Eine Proforma-Rechnung ist ein Vorauszahlungsdokument, das Preis und Konditionen bestätigt, bevor Waren oder Dienstleistungen geliefert werden. Unternehmen im Vereinigten Königreich verwenden sie, um eine Zahlung anzufordern, bevor eine Lieferung abgeschlossen ist, was den Cashflow schützt, in die Bestellprozesse der Käufer/innen passt und die Zollanforderungen bei internationalen Sendungen erfüllt.

Zahlungsverzug kostet die Wirtschaft des Vereinigten Königreichs 11 Milliarden £ pro Jahr, und Proforma-Rechnungen helfen, dies zu bekämpfen, indem sie Käufer/innen frühzeitig mitteilen, was geschuldet wird. Im Folgenden behandeln wir, wie Proforma-Rechnungen mit den Regeln zur Mehrwertsteuer (VAT) im Vereinigten Königreich interagieren, wann His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) eine formelle Mehrwertsteuerrechnung verlangt und wie Sie eine Zahlung vorab einziehen, bevor die Lieferung bestätigt wird.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Proforma-Rechnung begründet keinen Steuerzeitpunkt, aber der Erhalt einer Zahlung darauf schon, was bedeutet, dass zeitnah eine Mehrwertsteuerrechnung folgen muss.

• Unternehmen im Vereinigten Königreich, die Waren exportieren, benötigen genaue Proforma-Rechnungen für die Zollabfertigung, insbesondere für Sendungen in die EU.

• Proforma-Rechnungen schützen Sie nicht vor Mehrwertsteuerverpflichtungen, wenn Sie bereits bezahlt wurden. Sobald Geld fließt, existiert der Steuerzeitpunkt.

Was ist eine Proforma-Rechnung im Vereinigten Königreich?

Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das die Absicht erklärt, Waren oder Dienstleistungen zu einem bestimmten Preis zu liefern. Die Proforma-Rechnung bindet den Lieferanten an einen Preis, ist aber kein Buchhaltungsbeleg. Im Gegensatz zu einer Mehrwertsteuerrechnung fungiert sie nicht als Auslöser für die Meldung der Mehrwertsteuer an HMRC, bekannt als Steuerzeitpunkt.

Warum verwenden Unternehmen im Vereinigten Königreich Proforma-Rechnungen?

In mehreren Situationen ist es für Unternehmen im Vereinigten Königreich sinnvoll, Proforma-Rechnungen auszustellen, anstatt direkt eine Mehrwertsteuerrechnung auszustellen.

Dazu gehören:

• Neue Kundinnen und Kunden ohne Bonitätshistorie: Das Senden einer Mehrwertsteuerrechnung an eine unbekannte Käufer/in begründet einen Steuerzeitpunkt und die Verpflichtung zur Abrechnung der Mehrwertsteuer, selbst wenn die Kundin/der Kunde nie zahlt. Eine Proforma-Rechnung unterliegt nicht derselben Steuerpflicht.

• Custom- oder maßgeschneiderte Bestellungen: Wenn Sie etwas nach Spezifikation fertigen, möchten Sie dem/der Käufer/in mitteilen, wie viel es kosten wird, bevor Sie eine vollständige Rechnung ausstellen.

• Vorabeinzahlungen: Eine Proforma-Rechnung kann eine teilweise Zahlungsanfrage darstellen, bevor die vollständige Lieferung bestätigt wird. Sobald die Einzahlung eingeht, stellen Sie separat eine Mehrwertsteuerrechnung für diesen Betrag aus.

• Käufer/innen in Übersee: Proforma-Rechnungen sind im internationalen Handel gängige Praxis und erfüllen eine bestimmte Funktion beim Zoll.

• Abonnement- oder Projektstarts: Wenn B2B-Dienstleistungen zu einem zukünftigen Datum beginnen, ermöglicht eine Proforma-Rechnung beiden Seiten, sich auf Umfang und Preis zu einigen, ohne vorzeitig Verpflichtungen zur Mehrwertsteuerabrechnung auszulösen.

Wie interagieren Proforma-Rechnungen mit der Mehrwertsteuer im Vereinigten Königreich?

Hier stoßen Unternehmen oft auf Probleme. Eine Proforma-Rechnung begründet keinen Steuerzeitpunkt. Nach den Mehrwertsteuerregeln des Vereinigten Königreichs ist der grundlegende Steuerzeitpunkt der Zeitpunkt, an dem Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht werden. Der tatsächliche Steuerzeitpunkt kann sich nach vorne verschieben, auf das Datum, an dem die Zahlung eingeht oder eine Mehrwertsteuerrechnung ausgestellt wird, je nachdem, was zuerst eintritt. Er kann sich auch um bis zu 14 Tage verschieben, wenn innerhalb dieses Zeitraums eine Mehrwertsteuerrechnung ausgestellt wird.

Der typische rechtskonforme Prozess läuft wie folgt ab:

• Proforma-Rechnung wird gesendet: Der/die Käufer/in erhält eine Bestätigung von Preis und Konditionen. Es wird kein Steuerzeitpunkt begründet und es besteht noch keine Mehrwertsteuerpflicht.

• Die Kundin/der Kunde zahlt: Die Zahlung auf eine Proforma-Rechnung wird als Vorauszahlung behandelt. Ein Steuerzeitpunkt entsteht in dem Moment, in dem die Gelder eingehen, nicht wenn die Proforma-Rechnung gesendet wurde.

• Mehrwertsteuerrechnung wird ausgestellt: Sie sind nun verpflichtet, eine Mehrwertsteuerrechnung über diese Vorauszahlung auszustellen, auch wenn Sie die Waren noch nicht geliefert oder die Dienstleistung noch nicht erbracht haben.

• Bestellung wird ausgeführt: Waren werden versandt oder die Dienstleistung wird erbracht.

• Abschließende Mehrwertsteuerrechnung wird ausgestellt: Dies bestätigt die abgeschlossene Lieferung. Wenn die Vorauszahlungsrechnung den vollen Betrag abdeckte, kann sie als abschließendes Mehrwertsteuerdokument dienen, solange sie alle erforderlichen Felder enthält.

Das Überspringen der Mehrwertsteuerrechnung nach Zahlungseingang führt zu Compliance-Problemen für Unternehmen. Die Proforma-Rechnung deckt dies nicht ab, und die Annahme, dass sie dies tut, hinterlässt ihnen einen nicht dokumentierten Steuerzeitpunkt.

Wann muss eine Mehrwertsteuerrechnung im Vereinigten Königreich ausgestellt werden?

Eine gültige Mehrwertsteuerrechnung muss innerhalb von 30 Tagen nach dem Steuerzeitpunkt ausgestellt werden, was für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen eine gesetzliche Anforderung ist. Eine Proforma-Rechnung kann Informationen enthalten, die mit der Mehrwertsteuerrechnung identisch sind, aber solange sie als „Proforma-Rechnung“ und nicht als „Mehrwertsteuerrechnung“ gekennzeichnet ist, erfüllt sie diese Verpflichtung nicht.

Eine rechtskonforme Mehrwertsteuerrechnung muss Folgendes enthalten:

• Eine eindeutige Rechnungsnummer: Jede Rechnung benötigt eine eigene Rechnungsnummer in fortlaufender Reihenfolge.

• Ihre Mehrwertsteuernummer: Ohne diese ist das Dokument keine gültige Mehrwertsteuerrechnung und Ihre Kundin/Ihr Kunde kann keine Vorsteuer geltend machen.

• Das Rechnungsdatum und das Datum des Steuerzeitpunkts: Diese können abweichen. Wenn dies der Fall ist, müssen beide auf der Rechnung angegeben werden.

• Namen und Adressen der Unternehmen: Ihre und die der Kundin/des Kunden in voller Länge.

• Eine Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen: Spezifisch genug, damit HMRC identifizieren kann, was verkauft wurde.

• Menge und Stückpreis: Separat aufgeführt, bevor die Mehrwertsteuer angewendet wird.

• Der Mehrwertsteuersatz und der Mehrwertsteuerbetrag: Sowohl der angewendete Mehrwertsteuersatz des Vereinigten Königreichs als auch der tatsächlich berechnete Betrag müssen aufgeführt werden.

• Der zu zahlende Gesamtbetrag, exklusive und inklusive Mehrwertsteuer: Zwei separate Zahlen.

Ein häufiger Fehler, den Unternehmen machen, besteht darin, eine Proforma-Rechnung zu senden, eine Zahlung zu erhalten und anzunehmen, dass der Papierkram erledigt ist, obwohl dies nicht der Fall ist. Diese Zahlung begründet einen Steuerzeitpunkt, und das Unternehmen muss nun innerhalb von 30 Tagen ein rechtskonformes Mehrwertsteuerdokument ausstellen.

Wie werden Proforma-Rechnungen im internationalen Handel und E-Commerce verwendet?

Im grenzüberschreitenden Handel übernimmt die Proforma-Rechnung eine zweite Rolle, die völlig unabhängig von der Mehrwertsteuer ist. Zollbehörden verwenden Proforma-Rechnungen, um Zölle und Steuern zu bewerten, bevor eine Sendung eintrifft.

Beispiel:

• UK Border Force und Importagenturen: Eine fehlende oder ungenaue Proforma-Rechnung kann Waren an der Grenze aufhalten. Wenn Sendungen Großbritannien verlassen, bildet die Proforma-Rechnung die Grundlage sowohl für die Handelsrechnung als auch für die Ausfuhranmeldung.

• EU-Handel nach dem Brexit: Waren, die zwischen Großbritannien und der EU bewegt werden, erfordern Zollerklärungen in beide Richtungen. Die Proforma-Rechnung ist oft der Ausgangspunkt für diese Dokumentation, auch wenn sie dem bestätigten Verkauf vorausgeht.

Im E-Commerce können Proforma-Rechnungen diktieren, wie Geschäfte arrangiert werden. Viele B2B-E-Commerce-Käufer/innen, die für den Weiterverkauf oder in großen Mengen einkaufen, haben interne Bestellprozesse (Purchase Order, PO), die eine Proforma-Rechnung erfordern, bevor sie eine Zahlung freigeben können. Bei B2B-Dienstleistungen können Beratungsunternehmen, Agenturen und Freelancer mit Projektvorschüssen eine Proforma-Rechnung verwenden, um sich auf Umfang und Preis zu einigen und eine Einzahlung oder vollständige Vorauszahlung anzufordern, bevor die Arbeit beginnt.

Wann sollten Sie vor Ausstellung einer Mehrwertsteuer-Rechnung um Vorauszahlung bitten?

Der richtige Zeitpunkt, um eine Vorauszahlung anzufordern, ist, bevor Sie Ressourcen gebunden haben, die Sie nicht zurückgewinnen können. Beachten Sie Folgendes:

• Custom- oder Maßanfertigungen: Wenn Sie etwas produzieren, das außerhalb dieser spezifischen Kundenbeziehung keinen Wiederverkaufswert hat, wie zum Beispiel maßgeschneiderte Software, individuelle Fertigung oder spezifische Beratungsleistungen, ist es gängige Praxis, vor Beginn die Zahlung entgegenzunehmen.

• Erstkäufer/innen: Kreditkonditionen basieren auf einer Beziehung, die im Laufe der Zeit aufgebaut wird. Bis Sie wissen, dass Endkundinnen und Endkunden zuverlässig zahlen, schützen Sie eine Proforma-Rechnung und eine Vorauszahlung davor, einer Rechnung hinterherzulaufen, die möglicherweise nie beglichen wird.

• Bestellungen mit hohem Wert oder hohen Kosten: Der Schwellenwert variiert je nach Unternehmen, aber Bestellungen über ein paar Tausend Pfund rechtfertigen in der Regel eine Vorauszahlung oder eine erhebliche Einzahlung.

• Internationale Bestellungen: Währungsrisiken, Versandkomplexität und die Schwierigkeit, unbezahlte Rechnungen über Grenzen hinweg zu verfolgen, sprechen allesamt dafür, vor dem Versand eine Vorauszahlung anzufordern.

Stripe macht diesen Prozess unkompliziert. Mit Stripe Invoicing können Sie eine Proforma-Rechnung zur Prüfung und Zustimmung senden, die Zahlung über einen Zahlungslink einziehen und automatisch eine endgültige Mehrwertsteuer-Rechnung ausstellen lassen, sobald die Zahlung bestätigt ist, wobei der Steuerzeitpunkt und das Rechnungsdatum korrekt festgelegt werden.

Der Endkunde muss sich nicht bei einem Portal anmelden oder einen Bezahlvorgang durchlaufen: Sie senden einen Link, er zahlt, und Stripe erfasst die Transaktion mit den angehängten entsprechenden Mehrwertsteuer-Details. Dadurch entfällt der manuelle Schritt, nach Zahlungseingang an die Ausstellung des konformen Dokuments zu denken – genau hier entstehen häufig Compliance-Lücken.

Ist eine Proforma-Rechnung das richtige Werkzeug für Ihr Unternehmen?

Eine Proforma-Rechnung ist die richtige Wahl, wenn Sie Preis und Konditionen bestätigen, eine Zahlung anfordern und sich Flexibilität bewahren möchten, bevor eine Lieferung abgeschlossen ist.

Proforma-Rechnungen können für die folgenden Zwecke verwendet werden:

• Regelmäßige Angebotsabgabe vor der Rechnungsstellung: Wenn Ihr Unternehmen Angebote erstellt, bevor es Rechnungen stellt, Einzahlungen entgegennimmt oder mit Käufer/innen zusammenarbeitet, die frühzeitig Dokumentation benötigen, gehören Proforma-Rechnungen zu Ihrem Standardprozess.

• Reduzierung des Mehrwertsteuerrisikos: Proforma-Rechnungen verringern das Risiko, Live-Mehrwertsteuerdokumente für Bestellungen auszustellen, die nie abgeschlossen werden. Sie geben Käufer/innen einen klaren Nachweis, ohne auf beiden Seiten vorzeitige Buchhaltungsverpflichtungen zu schaffen.

Proforma-Rechnungen schützen Sie nicht vor Mehrwertsteuerverpflichtungen, wenn Sie bereits bezahlt wurden. Sobald Geld fließt, existiert der Steuerzeitpunkt, unabhängig davon, wie Sie das Dokument gekennzeichnet haben.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahnwesen-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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