Een inleiding tot facturering in het Verenigd Koninkrijk
Een factuur is een document dat een transactie tussen een onderneming en een klant specificeert en registreert. Facturen worden vaak gebruikt bij B2B-betalingen met een hoog gemiddeld orderbedrag of waarvoor aangepaste contracten met klanten nodig zijn. Net als in de rest van Europa is facturering heel gebruikelijk in een zakelijke omgeving in het Verenigd Koninkrijk, aangezien de meeste B2B-betalingen worden uitgevoerd via bankoverschrijvingen die bijna altijd worden geïnitieerd met een factuur.
Facturen dienen grofweg twee doeleinden:
- Ze zijn een soort transactiedocument voor zakelijke rapportage (bijvoorbeeld belastingen).
- Fungeren als een verzoek om een betaling, waarin wordt aangegeven hoeveel de klant verschuldigd is en wat de betalingsvoorwaarden zijn
In deze gids behandelen we best practices om je facturen op te stellen, zodat ze voldoen aan de rapportagevereisten voor bedrijven. [0]
In welke omstandigheden is een factuur nodig?
De Britse factureringsregels gelden als de levering van goederen of diensten belastbaar is in het Verenigd Koninkrijk. Ondernemingen moeten facturen maken voor leveringen van goederen of diensten aan andere bedrijven als beide partijen btw-plichtig zijn. Voor vrijgestelde of nul-tarief verkopen hoef je geen facturen te maken. Voor B2C-aankopen in het Verenigd Koninkrijk zijn facturen meestal niet nodig.
Wat moet er op een factuur staan?
In het Verenigd Koninkrijk zijn er drie soorten btw-facturen: volledige, vereenvoudigde en aangepaste facturen. Een volledige factuur is de meest voorkomende vorm, dus als je twijfelt, gebruik dan dit formaat.
Volledige factuur
In het Verenigd Koninkrijk moet een volledige factuur de volgende info bevatten:
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer (zonder onderbrekingen)
- De datum waarop de factuur is uitgegeven
- De identiteit van de verkoper:
- Volledige naam van een individuele ondernemer / bedrijfsnaam
- Adres van het hoofdkantoor
- Bedrijfsregistratienummer (CRN) voor bedrijven met rechtspersoonlijkheid
- De namen van bestuurders (voor vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid) hoeven niet te worden vermeld. Als je besluit om de namen van je bestuurders op je facturen te zetten, moet je de namen van alle bestuurders vermelden.
- Volledige naam van een individuele ondernemer / bedrijfsnaam
- Btw-nummer van de verkoper
- Volledige naam en adres van de koper
- Moment van levering (belastingmoment) als dit anders is dan de factuurdatum
- Wat er precies geleverd of gedaan is
- Voor elk item op de factuur moet je het volgende laten zien:
- Prijs per stuk (exclusief btw)
- Hoeveelheid
- Kortingen
- Totaal te betalen bedrag (exclusief btw)
- Btw-tarief (als een artikel vrijgesteld is of onder het nultarief valt, moet je duidelijk maken dat er geen btw op deze artikelen zit.)
- Prijs per stuk (exclusief btw)
- Totaal factuurbedrag exclusief btw
- Totaal btw-bedrag
- Vermelding van "verleggingsregeling" als de klant btw moet afdragen volgens de verleggingsregeling
- Bij zelffacturering, een verwijzing naar "zelffacturering"
- Een indicatie van het feit dat een margeregeling is toegepast
- Btw-nummer van de klant (dit is alleen nodig voor B2B-verkoop van goederen vanuit Noord-Ierland naar EU-landen.)
Gewijzigde factuur
Een gewijzigde factuur moet dezelfde info hebben als een volledige btw-factuur, maar er moet ook het totale bedrag inclusief btw op staan. Gewijzigde facturen worden alleen gemaakt voor verkopen van meer dan £ 250.
Vereenvoudigde velden
Je kunt een vereenvoudigde factuur maken als het totale factuurbedrag niet hoger is dan £ 250. Op de vereenvoudigde factuur moet het volgende staan:
- Een uniek factuurnummer dat aansluit op de vorige factuur
- Naam en volledig adres van de leverancier
- Btw-nummer van de leverancier
- Moment van levering (belastingmoment)
- Wat er precies geleverd of gedaan is
- Totaal factuurbedrag inclusief zowel het belastbare bedrag als het btw-bedrag
- Btw-tarief per artikel (als een artikel vrijgesteld is of onder het nultarief valt, moet je duidelijk maken dat er geen btw op deze artikelen zit.)
Waar moet ik nog meer op letten bij het maken van een factuur?
Hoewel een factuur bepaalde elementen moet bevatten, hoeft er geen betalingsdatum op te staan. Facturen kunnen ook in een andere taal of valuta worden gemaakt.
Vervaldatum van de betaling
In het Verenigd Koninkrijk hoef je niet per se een betalingstermijn op de factuur te zetten, maar het is wel handig om dat te doen. Als er geen betalingstermijn op de factuur staat, moet de klant binnen 30 dagen na de factuurdatum betalen.
Taal
Het is niet nodig om facturen in het Engels te maken. Als je facturen in een andere taal maakt, moet je onderneming binnen 30 dagen een Engelse vertaling kunnen geven als een btw-inspecteur daarom vraagt.
Valuta
Facturen kunnen in elke valuta worden uitgegeven. Als een factuur in een andere valuta dan GBP wordt uitgegeven, moet het totale te betalen btw-bedrag in GBP worden vermeld. Vreemde valuta moet in GBP worden omgerekend met behulp van:
- De door HMRC gepubliceerde wisselkoers voor die periode;
- De Britse marktkoers op het moment van levering (de koersen die in nationale kranten staan, zijn oké);
- Of een ander tarief dat voor commerciële doeleinden wordt gebruikt, mits goedgekeurd door HMRC
Wanneer moet een factuur worden uitgegeven (tijdlijn)?
Een factuur moet binnen 30 dagen na levering of betaling (als er voor levering betaald wordt) worden gemaakt.
Kan ik gebruikmaken van elektronische facturering?
Ja, facturen kunnen elektronisch worden uitgegeven, zolang de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur maar goed zijn. Elektronische facturering moet wel door de ontvanger worden geaccepteerd.
Hoe lang moet een factuur worden bewaard?
Facturen moet je zes jaar bewaren. Dit geldt voor zowel verkoop- als inkoopfacturen.
Hoe Stripe kan helpen
Stripe Invoicing is een wereldwijd facturatieplatform dat is gemaakt om je tijd te besparen en ervoor te zorgen dat je sneller betaald krijgt. Maak en verstuur binnen een paar minuten een door Stripe gehoste factuur vanuit het dashboard, of gebruik de Invoicing API en geavanceerde functies om het innen en afstemmen van betalingen te automatiseren.
Facturering is geïntegreerd in de Stripe-betalingsstack, zodat klanten automatisch factuurbetalingen kunnen innen met Smart Retries, e-mailherinneringen en automatische kaartupdates, en vanaf dag één wereldwijd kunnen factureren.
Eenvoudig aan de slag: Maak, personaliseer en verstuur binnen een paar minuten een door Stripe gehoste factuur, direct vanaf je dashboard en zonder dat er code aan te pas komt. Je kunt ook 'invoice.new' in de URL-balk van een browser typen en direct naar de factuureditor gaan.
Word sneller betaald: De online facturen van Stripe bieden een optimale ervaring op mobiele apparaten, tablets en desktops en ondersteunen meer dan 25 talen en 135 valuta's. De online factuurpagina toont dynamisch betaalmethoden op basis van de locatie van je klant, waardoor je sneller wordt betaald. De meeste Stripe-facturen worden zelfs binnen drie dagen betaald.
Configureerbaar voor elke toepassing: Incasseer eenmalige of terugkerende betalingen via kaart, bankoverschrijving, SEPA- en BACS-incasso en andere betaalmethoden. Voeg regelitems, kortingen en belastingtarieven rechtstreeks toe aan je facturen.
Groeit met je mee: Met de API's van Stripe kun je je facturatieworkflows eenvoudig automatiseren. Je kunt automatische herinneringsmails en rapporten over openstaande vorderingen gebruiken om niet-betaalde facturen te innen. Ook kun je Smart Retries toepassen om mislukte betalingen op het beste tijdstip opnieuw te proberen.
Lees voor meer info over Stripe Invoicing onze documentatie. Neem contact op met ons verkoopteam om meteen te beginnen met het versturen van facturen en het accepteren van betalingen.
[0] De info is up-to-date vanaf 1 juli 2022. Check met je juridisch adviseur voor advies dat specifiek is voor jouw onderneming.