En proformafaktura är ett förskottsbetalningsdokument som bekräftar pris och villkor innan varor eller tjänster levereras. Företag i Storbritannien använder dem för att begära betalning innan en leverans är klar, vilket skyddar kassaflödet, passar in i köpares processer för inköpsbeställningar och uppfyller tullkrav vid internationella leveranser.

Sena betalningar kostar Storbritanniens ekonomi 11 miljarder GBP varje år, och proformafakturor hjälper till att motverka detta genom att låta köpare veta vad som är skyldigt tidigt. Nedan går vi igenom hur proformafakturor samspelar med reglerna för mervärdesskatt (moms) i Storbritannien, när His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) kräver en formell momsfaktura och hur man tar emot en förskottsbetalning innan leveransen har bekräftats.

Viktiga punkter

• En proformafaktura skapar inte en skattepunkt, men det gör mottagandet av betalning för en sådan, vilket innebär att en momsfaktura måste följa omgående.

• Företag i Storbritannien som exporterar varor behöver korrekta proformafakturor för att passera tullen, särskilt för försändelser till EU.

• Proformafakturor skyddar dig inte från momsskyldigheter om du redan har fått betalt. När pengar överförs uppstår skattepunkten.

Vad är en proformafaktura i Storbritannien?

En proformafaktura är ett dokument som anger en avsikt att leverera varor eller tjänster till ett visst pris. Proformafakturan binder leverantören till ett pris, men det är inte ett bokföringsunderlag. Till skillnad från en momsfaktura fungerar den inte som en utlösande punkt för att rapportera moms till HMRC, kallat en skattepunkt.

Varför använder företag i Storbritannien proformafakturor?

I flera situationer är det logiskt för företag i Storbritannien att utfärda proformafakturor istället för att gå direkt till en momsfaktura.

Dessa inkluderar följande:

• Nya kunder utan kredithistorik: Att skicka en momsfaktura till en okänd köpare skapar en skattepunkt och en skyldighet att redovisa moms, även om kunden aldrig betalar. En proformafaktura har inte samma skattskyldighet.

• Anpassade eller specialtillverkade beställningar: Om du tillverkar något enligt specifikation vill du låta köparen veta hur mycket det kommer att kosta innan du utfärdar en fullständig faktura.

• Förskottsinsättningar: En proformafaktura kan utgöra en begäran om delbetalning innan den fullständiga leveransen har bekräftats. När insättningen har mottagits utfärdar du separat en momsfaktura för det beloppet.

• Utländska köpare: Proformafakturor är standardpraxis inom internationell handel och fyller en specifik funktion i tullen.

• Uppstart av abonnemang eller projekt: När B2B-tjänster startar ett framtida datum låter en proformafaktura båda parter komma överens om omfattning och pris utan att utlösa krav på momsredovisning i förtid.

Hur samspelar proformafakturor med moms i Storbritannien?

Det är här företag ofta stöter på problem. En proformafaktura skapar inte en skattepunkt. Enligt momsreglerna i Storbritannien är den grundläggande skattepunkten när varor levereras eller tjänster utförs. Den faktiska skattepunkten kan flyttas framåt, till det datum betalningen mottas eller en momsfaktura utfärdas, beroende på vilket som inträffar först. Den kan också flyttas upp till 14 dagar framåt om en momsfaktura utfärdas inom det fönstret.

Den typiska processen för efterlevnad ser ut så här:

• Proformafaktura skickas: Köparen får bekräftelse på pris och villkor. Ingen skattepunkt skapas, och det finns ännu ingen momsskyldighet.

• Kunden betalar: Betalning för en proformafaktura behandlas som en förskottsbetalning. En skattepunkt skapas i det ögonblick medlen tas emot, inte när proformafakturan skickades.

• Momsfaktura utfärdas: Du måste nu utfärda en momsfaktura som täcker den förskottsbetalningen, även om du ännu inte har levererat varorna eller utfört tjänsten.

• Beställningen slutförs: Varor skickas eller tjänsten utförs.

• Slutlig momsfaktura utfärdas: Detta bekräftar den slutförda leveransen. Om förskottsfakturan täckte hela beloppet kan den fungera som det slutgiltiga momsdokumentet, förutsatt att den innehåller alla nödvändiga fält.

Att hoppa över momsfakturan efter mottagandet av betalningen skapar problem med efterlevnad för företag. Proformafakturan täcker det inte, och att anta att den gör det lämnar dem med en odokumenterad skattepunkt.

När måste en momsfaktura utfärdas i Storbritannien?

En giltig momsfaktura måste utfärdas inom 30 dagar efter skattepunkten, vilket är ett juridiskt krav för momsregistrerade företag. En proformafaktura kan innehålla information som är identisk med momsfakturan, men så länge den är märkt som "proformafaktura" istället för "momsfaktura", uppfyller den inte det kravet.

En godkänd momsfaktura måste innehålla:

• Ett unikt fakturanummer: Varje faktura behöver sitt eget fakturanummer, i sekvens.

• Ditt momsregistreringsnummer: Utan detta är dokumentet inte en giltig momsfaktura och din kund kan inte återfå ingående moms för den.

• Fakturadatum och skattepunktens datum: Dessa kan skilja sig åt. Om de gör det måste båda framgå av fakturan.

• Företagsnamn och adresser: Ditt och kundens, i sin helhet.

• En beskrivning av de levererade varorna eller tjänsterna: Tillräckligt specifik för att HMRC ska kunna identifiera vad som såldes.

• Kvantitet och styckpris: Listade separat, innan moms läggs till.

• Momssatsen och momsbeloppet: Både den tillämpade momssatsen i Storbritannien och det faktiska beloppet som debiteras måste framgå.

• Totalbeloppet att betala, exklusive och inklusive moms: Två separata siffror.

Ett vanligt misstag som företag gör är att skicka en proformafaktura, ta emot en betalning och anta att pappersarbetet är klart när det faktiskt inte är det. Den betalningen skapar en skattepunkt, och företaget måste nu utfärda ett godkänt momsdokument inom 30 dagar.

Hur används proformafakturor inom internationell handel och e-handel?

Vid gränsöverskridande handel antar proformafakturan en andra roll helt skild från moms. Tullmyndigheter använder proformafakturor för att bedöma tullar och skatter innan en försändelse anländer.

Till exempel:

• Storbritanniens gränsstyrka och importbyråer: En saknad eller felaktig proformafaktura kan hålla kvar varor vid gränsen. När försändelser lämnar Storbritannien ligger proformafakturan till grund för både handelsfakturan och exportdeklarationen.

• EU-handel efter brexit: Varor som rör sig mellan Storbritannien och EU kräver tulldeklarationer i båda riktningarna. Proformafakturan är ofta startpunkten för den dokumentationen, även om den föregår den bekräftade försäljningen.

Inom e-handel kan proformafakturor styra hur affärer är upplagda. Många B2B-e-handelsköpare som köper in för återförsäljning eller i stora volymer har interna processer för inköpsbeställningar (PO) som kräver en proformafaktura innan de kan frigöra betalning. Inom B2B-tjänster kan konsultföretag, byråer och frilansare på projektbasis använda en proformafaktura för att komma överens om omfattning och pris samt begära en insättning eller full förskottsbetalning innan arbetet påbörjas.

När bör du begära förskottsbetalning innan du utfärdar en momsfaktura?

Rätt tidpunkt att begära förskottsbetalning är innan du har avsatt resurser som du inte kan få tillbaka. Tänk på följande:

• Custom eller måttbeställt arbete: Om du producerar något utan andrahandsvärde utanför denna specifika kundrelation, t.ex. skräddarsydd programvara, specialtillverkning eller anpassade konsulttjänster, är det standardförfarande att ta emot en betalning innan du börjar.

• Förstagångsköpare: Kreditvillkor är en relation som byggs upp över tid. Innan du vet att en kund betalar pålitligt, skyddar en proforma och förskottsbetalning dig från att behöva jaga en faktura som kanske aldrig blir betald.

• Högt värde eller höga kostnader för beställningar: Gränsen varierar från företag till företag, men beställningar på över några tusen pund motiverar vanligtvis förskottsbetalning eller en betydande insättning.

• Internationella beställningar: Valutarisk, fraktkomplexitet och svårigheten att driva in obetalda fakturor över gränserna pekar alla mot att begära förskottsbetalning innan avsändning.

Stripe gör denna process enkel. Med Stripe Invoicing kan du skicka en proformafaktura för granskning och godkännande, ta betalt via en betalningslänk och få en slutgiltig momsfaktura utfärdad automatiskt när betalningen har bekräftats, med skattetillfället och fakturadatumet korrekt inställda.

Kunden behöver inte logga in på en portal eller gå till kassan: du skickar en länk, hen betalar, och Stripe registrerar transaktionen med de relevanta momsuppgifterna bifogade. Det tar bort det manuella steget att komma ihåg att utfärda det kompatibla dokumentet efter att betalningen har inkommit, vilket är när brister i efterlevnad ofta inträffar.

Är en proformafaktura rätt verktyg för ditt företag?

En proformafaktura är rätt val när du vill bekräfta pris och villkor, begära betalning och bevara flexibiliteten innan en leverans är klar.

Proformafakturor kan användas för följande syften:

• Vanlig offerthantering före fakturering: Om ditt företag lämnar offerter innan det fakturerar, tar emot insättningar eller arbetar med köpare som behöver dokumentation tidigt, hör proformafakturor hemma i din standardprocess.

• Minskad momsexponering: Proformafakturor minskar risken för att utfärda live-momsdokument för beställningar som aldrig slutförs. De ger köpare en tydlig dokumentation utan att skapa för tidiga redovisningsskyldigheter för någon av parterna.

Proformafakturor skyddar dig inte från momsskyldigheter om du redan har fått betalt. När pengar överförs uppstår en skattepunkt, oavsett vad du har kallat dokumentet.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.