Une facture pro forma est un document de paiement anticipé qui confirme le prix et les conditions avant la livraison de biens ou de services. Les entreprises au Royaume-Uni les utilisent pour demander un paiement avant la fin d’une prestation, ce qui optimise leurs flux de trésorerie, s’intègre aux processus de bons de commande des clients et satisfait aux exigences douanières applicables aux expéditions à l’international.

Les retards de paiement coûtent à l’économie du Royaume-Uni 11 milliards de livres sterling chaque année, et les factures pro forma contribuent à lutter contre ce phénomène en informant les clients en amont du montant dû. Nous vous expliquons ci-après comment les factures pro forma s’articulent avec les règles relatives à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) au Royaume-Uni, dans quels cas le His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) exige une facture TVA officielle, et comment collecter un paiement anticipé avant que la fourniture ne soit confirmée.

Points clés

• Une facture pro forma ne crée pas de fait générateur de TVA, mais la réception d’un paiement sur la base de celle-ci en crée un. Dans ce cas, une facture TVA doit être émise rapidement par la suite.

• Les entreprises au Royaume-Uni qui exportent des marchandises ont besoin de factures pro forma précises pour dédouaner les marchandises, en particulier pour les expéditions vers l’UE.

• Les factures pro forma ne vous dispenseront pas de vos obligations en matière de TVA si vous avez déjà reçu le paiement. Dès lors qu’un paiement est effectué, le fait générateur de la TVA existe.

Qu’est-ce qu’une facture pro forma au Royaume-Uni ?

Une facture pro forma est un document indiquant l’intention de fournir des biens ou des services à un prix donné. La facture pro forma engage le fournisseur sur un prix, mais il ne s’agit pas d’un document comptable. Contrairement à une facture TVA, elle ne constitue pas un élément déclencheur pour déclarer la TVA au HMRC (le fait générateur).

Pourquoi les entreprises au Royaume-Uni utilisent-elles des factures pro forma ?

Il existe plusieurs situations dans lesquelles il est judicieux pour une entreprise au Royaume-Uni d’émettre une facture pro forma plutôt que de passer directement à une facture TVA.

Cela inclut :

• Nouveaux clients sans historique de crédit : l’envoi d’une facture TVA à un client inconnu crée un fait générateur et l’obligation de déclarer la TVA, même si le client ne paie jamais. Une facture pro forma n’implique pas la même obligation fiscale.

• Commandes sur mesure : si vous fabriquez un produit sur mesure, vous devez informer le client de son coût avant d’émettre une facture définitive.

• Acomptes : la facture pro forma peut servir à demander un paiement partiel avant la confirmation de la commande. Une fois le versement reçu, vous émettez séparément une facture TVA pour ce montant.

• Clients à l’étranger : les factures pro forma sont courantes dans le commerce international et remplissent une fonction bien spécifique auprès des services douaniers.

• Lancement d’abonnements ou de projets : lorsque des services B2B doivent débuter à une date ultérieure, la facture pro forma permet aux deux parties de s’entendre sur le périmètre et le prix sans déclencher prématurément d’obligations comptables en matière de TVA.

Comment les factures pro forma s’articulent-elles avec la TVA au Royaume-Uni ?

C’est là que les entreprises rencontrent souvent des problèmes. Une facture pro forma ne crée pas de fait générateur. En vertu des règles de TVA au Royaume-Uni, le fait générateur de base a lieu au moment où les biens sont livrés ou les services sont fournis. Le fait générateur réel peut être avancé à la date de réception du paiement ou de l’émission d’une facture TVA, selon la première éventualité. Il peut également être reporté jusqu’à 14 jours si une facture TVA est émise pendant cette période.

Le processus de conformité typique se déroule comme suit :

• Envoi de la facture pro forma : le client reçoit la confirmation du prix et des conditions générales. Aucun fait générateur n’est créé et aucune obligation en matière de TVA n’existe pour le moment.

• Le client paie : le paiement basé sur une facture pro forma est traité comme un paiement anticipé. Un fait générateur est créé au moment où les fonds sont reçus, et non lors de l’envoi de la facture pro forma.

• Émission de la facture TVA : vous devez désormais émettre une facture avec TVA couvrant ce paiement anticipé, même si vous n’avez pas encore livré les marchandises ou réalisé le service.

• La commande est honorée : les marchandises sont expédiées ou le service est réalisé.

• Émission de la facture TVA définitive : elle confirme la livraison de la fourniture. Si la facture relative au paiement anticipé couvrait la totalité du montant figurant sur la facture pro forma, celle-ci peut servir de document de TVA final, sous réserve que tous les champs obligatoires y ont été inclus.

Une entreprise qui n’émet pas de facture TVA après la réception d’un paiement sera confrontée à des problèmes de conformité. La facture pro forma ne la remplace pas, et supposer le contraire revient à laisser un fait générateur non documenté.

À quel moment faut-il émettre une facture TVA au Royaume-Uni ?

Une facture TVA valide doit être émise dans les 30 jours suivant le fait générateur, ce qui constitue une obligation légale pour les entreprises assujetties à la TVA. Une facture pro forma peut contenir des informations identiques à celles de la facture TVA, mais tant qu’elle porte la mention « facture pro forma » et non « facture TVA », elle ne remplit pas cette obligation.

Une facture TVA conforme doit inclure :

• Un numéro de facture unique : chaque facture doit avoir son propre numéro de facture, attribué de manière séquentielle.

• Votre numéro de TVA intracommunautaire : sans ce numéro, le document n’est pas une facture TVA valide et votre client ne peut pas récupérer la TVA déductible correspondante.

• La date de la facture et la date du fait générateur : ces dates peuvent être différentes. Si c’est le cas, les deux doivent figurer sur la facture.

• La raison sociale et l’adresse des entreprises :de votre entreprise et de celle de votre client, dans leur intégralité.

• Une description des biens ou des services fournis : suffisamment précise pour que le HMRC puisse identifier ce qui a été vendu.

• Quantité et prix unitaire : indiqués séparément, avant l’application de la TVA.

• Le taux et le montant de la TVA : le taux de TVA au Royaume-Uni appliqué ainsi que le montant réel facturé doivent tous deux figurer sur la facture TVA.

• Le total à payer, hors taxes et toutes taxes comprises : deux montants distincts.

Les entreprises considèrent souvent, à tort, que les formalités administratives sont terminées lorsqu’elles envoient une facture pro forma et qu’elles reçoivent son paiement. Mais la réalité est autre : ce paiement crée un fait générateur, et l’entreprise doit alors émettre un document TVA conforme dans les 30 jours.

Comment les factures pro forma sont-elles utilisées dans le commerce international et l’e-commerce ?

Dans le commerce transfrontalier, la facture pro forma joue un rôle secondaire, totalement distinct de la TVA. Les autorités douanières utilisent les factures pro forma pour évaluer les droits et les taxes avant l’arrivée d’une expédition.

Par exemple :

• Force frontalière du Royaume-uni et agences d’importation : l’absence ou l’inexactitude d’une facture pro forma peut bloquer les marchandises à la frontière. Lorsqu’une expédition quitte la Grande-Bretagne, la facture pro forma sert de base à la fois à la facture commerciale et à la déclaration d’exportation.

• Commerce avec l’UE post-Brexit : les marchandises circulant entre la Grande-Bretagne et l’UE doivent faire l’objet de déclarations en douane dans les deux sens. La facture pro forma constitue souvent le point de départ de cette documentation, même si elle précède la confirmation de la vente.

S’agissant de l’e-commerce, les factures pro forma peuvent dicter la manière dont les accords sont conclus. De nombreux clients e-commerce B2B qui achètent pour revendre ou en gros ont mis en place des processus internes de bon de commande (PO) qui exigent une facture pro forma avant de pouvoir effectuer un paiement. Dans les services B2B, les cabinets de conseil, les agences et les freelances sous contrat peuvent utiliser une facture pro forma pour convenir du périmètre et du prix, et demander un versement ou un paiement intégral avant le début de la prestation.

À quel moment demander un paiement anticipé avant d’émettre une facture de TVA ?

Le moment idéal pour demander un paiement anticipé se situe avant d’engager des ressources que vous ne pouvez pas récupérer. Veuillez tenir compte des éléments suivants :

• Travail sur mesure ou sur commande : si vous produisez quelque chose qui n’a aucune valeur de revente en dehors de la relation avec ce client spécifique, comme des logiciels sur mesure, une fabrication personnalisée ou des services de conseil adaptés, il est courant d’exiger le paiement avant de commencer.

• Nouveaux acheteurs : les conditions de crédit reposent sur une relation de longue durée. Tant que vous ne savez pas, de façon certaine, que votre client est en mesure de payer, une facture pro forma et un paiement anticipé vous évitent d’avoir à courir après une facture qui pourrait ne jamais être réglée.

• Commandes de grande valeur ou à coût élevé : le seuil varie selon l’entreprise, mais les commandes dépassant quelques milliers de livres sterling justifient généralement un paiement en amont ou un versement substantiel.

• Commandes internationales : le risque lié à la devise, la complexité des expéditions et la difficulté de recouvrer des factures impayées à l’étranger justifient tous le recours au paiement anticipé avant l’expédition.

Stripe simplifie ce processus. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez envoyer une facture pro forma pour qu’elle soit vérifiée et approuvée, encaisser le paiement via un lien de paiement et faire émettre automatiquement une facture TVA définitive une fois le paiement confirmé, avec le fait générateur et la date de facture définis correctement.

Le client n’a pas besoin de se connecter à un portail ou de passer par une page de paiement : vous envoyez un lien, il paie et Stripe enregistre la transaction en y joignant les détails de la TVA pertinents. Cela évite d’avoir à se souvenir d’émettre le document conforme une fois le paiement reçu, moment où des failles de conformité se produisent souvent.

La facture pro forma est-elle le bon outil pour votre entreprise ?

Une facture pro forma est idéale lorsque vous souhaitez confirmer le prix et les conditions, demander un paiement et conserver une certaine flexibilité avant la finalisation d’une fourniture.

Les factures pro forma peuvent être utilisées aux fins suivantes :

• Devis réguliers avant facturation : si votre entreprise établit des devis avant de facturer, encaisse des versements ou travaille avec des clients ayant besoin de documents en amont, les factures pro forma doivent faire partie intégrante de votre processus standard.

• Réduction de l’exposition à la TVA : les factures pro forma réduisent le risque d’émettre des documents de TVA en mode production pour des commandes qui ne sont finalement pas réalisées. Elles fournissent aux clients un récapitulatif clair sans créer d’obligations comptables prématurées pour l’une ou l’autre des parties.

Les factures pro forma ne vous dispenseront pas de vos obligations en matière de TVA si vous avez déjà reçu le paiement. Dès lors qu’un paiement est effectué, le fait générateur de la TVA existe, quel que soit le nom donné au document.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

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