Introducción a la facturación en el Reino Unido
Una factura es un documento que detalla y registra una transacción entre una empresa y un cliente. Las facturas se usan con frecuencia en los pagos B2B que tienen un valor medio elevado por pedido o que requieren contratos personalizados con los clientes. Al igual que en el resto de Europa, la facturación es muy habitual en el ámbito empresarial del Reino Unido, ya que la mayoría de los pagos B2B se realizan mediante transferencias bancarias que casi siempre se inician con una factura.
En general, las facturas tienen dos objetivos:
- Sirve como documento transaccional de referencia para elaborar informes empresariales (por ejemplo, los de impuestos).
- Actúa como una solicitud de pago, detallando cuánto debe el cliente y las condiciones de pago
En esta guía, trataremos buenas prácticas para elaborar las facturas de forma que cumplan los requisitos de los informes empresariales. [0]
¿Qué circunstancias exigen una factura?
Las normas de facturación del Reino Unido se aplican si el suministro de bienes o servicios está sujeto a impuestos en el Reino Unido. Las empresas están obligadas a emitir facturas por el suministro de bienes o servicios a otra empresa si ambas partes están registradas a efectos del IVA. La emisión de facturas no es obligatoria para las ventas exentas o con tipo cero. Por lo general, no se requieren facturas para las compras B2C en el Reino Unido.
¿Qué debe contener una factura?
En el Reino Unido, existen tres tipos diferentes de facturas con IVA: completas, simplificadas y modificadas. La factura completa es la forma más habitual, por lo que, en caso de duda, usa este formato.
Factura completa
En el Reino Unido, una factura completa debe contener la siguiente información:
- número único y correlativo de la factura (sin espacios)
- fecha de emisión de la factura
- identidad del vendedor:
- nombre completo de un empresario particular / nombre de la empresa
- dirección del domicilio social
- número de inscripción de la empresa (CRN) para las empresas constituidas
- no es necesario mencionar los nombres de los directores (en el caso de las sociedades limitadas). Si decides incluir los nombres de tus directores en las facturas, deberás incluir los nombres de todos los directores.
- nombre completo de un empresario particular / nombre de la empresa
- número de identificación fiscal del vendedor
- nombre completo y dirección del comprador
- fecha de suministro (fecha de devengo del impuesto) si es diferente de la fecha de facturación
- descripción de los bienes o servicios
- Para cada artículo diferente que figure en la factura, se debe indicar lo siguiente:
- precio unitario (sin IVA)
- cantidad
- descuentos
- importe total a pagar (sin IVA)
- tipo de IVA (si una partida está exenta o tiene tipo cero, deja claro que no se aplica IVA a estos artículos)
- precio unitario (sin IVA)
- importe total de la factura sin IVA
- importe total del IVA
- referencia a la «inversión del sujeto pasivo» si el cliente debe declarar el IVA en virtud del mecanismo de inversión del sujeto pasivo
- en el caso de la autofacturación, una referencia a «autofacturación»
- indicación del hecho de haber aplicado un régimen del margen de beneficio
- número de identificación fiscal del cliente (solo es necesario para las ventas B2B de mercancías desde Irlanda del Norte a los Estados miembros de la UE)
Factura modificada
Una factura modificada debe contener toda la información que figura en una factura con IVA completa, pero también debe incluir el importe total, incluyendo el IVA. Las facturas modificadas solo se emiten para ventas minoristas que superen 250 £.
Campos simplificados
Se puede emitir una factura simplificada si el importe total de la factura no supera 250 £. La factura simplificada debe mencionar:
- número de factura único que sigue al de la última factura
- nombre y dirección completa del proveedor
- Número de identificación fiscal del proveedor
- momento del suministro (momento de devengo del impuesto)
- descripción de los bienes o servicios
- importe total de la factura, incluyendo tanto el importe imponible como el importe del IVA
- tipo de IVA por artículo (si un artículo está exento o tiene un tipo cero, aclara que no se aplica IVA a estos artículos)
¿Qué más debo tener en cuenta al emitir una factura?
Aunque hay ciertos elementos que una factura debe incluir, no es necesario que las facturas incluyan una fecha de vencimiento del pago. Las facturas también pueden emitirse en cualquier idioma o divisa extranjeros.
Fecha de vencimiento del pago
En el Reino Unido, no es obligatorio incluir la fecha de vencimiento del pago en la factura; sin embargo, es una buena práctica hacerlo. Si no se especifica la fecha de pago de la factura, el cliente debe pagar en un plazo de 30 días a partir de la fecha de emisión de la factura.
Idioma
No es necesario emitir facturas en inglés. Si las facturas se emiten en un idioma extranjero, la empresa debe poder proporcionar una traducción al inglés en un plazo de 30 días si así lo solicita un funcionario del IVA que la visite.
Divisas
Las facturas pueden emitirse en cualquier divisa. Si una factura se emite en una divisa distinta de GBP, el IVA total a pagar debe indicarse en GBP. Las divisas extranjeras deben convertirse a GBP usando:
- el tipo de cambio del periodo publicado por HMRC;
- el tipo de cambio del mercado británico en el momento del suministro (se aceptan los tipos publicados en los periódicos nacionales);
- o cualquier otra tasa para usar con fines comerciales previa aprobación de HMRC
¿Cuándo hay que emitir una factura (línea temporal)?
La factura debe emitirse en un plazo de 30 días a partir de la fecha de suministro o de la fecha de pago (si el pago se produce antes del suministro).
¿Puedo aprovechar la facturación electrónica?
Si, se pueden emitir facturas electrónicas siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura. Para poder emitir este tipo de facturas, el destinatario debe haber aceptado de antemano la facturación electrónica.
¿Cuánto tiempo debe conservarse una factura?
Las facturas deben conservarse durante seis años. La obligación de conservar las facturas se aplica tanto a las facturas de venta como a las de compra.
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[0] La información está actualizada a fecha de 1 de julio de 2022. Consulta con tu asesor legal para obtener asesoramiento específico para tu empresa.