอมรับใบแจ้งหนี้รูปแบบดังกล่าวหรือไม่
ควรเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ไว้นานเท่าใด
ต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ไว้เป็นเวลา 6 ปี ภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาใบแจ้งหนี้จะมีผลกับทั้งใบแจ้งหนี้การขายและใบแจ้งหนี้การซื้อ
Stripe ช่วยอะไรได้บ้าง
Stripe Invoicing เป็นแพลตฟอร์มออกใบแจ้งหนี้ระดับโลกที่สร้างขึ้นมาเพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลาและรับเงินได้เร็วขึ้น นอกจากนี้คุณยังสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ในระบบของ Stripe ผ่านแดชบอร์ดได้ในไม่กี่นาที หรือจะใช้ Invoicing API และฟีเจอร์ขั้นสูงในการปรับวิธีเรียกเก็บเงินและกระทบยอดการชำระเงินให้เป็นอัตโนมัติก็ได้เช่นกัน
Invoicing ผสานการทำงานเข้ากับสแต็ก Stripe Payments เพื่อให้ลูกค้าสามารถเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติด้วย Smart Retries, อีเมลแจ้งเตือนและการอัปเดตข้อมูลบัตรอัตโนมัติ และใบแจ้งหนี้ได้ทั่วโลกตั้งแต่วันที่เริ่มใช้งานครั้งแรก
เริ่มใช้งานได้ง่าย: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้ในระบบของ Stripe ได้ในไม่กี่นาที ทั้งหมดนี้ทำได้จากแดชบอร์ดและไม่ต้องเขียนโค้ด นอกจากนี้คุณยังสามารถพิมพ์ "invoice.new" ในแถบ URL ของเบราว์เซอร์และข้ามไปยังเครื่องมือแก้ไขใบแจ้งหนี้ได้เลย
ช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้น: ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ของ Stripe มอบประสบการณ์การใช้งานที่ดียิ่งขึ้นบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ แท็บเล็ต และเดสก์ท็อป และยังรองรับมากกว่า 25 ภาษาและ 135 สกุลเงิน หน้าใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมต่อโดยตรงกับระบบของเราจะแสดงวิธีการชำระเงินโดยปรับเปลี่ยนไปตามตำแหน่งที่ตั้งของลูกค้า ซึ่งจะช่วยให้คุณได้รับเงินรวดเร็วขึ้น ที่จริงแล้ว ใบแจ้งหนี้ Stripe ส่วนใหญ่จะได้รับการชำระเงินภายใน 3 วัน
กำหนดค่าได้สำหรับทุกกรณีการใช้งาน: เรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือแบบชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าผ่านบัตร, การโอนเงินผ่านธนาคาร, การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA และ BACS ตลอดจนวิธีการชำระเงินอื่นๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มบรรทัดรายการ ส่วนลด และอัตราภาษีในใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงด้วย
ปรับขนาดไปพร้อมกับคุณ: API ของ Stripe ช่วยให้ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ ใช้การแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติและรายงานอายุเพื่อเรียกเก็บเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ และใช้ Smart Retries เพื่อเรียกเก็บเงินที่ชำระไม่สำเร็จซ้ำอีกครั้งในเวลาที่เหมาะสม
หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Invoicing โปรดอ่าน Stripe Docs หากต้องการเริ่มส่งใบแจ้งหนี้และรับชำระเงินทันที โปรดติดต่อทีมฝ่ายขายของเรา
[0] ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลล่าสุด ณ วันที่ 1 กรกฎาคม 2022 โปรดปรึกษาที่ปรึกษาทางกฎหมายเพื่อขอคำแนะนำเฉพาะสำหรับธุรกิจของคุณ