Le processus du devis à l’encaissement (Q2C) est le processus commercial de bout en bout, englobant chaque étape, de l’intérêt initial du client pour un produit ou service à l’encaissement des paiements. Cela comprend l’établissement d’un devis, la négociation des contrats, la gestion des commandes, l’exécution des services ou la livraison des produits, la facturation et, enfin, la réception du paiement. Le cycle du devis à l’encaissement regroupe les processus de vente, de création du contrat, de facturation et de comptabilisation des revenus en un seul et même flux.

Pour les entreprises, un cycle du devis à l’encaissement bien exécuté peut raccourcir les cycles de vente, rendre la facturation plus précise, améliorer l’expérience client et augmenter les bénéfices. En fait, selon un rapport de 2023, les entreprises qui alignent leurs moteurs de revenus avant et après la vente peuvent augmenter leurs revenus trois fois plus rapidement.

Dans cet article, nous vous expliquerons comment utiliser le processus du devis à l’encaissement et explorerons ses avantages, ses défis et les meilleures pratiques que les entreprises doivent connaître.

Contenu de cet article

• Comment fonctionne le processus du devis à l’encaissement?
  
• Quels types d’entreprises utilisent le processus du devis à l’encaissement?
  
• Quels sont les avantages de l’amélioration de votre processus du devis à l’encaissement?
  
• Quels sont les défis et les solutions pour la gestion du processus du devis à l’encaissement?
  

Comment fonctionne le processus du devis à l’encaissement?

Voici comment fonctionne généralement ce processus.

• Gestion des clients potentiels et des perspectives : lorsqu’un client potentiel montre de l’intérêt, l’équipe de vente prend contact avec lui, l’entretient et qualifie la piste comme une véritable perspective.

• Configuration, prix, devis (CPQ) : l’équipe des ventes configure le produit ou le service en fonction des besoins du client, fixe le bon prix et établit un devis.

• Gestion des contrats : si le client accepte le devis, l’entreprise rédige un contrat. Cette phase consiste à clarifier les modalités, les conditions et tous les points juridiques afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et qu’il aille de l’avant sans retard inutile.

• Gestion des commandes : une fois le contrat en place, l’entreprise passe à la gestion de la commande. Il coordonne tout ce qui est nécessaire pour livrer le produit ou le service comme promis et dans les délais.

• Facturation : l’entreprise génère et envoie la facture. La facture doit correspondre aux termes du contrat afin d’éviter toute interruption de paiement ou tout litige.

• Comptabilisation des revenus et recouvrement des paiements : l’équipe comptable encaisse le paiement et comptabilise les revenus selon les règles comptables.

Quels types d’entreprises utilisent le processus du devis à l’encaissement?

Diverses entreprises utilisent le processus du devis à l’encaissement, en particulier celles qui gèrent des ventes, des prix ou des négociations contractuelles complexes. Le processus du devis à l’encaissement aide les entreprises à suivre et à gérer les processus internes interconnectés de manière précise, efficace et conforme à toutes les réglementations pertinentes.

Voici les types d’entreprises qui utilisent généralement un processus du devis à l’encaissement.

• Fournisseurs de logiciels d’entreprise et de logiciels-service : pour ces entreprises, la tarification peut être compliquée en raison des différents modèles de licence, niveaux d’utilisateurs ou solutions personnalisées. Le processus du devis à l’encaissement les aide à gérer de nombreuses facettes, des devis initiaux à la facturation récurrente ainsi que des renouvellements.

• Entreprises de fabrication et de distribution : les entreprises de ces secteurs gèrent souvent des commandes personnalisées, des prix groupés et des chaînes d’approvisionnement étendues. Le processus du devis à l’encaissement leur permet de gérer les devis, les commandes et les contrats sans retard ni erreurs d’exécution ou de facturation.

• Entreprises de télécommunications et de services publics : Les entreprises de télécommunications et de services publics proposent souvent plusieurs plans tarifaires, types de contrats et offres groupées de services. Elles s’appuient fortement sur le processus du devis à l’encaissement pour gérer les devis, les contrats et la facturation.

• Entreprises de services professionnels : les entreprises de conseil, d’avocats et d’autres services doivent établir des devis précis pour les projets, gérer les contrats et facturer les services aux clients en fonction des jalons ou des heures travaillées. Le processus du devis à l’encaissement peut les aider à garantir des conditions claires et des paiements en temps opportun.

• Entreprises du secteur de la santé et des sciences de la vie : les entreprises de ces domaines offrent souvent une gamme de produits et de services qui nécessitent des prix et des devis précis. Le processus du devis à l’encaissement permet d’atteindre cet objectif de précision et de conformité.

• Entreprises de services financiers : ces entreprises proposent des offres de produits diversifiées (p. ex., assurance, banque) qui nécessitent des devis personnalisés, des modèles de tarification dynamiques et une gestion détaillée des contrats. Ces entreprises peuvent utiliser le processus du devis à l’encaissement pour gérer les éléments administratifs, la conformité et les risques.

Quels sont les avantages de l’amélioration de votre processus du devis à l’encaissement?

L’affinement de votre processus du devis à l’encaissement peut être bénéfique pour diverses opérations de votre entreprise, dont les suivantes.

• Cycles de vente : avec un meilleur processus du devis à l’encaissement, les équipes commerciales peuvent passer plus rapidement de la création des devis à la conclusion des transactions. Moins d’étapes manuelles et une meilleure communication signifient moins de temps d’attente pour les approbations et un chemin plus court entre l’état de client potentiel et celui de client ayant effectué le paiement.

• Flux de trésorerie : un processus du devis à l’encaissement plus rapide signifie que vous pouvez comptabiliser les revenus plus rapidement et réduire le nombre de jours du délai moyen de recouvrement des créances clients. Cette efficacité peut améliorer les flux de trésorerie et permettre à votre entreprise de réinvestir plus rapidement et de croître plus efficacement.

• Exactitude et conformité : un meilleur processus du devis à l’encaissement réduit le risque d’erreurs dans les devis, les contrats et les factures. Cela peut contribuer à renforcer la confiance des clients et à garantir que les prix et les conditions contractuelles sont conformes aux politiques et réglementations de l’entreprise.

• Expérience client : des devis rapides, des contrats clairs et une facturation précise favorisent une expérience client positive qui renforce les relations, réduit la frustration et augmente la satisfaction et la fidélité des clients à long terme.

• Alignement de l’équipe : un meilleur processus du devis à l’encaissement peut aider les équipes commerciales et financières à travailler ensemble pour améliorer les prévisions et l’alignement sur les principaux objectifs de chiffres d’affaires.

• Visibilité et analyse : un processus du devis à l’encaissement bien géré fournit des données précieuses à chaque étape, de la performance des ventes aux tendances des paiements. Cette visibilité aide les décideurs à repérer les goulots d’étranglement, à comprendre le comportement des clients et à prendre des décisions stratégiques plus éclairées.

• Flexibilité : au fur et à mesure que votre entreprise se développe, un processus du devis à l’encaissement solide peut facilement évoluer pour vous permettre de gérer plus de clients, des transactions plus complexes et des volumes de transactions plus élevés. Il offre également la flexibilité nécessaire pour s’adapter à de nouveaux modèles de tarification, à de nouveaux produits ou à de nouvelles conditions du marché sans causer de problèmes opérationnels.

Quels sont les défis et les solutions pour la gestion du processus du devis à l’encaissement?

La gestion du processus du devis à l’encaissement peut comporter plusieurs défis. Voici quelques problèmes courants et des solutions pour les atténuer.

• Systèmes fragmentés : de nombreuses entreprises sont confrontées à des systèmes déconnectés pour la gestion de la relation client (CRM), la planification des ressources de l’entreprise (ERP) et la facturation. Cette fragmentation peut créer des silos de données, des tâches manuelles et des erreurs. Pour éviter cela, les entreprises peuvent intégrer des plateformes de processus du devis à l’encaissement qui relient ces systèmes et créent un flux de données simple entre les services.

• Processus manuels lents : les entreprises qui s’appuient sur la saisie manuelle des données, des feuilles de calcul ou des approbations par courriel peuvent avoir un processus du devis à l’encaissement beaucoup plus lent avec un risque accru d’erreurs manuelles. Automatisez les étapes clés telles que la génération des devis, l’approbation des contrats et la facturation pour créer un processus plus rapide et plus précis qui respecte automatiquement les politiques de prix et de remises.

• Configurations complexes : les entreprises qui proposent divers produits ou services avec différents modèles de tarification, offres groupées ou remises peuvent avoir du mal à gérer les configurations et à générer des devis précis. Vous pouvez utiliser les outils de configuration et tarification des produits pour aider votre entreprise à créer rapidement des devis précis, à éviter les pertes de revenus et à prendre en charge la tarification dynamique. Ces outils peuvent rendre le processus de vente plus simple et plus fiable.

• Gestion des contrats : une mauvaise gestion des contrats peut entraîner des pertes de revenus, des litiges ou des problèmes de conformité. Standardisez les flux de travail liés aux contrats et à l’approbation à l’aide de modèles et de processus automatisés afin de réduire les goulots d’étranglement et de vous assurer que tous les contrats sont conformes aux politiques internes et aux exigences réglementaires. Cela peut permettre d’accélérer les approbations tout en atténuant les risques.

• Absence de communication entre les services : une communication incohérente entre les équipes des ventes, des finances, du service juridique et des opérations peut être source de frictions. Par exemple, l’équipe des ventes peut promettre des conditions que le service financier ne peut pas accepter. Pour résoudre de tels problèmes, assurez-vous de communiquer régulièrement, de partager des objectifs et d’intégrer la visibilité dans le processus du devis à l’encaissement. L’alignement des équipes permet de fluidifier les transferts et d’offrir une expérience client plus cohérente.

• Visibilité limitée : sans une vue d’ensemble du processus du devis à l’encaissement, il est difficile de repérer les goulots d’étranglement ou d’améliorer les performances. Vous pouvez utiliser les données du devis à l’encaissement pour surveiller et analyser les indicateurs de performance tels que les taux de conversion des devis, la durée du cycle de vente et le délai moyen de recouvrement des créances clients. Analysez régulièrement ces indicateurs pour déterminer les problèmes, affiner les processus et favoriser l’amélioration continue.

• Résistance au changement : même les meilleurs systèmes et processus peuvent échouer si les équipes ne les utilisent pas efficacement. Assurez-vous de former activement les équipes et d’encourager l’adoption de nouveaux logiciels et flux de travail pour le processus du devis à l’encaissement. Montrez comment ces outils simplifient leur travail et s’alignent sur les objectifs de l’entreprise pour susciter l’enthousiasme et l’adhésion de tous.