HMRC invoicing requirements and best practices for the United Kingdom

Learn the best practices for setting up your invoices to ensure they meet business reporting requirements.

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Stripe Invoicing es una plataforma de software de facturación internacional pensada para que ahorres tiempo y recibas pagos con mayor rapidez. Crea una factura y envíala a tus clientes en minutos, sin necesidad de programación.

Más información 
  1. Introducción
  2. Introducción a la facturación en el Reino Unido
  3. ¿Qué circunstancias exigen una factura?
  4. ¿Qué debe contener una factura?
    1. Factura completa
    2. Factura modificada
    3. Campos simplificados
  5. ¿Qué más debo tener en cuenta al emitir una factura?
    1. Fecha de vencimiento del pago
    2. Idioma
    3. Divisas
  6. ¿Cuándo hay que emitir una factura (línea temporal)?
  7. ¿Puedo aprovechar la facturación electrónica?
  8. ¿Cuánto tiempo debe conservarse una factura?
  9. Cómo puede ayudarte Stripe

Introducción a la facturación en el Reino Unido

Una factura es un documento que detalla y registra una transacción entre una empresa y un cliente. Las facturas se usan con frecuencia en los pagos B2B que tienen un valor medio elevado por pedido o que requieren contratos personalizados con los clientes. Al igual que en el resto de Europa, la facturación es muy habitual en el ámbito empresarial del Reino Unido, ya que la mayoría de los pagos B2B se realizan mediante transferencias bancarias que casi siempre se inician con una factura.

En general, las facturas tienen dos objetivos:

  1. Sirve como documento transaccional de referencia para elaborar informes empresariales (por ejemplo, los de impuestos).
  2. Actúa como una solicitud de pago, detallando cuánto debe el cliente y las condiciones de pago

En esta guía, trataremos buenas prácticas para elaborar las facturas de forma que cumplan los requisitos de los informes empresariales. [0]

¿Qué circunstancias exigen una factura?

Las normas de facturación del Reino Unido se aplican si el suministro de bienes o servicios está sujeto a impuestos en el Reino Unido. Las empresas están obligadas a emitir facturas por el suministro de bienes o servicios a otra empresa si ambas partes están registradas a efectos del IVA. La emisión de facturas no es obligatoria para las ventas exentas o con tipo cero. Por lo general, no se requieren facturas para las compras B2C en el Reino Unido.

¿Qué debe contener una factura?

En el Reino Unido, existen tres tipos diferentes de facturas con IVA: completas, simplificadas y modificadas. La factura completa es la forma más habitual, por lo que, en caso de duda, usa este formato.

Factura completa

En el Reino Unido, una factura completa debe contener la siguiente información:

  • número único y correlativo de la factura (sin espacios)
  • fecha de emisión de la factura
  • identidad del vendedor:
    • nombre completo de un empresario particular / nombre de la empresa
    • dirección del domicilio social
    • número de inscripción de la empresa (CRN) para las empresas constituidas
    • no es necesario mencionar los nombres de los directores (en el caso de las sociedades limitadas). Si decides incluir los nombres de tus directores en las facturas, deberás incluir los nombres de todos los directores.
  • número de identificación fiscal del vendedor
  • nombre completo y dirección del comprador
  • fecha de suministro (fecha de devengo del impuesto) si es diferente de la fecha de facturación
  • descripción de los bienes o servicios
  • Para cada artículo diferente que figure en la factura, se debe indicar lo siguiente:
    • precio unitario (sin IVA)
    • cantidad
    • descuentos
    • importe total a pagar (sin IVA)
    • tipo de IVA (si una partida está exenta o tiene tipo cero, deja claro que no se aplica IVA a estos artículos)
  • importe total de la factura sin IVA
  • importe total del IVA
  • referencia a la «inversión del sujeto pasivo» si el cliente debe declarar el IVA en virtud del mecanismo de inversión del sujeto pasivo
  • en el caso de la autofacturación, una referencia a «autofacturación»
  • indicación del hecho de haber aplicado un régimen del margen de beneficio
  • número de identificación fiscal del cliente (solo es necesario para las ventas B2B de mercancías desde Irlanda del Norte a los Estados miembros de la UE)

Factura modificada

Una factura modificada debe contener toda la información que figura en una factura con IVA completa, pero también debe incluir el importe total, incluyendo el IVA. Las facturas modificadas solo se emiten para ventas minoristas que superen 250 £.

Campos simplificados

Se puede emitir una factura simplificada si el importe total de la factura no supera 250 £. La factura simplificada debe mencionar:

  • número de factura único que sigue al de la última factura
  • nombre y dirección completa del proveedor
  • Número de identificación fiscal del proveedor
  • momento del suministro (momento de devengo del impuesto)
  • descripción de los bienes o servicios
  • importe total de la factura, incluyendo tanto el importe imponible como el importe del IVA
  • tipo de IVA por artículo (si un artículo está exento o tiene un tipo cero, aclara que no se aplica IVA a estos artículos)

¿Qué más debo tener en cuenta al emitir una factura?

Aunque hay ciertos elementos que una factura debe incluir, no es necesario que las facturas incluyan una fecha de vencimiento del pago. Las facturas también pueden emitirse en cualquier idioma o divisa extranjeros.

Fecha de vencimiento del pago

En el Reino Unido, no es obligatorio incluir la fecha de vencimiento del pago en la factura; sin embargo, es una buena práctica hacerlo. Si no se especifica la fecha de pago de la factura, el cliente debe pagar en un plazo de 30 días a partir de la fecha de emisión de la factura.

Idioma

No es necesario emitir facturas en inglés. Si las facturas se emiten en un idioma extranjero, la empresa debe poder proporcionar una traducción al inglés en un plazo de 30 días si así lo solicita un funcionario del IVA que la visite.

Divisas

Las facturas pueden emitirse en cualquier divisa. Si una factura se emite en una divisa distinta de GBP, el IVA total a pagar debe indicarse en GBP. Las divisas extranjeras deben convertirse a GBP usando:

  • el tipo de cambio del periodo publicado por HMRC;
  • el tipo de cambio del mercado británico en el momento del suministro (se aceptan los tipos publicados en los periódicos nacionales);
  • o cualquier otra tasa para usar con fines comerciales previa aprobación de HMRC

¿Cuándo hay que emitir una factura (línea temporal)?

La factura debe emitirse en un plazo de 30 días a partir de la fecha de suministro o de la fecha de pago (si el pago se produce antes del suministro).

¿Puedo aprovechar la facturación electrónica?

Si, se pueden emitir facturas electrónicas siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura. Para poder emitir este tipo de facturas, el destinatario debe haber aceptado de antemano la facturación electrónica.

¿Cuánto tiempo debe conservarse una factura?

Las facturas deben conservarse durante seis años. La obligación de conservar las facturas se aplica tanto a las facturas de venta como a las de compra.

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe Invoicing es una plataforma internacional de facturación diseñada para ahorrarte tiempo y ayudarte a cobrar más rápido. Crea y envía una factura alojada en Stripe en cuestión de minutos desde el Dashboard, o usa la API de facturación y las funciones avanzadas para automatizar la forma en que cobras y concilias los pagos.

La facturación está integrada en la pila de pagos de Stripe, por lo que los clientes pueden cobrar automáticamente los pagos de las facturas con Smart Retries, recordatorios por correo electrónico y actualizaciones automáticas de tarjetas, y facturar a nivel internacional desde el primer día.

Empezar es fácil: crea, personaliza y envía facturas alojadas en Stripe en cuestión de minutos directamente desde el Dashboard, sin necesidad de programación. Si escribes «invoice.new» en la barra del navegador, accederás directamente al editor de facturas.

Te permite cobrar más rápido: las facturas en línea de Stripe ofrecen una experiencia optimizada en dispositivos móviles, tabletas y ordenadores de sobremesa, y son compatibles con más de 25 idiomas y 135 divisas. La página de facturas alojada muestra de forma dinámica los métodos de pago en función de la ubicación de tu cliente, lo que te ayuda a cobrar más rápido. De hecho, la mayoría de las facturas de Stripe se pagan en un plazo de tres días.

Configurable para cualquier caso de uso: cobra pagos únicos o recurrentes mediante tarjeta, transferencia bancaria, adeudo directo SEPA y BACS, y otros métodos de pago. Agrega partidas individuales, descuentos y tipos impositivos directamente a tus facturas.

Crece contigo: las API de Stripe pueden ayudarte a automatizar tus flujos de trabajo de facturación. Usa los recordatorios automáticos por correo electrónico y los informes para cobrar facturas pendientes, y aprovecha Smart Retries para recuperar pagos fallidos en el momento adecuado.

Para obtener más información sobre Stripe Invoicing, lee nuestra documentación. Para empezar a enviar facturas y aceptar pagos de inmediato, ponte en contacto con nuestro equipo de ventas.

[0] La información está actualizada a fecha de 1 de julio de 2022. Consulta con tu asesor legal para obtener asesoramiento específico para tu empresa.

¿Todo listo para empezar?

Crea una cuenta y empieza a aceptar pagos sin necesidad de firmar contratos ni proporcionar datos bancarios. Si lo prefieres, puedes ponerte en contacto con nosotros para que diseñemos un paquete personalizado para tu empresa.
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