Una fattura proforma è un documento di pagamento anticipato che conferma il prezzo e le condizioni prima della consegna di beni o servizi. Le attività del Regno Unito le utilizzano per richiedere il pagamento prima che una fornitura sia completata; questo protegge il flusso di cassa, si adatta alle procedure di ordine di acquisto degli acquirenti e soddisfa i requisiti doganali per le spedizioni internazionali.

I pagamenti in ritardo costano all'economia del Regno Unito 11 miliardi di sterline ogni anno e le fatture proforma aiutano a combattere questo problema facendo sapere in anticipo agli acquirenti quanto è dovuto. Di seguito, spieghiamo come le fatture proforma interagiscono con le regole sull'imposta sul valore aggiunto (IVA) del Regno Unito, quando His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) richiede una fattura con IVA formale e come riscuotere il pagamento in anticipo prima che la fornitura sia confermata.

In evidenza

• Una fattura proforma non crea un punto di imposta, ma la ricezione di un pagamento a fronte di essa sì, il che significa che deve seguire tempestivamente una fattura con IVA.

• Le attività del Regno Unito che esportano beni necessitano di fatture proforma accurate per sdoganare le merci, in particolare per le spedizioni nell'UE.

• Le fatture proforma non ti proteggono dagli obblighi IVA se hai già ricevuto il pagamento. Una volta che il denaro si sposta, il punto di imposta esiste.

Che cos'è una fattura proforma nel Regno Unito?

Una fattura proforma è un documento che dichiara l'intenzione di fornire beni o servizi a un determinato prezzo. La fattura proforma impegna il fornitore a un prezzo, ma non è un documento contabile. A differenza di una fattura con IVA, non funge da punto di innesco per la dichiarazione dell'IVA all'HMRC, noto come punto di imposta.

Per quale motivo le attività del Regno Unito utilizzano le fatture proforma?

Esistono diverse situazioni in cui ha senso che le attività del Regno Unito emettano fatture proforma anziché passare direttamente a una fattura con IVA.

Queste comprendono:

• Nuovi clienti senza una storia creditizia: l'invio di una fattura con IVA a un acquirente sconosciuto crea un punto di imposta e un obbligo di contabilizzazione dell'IVA, anche se il cliente non paga mai. Una fattura proforma non ha lo stesso obbligo in materia di imposte.

• Ordini su misura o personalizzati: se produci qualcosa su specifica, ti conviene far sapere all'acquirente quanto costerà prima di emettere una fattura completa.

• Depositi anticipati: una fattura proforma può rappresentare una richiesta di pagamento parziale prima che la fornitura completa sia confermata. Una volta accreditato il deposito, emetti separatamente una fattura con IVA per tale importo.

• Acquirenti esteri: le fatture proforma sono una pratica standard nel commercio internazionale e svolgono una funzione specifica alla dogana.

• Avvio di abbonamenti o progetti: quando i servizi B2B iniziano in una data futura, una fattura proforma consente a entrambe le parti di concordare l'ambito e il prezzo senza innescare prematuramente gli obblighi di contabilizzazione dell'IVA.

In che modo le fatture proforma interagiscono con l'IVA del Regno Unito?

È qui che le attività riscontrano spesso dei problemi. Una fattura proforma non crea un punto di imposta. In base alle regole sull'IVA del Regno Unito, il punto di imposta di base è quando i beni vengono consegnati o i servizi vengono eseguiti. Il punto di imposta effettivo può essere anticipato alla data in cui viene ricevuto il pagamento o viene emessa una fattura con IVA, a seconda di quale evento si verifichi per primo. Può anche essere posticipato fino a 14 giorni dopo se una fattura con IVA viene emessa entro tale finestra.

La tipica procedura conforme è la seguente:

• Viene inviata la fattura proforma: l'acquirente riceve la conferma del prezzo e delle condizioni. Non viene creato alcun punto di imposta e non esiste ancora alcuna passività IVA.

• Il cliente paga: il pagamento su una fattura proforma viene trattato come un pagamento anticipato. Al momento della ricezione dei fondi viene creato un punto di imposta, non quando è stata inviata la fattura proforma.

• Viene emessa la fattura con IVA: ora è obbligatorio emettere una fattura con IVA che copra tale pagamento anticipato, anche se non hai ancora consegnato i beni o eseguito il servizio.

• L'ordine viene evaso: i beni vengono spediti o il servizio viene eseguito.

• Viene emessa la fattura con IVA finale: questo conferma la fornitura completata. Se la fattura di pagamento anticipato copriva l'intero importo, può fungere da documento IVA finale, a condizione che includa tutti i campi obbligatori.

Saltare la fattura con IVA dopo la ricezione del pagamento crea problemi di compliance per le attività. La fattura proforma non la copre e presumere che lo faccia le lascia con un punto di imposta non documentato.

Quando deve essere emessa una fattura con IVA del Regno Unito?

Deve essere emessa una fattura con IVA valida entro 30 giorni dal punto di imposta, il che costituisce un requisito di carattere giuridico per le attività registrate ai fini IVA. Una fattura proforma può contenere informazioni identiche alla fattura con IVA, ma finché è contrassegnata come "fattura proforma" anziché "fattura con IVA", non soddisfa tale obbligo.

Una fattura con IVA conforme deve includere:

• Un numero di fattura univoco: ogni fattura necessita del proprio numero di fattura, in sequenza.

• Il tuo numero di registrazione IVA: senza di esso, il documento non è una fattura con IVA valida e il tuo cliente non può richiedere il rimborso dell'imposta a monte.

• La data della fattura e la data del punto di imposta: possono differire. In tal caso, entrambe devono comparire sulla fattura.

• Nomi e indirizzi delle attività: il tuo e quello del cliente, per esteso.

• Una descrizione dei beni o servizi forniti: sufficientemente specifica affinché l'HMRC possa identificare ciò che è stato venduto.

• Quantità e prezzo unitario: elencati separatamente, prima dell'applicazione dell'IVA.

• L'aliquota IVA e l'importo dell'IVA: devono comparire sia l'aliquota IVA del Regno Unito applicata che l'importo effettivo addebitato.

• Il totale da pagare, IVA esclusa e inclusa: due importi separati.

Un errore comune che le attività commettono è inviare una fattura proforma, ricevere il pagamento e presumere che le pratiche burocratiche siano concluse quando in realtà non lo sono. Quel pagamento crea un punto di imposta e l'attività ora deve emettere un documento IVA conforme entro 30 giorni.

In che modo le fatture proforma vengono utilizzate nel commercio internazionale e nell'e-commerce?

Nel commercio transfrontaliero, la fattura proforma assume un secondo ruolo completamente separato dall'IVA. Le autorità doganali utilizzano le fatture proforma per valutare dazi e imposte prima dell'arrivo di una spedizione.

Ad esempio:

• Forze di frontiera e agenzie di importazione del Regno Unito: una fattura proforma mancante o imprecisa può bloccare le merci alla frontiera. Quando le spedizioni lasciano la Gran Bretagna, la fattura proforma informa sia la fattura commerciale che la dichiarazione di esportazione.

• Commercio nell'UE post-Brexit: le merci che si spostano tra la Gran Bretagna e l'UE richiedono dichiarazioni doganali in entrambe le direzioni. La fattura proforma è spesso il punto di partenza per tale documentazione, anche se precede la vendita confermata.

Nell'e-commerce, le fatture proforma possono dettare le modalità di organizzazione degli accordi. Molti acquirenti e-commerce B2B che acquistano per la rivendita o all'ingrosso dispongono di procedure interne per gli ordini di acquisto (PO) che richiedono una fattura proforma prima di poter sbloccare il pagamento. Nei servizi B2B, le società di consulenza, le agenzie e i liberi professionisti su acconti di progetto possono utilizzare una fattura proforma per concordare l'ambito e il prezzo e richiedere un deposito o un pagamento anticipato completo prima dell'inizio dei lavori.

Quando è opportuno richiedere un pagamento anticipato prima di emettere una fattura con IVA?

Il momento giusto per richiedere un pagamento anticipato è prima di impegnare risorse che non è possibile recuperare. Tieni presente quanto segue:

• Lavori Custom o su misura: se stai producendo qualcosa senza alcun valore di rivendita al di fuori di questa specifica relazione con il cliente, come software personalizzato, produzione su misura o risultati di consulenza personalizzati, riscuotere un pagamento prima di iniziare è una prassi standard.

• Acquirenti al primo acquisto: i termini di credito sono una relazione costruita nel tempo. Finché non sai che un cliente paga in modo affidabile, un documento proforma e un pagamento anticipato ti proteggono dall'inseguire una fattura che potrebbe non essere mai saldata.

• Ordini di valore o di costo elevato: la soglia varia in base all'attività, ma gli ordini superiori a qualche migliaio di sterline in genere giustificano un pagamento anticipato o un deposito considerevole.

• Ordini internazionali: il rischio di valuta, la complessità delle spedizioni e la difficoltà di recuperare le fatture non pagate all'estero indicano tutti la necessità di richiedere un pagamento anticipato prima della spedizione.

Stripe rende semplice questa procedura. Con Stripe Invoicing, puoi inviare una fattura proforma da esaminare e approvare, riscuotere il pagamento tramite un link di pagamento e ottenere l'emissione automatica di una fattura con IVA definitiva una volta confermato il pagamento, con il momento impositivo e la data della fattura impostati correttamente.

Il cliente non deve accedere a un portale o passare attraverso un checkout: tu invii un link, il cliente paga e Stripe registra la transazione con i relativi dettagli sull'IVA allegati. In questo modo si elimina il passaggio manuale di dover ricordare di emettere il documento conforme dopo aver ricevuto il pagamento, che è quando si verificano spesso lacune a livello di compliance.

La fattura proforma è lo strumento giusto per la tua attività?

Una fattura proforma è la scelta giusta quando vuoi confermare il prezzo e le condizioni, richiedere un pagamento e preservare la flessibilità prima che una fornitura sia completata.

Le fatture proforma possono essere utilizzate per i seguenti scopi:

• Preventivi regolari prima della fatturazione: se la tua attività invia preventivi prima di fatturare, accetta depositi o lavora con acquirenti che necessitano tempestivamente di documentazione, le fatture proforma rientrano nella tua procedura standard.

• Riduzione dell'esposizione IVA: le fatture proforma riducono il rischio di emettere documenti IVA live per ordini che non vengono mai completati. Offrono agli acquirenti una registrazione chiara senza creare obblighi contabili prematuri per entrambe le parti.

Le fatture proforma non ti proteggeranno dagli obblighi IVA se hai già ricevuto il pagamento. Una volta che il denaro si sposta, il punto di imposta esiste indipendentemente da come hai etichettato il documento.

In che modo Stripe Invoicing può esserti d'aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliora l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduci il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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