กระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงิน (O2C) รวมขั้นตอนธุรกรรมทั้งหมด นับตั้งแต่ลูกค้าดําเนินการซื้อสินค้าหรือบริการ ไปจนถึงขั้นที่ธุรกิจที่ได้รับเงิน ซึ่งรวมถึงกระบวนการสั่งซื้อ การตรวจสอบเครดิต การจัดส่งผลิตภัณฑ์ การจัดส่งใบแจ้งหนี้ และการชําระเงินให้เสร็จสิ้น

กระบวนการ O2C ที่มีการจัดการอย่างดีจะช่วยเพิ่มความคล่องตัวของกระแสเงินสด ลดความเสี่ยงทางการเงิน และช่วยรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้ให้ดีเยี่ยม ธุรกิจที่ปรับปรุงกระบวนการ O2C จะดําเนินการตามคําสั่งซื้อได้เร็วขึ้น ได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรมการชําระเงินของลูกค้า และลดจํานวนวันโดยเฉลี่ยในการเรียกเก็บเงิน หรือที่เรียกว่าระยะเวลาที่ยอดขายค้างชําระ (DSO) ได้สูงสุดถึง 30% ตามรายงานประจําปี 2020

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีการทํางานของกระบวนการ O2C ธุรกิจประเภทใดบ้างที่ใช้ขั้นตอนนี้ ความท้าทาย และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• กระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงินมีวิธีการอย่างไรบ้าง
  
• ธุรกิจประเภทใดบ้างที่ใช้กระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงิน
  
• ประโยชน์ของการปรับกระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงิน
  
• ความท้าทายและวิธีแก้ไขสำหรับการจัดการกระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงิน
  

กระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงินมีวิธีการอย่างไรบ้าง

กระบวนการ O2C ประกอบด้วยหลายขั้นตอนที่มีความเชื่อมโยงกัน ซึ่งจะช่วยนำทางขั้นตอนการสั่งซื้อของลูกค้า ตั้งแต่การเริ่มต้นไปจนถึงการชําระเงินขั้นสุดท้าย ต่อไปนี้คือวิธีการทำงานของแต่ละขั้น

• การจัดการคําสั่งซื้อ: ลูกค้าส่งคําสั่งซื้อ ธุรกิจบันทึกคำสั่งซื้อนั้น และป้อนลงในระบบ จากนั้นธุรกิจจะตรวจสอบรายละเอียดของคําสั่งซื้อ ตรวจสอบความพร้อมของสินค้าคงคลัง และยืนยันคําสั่งซื้อกับลูกค้า

• การจัดการเครดิต: ธุรกิจประเมินความน่าเชื่อถือทางเครดิตของลูกค้าและกําหนดวงเงินเครดิตเพื่อลดความเสี่ยงของหนี้เสีย สิ่งนี้มีความสําคัญอย่างยิ่งสําหรับลูกค้าใหม่หรือคําสั่งซื้อมูลค่าสูง

• การดําเนินการตามคําสั่งซื้อ: ธุรกิจเลือกของ แพ็ค และจัดส่งผลิตภัณฑ์หรือจัดส่งบริการ

• การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้: ธุรกิจสร้างใบแจ้งหนี้และส่งให้ลูกค้า ใบแจ้งหนี้ฉบับนี้จะระบุราคา ภาษี ส่วนลด และเงื่อนไขการชําระเงิน

• การเรียกเก็บเงิน: ธุรกิจจะติดตามยอดที่ค้างชําระ ส่งการแจ้งเตือน และจัดการการโต้แย้งการชําระเงินหรือปัญหาการชําระเงินใดๆ จนกว่าจะชําระเงินเสร็จสิ้น

• การกระทบยอดการชําระเงิน: ธุรกิจจะกระทบยอดการชําระเงินที่ได้รับกับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระและอัปเดตบันทึกทางการเงินเพื่อให้ลูกหนี้การค้ามียอดเป็นปัจจุบัน

ธุรกิจประเภทใดบ้างที่ใช้กระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงิน

ธุรกิจที่ขายสินค้าหรือบริการ และจัดการคําสั่งซื้อของลูกค้าจะมีกระบวนการ O2C ต่อไปนี้เป็นธุรกิจบางประเภทที่กระบวนการ O2C มีความสําคัญมากที่สุด

• การผลิต: ธุรกิจเหล่านี้มักจัดการกับปริมาณคําสั่งซื้อจํานวนมาก ซัพพลายเชนที่ซับซ้อน และการจัดการสินค้าคงคลัง กระบวนการ O2C ที่ปรับปรุงสามารถช่วยในการจัดการคําสั่งซื้อ ลดต้นทุนสินค้าคงคลัง และลดเวลาระหว่างการรับคําสั่งซื้อกับการเรียกเก็บเงินได้

• การขายส่งและการจัดจําหน่าย: ผู้ขายส่งและผู้จัดจำหน่ายดำเนินงานด้วยอัตรากำไรที่จำกัดและปริมาณที่สูง วงจร O2C ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้บริษัทจัดการคําสั่งซื้อจํานวนมาก เงื่อนไขเครดิต และการเรียกเก็บเงินได้อย่างตรงเวลา พร้อมทั้งรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับทั้งซัพพลายเออร์และลูกค้า

• ร้านค้าปลีก: ผู้ค้าปลีกทั้งทางออนไลน์และแบบดั้งเดิมใช้กระบวนการ O2C เพื่อจัดการคําสั่งซื้อของลูกค้า ประมวลผลการชําระเงิน จัดการการคืนสินค้า และให้บริการวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย ระบบ O2C ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พวกเขาจัดการระดับสินค้าคงคลัง ลดเวลาในการเรียกเก็บเงิน และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าได้อย่างง่ายดาย

• บริการแบบชำระเงินตามรอบบิล ธุรกิจที่มีการชําระเงินตามรอบบิล (เช่น การให้บริการซอฟต์แวร์ บริการสตรีมมิง การส่งมอบผลิตภัณฑ์ตามแบบแผนล่วงหน้า) ต่างใช้ O2C เพื่อจัดการการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า การต่ออายุการสมัครใช้บริการ และการเรียกเก็บเงิน ธุรกิจเหล่านี้สามารถปรับปรุงกระบวนการ O2C เพื่อลดอัตราการเลิกใช้บริการและรักษากระแสเงินสดได้อย่างต่อเนื่อง

• บริการเฉพาะทาง: บริษัทให้คําปรึกษา บริษัทกฎหมาย และธุรกิจที่มุ่งเน้นบริการอื่นๆ ใช้ O2C เพื่อจัดการการมีส่วนร่วมของลูกค้า ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าสําหรับบริการที่จัดหาให้ และติดตามการชําระเงิน ธุรกิจเหล่านี้ต้องพึ่งพาแนวทางปฏิบัติที่ดีเกี่ยวกับ O2C เพื่อการเรียกเก็บเงินที่ถูกต้องและการชําระเงินที่รวดเร็ว

• โทรคมนาคม: บริษัทโทรคมนาคมจะจัดการธุรกรรมจํานวนมาก โดยมักจะมีโครงสร้างค่าบริการและแผนการชําระเงินที่ซับซ้อน พวกเขาต้องการกระบวนการ O2C ที่มีประสิทธิภาพสําหรับการจัดการคําสั่งซื้อ การเรียกเก็บเงิน การตรวจสอบเครดิต และการเก็บเงิน

• การดูแลสุขภาพ: โรงพยาบาล คลีนิค และผู้ให้บริการทางการแพทย์อื่นๆ ต้องพึ่งพา O2C ในการจัดการการเรียกเก็บเงินผู้ป่วย การเคลมประกันภัย และการเก็บเงิน ระบบ O2C ที่ปรับปรุงใหม่ช่วยให้เรียกเก็บเงินได้อย่างถูกต้อง และสามารถลดเวลาในการเก็บเงินได้

• เภสัชศาสตร์และวิทยาศาสตร์ชีวภาพ: บริษัทเหล่านี้ต้องการกระบวนการ O2C ที่ออกแบบมาอย่างดีเพื่อดําเนินงานเครือข่ายการจัดจำหน่ายที่ซับซ้อน จัดการการปฏิบัติตามข้อกําหนด และทําให้การเรียกเก็บเงินและการเก็บเงินเป็นเรื่องง่าย โดยเฉพาะเมื่อติดต่อกับผู้ให้บริการประกันภัย สถานพยาบาล และร้านขายยา

• พลังงานและสาธารณูปโภค: ผู้ให้บริการสาธารณูปโภค (เช่น ผู้ให้บริการไฟฟ้า แก๊ส หรือน้ํา) ใช้กระบวนการ O2C เพื่อจัดการรอบการเรียกเก็บเงิน การประเมินเครดิต และการเก็บเงินจากลูกค้า การจัดการบัญชีลูกค้าและการลดการชําระเงินล่าช้าจะเป็นเรื่องง่ายด้วยวงจร O2C ที่มีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของการปรับกระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงิน

การปรับแต่งกระบวนการ O2C สามารถปรับปรุงการดําเนินงานของบริษัท การจัดการความเสี่ยง และกลยุทธ์ในอนาคตได้เป็นอย่างมาก ธุรกิจสามารถดําเนินการดังต่อไปนี้ได้ด้วยกระบวนการ O2C ที่ได้รับการปรับปรุง

• รับรู้รายรับได้เร็วขึ้นโดยลดระยะเวลาในการออกใบแจ้งหนี้และการชําระเงิน

• เข้าใจการชําระเงินที่เข้ามาและพฤติกรรมของลูกค้ามากขึ้น เพื่อให้มีการคาดการณ์กระแสเงินสด จัดการเงินทุนหมุนเวียน และการตัดสินใจทางการเงินเชิงกลยุทธ์ได้ดีขึ้น

• ประเมินสถานะเครดิตของลูกค้าได้ดีขึ้นและลดความเสี่ยงของใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ

• ลดการรั่วไหลของรายรับโดยการลดความเสี่ยงจากค่าบริการที่ไม่ถูกต้อง ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ หรือส่วนลดที่ตกค้าง

• ลดจํานวนวันโดยเฉลี่ยที่บริษัทเก็บสินค้าในคลัง (เช่น จํานวนวันที่คงค้างอยู่ในคลัง) จึงช่วยลดต้นทุนการจัดเก็บและโอกาสที่สินค้าคงคลังจะล้าสมัย

• เน้นกลยุทธ์การจัดเก็บที่เหมาะสมและหลีกเลี่ยงการเสียเวลาและเงินไปกับการติดตามการชำระเงินที่อยู่ในระหว่างการดำเนินการ

• ปรับปรุงการแยกส่วน และเสนอเงื่อนไขการชำระเงินหรือบริการที่ปรับแต่งได้มากขึ้นเพื่อการชำระเงินที่รวดเร็วยิ่งขึ้นและประสบการณ์ลูกค้าที่ดีกว่าเดิม

• ใช้ประโยชน์จากส่วนลดสำหรับเงินสดและเงินคืนไปพร้อมๆ กับการคงความสามารถในการทํากําไร

• จัดการปริมาณการขายที่สูงในช่วงพีคได้อย่างราบรื่นเพื่อเพิ่มยอดขายและสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้า

• ค้นหารูปแบบและต้นตอของปัญหาการโต้แย้งการชําระเงินในเชิงรุก แล้วแก้ไขก่อนเกิดการโต้แย้ง

• ใช้ข้อมูลที่แม่นยำยิ่งขึ้นในห่วงโซ่อุปทานและการวางแผนความต้องการเพื่อความคล่องตัวเมื่อเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงของสินค้าคงคลังหรือห่วงโซ่อุปทาน

• ดูแลการปฏิบัติตามข้อกําหนดอย่างมีประสิทธิภาพขึ้นและเตรียมความมพร้อมในการตรวจสอบด้วยบันทึกทางการเงินที่ชัดเจนและสอดคล้องกัน

ความท้าทายและวิธีแก้ไขสำหรับการจัดการกระบวนการสั่งซื้อถึงการรับเงิน

กระบวนการ O2C มาพร้อมกับความท้าทายบางอย่างที่อาจขัดขวางการเรียกเก็บเงิน ลดความพึงพอใจของลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพด้านการปฏิบัติงานได้ ต่อไปนี้เป็นความท้าทายที่พบบ่อยและวิธีแก้ไข

• ป้อนข้อมูลและจัดการคําสั่งซื้อ: ข้อผิดพลาดระหว่างป้อนข้อมูลคําสั่งซื้อ เช่น ค่าบริการ รหัสผลิตภัณฑ์ หรือรายละเอียดลูกค้าที่ไม่ถูกต้อง อาจทําให้คําสั่งซื้อล่าช้า สินค้าค้างส่ง และลูกค้าเกิดความไม่พอใจ การปรับใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อบันทึกและตรวจสอบคําสั่งซื้อสามารถลดข้อผิดพลาดจากเจ้าหน้าที่ ตรวจสอบราคาและตรวจสอบสินค้าคงคลังได้อย่างถูกต้อง พร้อมทั้งเพิ่มความเร็วให้วงจรการประมวลผลคําสั่งซื้อ

• การตรวจสอบเครดิต: หากธุรกิจไม่ติดตามเครดิตของลูกค้าอย่างต่อเนื่องและปรับข้อมูลแบบเรียลไทม์ ก็อาจพลาดสัญญาณเตือนล่วงหน้าเกี่ยวกับปัญหาทางการเงินและมีความเสี่ยงต่อหนี้เสียหรือการชําระเงินล่าช้า การใช้การวิเคราะห์แบบเรียลไทม์และโมเดลการให้คะแนนเครดิตแบบไดนามิกจะช่วยตรวจสอบความเสี่ยงด้านเครดิตของลูกค้าเพื่อกําหนดวงเงินและเงื่อนไขที่แม่นยํายิ่งขึ้น

• การดําเนินการตามคําสั่งซื้อ: ความล่าช้าในการดําเนินการตามคําสั่งซื้อมักเกิดจากการจัดการสินค้าคงคลังที่ไม่ดี การหยุดชะงักของซัพพลายเชน หรือปัญหาติดขัดในการผลิต การใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อคาดการณ์สินค้าคงคลังให้ดีขึ้นและการปรับใช้แนวทางปฏิบัติแบบทันเวลาพอดีจะช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ นอกจากนี้ กลยุทธ์การเติมสินค้าตามความต้องการยังช่วยลดความล่าช้า รวมทั้งทำให้จัดส่งได้ทันเวลาและมอบบริการในระดับสูง

• การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้: ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน เช่น จํานวนเงินที่ไม่ถูกต้อง บรรทัดรายการตกหล่น และใบแจ้งหนี้ที่ล่าช้า อาจทําให้เกิดการชำระเงินไม่ตรงเวลาและการโต้แย้งการชําระเงิน รวมทั้งสามารถเพิ่ม DSO ได้ การปรับกระบวนการเรียกเก็บเงินให้เป็นมาตรฐานและเป็นอัตโนมัติด้วยการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยสร้างใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง แม่นยํา และสอดคล้องกัน ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของการโต้แย้งการชําระเงินและเร่งกระบวนการชําระเงินให้เร็วขึ้นได้

• การเรียกเก็บเงิน: กระบวนการเรียกเก็บเงินที่ล่าช้าหรือไม่ชัดเจน และกลยุทธ์การติดตามผลที่ไม่เพียงพออาจทําให้การชําระเงินล่าช้าและเพิ่ม DSO ธุรกิจสามารถใช้การติดตามเรื่องเป็นประจํา การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลายประกอบกัน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาติดขัดนี้และเสริมประสิทธิภาพให้กับกระบวนการเรียกเก็บเงิน การแบ่งกลุ่มลูกค้าตามโปรไฟล์ความเสี่ยงยังช่วยคุณจัดลําดับความสําคัญในการเรียกเก็บเงินและลดค่าใช้จ่าย ไปพร้อมๆ กับการเพิ่มอัตราการกู้คืนอีกด้วย

• การจับคู่เงินกับยอดในใบแจ้งหนี้: ธุรกิจที่มีปริมาณธุรกรรมสูงหรือมีวิธีการชําระเงินหลายวิธี การจับคู่การชำระเงินที่ได้รับให้ตรงกับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องอาจมีความซับซ้อน เครื่องมือแบบอัตโนมัติสามารถช่วยลดการดำเนินการด้วยตนเองและข้อผิดพลาด เพื่อการกระทบยอดที่รวดเร็วขึ้นและสร้างบันทึกทางการเงินที่แม่นยํายิ่งขึ้นได้

• การเชื่อมต่อระบบ: การเก็บข้อมูลแยกจากกันนั้นเกิดขึ้นเมื่อข้อมูล O2C กระจายอยู่ทั่วทุกระบบ เช่น การเรียกเก็บเงิน การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) และการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) ข้อมูลที่แยกส่วนกันเหล่านี้อาจนําไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพและขาดการเข้าถึงข้อมูลตลอดทั้งกระบวนการ การผสานการทํางานระบบเหล่านี้จะช่วยเพิ่มระดับการเข้าถึงข้อมูลในวงจร O2C ทั้งหมดและช่วยให้คุณระบุปัญหาติดขัดได้ง่ายขึ้น

• การจัดการการโต้แย้งการชําระเงิน: ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน สินค้าเสียหาย และปัญหาด้านบริการอาจทําให้เกิดการโต้แย้งการชําระเงิน ซึ่งนำไปสู่ความล่าช้าและสร้างความเสียหายต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ ธุรกิจต่างๆ สามารถคาดการณ์สิ่งนี้ได้โดยการกำหนดแนวทางแก้ไขการโต้แย้งการชำระเงินที่ชัดเจนพร้อมช่องทางการส่งต่อเรื่องที่รวดเร็ว ทีมงานเฉพาะ และช่องทางการสื่อสารที่โปร่งใสเพื่อการแก้ไขปัญหาที่รวดเร็วยิ่งขึ้น การใช้ข้อมูลเพื่อตรวจหารูปแบบการโต้แย้งการชําระเงินที่เกิดขึ้นซ้ำๆ สามารถช่วยหาสาเหตุและป้องกันการโต้แย้งการชําระเงินในอนาคตได้

• การวิเคราะห์ข้อมูล: หากไม่มีการวิเคราะห์ขั้นสูงแล้วล่ะก็ การค้นหาแนวโน้ม ทําความเข้าใจความท้าทาย และการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงกระบวนการ O2C ก็จะเป็นเรื่องยาก การใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เช่น DSO และความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ จะสามารถช่วยให้บริษัทปรับแต่งกลยุทธ์ของตนและปรับปรุงกระบวนการได้

• การฝึกอบรมทีม: หากทีมจัดการกระบวนการ O2C ไม่ได้รับการฝึกอบรมหรือมีความเข้าใจไม่ตรงกัน ความผิดพลาด การชะลอตัว และการสื่อสารผิดพลาดก็อาจเกิดขึ้นได้ ธุรกิจต่างๆ ต้องฝึกอบรมและส่งเสริมให้ทีมงานมีความเข้าใจในกระบวนการ O2C ทุกๆ ส่วนเป็นอย่างดี พร้อมทั้งส่งเสริมความร่วมมือระหว่างแผนกเพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน