Eine Einführung in die Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich

Eine Rechnung ist ein Schriftstück, das Unternehmenstransaktionen aufschlüsselt und dokumentiert. Rechnungen werden häufig für Zahlungen im Firmenkundengeschäft mit hohem durchschnittlichen Bestellvolumen oder individuellen Kundenverträgen verwendet. Ähnlich wie im übrigen Europa ist die Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich sehr verbreitet, da die meisten B2B-Zahlungen per Banküberweisung abgewickelt werden, die fast immer eine Rechnung voraussetzen.

Rechnungen haben ganz allgemein zwei Aufgaben:

1. Sie dienen als Transaktionsdokument für geschäftliche Meldepflichten (etwa für Steuern).
   
2. Sie dienen als Zahlungsaufforderung und enthalten den geschuldeten Betrag sowie die Zahlungsbedingungen.
   

In diesem Leitfaden gehen wir auf die bewährten Verfahren für die Rechnungsstellung ein, mit denen Sie Ihren geschäftlichen Meldepflichten nachkommen. [0]

Wann ist eine Rechnung notwendig?

Die Regeln des Vereinigten Königreichs für die Rechnungsstellung kommen zur Anwendung, wenn die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen im Vereinigten Königreich steuerpflichtig ist. Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen für Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen auszustellen, wenn beide Parteien für umsatzsteuerlich registriert sind. Die Ausstellung von Rechnungen ist nicht verpflichtend für Umsätze, die von der Mehrwertsteuer befreit sind oder keinem Steuersatz unterliegen. In der Regel sind Rechnungen für B2C-Käufe im Vereinigten Königreich nicht erforderlich.

Was muss eine Rechnung enthalten?

Im Vereinigten Königreich gibt es drei verschiedene Arten von USt-Rechnungen: vollständige, vereinfachte und modifizierte Rechnungen. Eine vollständige Rechnung ist die gebräuchlichste Form, verwenden Sie also im Zweifelsfall bitte dieses Format.

Vollständige Rechnung

Im Vereinigten Königreich muss eine vollständige Rechnung die folgenden Informationen enthalten:

– Eine einmal vergebene sequenzielle Rechnungsnummer (ohne Lücken)
– Rechnungsdatum
– Identität des Verkäufers:
– Vollständiger Name einer Einzelperson / eines Unternehmens
– Anschrift des eingetragenen Firmensitzes
– Handelsregisternummer (Company Registration Number, CRN) für Kapitalgesellschaften
– Die Namen der Vorstände (bei Unternehmen mit beschränkter Haftung) müssen nicht angegeben werden. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Namen Ihrer Vorstände auf Ihren Rechnungen zu nennen, müssen Sie die Namen aller Vorstände angeben.
– Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Verkäufers
– Vollständiger Name und Anschrift des Käufers
– Zeitpunkt der Lieferung (Steuerzeitpunkt), wenn er vom Rechnungsdatum abweicht
– Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
– Für jeden einzelnen Posten, der auf der Rechnung aufgeführt ist, müssen folgende Angaben gemacht werden:
– Preis pro Einheit (ohne USt.)
– Menge
– Rabatte
– Zu zahlender Gesamtbetrag (ohne USt.)
– USt.-Satz (Wenn ein Posten steuerbefreit ist oder zum Nullsatz besteuert wird, machen Sie deutlich, dass auf diese Posten keine USt. erhoben wird.)
– Gesamtbetrag der Rechnung ohne USt.
– Gesamtbetrag der USt.
– Verweis auf die „Umkehrung der Steuerschuld“, wenn der Kunde die USt im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens abwickeln muss
– Bei Selbstfakturierung ein Hinweis auf die „Selbstfakturierung“.
– Hinweis auf Anwendung einer Differenzbesteuerung
– Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Kunden (Dies ist nur für B2B-Verkäufe von Waren aus Nordirland in EU-Mitgliedstaaten erforderlich.)

Modifizierte Rechnung

Eine modifizierte Rechnung muss dieselben Informationen enthalten wie eine vollständige Rechnung mit Umsatzsteuer, sollte aber zusätzlich den Gesamtbetrag einschließlich USt. ausweisen. Modifizierte Rechnungen werden nur für Einzelhandelsverkäufe mit einem Wert von mehr als 250 £ ausgestellt.

Vereinfachte Rechnung

Eine vereinfachte Rechnung kann ausgestellt werden, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 250 £ nicht übersteigt. Auf der vereinfachten Rechnung muss Folgendes stehen:

– Eindeutige Rechnungsnummer, die auf die letzte Rechnungsnummer folgt
– Name und vollständige Anschrift des Lieferanten
– Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Lieferanten
– Zeitpunkt der Lieferung (Steuerzeitpunkt)
– Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
– Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich des steuerpflichtigen Betrags und des Betrags der USt.
– USt.-Satz pro Posten (Wenn ein Posten steuerbefreit ist oder zum Nullsatz besteuert wird, machen Sie deutlich, dass auf diese Posten keine USt. erhoben wird.)

Was sollte ich beim Ausstellen einer Rechnung noch beachten?

Es gibt zwar bestimmte Elemente, die eine Rechnung enthalten muss, aber Rechnungen brauchen kein Fälligkeitsdatum für die Zahlung zu enthalten. Rechnungen können auch in einer beliebigen Fremdsprache oder Währung ausgestellt werden.

Fälligkeitsdatum

Im Vereinigten Königreich ist es nicht vorgeschrieben, auf der Rechnung ein Fälligkeitsdatum für die Zahlung anzugeben; es ist jedoch eine gute Praxis, dies zu tun. Wenn kein Zahlungsdatum auf der Rechnung angegeben ist, müssen die Kunden innerhalb von 30 Tagen nach dem Rechnungsdatum zahlen.

Sprache

Es ist nicht erforderlich, Rechnungen in englischer Sprache auszustellen. Wenn Rechnungen in einer Fremdsprache ausgestellt werden, muss das Unternehmen in der Lage sein, innerhalb von 30 Tagen eine englische Übersetzung vorzulegen, wenn es von einem Steuerbeamten dazu aufgefordert wird.

Währung

Rechnungen können in jeder Währung ausgestellt werden. Wenn eine Rechnung in einer anderen Währung als GBP ausgestellt wird, muss die gesamte zu zahlende USt. in GBP angegeben werden. Ausländische Währungen müssen mit einer der folgenden Methoden in GBP umgerechnet werden:

– Von der HMRC veröffentlichter Wechselkurs für den Zeitraum;
– Der Marktverkaufskurs im Vereinigten Königreich zum Zeitpunkt der Lieferung (die in den nationalen Zeitungen veröffentlichten Kurse sind akzeptabel);
– Oder ein anderer Wechselkurs, der für kommerzielle Zwecke verwendet wird, nach entsprechender Genehmigung durch HMRC

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden (Zeitplan)?

Eine Rechnung muss innerhalb von 30 Tagen ab dem Zeitpunkt der Lieferung oder dem Zahlungszeitpunkt (wenn die Zahlung vor der Lieferung erfolgt) ausgestellt werden.

Kann ich die elektronische Rechnungsstellung nutzen?

Ja, Rechnungen können mithilfe elektronischer Mittel ausgestellt werden, sofern die Echtheit ihres Ursprungs, die Integrität ihres Inhalts und die Lesbarkeit sichergestellt ist. Die elektronische Rechnungsstellung setzt das Einverständnis der Empfänger/innen voraus.

Wie lange sollte eine Rechnung aufbewahrt werden?

Rechnungen müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung der Rechnungen gilt sowohl für Verkaufs- als auch für Einkaufsrechnungen.

So kann Stripe Sie unterstützen

Stripe Invoicing ist eine globale Plattform für die Rechnungsstellung, mit der Sie Zeit sparen und Zahlungen schneller akzeptieren können. Erstellen und versenden Sie eine von Stripe gehostete Rechnung in wenigen Minuten über das Dashboard, oder nutzen Sie die Invoicing API und erweiterte Funktionen, um den Einzug und den Abgleich von Zahlungen zu automatisieren.

Invoicing ist in den Stripe Payments Stack integriert, so dass Kunden mit Smart Retries, E-Mail-Erinnerungen und automatischen Kartenaktualisierungen automatisch Rechnungszahlungen einziehen und vom ersten Tag an global abrechnen können.

Der Start ist ganz einfach: Erstellen, individualisieren und senden Sie von Stripe gehostete Rechnungen innerhalb von Minuten – ganz ohne Programmierung vom Dashboard aus. Wenn Sie „invoice.new“ in die Adresszeile Ihres Browsers eingeben, gelangen Sie direkt zum Rechnungseditor.

Schneller bezahlt werden: Die Online-Rechnungen von Stripe sind für Mobilgeräte, Tablets und Desktops optimiert, dies in 25 Sprachen und für 135 Währungen. Die Zahlungsmethoden auf der Rechnungsseite berücksichtigen stets den Standort Ihrer Kundschaft, machen das Bezahlerlebnis damit einfacher und sorgen so dafür, dass Sie Ihre Zahlungen schneller erhalten. So werden die meisten Stripe-Rechnungen innerhalb von nur drei Tagen beglichen.

Konfigurierbar für jeden Use Case: Ziehen Sie einmalige oder wiederkehrende Zahlungen per Karte, Banküberweisung, SEPA- und BACS-Lastschriftverfahren und anderen Zahlungsmethoden ein. Ergänzen Sie Posten, Rabatte und Steuersätze direkt in Ihren Rechnungen.

Wächst gemeinsam mit Ihnen: Mit den APIs von Stripe automatisieren Sie Ihr Rechnungswesen. Automatische E-Mail-Erinnerungen und Fälligkeitsberichte unterstützen Sie beim Einzug offener Forderungen und dank Smart Retries werden fehlgeschlagene Zahlungen zum optimalen Zeitpunkt erneut durchgeführt, nicht selten mit Erfolg.

Weitere Informationen zu Stripe Invoicing finden Sie in unseren Dokumentationen. Wenn Sie sofort mit dem Versenden von Rechnungen und dem Akzeptieren von Zahlungen beginnen möchten, wenden Sie sich an unser Vertriebsteam.

[0] Die Informationen sind gültig ab dem 1. Juli 2022. Wenden Sie sich an Ihren Rechtsbeistand, um sich speziell für Ihr Unternehmen beraten zu lassen.