Il preventivo all’incasso (in inglese Quote to cash o Q2C) è un processo aziendale end-to-end, che comprende ogni fase, dalla manifestazione iniziale di interesse del cliente per un prodotto o servizio alla riscossione del pagamento. Comprende la generazione di un preventivo, la negoziazione dei contratti, la gestione degli ordini, l'evasione dei servizi o la consegna dei prodotti, la fatturazione e, infine, la ricezione del pagamento. Il ciclo Q2C integra i processi di vendita, stipula dei contratti, fatturazione e riconoscimento dei ricavi in un unico flusso.

Per le attività, un ciclo Q2C ben eseguito può abbreviare i cicli di vendita, rendere la fatturazione più accurata, migliorare l'esperienza del cliente e aumentare i profitti. Infatti, secondo un report del 2023, le organizzazioni che allineano i motori dei ricavi prima e dopo la vendita possono far crescere i loro ricavi tre volte più velocemente.

Di seguito viene spiegato come utilizzare Q2C e ne esploriamo i vantaggi, le sfide e le best practice che le attività devono conoscere.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona il preventivo all’incasso?
  
• Quali tipi di attività utilizzano il preventivo all’incasso?
  
• Vantaggi del perfezionamento del processo di preventivo all’incasso
  
• Sfide e soluzioni per la gestione del preventivo all’incasso
  

Come funziona il preventivo all’incasso?

Ecco come funziona in genere il processo Q2C.

• Gestione di lead e opportunità: Quando un potenziale cliente manifesta interesse, questo lead passa al team di vendita che lo "coltiva" e lo qualifica come una vera opportunità.

• Configurazione, prezzo e preventivo (Configure, Price, Quote o CPQ): I rappresentanti di vendita configurano il prodotto o il servizio in base alle esigenze del cliente, impostano il prezzo giusto e creano un preventivo.

• Gestione dei contratti: Se il cliente è d'accordo con il preventivo, l'attività redige un contratto. Questa fase prevede il chiarimento dei termini, delle condizioni e di eventuali punti legali per allineare tutti e procedere senza inutili ritardi.

• Gestione degli ordini: Con il contratto in atto, l'attività passa alla gestione dell'ordine. Coordina tutto il necessario per consegnare il prodotto o il servizio come stabilito e in tempo.

• Addebito e fatturazione: L'attività genera e invia la fattura. La fattura deve corrispondere ai termini del contratto per evitare interruzioni del pagamento o contestazioni.

• Riconoscimento dei ricavi e riscossione dei pagamenti: Il team contabile riscuote il pagamento e rileva i ricavi in base alle regole contabili.

Quali tipi di attività utilizzano il preventivo all’incasso?

Diverse attività utilizzano il processo Q2C, in particolare quelle che gestiscono vendite, definizione di prezzi o negoziazioni contrattuali complicate. Q2C aiuta le attività a monitorare e gestire i processi interni interconnessi in modo accurato, efficiente e conforme a tutte le normative pertinenti.

Ecco i tipi di attività che in genere hanno un processo Q2C.

• Software aziendale e Software-as-a-Service (SaaS): Per queste attività, i prezzi possono essere complicati a causa dei diversi modelli di licenza, livelli utente o soluzioni personalizzate. Q2C le aiuta a gestire molte sfaccettature, dai preventivi iniziali agli addebiti ricorrenti e ai rinnovi.

• Produzione e distribuzione: Le aziende di questi settori spesso gestiscono ordini personalizzati, prezzi all'ingrosso e catene di approvvigionamento estese. Il Q2C consente loro di gestire preventivi, ordini e contratti senza ritardi o errori nell'evasione o nella fatturazione.

• Telecomunicazioni e utenze: Le attività operanti nell'ambito delle telecomunicazioni e delle utenze spesso gestiscono molteplici piani tariffari, tipi di contratto e pacchetti di servizi. Fanno molto affidamento su Q2C per la gestione dei preventivi, la gestione dei contratti e la fatturazione.

• Servizi professionali: Le attività di consulenza, legali e altre attività basate sui servizi devono fornire preventivi accurati per i progetti, gestire contratti e inviare fatture ai clienti in base a milestone oppure a ore lavorate. Il Q2C può aiutare a garantire termini chiari e pagamenti tempestivi.

• Sanità e scienze biologiche: Le attività che operano in questi settori offrono spesso una gamma di prodotti e servizi che richiedono prezzi e preventivi precisi. Il Q2C aiuta a garantire accuratezza e conformità.

• Servizi finanziari: Queste aziende hanno un'offerta diversificata di prodotti (ad es. assicurativi e bancari) che richiede preventivi personalizzati, modelli di prezzo dinamici e una gestione dettagliata dei contratti. Le aziende possono utilizzare il Q2C per gestire gli elementi amministrativi, la conformità e i rischi.

Vantaggi del perfezionamento del processo di preventivo all’incasso

Il perfezionamento del processo Q2C può essere vantaggioso per varie operazioni della tua attività, tra cui:

• Cicli di vendita: Con un processo Q2C migliorato, i team di vendita possono passare più rapidamente dalla creazione del preventivo alla chiusura dell'affare. Un minor numero di passaggi manuali e una migliore comunicazione si traducono in meno tempi di attesa per l'approvazione e un percorso più breve dal potenziale cliente al pagamento.

• Flusso di cassa: Un processo Q2C più rapido significa che puoi riconoscere i ricavi più velocemente e ridurre il tempo medio di incasso (Days Sales Outstanding o DSO). Questa efficienza può migliorare il flusso di cassa e consentire alla tua attività di reinvestire prima e crescere in modo più efficace.

• Accuratezza e conformità: Un processo Q2C avanzato riduce il rischio di errori in preventivi, contratti e fatture. Questo può aiutare a fidelizzare i clienti e garantire che i prezzi e i termini contrattuali siano conformi alle politiche e alle normative aziendali.

• Esperienza del cliente: Preventivi rapidi, contratti chiari e fatturazione accurata incoraggiano un'esperienza positiva del cliente che rafforza le relazioni, riduce la frustrazione e aumenta la soddisfazione e la fedeltà dei clienti a lungo termine.

• Allineamento del team: Un processo Q2C perfezionato può aiutare i team di vendita e finanza a lavorare insieme per migliorare le previsioni e l'allineamento sugli obiettivi chiave di fatturato.

• Visibilità e analisi: Un processo Q2C ben gestito fornisce dati preziosi in ogni fase, dalle performance di vendita all'andamento dei pagamenti. Questa visibilità aiuta i responsabili delle decisioni a individuare i colli di bottiglia, a comprendere il comportamento dei clienti e a prendere decisioni strategiche più informate.

• Flessibilità: Man mano che l'attività cresce, un solido processo Q2C può facilmente espandersi per gestire un maggior numero di clienti, trattative più complesse e volumi di transazioni più elevati. Offre inoltre la flessibilità necessaria per adattarsi a nuovi modelli di prezzo, prodotti o condizioni di mercato senza causare problemi operativi.

Sfide e soluzioni per la gestione del preventivo all’incasso

La gestione del processo Q2C può comportare diverse sfide. Ecco alcuni problemi comuni e le soluzioni per mitigarli.

• Sistemi frammentati: Molte attività lottano con sistemi disconnessi per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e la fatturazione. Questa frammentazione può creare silos di dati, lavoro manuale ed errori. Per evitare ciò, le attività possono integrare piattaforme Q2C che collegano questi sistemi e creano un semplice flusso di dati tra i reparti.

• Processi manuali lenti: Le attività che fanno affidamento su inserimento manuale dei dati, fogli di calcolo o approvazione delle e-mail potrebbero avere un processo Q2C sostanzialmente più lento con un maggiore rischio di errori manuali. Automatizza i passaggi chiave come la generazione dei preventivi, l'approvazione dei contratti e la fatturazione per creare un processo più rapido e accurato, che rispetti automaticamente le politiche di prezzi e sconti.

• Configurazioni complesse: Le attività che offrono vari prodotti o servizi con modelli di prezzo, pacchetti o sconti diversi possono avere difficoltà a gestire le configurazioni e generare preventivi accurati. Puoi utilizzare gli strumenti CPQ per aiutare la tua attività a creare rapidamente preventivi accurati, prevenire perdite di ricavi e supportare prezzi dinamici. Questi strumenti possono rendere il processo di vendita più semplice e affidabile.

• Gestione dei contratti: La cattiva gestione dei contratti può causare perdite di ricavi, contestazioni o problemi di conformità. Standardizza i flussi di lavoro dei contratti e delle approvazioni con modelli e processi automatizzati per ridurre i colli di bottiglia e garantire che tutti i contratti soddisfino le politiche interne e i requisiti normativi. In questo modo è possibile accelerare le approvazioni riducendo al contempo i rischi.

• Reparti scollegati: Una comunicazione disarticolata tra i team di vendita, finanza, legale e operativo può causare attriti. Ad esempio, il team di vendita potrebbero promettere termini che il team finanza non è in grado di soddisfare. Per risolvere problemi come questo, assicurati di avere comunicazioni regolari, condividere gli obiettivi e integrare la visibilità nel processo Q2C. L'allineamento dei team favorisce passaggi di consegne più fluidi e un'esperienza cliente più coerente.

• Visibilità limitata: Senza una visione completa del processo Q2C, è difficile individuare i colli di bottiglia o migliorare le prestazioni. È possibile utilizzare i dati Q2C per monitorare e analizzare le metriche delle prestazioni, come i tassi di conversione dei preventivi, la durata del ciclo di vendita e il DSO. Analizza regolarmente queste metriche per identificare i problemi, ottimizzare i processi e promuovere il miglioramento continuo.

• Resistenza al cambiamento: Anche i sistemi e i processi migliori possono fallire se i team non li utilizzano in modo efficace. Assicurati di formare attivamente i team e incoraggia l'adozione di nuovi software e flussi di lavoro Q2C. Dimostra come questi strumenti semplificano il loro lavoro e si allineano con gli obiettivi aziendali per aumentare il consenso e coinvolgere tutti.