Een pro-formafactuur is een vooruitbetalingsdocument dat de prijs en voorwaarden bevestigt voordat goederen of diensten worden geleverd. Ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk gebruiken ze om een betaling aan te vragen voordat een levering is voltooid, wat de cashflow beschermt, past binnen de inkoopprocedures van kopers en voldoet aan douanevereisten bij internationale zendingen.

Te late betalingen kosten de economie van het Verenigd Koninkrijk jaarlijks £ 11 miljard. Pro-formafacturen helpen dit tegen te gaan door kopers vroegtijdig te laten weten wat ze verschuldigd zijn. Hieronder bespreken we hoe pro-formafacturen interageren met de regels voor de belasting toegevoegde waarde (btw) in het Verenigd Koninkrijk, wanneer His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) een formele btw-factuur vereist en hoe je vooraf een betaling kunt innen voordat de levering is bevestigd.

Hoogtepunten

• Een pro-formafactuur creëert geen belastingmoment, maar het ontvangen van een betaling op basis hiervan doet dit wel, wat betekent dat er onmiddellijk een btw-factuur moet volgen.

• Ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk die goederen exporteren, hebben nauwkeurige pro-formafacturen nodig voor de douane, vooral voor zendingen naar de EU.

• Pro-formafacturen beschermen je niet tegen btw-verplichtingen als je al bent betaald. Zodra er geld wordt verplaatst, bestaat het belastingmoment.

Wat is een pro-formafactuur in het Verenigd Koninkrijk?

Een pro-formafactuur is een document dat de intentie aangeeft om goederen of diensten tegen een bepaalde prijs te leveren. De pro-formafactuur bindt de leverancier aan een prijs, maar het is geen boekhoudkundig stuk. In tegenstelling tot een btw-factuur fungeert het niet als een moment om btw te melden aan HMRC, ook wel een belastingmoment genoemd.

Waarom ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk pro-formafacturen gebruiken

Er zijn verschillende situaties waarin het logisch is voor ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk om pro-formafacturen uit te reiken in plaats van direct over te gaan op een btw-factuur.

Deze omvatten:

• Nieuwe klanten zonder kredietgeschiedenis: Het sturen van een btw-factuur naar een onbekende koper creëert een belastingmoment en een verplichting om btw af te dragen, zelfs als de klant nooit betaalt. Een pro-formafactuur heeft niet dezelfde belastingverplichting.

• Aangepaste bestellingen of maatwerk: Als je iets op specificatie produceert, wil je de koper laten weten hoeveel dit kost voordat je een volledige factuur uitreikt.

• Voorafgaande stortingen: Een pro-formafactuur kan een gedeeltelijk verzoek tot betaling vertegenwoordigen voordat de volledige levering is bevestigd. Zodra de storting is binnengekomen, maak je voor dat bedrag afzonderlijk een btw-factuur op.

• Buitenlandse kopers: Pro-formafacturen zijn de standaard in internationale handel en hebben een specifieke functie bij de douane.

• Abonnementen of start van een project: Wanneer B2B-diensten op een toekomstige datum beginnen, kunnen beide partijen met een pro-formafactuur afspraken maken over de omvang en prijs, zonder voortijdig btw-verplichtingen te activeren.

Hoe pro-formafacturen interageren met btw in het Verenigd Koninkrijk

Dit is waar ondernemingen vaak in de problemen komen. Een pro-formafactuur creëert geen belastingmoment. Volgens de btw-regels van het Verenigd Koninkrijk is het basismoment voor belasting wanneer goederen worden geleverd of diensten worden verleend. Het daadwerkelijke belastingmoment kan eerder plaatsvinden, op de datum waarop de betaling is ontvangen of een btw-factuur is uitgereikt, afhankelijk van wat het eerst gebeurt. Het kan ook tot 14 dagen opschuiven als er binnen die periode een btw-factuur wordt uitgereikt.

De typische, aan de wetgeving voldoende procedure verloopt als volgt:

• Pro-formafactuur wordt verzonden: De koper ontvangt een bevestiging van de prijs en voorwaarden. Er wordt geen belastingmoment gecreëerd en er bestaat nog geen btw-verplichting.

• De klant betaalt: Een betaling op basis van een pro-formafactuur wordt behandeld als een vooruitbetaling. Er ontstaat een belastingmoment op het moment dat het geld is ontvangen, niet wanneer de pro-formafactuur is verzonden.

• Btw-factuur wordt opgemaakt: Je bent nu verplicht om een btw-factuur uit te reiken die deze vooruitbetaling dekt, zelfs als je de goederen nog niet hebt geleverd of de dienst nog niet hebt verleend.

• Bestelling wordt uitgevoerd: Goederen worden verzonden of de dienst wordt verleend.

• Definitieve btw-factuur wordt opgemaakt: Dit bevestigt de voltooide levering. Als de vooruitbetalingsfactuur het volledige bedrag dekte, kan deze dienen als het definitieve btw-document, zolang deze alle vereiste velden bevat.

Het overslaan van de btw-factuur na ontvangst van de betaling zorgt voor complianceproblemen voor ondernemingen. De pro-formafactuur dekt dit niet, en ervan uitgaan dat dit wel zo is, laat ze achter met een ongedocumenteerd belastingmoment.

Wanneer een btw-factuur in het Verenigd Koninkrijk moet worden opgemaakt

Een geldige btw-factuur moet binnen dertig dagen na het belastingmoment worden uitgereikt, wat een wettelijke verplichting is voor voor btw geregistreerde ondernemingen. Een pro-formafactuur kan informatie bevatten die identiek is aan de btw-factuur, maar zolang deze is gemarkeerd als 'pro-formafactuur' in plaats van 'btw-factuur', voldoet deze niet aan die verplichting.

Een btw-factuur die aan de wetgeving voldoet, moet het volgende bevatten:

• Een uniek factuurnummer: Elke factuur heeft op volgorde een eigen factuurnummer nodig.

• Jouw btw-registratienummer: Zonder dit is het document geen geldige btw-factuur en kan de klant de voorbelasting hiervan niet terugvorderen.

• De factuurdatum en de datum van het belastingmoment: Deze kunnen verschillen. Als dat zo is, moeten beide op de factuur worden vermeld.

• Namen en adressen van ondernemingen: Die van jou en van de klant, volledig weergegeven.

• Een beschrijving van de geleverde goederen of verleende diensten: Specifiek genoeg, zodat HMRC kan vaststellen wat er is verkocht.

• Hoeveelheid en eenheidsprijs: Afzonderlijk vermeld, voordat de btw is toegepast.

• Het btw-tarief en het btw-bedrag: Zowel het toegepaste btw-tarief in het Verenigd Koninkrijk als het daadwerkelijk in rekening gebrachte bedrag moeten worden vermeld.

• Het totaal te betalen bedrag, exclusief en inclusief btw: Twee afzonderlijke bedragen.

Een veelgemaakte fout die ondernemingen maken, is het verzenden van een pro-formafactuur, het ontvangen van een betaling en ervan uitgaan dat het papierwerk klaar is, terwijl dit eigenlijk niet zo is. Die betaling creëert een belastingmoment, en de onderneming moet nu binnen dertig dagen een aan de wetgeving voldoende btw-document uitreiken.

Hoe pro-formafacturen worden gebruikt in de internationale handel en e-commerce

Bij grensoverschrijdende handel krijgt de pro-formafactuur een tweede rol die volledig losstaat van btw. Douaneautoriteiten gebruiken pro-formafacturen om invoerrechten en belastingen te beoordelen voordat een zending aankomt.

Bijvoorbeeld:

• UK Border Force en importinstanties: Een ontbrekende of onnauwkeurige pro-formafactuur kan goederen aan de grens tegenhouden. Wanneer zendingen Groot-Brittannië verlaten, informeert de pro-formafactuur zowel de commerciële factuur als de exportaangifte.

• EU-handel na de Brexit: Goederen die zich tussen Groot-Brittannië en de EU verplaatsen, vereisen in beide richtingen douaneaangiften. De pro-formafactuur is vaak het uitgangspunt voor die documentatie, zelfs als deze dateert van voor de bevestigde verkoop.

In e-commerce kunnen pro-formafacturen bepalen hoe deals worden geregeld. Veel B2B-e-commercekopers die inkopen voor wederverkoop of in bulk hebben interne inkooporderprocedures waarvoor een pro-formafactuur is vereist voordat ze een betaling kunnen vrijgeven. Bij B2B-diensten kunnen adviesbureaus, agentschappen en freelancers die op projectbasis werken, een pro-formafactuur gebruiken om afspraken te maken over omvang en prijs, en om een storting of volledige vooruitbetaling aan te vragen voordat de werkzaamheden beginnen.

Wanneer moet je om een vooruitbetaling vragen voordat je een btw-factuur uitreikt?

Het juiste moment om een vooruitbetaling aan te vragen, is voordat je middelen hebt ingezet die je niet meer kunt terugkrijgen. Houd rekening met het volgende:

• Custom of op maat gemaakt werk: Als je iets produceert dat buiten deze specifieke klantrelatie geen verkoopwaarde heeft, zoals op maat gemaakte software, Custom productie of specifiek advieswerk, is het standaardpraktijk om betaling te ontvangen voordat je begint.

• Nieuwe kopers: Kredietvoorwaarden zijn een relatie die in de loop van de tijd wordt opgebouwd. Totdat je weet dat een klant betrouwbaar betaalt, beschermen een pro-formafactuur en vooruitbetaling je tegen het najagen van een factuur die mogelijk nooit wordt voldaan.

• Bestellingen met een hoge waarde of hoge kosten: De drempel varieert per onderneming, maar bestellingen van meer dan een paar duizend pond rechtvaardigen meestal een betaling vooraf of een aanzienlijke storting.

• Internationale bestellingen: Valutarisico's, complexiteit van de verzending en de moeilijkheid om onbetaalde facturen over de grens te verhalen, wijzen allemaal in de richting van het aanvragen van vooruitbetaling vóór verzending.

Stripe maakt dit proces eenvoudig. Met Stripe Invoicing kun je een pro-formafactuur sturen om te laten controleren en goedkeuren, een betaling via een betaallink incasseren en automatisch een definitieve btw-factuur laten uitreiken zodra de betaling is bevestigd, waarbij de datum van de belastingheffing en de factuurdatum correct zijn ingesteld.

De klant hoeft niet in te loggen op een portal of af te rekenen: je stuurt een link, de klant betaalt en Stripe registreert de transactie met de relevante btw-gegevens eraan gekoppeld. Dat neemt de handmatige stap weg om eraan te denken het conforme document na betaling uit te reiken, wat vaak de oorzaak is van hiaten in de compliance.

Is een pro-formafactuur het juiste hulpmiddel voor jouw onderneming?

Een pro-formafactuur is de juiste keuze wanneer je de prijs en voorwaarden wilt bevestigen, een betaling wilt aanvragen en flexibiliteit wilt behouden voordat een levering is voltooid.

Pro-formafacturen kunnen voor de volgende doeleinden worden gebruikt:

• Regelmatig offertes uitbrengen voor facturatie: Als je onderneming offertes uitbrengt voordat deze factureert, stortingen aanneemt of met kopers werkt die vroegtijdig documentatie nodig hebben, horen pro-formafacturen thuis in je standaardprocedure.

• Blootstelling aan btw verminderen: Pro-formafacturen verminderen het risico op het uitreiken van actieve btw-documenten voor bestellingen die nooit worden voltooid. Ze geven kopers een duidelijk overzicht zonder voortijdige boekhoudkundige verplichtingen aan beide kanten te creëren.

Pro-formafacturen beschermen je niet tegen btw-verplichtingen als je al bent betaald. Zodra er geld wordt verplaatst, ontstaat het belastingmoment, ongeacht hoe je het document hebt gelabeld.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de factuurstatussen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle houdt.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.