Uma fatura proforma é um documento de pagamento antecipado que confirma o preço e os termos antes da entrega de bens ou serviços. Empresas do Reino Unido usam esse recurso para solicitar o pagamento antes da conclusão de um fornecimento, o que protege o fluxo de caixa, se adapta aos processos de pedido de compra dos compradores e atende aos requisitos alfandegários em remessas internacionais.

Pagamentos atrasados custam à economia do Reino Unido £ 11 bilhões todos os anos, e as faturas proforma ajudam a combater isso, informando os compradores com antecedência sobre o que é devido. Abaixo, abordamos como as faturas proforma interagem com as regras do imposto sobre valor agregado (IVA) do Reino Unido, quando o His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) exige uma fatura de IVA formal e como recolher o pagamento antecipadamente antes da confirmação do fornecimento.

Destaques

• Uma fatura proforma não cria um ponto de imposto, mas receber o pagamento por ela sim, o que significa que uma fatura de IVA deve ser emitida logo em seguida.

• Empresas do Reino Unido que exportam bens precisam de proformas precisas para passar pela alfândega, especialmente para remessas para a UE.

• As faturas proforma não protegem contra obrigações de IVA se você já tiver recebido o pagamento. Assim que o dinheiro se move, o ponto de imposto existe.

O que é uma fatura proforma no Reino Unido?

Uma fatura proforma é um documento que declara a intenção de fornecer bens ou serviços a um determinado preço. A proforma compromete o fornecedor a um preço, mas não é um registro contábil. Ao contrário de uma fatura de IVA, não atua como um ponto de acionamento para declarar o IVA à HMRC, conhecido como ponto de imposto.

Por que as empresas do Reino Unido usam faturas proforma?

Várias situações justificam que empresas do Reino Unido emitam faturas proforma em vez de passar direto para uma fatura de IVA.

Isso inclui:

• Novos clientes sem histórico de crédito: enviar uma fatura de IVA a um comprador desconhecido cria um ponto de imposto e a obrigação de contabilizar o IVA, mesmo que o cliente nunca pague. Uma proforma não tem a mesma obrigação fiscal.

• Pedidos personalizados ou sob medida: se você estiver fabricando algo sob especificação, é recomendável informar ao comprador quanto custará antes de emitir uma fatura completa.

• Depósitos antecipados: uma proforma pode representar uma solicitação de pagamento parcial antes da confirmação do fornecimento total. Assim que o depósito for recebido, você emite uma fatura de IVA para esse valor separadamente.

• Compradores estrangeiros: as faturas proforma são uma prática padrão no comércio internacional e têm uma função específica na alfândega.

• Início de assinaturas ou projetos: quando os serviços B2B começam em uma data futura, uma proforma permite que ambas as partes concordem com o escopo e o preço sem acionar as obrigações de contabilidade do IVA prematuramente.

Como as faturas proforma interagem com o IVA do Reino Unido?

É aqui que as empresas frequentemente enfrentam problemas. Uma fatura proforma não cria um ponto de imposto. Sob as regras de IVA do Reino Unido, o ponto de imposto básico é quando os bens são entregues ou os serviços são executados. O ponto de imposto real pode ser antecipado, para a data em que o pagamento é recebido ou uma fatura de IVA é emitida, o que ocorrer primeiro. Ele também pode ser adiado em até 14 dias se uma fatura de IVA for emitida dentro dessa janela.

O processo de conformidade típico funciona da seguinte forma:

• A proforma é enviada: o comprador recebe a confirmação de preço e termos. Nenhum ponto de imposto é criado e nenhuma responsabilidade de IVA existe ainda.

• O cliente paga: o pagamento de uma proforma é tratado como um pagamento antecipado. Um ponto de imposto é criado no momento em que os fundos são recebidos, não quando a proforma foi enviada.

• A fatura de IVA é emitida: agora você é obrigado a emitir uma fatura de IVA cobrindo esse pagamento antecipado, mesmo que ainda não tenha entregado os bens ou prestado o serviço.

• O pedido é concluído: os bens são enviados ou o serviço é executado.

• A fatura final de IVA é emitida: isso confirma o fornecimento concluído. Se a fatura de pagamento antecipado cobriu o valor total, ela pode servir como o documento final de IVA, desde que inclua todos os campos obrigatórios.

Pular a fatura de IVA após o recebimento do pagamento cria problemas de conformidade para as empresas. A proforma não cobre isso e presumir que sim as deixa com um ponto de imposto não documentado.

Quando uma fatura de IVA do Reino Unido deve ser emitida?

Uma fatura de IVA válida deve ser emitida em até 30 dias a partir do ponto de imposto, o que é um requisito legal para empresas registradas no IVA. Uma proforma pode conter informações idênticas à fatura de IVA, mas contanto que esteja marcada como "fatura proforma" em vez de "fatura de IVA", ela não atende a essa obrigação.

Uma fatura de IVA em conformidade deve incluir:

• Um número de fatura exclusivo: cada fatura precisa do seu próprio número de fatura, em sequência.

• O seu número de cadastro no IVA: sem isso, o documento não é uma fatura de IVA válida e o seu cliente não pode reivindicar imposto suportado a partir dele.

• A data da fatura e a data do ponto de imposto: elas podem ser diferentes. Nesse caso, ambas devem aparecer na fatura.

• Nomes e endereços das empresas: os seus e os do cliente, na íntegra.

• Uma descrição dos bens ou serviços fornecidos: específica o suficiente para que a HMRC possa identificar o que foi vendido.

• Quantidade e preço unitário: listados separadamente, antes da aplicação do IVA.

• A taxa de IVA e o valor do IVA: tanto a taxa de IVA do Reino Unido aplicada quanto o valor real cobrado devem aparecer.

• O total a pagar, excluindo e incluindo o IVA: dois valores separados.

Um erro comum que as empresas cometem é enviar uma proforma, receber o pagamento e presumir que a burocracia está concluída quando, na verdade, não está. Esse pagamento cria um ponto de imposto e a empresa agora deve emitir um documento de IVA em conformidade dentro de 30 dias.

Como as faturas proforma são usadas no comércio internacional e no comércio eletrônico?

No comércio transfronteiriço, a fatura proforma assume uma segunda função totalmente separada do IVA. As autoridades alfandegárias usam proformas para avaliar taxas e impostos antes da chegada de uma remessa.

Por exemplo:

• UK Border Force e agências de importação: uma proforma ausente ou incorreta pode reter bens na fronteira. Quando as remessas deixam a Grã-Bretanha, a proforma embasa tanto a fatura comercial quanto a declaração de exportação.

• Comércio com a UE pós-Brexit: os bens em circulação entre a Grã-Bretanha e a UE exigem declarações alfandegárias em ambas as direções. A proforma costuma ser o ponto de partida para essa documentação, mesmo que anteceda a venda confirmada.

No comércio eletrônico, as proformas podem determinar como os negócios são estruturados. Muitos compradores de comércio eletrônico B2B que compram para revenda ou em grandes quantidades têm processos internos de pedido de compra (PO) que exigem uma proforma antes de poderem liberar o pagamento. Em serviços B2B, consultorias, agências e freelancers em retenções de projeto podem usar uma proforma para concordar com o escopo e preço e solicitar um depósito ou pagamento integral antecipado antes do início do trabalho.

Quando você deve solicitar o pagamento antecipado antes de emitir uma fatura de IVA?

O momento certo para solicitar o pagamento antecipado é antes de comprometer recursos que você não pode recuperar. Considere o seguinte:

• Custom ou trabalho sob encomenda: Se você está produzindo algo sem valor de revenda fora dessa relação específica com o cliente, como software sob medida, manufatura custom ou entregas de consultoria adaptadas, receber o pagamento antes de começar é uma prática padrão.

• Compradores de primeira viagem: Os termos de crédito são uma relação construída ao longo do tempo. Até você saber que um cliente paga de forma confiável, uma proforma e um pagamento antecipado protegem você de ir atrás de uma fatura que talvez nunca seja quitada.

• Pedidos de alto valor ou alto custo: O limite varia de acordo com a empresa, mas pedidos acima de alguns milhares de libras normalmente justificam o pagamento antecipado ou um depósito substancial.

• Pedidos internacionais: O risco da moeda, a complexidade de envio e a dificuldade de ir atrás de faturas não pagas em outros países apontam para a solicitação do pagamento antecipado antes do envio.

A Stripe torna esse processo simples. Com o Stripe Invoicing, você pode enviar uma fatura proforma para revisar e concordar, recolher o pagamento por meio de um link de pagamento e ter uma fatura de IVA finalizada emitida automaticamente após a confirmação do pagamento, com o ponto de imposto e a data da fatura definidos corretamente.

O cliente não precisa fazer login em um portal ou passar por um checkout: você envia um link, ele paga e a Stripe registra a transação com os detalhes relevantes de IVA anexados. Isso remove a etapa manual de lembrar de emitir o documento em conformidade após o recebimento do pagamento, que é quando as lacunas de conformidade costumam ocorrer.

A fatura proforma é a ferramenta certa para sua empresa?

A fatura proforma é a escolha certa quando você deseja confirmar preços e termos, solicitar o pagamento e manter a flexibilidade antes da conclusão de um fornecimento.

As faturas proforma podem ser usadas para os seguintes fins:

• Cotação regular antes do faturamento: se sua empresa faz cotações antes de faturar, recebe depósitos ou trabalha com compradores que precisam de documentação com antecedência, as faturas proforma devem fazer parte do seu processo padrão.

• Redução da exposição ao IVA: as faturas proforma reduzem o risco de emitir documentos de IVA ativos para pedidos que nunca são concluídos. Elas fornecem aos compradores um registro claro sem criar obrigações contábeis prematuras para nenhuma das partes.

As faturas proforma não protegem contra obrigações de IVA se o pagamento já tiver sido efetuado. Assim que o dinheiro se move, o ponto de imposto existe, independentemente de como você rotulou o documento.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber (AR) — desde a criação de faturas até a coleta de pagamento. Seja para cobranças únicas ou recorrentes, o Stripe ajuda as empresas a receber mais rapidamente e a otimizar as operações:

• Automatizar as contas a receber: Crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade — sem necessidade de programação. O Stripe acompanha automaticamente o status das faturas, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelere o fluxo de caixa: Reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com tecnologia de IA que ajudam você a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte para mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal do cliente self-service.

• Reduza a carga de trabalho de back-office: gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integre com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing se integra a softwares populares de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a entrada manual de dados.

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