Introduzione alla fatturazione nel Regno Unito

Una fattura è un documento che dettaglia e registra una transazione tra un'attività e un cliente. Le fatture vengono spesso utilizzate nei pagamenti B2B con ordini di volume medio elevato o che richiedono contratti personalizzati con i clienti. Analogamente al resto d'Europa, la fatturazione è molto comune nel contesto business del Regno Unito, poiché la maggior parte dei pagamenti B2B viene effettuata tramite bonifici bancari che vengono quasi sempre avviati tramite una fattura.

Le fatture hanno sostanzialmente due scopi:

1. Fungono da documento di registrazione transazionale, ai fini della reportistica business (ad es., le tasse)
   
2. Fungono da richiesta di pagamento, specificando l'importo dovuto dal cliente e i Termini di pagamento
   

In questa guida illustreremo le best practice per impostare le tue fatture in modo tale che soddisfino i requisiti di reportistica business. [0]

In quali circostanze è necessaria una fattura

Le norme britanniche in materia di fatturazione si applicano se la fornitura di beni o servizi è tassabile nel Regno Unito. Le attività sono tenute a emettere fatture per la fornitura di beni o servizi ad altre attività se entrambe le parti sono registrate ai fini IVA. L'emissione di fatture non è obbligatoria per le vendite esenti o a tasso zero. In genere, nel Regno Unito, non sono richieste fatture per gli acquisti B2C.

Contenuto di una fattura

Nel Regno Unito esistono tre diversi tipi di fatture IVA: completa, semplificata e modificata. La fattura completa è la forma più comune, quindi in caso di dubbio si consiglia di utilizzare questo formato.

Fattura completa

Nel Regno Unito, una fattura completa deve contenere le seguenti informazioni:

• Numero di fattura unico e sequenziale (senza spazi vuoti)
  
• Data in cui è stata emessa la fattura
  
• Identità del venditore:
  
  • Nome completo di un imprenditore individuale / nome dell'azienda
    
  • Indirizzo della sede legale
    
  • Numero di registrazione dell'azienda (CRN) per le attività costituite
    
  • Non è necessario indicare i nomi dei membri del consiglio di amministrazione (per le società a responsabilità limitata). Se si decide di inserire i loro nomi nelle fatture, è necessario includere i nomi di tutti i membri del consiglio di amministrazione.
    
• Numero di partita IVA del venditore
  
• Nome completo e indirizzo dell'acquirente
  
• Momento della fornitura (punto di imposizione fiscale) se diverso dalla data della fattura
  
• Descrizione dei beni o servizi
  
• Per ogni articolo diverso indicato nella fattura, è necessario riportare quanto segue:
  
  • Prezzo unitario (IVA esclusa)
    
  • Quantità
    
  • Sconti
    
  • Importo totale da pagare (IVA esclusa)
    
  • Aliquota IVA (se un articolo è esente o a tasso zero, specificare chiaramente che su tali articoli non è applicabile l'IVA.)
    
• Importo totale della fattura IVA esclusa
  
• Importo totale IVA
  
• Riferimento a “inversione contabile” se il cliente deve contabilizzare l'IVA in base al meccanismo di inversione contabile
  
• Nel caso dell'autofatturazione, un riferimento ad “autofatturazione”
  
• Un'indicazione dell'applicazione di un regime di margine
  
• Numero di partita IVA del cliente (richiesto solo per le vendite B2B di merci dall'Irlanda del Nord agli Stati membri dell'UE).
  

Fattura modificata

Una fattura modificata deve contenere tutte le stesse informazioni presenti in una fattura IVA completa, ma deve anche includere l'importo totale comprensivo di IVA. Le fatture modificate vengono emesse solo per vendite di commercio al dettaglio superiori a 250 £.

Campi semplificati

È possibile emettere una fattura semplificata se l'importo totale della fattura non supera le 250 £. La fattura semplificata deve riportare:

• Numero di fattura univoco che riprende quello dell'ultima fattura
  
• Nome e indirizzo completo del fornitore
  
• Numero di partita IVA del fornitore
  
• Momento della fornitura (punto di imposizione fiscale)
  
• Descrizione dei beni o servizi
  
• Importo totale della fattura comprensivo sia dell'importo imponibile che dell'importo IVA
  
• Aliquota IVA per articolo (se un articolo è esente o a tasso zero, specificare chiaramente che su tali articoli non è applicabile l'IVA.)
  

Cos'altro considerare quando si emette una fattura

Sebbene ci siano determinati elementi che una fattura deve includere, non è necessario che riporti la data di scadenza del pagamento. Le fatture possono anche essere emesse in qualsiasi lingua o valuta straniera.

Data di scadenza del pagamento

Nel Regno Unito, non è obbligatorio indicare la data di scadenza del pagamento sulla fattura, tuttavia è buona norma farlo. Se la data di scadenza del pagamento non è specificata, il cliente è tenuto a pagare entro 30 giorni dalla data di emissione della fattura.

Lingua

Non è necessario emettere fatture in lingua inglese. Se le fatture vengono emesse in una lingua straniera, l'attività deve essere in grado di fornire una traduzione in inglese entro 30 giorni, qualora richiesto da un funzionario dell'ufficio IVA in visita.

Valuta

Le fatture possono essere emesse in qualsiasi valuta. Se una fattura viene emessa in una valuta diversa dalla sterlina britannica (GBP), l'importo totale dell'IVA da pagare deve essere indicato in GBP. La valuta estera deve essere convertita in GBP utilizzando:

• Il tasso di cambio periodico pubblicato dall'HMRC;
  
• Il tasso di vendita sul mercato britannico al momento della fornitura (sono accettabili i tassi pubblicati sui quotidiani nazionali);
  
• Oppure un altro tasso utilizzato per scopi commerciali previa approvazione dell'HMRC
  

Quando deve essere emessa una fattura (cronologia)

Una fattura deve essere emessa entro 30 giorni dalla data di fornitura o dal momento del pagamento (se il pagamento avviene prima della fornitura).

Come sfruttare la fatturazione elettronica

Le fatture possono essere emesse per via elettronica a condizione che siano garantite l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura. La fatturazione elettronica è soggetta all'accettazione da parte del beneficiario.

Per quanto tempo deve essere conservata una fattura

Le fatture devono essere conservate per sei anni. L'obbligo di conservare le fatture si applica sia alle fatture di vendita che a quelle di acquisto.

Come Stripe può essere d'aiuto

Stripe Invoicing è una piattaforma di fatturazione globale concepita per farti risparmiare tempo e ricevere i pagamenti più rapidamente. Crea e invia una fattura in hosting su Stripe in pochi minuti dalla Dashboard, oppure usa l'API Invoicing e le funzioni avanzate per automatizzare la riscossione e la riconciliazione dei pagamenti.

Invoicing è integrata nello stack tecnologico di pagamento di Stripe, così i clienti possono riscuotere automaticamente i pagamenti delle fatture con Smart Retries, inviare promemoria via email e aggiornare automaticamente le carte, nonché emettere fatture a livello internazionale fin dal primo giorno.

Semplice da usare: crea, personalizza e invia una fattura in hosting su Stripe in pochi minuti, direttamente dalla Dashboard con nessun codice richiesto. Puoi anche digitare "invoice.new" nella barra degli indirizzi del browser e andare direttamente all'editor delle fatture.

Essere pagato più rapidamente: le fatture online di Stripe offrono un'esperienza ottimizzata su dispositivo mobile, tablet e desktop e supportano più di 25 lingue e 135 valute. La pagina della fattura in hosting mostra dinamicamente i metodi di pagamento in funzione della posizione dei tuoi clienti, aiutandoti a essere pagato più rapidamente. Di fatto, la maggior parte delle fatture create su Stripe vengono pagate entro tre giorni.

Configurabile per qualsiasi caso d'uso: riscuoti pagamenti ricorrenti o una tantum tramite carta, bonifico bancario, addebito diretto SEPA e BACS e altri metodi di pagamento. Aggiungi voci riga, sconti e aliquote fiscali direttamente sulle tue fatture.

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Per ulteriori informazioni su Stripe Invoicing, consulta la nostra documentazione. Per iniziare subito a inviare le fatture e accettare i pagamenti, contatta il nostro team commerciale.

[0] Le informazioni sono aggiornate al 1° luglio 2022. Consultare il tuo consulente legale per ottenere consigli specifici sulla tua attività.