Una factura proforma es un documento de pago anticipado que confirma el precio y las condiciones antes de que se entreguen los bienes o servicios. Las empresas del Reino Unido las utilizan para solicitar el pago antes de que se complete un suministro, lo que protege el flujo de caja, se adapta a los procesos de los pedidos de los compradores y cumple con los requisitos aduaneros en los envíos internacionales.

Los pagos atrasados le cuestan a la economía del Reino Unido GBP 11,000 millones cada año, y las facturas proforma ayudan a combatir esto al informar a los compradores lo que deben con anticipación. A continuación, explicamos cómo interactúan las facturas proforma con las normas del impuesto al valor agregado (IVA) del Reino Unido, cuándo His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) exige una factura de IVA formal y cómo cobrar el pago por adelantado antes de que se confirme el suministro.

Aspectos destacados

• Una factura proforma no crea un punto impositivo, pero recibir un pago por ella sí, lo que significa que le debe seguir una factura de IVA a la brevedad.

• Las empresas del Reino Unido que exportan bienes necesitan proformas precisas para pasar por la aduana, en especial, para envíos a la UE.

• Las facturas proforma no te protegen de las obligaciones de IVA si ya te pagaron. Una vez que el dinero se mueve, el punto impositivo existe.

¿Qué es una factura proforma en el Reino Unido?

Una factura proforma es un documento que declara la intención de suministrar bienes o servicios a un precio determinado. La proforma compromete al proveedor con un precio, pero no es un registro contable. A diferencia de una factura de IVA, no actúa como punto de activación para declarar el IVA a HMRC, lo que se conoce como punto impositivo.

¿Por qué las empresas del Reino Unido usan facturas proforma?

Hay varias situaciones en las que tiene sentido que las empresas del Reino Unido emitan facturas proforma en lugar de emitir directamente una factura de IVA.

Entre ellos, se incluyen las siguientes:

• Nuevos clientes sin historial crediticio: Enviar una factura de IVA a un comprador desconocido crea un punto impositivo y la obligación de justificar el IVA, incluso si el cliente nunca paga. Una proforma no tiene la misma obligación fiscal.

• Pedidos personalizados o a medida: Si fabricas algo según especificaciones, debes informar al comprador de cuánto costará antes de emitir una factura completa.

• Depósitos por adelantado: Una proforma puede representar una solicitud de pago parcial antes de que se confirme el suministro completo. Una vez que se recibe el depósito, debes emitir una factura de IVA por ese importe por separado.

• Compradores en el extranjero: Las proformas son una práctica habitual en el comercio internacional y cumplen una función específica en la aduana.

• Inicio de suscripciones o proyectos: Cuando los servicios B2B comienzan en una fecha futura, una proforma permite que ambas partes acuerden el alcance y el precio sin desencadenar las obligaciones contables de IVA de forma prematura.

¿Cómo interactúan las facturas proforma con el IVA del Reino Unido?

Aquí es donde las empresas suelen tener problemas. Una factura proforma no crea un punto impositivo. Según las normas de IVA del Reino Unido, el punto impositivo básico es cuando se entregan los bienes o se prestan los servicios. El punto impositivo real puede adelantarse a la fecha en que se recibe el pago o se emite una factura de IVA, lo que ocurra primero. También puede retrasarse hasta 14 días si se emite una factura de IVA dentro de ese plazo.

El proceso típico que cumple con la normativa es el siguiente:

• Se envía la proforma: El comprador recibe la confirmación del precio y las condiciones. No se crea ningún punto impositivo y aún no existe ninguna responsabilidad de IVA.

• El cliente paga: El pago de una proforma se trata como un pago anticipado. Se crea un punto impositivo en el momento en que se reciben los fondos, no cuando se envió la proforma.

• Se emite la factura de IVA: Ahora debes emitir una factura de IVA que cubra ese pago anticipado, incluso si aún no entregaste los bienes o prestaste el servicio.

• Se completa el pedido: Se envían los bienes o se presta el servicio.

• Se emite la factura de IVA final: Esto confirma el suministro completo. Si la factura de pago anticipado cubría el importe total, puede servir como documento de IVA final, siempre que incluya todos los campos obligatorios.

Omitir la factura de IVA después de la recepción del pago crea problemas de cumplimiento de la normativa para las empresas. La proforma no lo cubre y, si se asume que lo hace, se quedan con un punto impositivo indocumentado.

¿Cuándo se debe emitir una factura de IVA del Reino Unido?

Se debe emitir una factura de IVA válida en un plazo de 30 días a partir del punto impositivo, lo que es un requisito legal para las empresas inscritas en el IVA. Una proforma puede contener información idéntica a la factura de IVA, pero siempre que esté marcada como «factura proforma» en lugar de «factura de IVA», no cumple con esa obligación.

Una factura de IVA que cumple con la normativa debe incluir lo siguiente:

• Un número de factura único: Cada factura necesita su propio número de factura en secuencia.

• Tu número de registro de IVA: Sin esto, el documento no es una factura de IVA válida y tu cliente no puede reclamar el impuesto soportado con ella.

• La fecha de la factura y la fecha del punto impositivo: Pueden ser diferentes. Si lo son, ambas deben aparecer en la factura.

• Nombres y direcciones de las empresas: La tuya y la del cliente completas.

• Una descripción de los bienes o servicios suministrados: Lo suficientemente específica como para que HMRC pueda identificar lo que se vendió.

• Cantidad y precio unitario: Incluidos por separado antes de que se aplique el IVA.

• La tasa de IVA y el importe del IVA: Deben aparecer tanto la tasa de IVA del Reino Unido aplicada como el importe real cobrado.

• El total por pagar, sin IVA y con IVA incluido: Dos cifras separadas.

Un error común que cometen las empresas es enviar una proforma, recibir un pago y asumir que el papeleo está terminado cuando en realidad no es así. Ese pago crea un punto impositivo, y la empresa ahora debe emitir un documento de IVA que cumpla con la normativa en un plazo de 30 días.

¿Cómo se usan las facturas proforma en el comercio internacional y en el comercio electrónico?

En el comercio transfronterizo, la factura proforma asume un segundo rol totalmente separado del IVA. Las autoridades aduaneras utilizan proformas para evaluar aranceles e impuestos antes de que llegue un envío.

Por ejemplo:

• Fuerza Fronteriza del Reino Unido y agencias de importación: Una proforma faltante o imprecisa puede retener bienes en la frontera. Cuando los envíos salen de Gran Bretaña, la proforma sirve de base tanto para la factura comercial como para la declaración de exportación.

• Comercio en la UE posterior al Brexit: Los bienes que se mueven entre Gran Bretaña y la UE requieren declaraciones aduaneras en ambas direcciones. La proforma suele ser el punto de partida de esa documentación, incluso si es anterior a la venta confirmada.

En el comercio electrónico, las proformas pueden dictar cómo se organizan los acuerdos. Muchos compradores de comercio electrónico B2B que compran para la reventa o al por mayor tienen procesos internos de órdenes de compra (PO) que requieren una proforma antes de poder autorizar el pago. En los servicios B2B, las consultoras, las agencias y los profesionales independientes con anticipos de proyectos pueden usar una proforma para acordar el alcance y el precio y solicitar un depósito o un pago anticipado completo antes de que comience el trabajo.

¿Cuándo deberías solicitar el pago por adelantado antes de emitir una factura con IVA?

El momento adecuado para solicitar el pago por adelantado es antes de haber comprometido recursos que no puedes recuperar. Ten en cuenta lo siguiente:

• Trabajo Custom o hecho a medida: Si produces algo que no tiene valor de reventa fuera de esta relación específica con el cliente, como software a medida, fabricación Custom o entregables de consultoría a medida, lo habitual es cobrar antes de empezar.

• Compradores por primera vez: Las Condiciones de crédito son una relación que se construye con el tiempo. Hasta que no sepas que un cliente paga de forma fiable, una factura proforma y un pago por adelantado te protegen de perseguir una factura que podría no pagarse nunca.

• Pedidos de gran valor o alto costo: El umbral varía en función de la empresa, pero los pedidos de más de un par de miles de libras suelen justificar un pago por adelantado o un depósito importante.

• Pedidos internacionales: El riesgo de divisas, la complejidad de los envíos y la dificultad de reclamar facturas impagadas a través de las fronteras apuntan a solicitar el pago por adelantado antes del envío.

Stripe simplifica este proceso. Con Stripe Invoicing, puedes enviar una factura proforma para revisar y acordar, cobrar el pago a través de un enlace de pago y hacer que se emita automáticamente una factura con IVA finalizada una vez que se confirme el pago, con el punto de impuesto y la fecha de la factura establecidos correctamente.

El cliente no necesita iniciar sesión en un portal ni pasar por una confirmación de compra: envías un enlace, paga y Stripe registra la transacción con los detalles del IVA relevantes adjuntos. Eso elimina el paso manual de recordar emitir el documento de cumplimiento de la normativa después de que se reciba el pago, que es cuando suelen producirse brechas de cumplimiento de la normativa.

¿La factura proforma es la herramienta adecuada para tu empresa?

Una factura proforma es la elección correcta cuando quieres confirmar el precio y las condiciones, solicitar un pago y mantener la flexibilidad antes de que se complete un suministro.

Las facturas proforma se pueden utilizar con los siguientes fines:

• Presupuestos habituales antes de la facturación: Si tu empresa elabora presupuestos antes de facturar, acepta depósitos o trabaja con compradores que necesitan documentación con anticipación, las proformas deben formar parte de tu proceso estándar.

• Reducción de la exposición al IVA: Las proformas reducen el riesgo de emitir documentos de IVA activos para pedidos que nunca se completan. Proporcionan a los compradores un registro claro sin crear obligaciones contables prematuras para ninguna de las partes.

Las facturas proforma no te protegerán de las obligaciones de IVA si ya te pagaron. Una vez que el dinero se mueve, el punto impositivo existe sin importar cómo hayas etiquetado el documento.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra en el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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