Introduction à la facturation au Royaume-Uni
Une facture est un document qui détaille et enregistre une transaction entre une entreprise et son client. Les factures sont fréquemment utilisées dans les paiements B2B lorsque le volume moyen des commandes est élevé ou lorsque des contrats personnalisés avec les clients sont nécessaires. Comme dans le reste de l’Europe, la facturation est très courante chez les entreprises au Royaume-Uni, car la plupart des paiements B2B sont effectués par des virements bancaires presque toujours initiés par une facture.
En règle générale, les factures ont deux fonctions :
- Elles servent de document de référence transactionnel à des fins déclaratives pour l’entreprise (p. ex. pour les impôts)
- Elles font office de demande de paiement, en détaillant le montant dû par le client et les conditions de paiement.
Ce guide détaille les bonnes pratiques pour préparer vos factures afin de vous assurer qu’elles répondent aux exigences légales concernant les entreprises [0].
Dans quelles circonstances une facture est-elle nécessaire ?
Les règles de facturation du Royaume-Uni s’appliquent lorsque la fourniture de biens ou de services est taxable au Royaume-Uni. Les entreprises sont tenues d’émettre des factures pour la fourniture de biens ou de services à une autre entreprise lorsque les deux parties sont enregistrées à la TVA. L’émission de factures n’est pas obligatoire pour les ventes exonérées ou à taux zéro. Les factures ne sont généralement pas requises pour les achats B2C au Royaume-Uni.
Que doit contenir une facture ?
Au Royaume-Uni, il existe trois types de factures de TVA : complète, simplifiée et modifiée. La facture complète est la forme la plus courante. En cas de doute, veuillez utiliser ce format.
Facture complète
Au Royaume-Uni, une facture complète doit contenir les informations suivantes :
- un numéro de facture unique et séquentiel (sans espace) ;
- la date d’émission de la facture ;
- l’identité du vendeur ;
- Nom complet de l’entrepreneur individuel/nom de l’entreprise
- l’adresse du siège social ;
- Numéro d’immatriculation de l’entreprise (CRN) pour les entités constituées en société
- Les noms des dirigeants (pour les sociétés à responsabilité limitée) n’ont pas à être mentionnés. Si vous décidez d’indiquer les noms de vos dirigeants sur vos factures, vous devez inclure ceux de tous les dirigeants.
- Nom complet de l’entrepreneur individuel/nom de l’entreprise
- Numéro d’identification TVA du commerçant
- Nom complet et adresse du client
- Date de livraison (point d’imposition) si elle diffère de la date de la facture
- Description des biens ou des services
- Pour chaque article figurant sur la facture, les éléments suivants doivent être indiqués :
- Tarif unitaire (hors TVA)
- Quantité
- Réductions
- Montant total à payer (hors TVA)
- Taux de TVA (si un article est exonéré ou soumis à un taux zéro, indiquez clairement qu’aucune TVA ne s’applique à ces articles).
- Tarif unitaire (hors TVA)
- Montant total de la facture hors TVA
- Montant total de la TVA
- Mention de « l’autoliquidation de la TVA » si le client doit déclarer la TVA dans le cadre du mécanisme d’autoliquidation de la TVA
- Dans le cas de l’autofacturation, une mention indiquant « autofacturation »
- une indication stipulant qu’un système de marge a été appliqué ;
- Numéro d’identification TVA du client (ce numéro n’est requis pour les ventes B2B de biens depuis l’Irlande du Nord vers les États membres de l’UE).
Facture modifiée
Une facture modifiée doit contenir toutes les informations figurant sur une facture complète assujettie à la TVA, mais elle doit également inclure le montant total TTC. Les factures modifiées ne sont émises que pour les ventes au détail supérieures à 250 £.
Champs simplifiés
Une facture simplifiée peut être émise si le montant total de la facture ne dépasse pas 250 £. La facture simplifiée doit mentionner :
- Numéro de facture unique suivant la dernière facture émise
- Nom et adresse complète du fournisseur
- Numéro d’identification TVA du fournisseur
- Date de livraison (point d’imposition)
- Description des biens ou des services
- Montant total de la facture, comprenant à la fois le montant taxable et le montant de la TVA
- Taux de TVA par article (si un article est exonéré ou soumis à un taux zéro, indiquez clairement qu’aucune TVA ne s’applique à ces articles).
Quels sont les autres éléments à prendre en compte lors de l’émission d’une facture ?
Bien qu’une facture doive comporter certains éléments obligatoires, elle n’a pas besoin d’inclure de date d’échéance de paiement. Les factures peuvent également être émises dans n’importe quelle langue ou devise étrangère.
Date d’échéance du paiement
Au Royaume-Uni, il n’est pas obligatoire d’indiquer une date d’échéance de paiement sur la facture, mais c’est une bonne pratique. Si aucune date d’échéance n’est précisée, le client doit effectuer le paiement dans un délai de 30 jours à compter de la date d’émission de la facture.
Langue
Il n’est pas obligatoire d’émettre les factures en anglais. Si les factures sont rédigées dans une autre langue, l’entreprise doit être en mesure de fournir une traduction en anglais dans un délai de 30 jours si un inspecteur de la TVA en fait la demande.
Devise
Les factures peuvent être émises dans n’importe quelle devise. Si une facture est émise dans une devise autre que la livre sterling (GBP), le montant total de la TVA due doit être indiqué en GBP. La devise étrangère doit être convertie en GBP à l’aide de l’une des méthodes suivantes :
- Le taux de change périodique publié par la HMRC ;
- Le taux de change du marché britannique au moment de la livraison (les taux publiés dans la presse nationale sont acceptables) ;
- Ou un autre taux utilisé à des fins commerciales avec l’approbation de la HMRC
Quand une facture doit-elle être émise (calendrier) ?
Une facture doit être émise dans un délai de 30 jours à compter de la date de la livraison ou de la date du paiement (si le paiement intervient avant la livraison).
Puis-je tirer parti de la facturation électronique ?
Oui, les factures peuvent être émises sous format électronique à condition que l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture soient assurées. La facturation électronique est soumise à l’acceptation du destinataire.
Combien de temps une facture doit-elle être conservée ?
Les factures doivent être conservées pendant six ans. Cette obligation de conservation s’applique aussi bien aux factures de vente qu’aux factures d’achat.
Comment Stripe peut vous aider ?
Stripe Invoicing est une plateforme internationale de facturation conçue pour vous permettre de gagner du temps et d’encaisser vos paiements plus rapidement. Créez et envoyez une facture hébergée par Stripe en quelques minutes depuis le Dashboard, ou utilisez l’API Invoicing et ses fonctionnalités avancées pour automatiser la collecte et le rapprochement des paiements.
Invoicing est intégré à la pile de paiements Stripe, ce qui permet aux clients d’encaisser automatiquement les paiements de leurs factures grâce aux Smart Retries, aux rappels par e-mail et aux mises à jour automatiques de carte, et d’émettre des factures à l’international dès le premier jour.
Démarrage facile : créez, personnalisez et envoyez des factures hébergées par Stripe en quelques minutes, directement depuis le Dashboard et sans avoir à rédiger une seule ligne de code. Vous pouvez également saisir « invoice.new » dans la barre d’adresse du navigateur de votre choix pour accéder directement à l’éditeur de facture.
Paiements plus rapides : les factures en ligne de Stripe offrent une expérience optimisée sur mobile, tablette et ordinateur de bureau, et ils prennent en charge plus de 25 langues et 135 devises. La page de facturation hébergée affiche de manière dynamique les moyens de paiement disponibles en fonction de la localisation de votre client, pour un paiement plus rapide. Dans les faits, la plupart des factures Stripe sont payées sous trois jours.
Configurable pour tous les cas d’usage : collectez des paiements ponctuels ou récurrents par carte bancaire, virement bancaire, prélèvement automatique SEPA et BACS, ainsi que par d’autres moyens de paiement. Ajoutez des postes, des remises et des taux de taxe directement sur vos factures.
Soutien de votre croissance : les API Stripe vous aident à automatiser vos flux de facturation. Utilisez les e-mails de rappel automatiques et les rapports d’ancienneté pour encaisser les factures impayées, et tirez parti de la fonction de relance intelligente Smart Retries pour retenter aux moments opportuns les paiements qui ont échoué.
Pour en savoir plus sur Stripe Invoicing, consultez notre documentation. Pour commencer à envoyer des factures et à accepter des paiements dès maintenant, contactez notre équipe commerciale.
[0] Les informations sont à jour au 1er juillet 2022. Veuillez consulter votre conseiller juridique pour obtenir des conseils adaptés à votre entreprise.