En introduktion till fakturering i Storbritannien

En faktura är ett dokument som specificerar och registrerar en transaktion mellan ett företag och en kund. Fakturor används ofta vid B2B-betalningar som har ett högt genomsnittligt värde eller kräver anpassade avtal med kunder. I likhet med resten av Europa är fakturering mycket vanligt inom den brittiska affärsmiljön eftersom de flesta B2B-betalningar genomförs via banköverföringar som nästan alltid initieras med en faktura.

Fakturor har i stort sett två syften:

1. Fungera som ett transaktionsdokument för affärsrapporteringsändamål (t.ex. skatter)
   
2. Fungera som en begäran om betalning, med information om hur mycket kunden är skyldig samt betalningsvillkoren
   

I den här guiden går vi igenom de bästa metoderna för att konfigurera fakturor för att säkerställa att de uppfyller alla rapporteringskrav. [0]

Vilka omständigheter kräver en faktura?

De brittiska faktureringsreglerna gäller om tillhandahållandet av varor eller tjänster är skattepliktigt i Storbritannien. Företag är skyldiga att utfärda fakturor för leveranser av varor eller tjänster till ett annat företag om båda parter är registrerade för momsändamål. Utfärdandet av fakturor är inte obligatoriskt för försäljning som är undantagen från skatteplikt eller nollskatt. Fakturor krävs normalt inte för B2C-köp i Storbritannien.

Vad måste en faktura innehålla?

I Storbritannien finns det tre olika typer av momsfakturor: fullständig, förenklad och modifierad. En fullständig faktura är den vanligaste formen, så om du är osäker ska du använda det här formatet.

Fullständig faktura

I Storbritannien måste en fullständig faktura innehålla följande information:

• Unikt och sekventiellt fakturanummer (utan luckor)
  
• Datum då fakturan utfärdas
  
• Säljarens identitet:
  
  • Fullständigt namn på en enskild företagare/företagsnamn
    
  • Företagets registrerade adress
    
  • Företagets registreringsnummer (CRN) för registrerade företag
    
  • Namnen på styrelseledamöterna (för aktiebolag) behöver inte anges. Om du bestämmer dig för att ange namnen på dina styrelseledamöter på dina fakturor måste du ange namnen på alla styrelseledamöter.
    
• Säljarens momsregistreringsnummer
  
• Köparens fullständiga namn och adress
  
• Leveranstidpunkt (skattepunkt) om den skiljer sig från fakturadatumet
  
• Beskrivning av varorna eller tjänsterna
  
• För varje annan post som anges på fakturan måste följande visas:
  
  • Pris per enhet (exklusive moms)
    
  • Antal
    
  • Rabatter
    
  • Totalt belopp att betala (exklusive moms)
    
  • Momssats (om en vara är momsbefriad eller nolltaxerad ska det tydligt framgå att det inte finns någon moms på dessa varor).
    
• Totalt fakturabelopp exklusive moms
  
• Totalt momsbelopp
  
• Hänvisning till ”omvänd skattskyldighet” om kunden ska redovisa mervärdesskatt enligt förfarandet för omvänd skattskyldighet
  
• När det gäller självfakturering, en hänvisning till ”självfakturering”
  
• En uppgift om att ett marginalsystem har tillämpats
  
• Kundens momsregistreringsnummer (detta krävs endast för B2B-försäljning av varor från Nordirland till EU-länder).
  

Modifierad faktura

En modifierad faktura måste innehålla samma information som en fullständig momsfaktura, men den ska också innehålla det totala beloppet inklusive moms. Modifierade fakturor utfärdas endast för detaljhandelsförsäljning som överstiger 250 GBP.

Förenklade fält

En förenklad faktura kan utfärdas om det totala fakturabeloppet inte överstiger 250 GBP. Den förenklade fakturan måste innehålla följande uppgifter:

• Unikt fakturanummer som följer på den senaste fakturan
  
• Leverantörens namn och fullständiga adress
  
• Leverantörens momsregistreringsnummer
  
• Tidpunkt för leverans (skattepunkt)
  
• Beskrivning av varorna eller tjänsterna
  
• Totalt fakturabelopp inklusive både skattepliktigt belopp och momsbelopp
  
• Momssats per artikel (om en artikel är momsbefriad eller nolltaxerad ska det tydligt framgå att det inte finns någon moms på dessa artiklar).
  

Vad mer bör jag tänka på när jag utfärdar en faktura?

Det finns vissa uppgifter som en faktura måste innehålla, men den behöver inte innehålla något förfallodatum för betalningen. Fakturor kan också utfärdas på vilket främmande språk eller i vilken valuta som helst.

Förfallodatum för betalning

I Storbritannien är det inte obligatoriskt att ange ett förfallodatum på fakturan, men det är god praxis att göra det. Om fakturans förfallodag inte anges måste kunden betala inom 30 dagar från fakturans utfärdandedatum.

Språk

Det är inte nödvändigt att utfärda fakturor på engelska. Om fakturor utfärdas på ett främmande språk måste företaget kunna tillhandahålla en engelsk översättning inom 30 dagar på begäran av en besökande momstjänsteman.

Valuta

Fakturor kan utfärdas i valfri valuta. Om en faktura utfärdas i en annan valuta än GBP måste den totala moms som ska betalas anges i GBP. Utländsk valuta måste omvandlas till GBP med hjälp av antingen:

• Den periodiska växelkursen som publiceras av HMRC;
  
• Försäljningspriset på den brittiska marknaden vid tidpunkten för leveransen (de priser som publiceras i nationella tidningar är godtagbara);
  
• Eller en annan kurs som används för kommersiella ändamål efter HMRC:s godkännande
  

När behöver en faktura utfärdas (tidslinje)?

En faktura måste utfärdas inom 30 dagar från tidpunkten för leveransen eller tidpunkten för betalningen (om betalningen sker före leveransen).

Kan jag använda mig av elektronisk fakturering?

Ja, fakturor kan utfärdas på elektronisk väg förutsatt att äktheten för ursprunget, integriteten i innehållet och läsbarheten av fakturan säkerställs. Elektronisk fakturering förutsätter att mottagaren godkänner det.

Hur länge ska en faktura sparas?

Fakturor ska sparas i sex år. Skyldigheten att spara fakturor gäller både försäljnings- och inköpsfakturor.

Så kan Stripe hjälpa till

Stripe Invoicing är en global faktureringsplattform som konstruerats för att spara dig tid och se till att du får betalt snabbare. Skapa och skicka värdbaserade Stripe-fakturor på några minuter från Dashboard. Du kan även använda vår Invoicing API och avancerade funktioner för att automatisera debitering och avstämning.

Invoicing är integrerad i Stripes betalningsstack så att kunderna automatiskt kan samla in fakturabetalningar med Smart Retries, göra e-postpåminnelser, automatiska kortuppdateringar och fakturera globalt från dag ett.

Enkelt att komma igång: Skapa, anpassa och skicka en Stripe-faktura på några minuter från Dashboard utan att ange någon kod. Du kan också skriva ”invoice.new” i webbläsarens URL-fält och hoppa direkt till fakturaredigeraren.

Får betalt snabbare: Stripes onlinefakturor ger en optimerad upplevelse på mobiler, surfplattor och datorer, och de stöder mer än 25 språk och 135 valutor. Den värdbaserade fakturasidan visar dynamiskt betalningsmetoder baserat på kundens plats, vilket hjälper dig att få betalt snabbare. Faktum är att de flesta Stripe-fakturor betalas inom tre dagar.

Konfigurerbart för alla användningsområden: Samla in engångs- eller återkommande betalningar via kort, banköverföring, SEPA- och BACS-autogiro och andra betalningsmetoder. Lägg till radposter, rabatter och skattesatser direkt på dina fakturor.

Skalar upp med dig: Stripes API:er kan hjälpa till att automatisera dina faktureringsarbetsflöden. Använd automatiska e-postpåminnelser och åldersanalysrapporter för att få in obetalda fakturor, och utnyttja Smart Retries för att försöka genomföra misslyckade betalningar på nytt vid optimerade tidpunkter.

För mer information om Stripe Invoicing kan du läsa våra dokument. Om du vill börja skicka fakturor och ta emot betalningar direkt kan du kontakta vårt säljteam.

[0] Informationen är aktuell per den 1 juli 2022. Rådgör med din juridiska rådgivare för råd som är specifika för ditt företag.