ใบเสนอราคาถึงการรับเงิน (Q2C) เป็นกระบวนการทางธุรกิจตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งครอบคลุมทุกขั้นตอน นับตั้งแต่ลูกค้าเริ่มสนใจผลิตภัณฑ์หรือบริการ ไปจนถึงการเก็บเงิน กระบวนการนี้ประกอบด้วยการสร้างใบเสนอราคา การเจรจาสัญญา การจัดการคำสั่งซื้อ กาส่งมอบบริการหรือผลิตภัณฑ์ การออกใบแจ้งหนี้ และสุดท้ายคือการรับชำระเงิน วงจรของ Q2C ผสานรวมการขาย การทําสัญญา การเรียกเก็บเงิน และการรับรู้รายรับไว้ในกระบวนการเดียว

สําหรับธุรกิจ วงจร Q2C ที่ดําเนินการอย่างมีประสิทธิภาพจะลดระยะเวลาในวงจรการขาย ช่วยให้การเรียกเก็บเงินมีความแม่นยํามากขึ้น ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า และเพิ่มผลกําไร ในความเป็นจริง รายงานปี 2023 บ่งชี้ว่าองค์กรที่ปรับกลไกสร้างรายรับให้สอดคล้องกันก่อนและหลังการขายจะสามารถเพิ่มรายรับได้เร็วขึ้นสามเท่า

ต่อไปนี้เป็นคำอธิบายวิธีใช้ Q2C ข้อดี ความท้าทาย รวมทั้งแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ธุรกิจต้องรู้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• กระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงินทํางานอย่างไร
  
• ธุรกิจประเภทใดบ้างที่ใช้กระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงิน
  
• ประโยชน์ของการปรับกระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงิน
  
• ความท้าทายและวิธีแก้ไขสำหรับการจัดการกระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงิน
  

กระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงินทํางานอย่างไร

นี่คือวิธีการทํางานของกระบวนการ Q2C

• การจัดการลูกค้าเป้าหมายและโอกาส เมื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแสดงความสนใจ ทีมขายจะเข้าไปจัดการ ดูแล และะพิจารณาว่าเป็นโอกาสที่แท้จริง

• กําหนดค่า ราคา ใบเสนอราคา (CPQ): ตัวแทนขายจะกําหนดค่าผลิตภัณฑ์หรือบริการให้เหมาะกับความต้องการของลูกค้า กําหนดราคาที่เหมาะสม และสร้างใบเสนอราคา

• การจัดการสัญญา: ถ้าลูกค้ายอมรับใบเสนอราคา ธุรกิจจะร่างสัญญา ช่วงนี้เกี่ยวข้องกับการแจกแจงข้อกําหนด เงื่อนไข และประเด็นทางกฎหมายต่างๆ เพื่อให้ทุกคนรับทราบข้อมูลตรงกันและไปยังขั้นต่อไปได้อย่างไม่มีความล่าช้าโดยไม่จําเป็น

• การจัดการคําสั่งซื้อ: เมื่อมีสัญญาแล้ว ธุรกิจจะหันไปจัดการคําสั่งซื้อ โดยจะประสานงานทุกอย่างที่จําเป็นต่อการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการตามที่สัญญาและดำเนินการให้ตรงเวลา

• การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้: ธุรกิจจะสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้จะต้องตรงกับข้อกําหนดของสัญญาเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการชําระเงินหรือการโต้แย้งการชําระเงิน

• การรับรู้รายรับและการเรียกเก็บเงิน: ทีมบัญชีจะเรียกเก็บเงินและรับรู้รายรับตามกฎการทําบัญชี

ธุรกิจประเภทใดบ้างที่ใช้กระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงิน

ธุรกิจหลากหลายแห่งใช้กระบวนการ Q2C โดยเฉพาะธุรกิจที่จัดการกับการเจรจาการขาย ค่าบริการ หรือสัญญาที่ซับซ้อน Q2C ช่วยธุรกิจติดตามและจัดการกระบวนการภายในที่มีการเชื่อมโยงกันได้อย่างแม่นยํา มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

ต่อไปนี้คือประเภทของธุรกิจที่มีกระบวนการ Q2C

• ธุรกิจบริการซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรและระบบซอฟต์แวร์ (SaaS): สําหรับธุรกิจเหล่านี้ ค่าบริการอาจซับซ้อนเนื่องจากโมเดลการออกใบอนุญาต ระดับผู้ใช้ หรือโซลูชันที่ออกแบบเองซึ่งมีควมแตกต่างกัน Q2C ช่วยให้บริษัทจัดการกับแง่มุมต่างๆ ตั้งแต่ใบเสนอราคาขั้นต้น ไปจนถึงการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าและการต่ออายุ

• การผลิตและจัดจําหน่าย: บริษัทในภาคธุรกิจเหล่านี้มักจัดการคําสั่งซื้อมีการที่ปรับแต่งเฉพาะ ราคาแบบซื้อในปริมาณมาก และซัพพลายเชนที่มีขอบเขตกว้าง Q2C ช่วยให้บริษัทจัดการใบเสนอราคา คําสั่งซื้อ และสัญญาได้โดยไม่มีความล่าช้าหรือเกิดข้อผิดพลาดในการดําเนินการตามคําสั่งซื้อหรือการเรียกเก็บเงิน

• บริการโทรคมนาคมและสาธารณูปโภค: ธุรกิจด้านโทรคมนาคมและสาธารณูปโภคมักมีแพ็กเกจค่าบริการ ประเภทสัญญา และชุดบริการต่างๆ บริษัทเหล่านี้พึ่งพา Q2C เป็นอย่างมากในการจัดการใบเสนอราคา จัดการสัญญา และการเรียกเก็บเงิน

• บริการเฉพาะทาง: ธุรกิจด้านการให้คําปรึกษา กฎหมาย และการบริการอื่นๆ ต้องเสนอราคาโครงการอย่างแม่นยํา จัดการสัญญา และเรียกเก็บเงินลูกค้าตามเป้าหมายหรือชั่วโมงทํางาน Q2C จะช่วยดูแลให้แน่ใจถึงเงื่อนไขที่ชัดเจนและการชําระเงินตามกำหนดเวลา

• การดูแลสุขภาพและวิวิทยาศาสตร์ชีวภาพ: ธุรกิจในแวดวงเหล่านี้มักจะนําเสนอผลิตภัณฑ์และบริการต่างๆ ที่ต้องมีการกําหนดราคาและเสนอราคาที่แม่นยํา Q2C จะช่วยรักษาความถูกต้องและการปฏิบัติตามข้อกําหนด

• บริการด้านการเงิน: บริษัทเหล่านี้มีข้อเสนอผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย (เช่น ประกันภัย ธนาคาร) ที่ต้องมีใบเสนอราคาที่ปรับแต่งเฉพาะ รูปแบบการคิดค่าบริการแบบไดนามิก และการจัดการสัญญาแบบละเอียด บริษัทต่างๆ สามารถใช้ Q2C เพื่อจัดการองค์ประกอบด้านการดูแลจัดการ การปฏิบัติตามข้อกําหนด และความเสี่ยงของตัวเอง

ประโยชน์ของการปรับกระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงิน

การปรับแต่งกระบวนการ Q2C ของคุณอาจเป็นประโยชน์ต่อการดําเนินงานต่างๆ ของธุรกิจในแง่มุมต่อไปนี้

• วงจรการขาย: ด้วยกระบวนการ Q2C ที่ดียิ่งขึ้น ทีมขายจะสามารถทํางานได้เร็วขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบเสนอราคาไปจนถึงการปิดการขาย ขั้นตอนแบบดำเนินการด้วยตนเองที่น้อยลงและการสื่อสารที่ดีขึ้น หมายถึงเวลาในการรออนุมัติที่น้อยลงและเส้นทางจากผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าไปจนถึงการชำระเงินที่สั้นลง

• กระแสเงินสด: กระบวนการ Q2C ที่เร็วขึ้นจะช่วยให้คุณรับรู้รายรับได้เร็วขึ้นและลดระยะเวลาที่ยอดขายค้างชําระ (DSO) ซึ่งจะปรับปรุงกระแสเงินสดและช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถลงทุนซ้ำได้เร็วขึ้นและเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• ความถูกต้องและการปฏิบัติตามข้อกําหนด: กระบวนการ Q2C ที่มีประสิทธิภาพจะลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดในใบเสนอราคา สัญญา และใบแจ้งหนี้ วิธีนี้อาจช่วยสร้างความไว้วางใจจากลูกค้า อีกทั้งยังมั่นใจได้ว่าค่าบริการและเงื่อนไขในสัญญาจะเป็นไปตามนโยบายและข้อบังคับของบริษัท

• ประสบการณ์ของลูกค้า: การเสนอราคาที่รวดเร็ว สัญญาที่ชัดเจน และการเรียกเก็บเงินที่ถูกต้องแม่นยําช่วยให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ดีซึ่งเสริมความแข็งแกร่งให้กับความสัมพันธ์ ลดปัญหา อีกทั้งยังเพิ่มความพึงพอใจและความภักดีของลูกค้าในระยะยาว

• ความสอดคล้องกันในทีม: กระบวนการ Q2C ที่ปรับปรุงช่วยให้ทีมขายและการเงินทํางานร่วมกัน เพื่อคาดการณ์และปรับเป้าหมายรายรับที่สําคัญให้สอดคล้องกันได้ดีขึ้น

• การเข้าถึงข้อมูลและการวิเคราะห์: กระบวนการ Q2C ที่มีการจัดการอย่างดีจะให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในทุกขั้นตอน ตั้งแต่ประสิทธิภาพการขายไปจนถึงแนวโน้มการชําระเงิน การเข้าถึงข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้ตัดสินใจตรวจพบปัญหาติดขัด ทําความเข้าใจพฤติกรรมของลูกค้า และทําการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น

• ความยืดหยุ่น: เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น กระบวนการ Q2C ที่มีประสิทธิภาพก็สามารถปรับขนาดเพื่อจัดการลูกค้าในจำนวนที่มากขึ้น ข้อเสนอที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น และปริมาณธุรกรรมที่สูงขึ้นได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังช่วยมอบความยืดหยุ่นในการปรับตัวเข้ากับรูปแบบการกําหนดค่าบริการ ผลิตภัณฑ์ หรือเงื่อนไขของตลาดใหม่ๆ ได้โดยไม่ก่อให้เกิดปัญหาด้านการปฏิบัติงาน

ความท้าทายและวิธีแก้ไขสำหรับการจัดการกระบวนการใบเสนอราคาถึงการรับเงิน

การจัดการกระบวนการ Q2C อาจเกี่ยวข้องกับความท้าทายหลายอย่าง ต่อไปนี้เป็นปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้ไขเพื่อลดปัญหาเหล่านี้

• ระบบที่แยกส่วน: ธุรกิจจำนวนมากประสบปัญหาเกี่ยวกับระบบการบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM), การวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) และการเรียกเก็บเงินที่ไม่เชื่อมต่อกัน การแยกส่วนนี้อาจทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ต้องทำงานด้วยตนเอง และเกิดข้อผิดพลาด ธุรกิจสามารถผสานการทํางานกับแพลตฟอร์ม Q2C ที่เชื่อมต่อระบบเหล่านี้และสร้างขั้นตอนการทํางานที่เรียบง่ายสําหรับทุกแผนก

• ขั้นตอนที่ต้องทําด้วยตัวเองซึ่งล่าช้า: ธุรกิจที่ต้องอาศัยการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ใช้สเปรดชีต หรือการอนุมัติทางอีเมล อาจมีกระบวนการ Q2C ที่ช้าลงอย่างมาก และมีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากการดำเนินการด้วยตนเองมากขึ้น ทำให้ขั้นตอนสำคัญต่างๆ เช่น การสร้างใบเสนอราคา การอนุมัติสัญญา และการเรียกเก็บเงินกลายเป็นระบบอัตโนมัติ เพื่อสร้างกระบวนการที่รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นไปตามนโยบายการกำหนดราคาและการลดราคาโดยอัตโนมัติ

• การกําหนดค่าที่ซับซ้อน: ธุรกิจที่เสนอผลิตภัณฑ์และบริการหลากหลาย ซึ่งมีโมเดลราคา ชุดผลิตภัณฑ์ หรือส่วนลดที่แตกต่างกัน อาจประสบปัญหาในการจัดการการกำหนดค่าและการสร้างใบเสนอราคาที่แม่นยำ คุณสามารถใช้เครื่องมือ CPQ เพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณสร้างใบเสนอราคาที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว ป้องกันการรั่วไหลของรายรับ และรองรับค่าบริการแบบไดนามิก เครื่องมือเหล่านี้สามารถทําให้กระบวนการขายง่ายขึ้นและน่าเชื่อถือมากขึ้น

• การจัดการสัญญา: สัญญาที่มีการจัดการผิดพลาดอาจนําไปสู่การสูญเสียรายรับ การโต้แย้งการชําระเงิน หรือปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกําหนด สร้างมาตรฐานให้ขั้นตอนการอนุมัติและทำสัญญาด้วยเทมเพลตและกระบวนการอัตโนมัติ เพื่อลดปัญหาติดขัดและดูแลให้แน่ใจว่าสัญญาทั้งหมดจะเป็นไปตามนโยบายภายในและข้อกําหนดทางกฎหมาย การดําเนินการนี้จะช่วยเร่งกระบวนการอนุมัติไปพร้อมๆ กับการลดความเสี่ยง

• แผนกต่างๆ ที่ขาดการเชื่อมต่อกัน: การสื่อสารระหว่างฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน ฝ่ายกฎหมาย และฝ่ายปฏิบัติงานที่ไม่เชื่อมต่อกันจะทําให้เกิดปัญหาติดขัด ตัวอย่างเช่น ฝ่ายขายอาจให้สัญญาเงื่อนไขที่ฝ่ายการเงินไม่สามารถดำเนินการตามนั้นได้ เพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ เช่นนี้ โปรดตรวจสอบว่าได้สื่อสาร แชร์เป้าหมาย และผสานการเข้าถึงข้อมูลเข้ากับกระบวนการ Q2C การดูแลให้ทีมทำงานอย่างสอดคล้องกันจะช่วยให้ส่งมอบงานได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้นและมอบประสบการณ์ที่สอดคล้องกันแก่ลูกค้า

• การเข้าถึงข้อมูลที่จํากัด: หากไม่มีมุมมองที่ครอบคลุมของกระบวนการ Q2C ก็ยากที่จะระบุปัญหาติดขัดหรือปรับปรุงประสิทธิภาพ คุณสามารถใช้ข้อมูลจาก Q2C เพื่อตรวจสอบและวิเคราะห์เมตริกประสิทธิภาพ เช่น อัตราการแปลงใบเสนอราคาเป็นยอดขาย ระยะเวลาวงจรการขาย และ DSO วิเคราะห์เมตริกเหล่านี้เป็นประจําเพื่อระบุปัญหา ปรับกระบวนการในรายละเอียด และกระตุ้นการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

• การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง: แม้แต่ระบบและกระบวนการที่ดีที่สุดก็อาจล้มเหลวหากทีมไม่ได้ใช้อย่างมีประสิทธิภาพ ฝึกอบรมทีมงานอย่างแข็งขันและกระตุ้นให้เกิดการนําซอฟต์แวร์และขั้นตอนการทํางาน Q2C แบบใหม่มาใช้ แสดงให้เห็นว่าเครื่องมือเหล่านี้จะทําให้การทํางานง่ายขึ้นและสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจเพื่อกระตุ้นการเห็นด้วยและช่วยให้ทุกคนเห็นพ้องต้องกัน