Quote-to-cash (Q2C) är en heltäckande affärsprocess som omfattar varje steg från kundens intresse för en produkt eller tjänst till betalning. I processen ingår att generera en offert, förhandla kontrakt, hantera beställningar, uppfylla tjänster eller leverera produkter, fakturera och slutligen ta emot betalning. Q2C-cykeln integrerar processer för försäljning, kontraktering, fakturering och intäktsredovisning i ett enda flöde.

För företag kan en välfungerande Q2C-cykel förkorta försäljningscyklerna, göra faktureringen mer exakt, förbättra kundupplevelsen och öka vinsten. Faktum är att enligt en rapport från 2023 kan organisationer som anpassar drivkrafterna för sina intäkter före och efter försäljning öka sina intäkter tre gånger snabbare.

Nedan förklarar vi hur man använder Q2C-processen och tar en titt på de fördelar, utmaningar och den bästa praxis som företag behöver känna till.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar quote-to-cash-processen?
  
• Vilka typer av företag använder en quote-to-cash-process?
  
• Fördelar med att finslipa quote-to-cash-processen
  
• Utmaningar och lösningar för quote-to-cash-hantering
  

Hur fungerar quote-to-cash-processen?

Så här fungerar Q2C-processen vanligtvis.

• Hantering av leads och affärsmöjligheter: När en potentiell kund visar intresse plockar säljteamet upp den som lead, bygger engagemang med den och kvalificerar den som en genuin möjlighet.

• CPQ-process (konfigurera, prissätt, skapa offert): Säljare konfigurerar produkten eller tjänsten så att den passar kundens behov, anger rätt pris och skapar en offert.

• Avtalshantering: Om kunden godkänner offerten upprättar företaget ett avtal. Denna fas innebär att man klargör villkoren och eventuella juridiska punkter så att alla inblandande vet vad som gäller och man kan gå vidare utan onödiga fördröjningar.

• Orderhantering: När kontraktet har undertecknats går verksamheten vidare för att hantera ordern. Man samordnar allt som behövs för att leverera produkten eller tjänsten som utlovat och i tid.

• Fakturering: Företaget genererar och skickar fakturan. Fakturan måste matcha villkoren i avtalet för att undvika betalningsstörningar eller tvister.

• Intäktsredovisning och betalning: Redovisningsteamet bokför betalningen och redovisar intäkterna enligt redovisningsreglerna.

Vilka typer av företag använder en quote-to-cash-process?

En mängd olika företag använder Q2C-processen, särskilt de som hanterar komplicerad försäljning, prissättning eller kontraktsförhandlingar. Q2C-processen hjälper företag att hålla kolla på och hantera sammankopplade interna processer korrekt, effektivt och i enlighet med relevanta regler.

Här är de typer av verksamheter som vanligtvis har en Q2C-process.

• Företagsprogramvara och SaaS (molnbaserade mjukvarutjänster): För dessa företag kan prissättningen vara komplicerad på grund av olika licensmodeller, användarnivåer eller anpassade lösningar. Q2C hjälper dem att hantera många aspekter, från inledande offerter till återkommande fakturering och förnyelser.

• Tillverkning och distribution: Företag inom dessa branscher hanterar ofta skräddarsydda beställningar, bulkpriser och utökade leveranskedjor. Q2C gör det möjligt för dem att hantera offerter, beställningar och kontrakt utan fördröjningar eller fel i expediering eller fakturering.

• Telekommunikation och allmännyttiga tjänster: Telekommunikations- och allmännyttiga företag har ofta flera olika prisplaner, kontraktstyper och tjänstepaket. De förlitar sig i hög grad på Q2C för att hantera offerter, kontrakt och fakturering.

• Professionella tjänster: Konsult-, juridik- och andra tjänstebaserade företag måste lämna korrekta offerter på projekt, hantera kontrakt och fakturera kunder baserat på milstolpar eller arbetade timmar. Q2C kan hjälpa till att säkerställa tydliga villkor och punktliga betalningar.

• Hälso- och sjukvård och biovetenskap: Företag inom dessa områden erbjuder ofta en rad produkter och tjänster som kräver exakta priser och offerter. Q2C hjälper till att säkerställa korrekta uppgifter och efterlevnad.

• Finansiella tjänster: Dessa företag har olika produkterbjudanden (t.ex. försäkringar, banktjänster) som kräver anpassade offerter, dynamiska prissättningsmodeller och detaljerad kontraktshantering. Företag kan använda Q2C för att hantera administrativa aspekter, efterlevnad och risker.

Fördelar med att finslipa quote-to-cash-processen

Att finslipa Q2C-process kan vara fördelaktigt för olika operativa processer i ditt företag, inklusive:

• Försäljningscykler: Med en förbättrad Q2C-process kan säljteam gå snabbare från offert till undertecknat kontrakt. Färre manuella steg och bättre kommunikation innebär att man inte behöver vänta så länge på godkännanden och vägen från potentiell till betalande kund blir kortare.

• Kassaflöde: En snabbare Q2C-process innebär att man kan redovisa intäkter snabbare och minska den genomsnittliga kredittiden. Denna effektivitet kan förbättra kassaflödet och göra det möjligt för företaget att återinvestera tidigare och växa mer effektivt.

• Noggrannhet och efterlevnad: En förbättrad Q2C-process minskar risken för fel i offerter, kontrakt och fakturor. Detta kan påverka kundernas förtroende för företaget positivt och säkerställa att priser och avtalsvillkor överensstämmer med företagets policyer och regler.

• Kundupplevelse: Snabba offerter, tydliga avtal och korrekt fakturering främjar en positiv kundupplevelse som stärker relationer, minskar frustration och ökar kundnöjdheten och lojaliteten på lång sikt.

• Samsyn hos företagets team: En välfungerande Q2C-process kan hjälpa sälj- och ekonomiteam att arbeta tillsammans och skapa bättre prognoser och anpassa strategin i linje med viktiga intäktsmål.

• Transparens och analys: En välskött Q2C-process ger värdefulla data i varje steg, från försäljningsresultat till betalningstrender. Denna transparens hjälper beslutsfattare att identifiera flaskhalsar, förstå kundernas beteende och fatta mer välgrundade strategiska beslut.

• Flexibilitet: I takt med att företaget växer kan en robust Q2C-process enkelt skalas upp för att hantera fler kunder, mer komplexa kontrakt och högre transaktionsvolymer. Den ger företag också flexibilitet att anpassa sig till nya prissättningsmodeller, produkter eller marknadsförhållanden utan att orsaka operativa problem.

Utmaningar och lösningar för quote-to-cash-hantering

Hanteringen av Q2C-processen kan innebära en rad utmaningar. Här tar vi upp några vanliga problem och lösningar för att åtgärda dem.

• Fragmenterade system: Många företag har problem med isolerade system för kundrelationshantering (CRM), affärssystem (ERP) och fakturering. Den här fragmenteringen kan ge upphov till informationssilor, manuellt arbete och fel. För att undvika detta kan företag integrera Q2C-plattformar som kopplar samman dessa system och skapar ett enkelt dataflöde mellan avdelningar.

• Långsamma manuella processer: Företag som förlitar sig på manuell datainmatning, kalkylblad eller godkännanden via e-post kan ha en betydligt långsammare Q2C-process med större risk för manuella fel. Automatisera viktiga steg som generering av offerter, godkännande av avtal och fakturering för att skapa en snabbare och mer exakt process som automatiskt följer pris- och rabattpolicyer.

• Komplexa konfigurationer: Företag som erbjuder olika produkter eller tjänster med olika prismodeller, paket eller rabatter kan ha svårt att hantera konfigurationer och generera korrekta offerter. Här kan du använda CPQ-verktyg för att hjälpa ditt företag att snabbt skapa korrekta offerter, förhindra intäktsförluster och möjliggöra dynamisk prissättning. Dessa verktyg kan göra försäljningsprocessen enklare och mer tillförlitlig.

• Avtalshantering: Misskötta avtal kan leda till förlorade intäkter, tvister eller efterlevnadsproblem. Standardisera arbetsflöden för avtal och godkännande med mallar och automatiserade processer för att minska flaskhalsar och säkerställa att alla kontrakt uppfyller interna policyer och regulatoriska krav. På så sätt kan du påskynda godkännanden och samtidigt minska riskerna.

• Splittrade avdelningar: Bristfällig kommunikation mellan sälj-, ekonomi-, juridiska och operativa team kan orsaka friktion. Säljteamet kan till exempel lova villkor som ekonomiavdelningen inte kan uppfylla. För att undvika problem av detta slag är det viktigt att regelbundet kommunicera, dela mål och skapa en transparent Q2C-process. När alla team jobbar i samförstånd blir det smidigare att göra överlämningar och man ger kunderna en mer konsekvent upplevelse.

• Begränsad insikt: Utan en heltäckande bild av Q2C-processen är det svårt att upptäcka flaskhalsar eller förbättra prestandan. Man kan använda Q2C-data för att övervaka och analysera nyckeltal som andelen offerter som omvandlats till kontrakt, försäljningscykellängd och genomsnittlig kredittid. Analysera regelbundet dessa mätvärden för att identifiera problem, finjustera processer och driva kontinuerlig förbättring.

• Motstånd mot förändringar: Även de bästa systemen och processerna kan misslyckas om medarbetarna inte använder dem effektivt. Se till att aktivt utbilda teamen och uppmuntra till användning av ny Q2C-programvara och nya arbetsflöden. Visa hur dessa verktyg förenklar arbetet och överensstämmer med verksamhetens målsättningar för att öka acceptansen och få alla att inse värdet med dem.