Der O2C-Prozess (Order-to-Cash) umfasst alle Transaktionsschritte von der Abnahme bis zum Zahlungseingang. Dazu gehören Bestellvorgang, Bonitätsprüfung, Produktlieferung, Rechnungsversand und Zahlungsabschluss.

Ein guter O2C-Prozess verbessert den Cashflow, reduziert das finanzielle Risiko und trägt zu starken Kundenbeziehungen bei. Laut einem Bericht aus dem Jahr 2020 können Unternehmen, die ihren O2C-Prozess optimieren, die Auftragsabwicklung beschleunigen, Einblicke in das Zahlungsverhalten gewinnen und den durchschnittlichen Zeitaufwand für den Zahlungseinzug (Days Sales Outstanding, DSO) um bis zu 30 % reduzieren.

Hier erfahren Sie, wie der O2C-Prozess funktioniert, welche Unternehmen ihn nutzen und welche Vorteile, Herausforderungen und Best Practices es gibt.

Inhalt

• Order-to-Cash: Funktionsweise
  
• Der Order-to-Cash-Prozess bei verschiedenen Unternehmenstypen
  
• Vorteile eines optimierten Order-to-Cash-Prozesses
  
• Herausforderungen und Lösungen im Order-to-Cash-Management
  

Order-to-Cash: Funktionsweise

Der O2C-Prozess gliedert sich in mehrere miteinander verbundene Phasen von der Auftragserteilung bis zur endgültigen Zahlung. Hier ein Überblick über die einzelnen Phasen:

• Auftragsverwaltung: Jemand gibt eine Bestellung auf; das Unternehmen erfasst die Bestellung und gibt sie in das System ein. Das Unternehmen prüft Bestelldetails und Verfügbarkeit und bestätigt dann die Bestellung.

• Kreditmanagement: Das Unternehmen prüft die kundenspezifische Bonität und legt Kreditlimits fest, um das Risiko von Forderungsausfällen zu senken. Dies ist vor allem bei Neukunden und Großaufträgen wichtig.

• Ausführung: Das Unternehmen kommissioniert, verpackt und versendet das Produkt bzw. erbringt die Dienstleistung.

• Abrechnung und Rechnungsstellung: Das Unternehmen erstellt eine Kundenrechnung und schickt sie ab. Diese enthält Preise, Steuern, etwaige Rabatte und Zahlungsbedingungen.

• Zahlungseinzug: Das Unternehmen verfolgt ausstehende Zahlungen, sendet Erinnerungen und bearbeitet etwaige Zahlungsanfechtungen und Zahlungsprobleme, bis die Zahlung erfolgt.

• Zahlungsabgleich: Das Unternehmen gleicht eingehende Zahlungen mit ausstehenden Rechnungen ab und passt seine Finanzunterlagen entsprechend an, um die Debitorenbuchhaltung auf dem neuesten Stand zu halten.

Der Order-to-Cash-Prozess bei verschiedenen Unternehmenstypen

Jedes Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen verkauft und Kundenaufträge annimmt, verfügt über einen O2C-Prozess. Hier einige Unternehmenstypen, für die der O2C-Prozess besonders wichtig ist.

• Fertigung: Fertigungsunternehmen weisen oft große Auftragsvolumina, komplexe Lieferketten und eine komplexe Bestandsverwaltung auf. Ein optimierter O2C-Prozess kann ihnen dabei helfen, Bestellungen zu bearbeiten, Lagerkosten zu senken und die Zeit zwischen Auftragseingang und Zahlungseinzug zu verkürzen.

• Großhandel und Vertrieb: Großhändler und Vertriebe arbeiten mit knappen Margen und großen Stückzahlen. Ein effizienter O2C-Zyklus kann ihnen dabei helfen, Großaufträge, Kreditbedingungen und pünktliche Zahlungen zu koordinieren und gleichzeitig gute Lieferanten- und Kundenbeziehungen zu pflegen.

• Einzelhandel: Einzelhändler nutzen O2C-Prozesse sowohl online als auch im stationären Handel, um Kundenbestellungen und Zahlungen abzuwickeln, Retouren zu bearbeiten und verschiedene Zahlungsmethoden anzubieten. Mit einem effektiven O2C-System können sie ihre Lagerbestände einfacher verwalten, den Zahlungseinzug beschleunigen und die Kundenzufriedenheit verbessern.

• Abonnementdienste: Abonnementanbieter (Software-as-a-Service, Streaming-Dienste, regelmäßige Produktlieferungen...) vertrauen auf O2C, um regelmäßige Abrechnungen, Abonnementverlängerungen und Zahlungseingänge abzuwickeln. Diese Unternehmen können ihre O2C-Prozesse verbessern, um die Abwanderung zu reduzieren und einen stetigen Cashflow zu gewährleisten.

• Fachdienstleistungen: Berater, Anwaltskanzleien und andere Dienstleister nutzen O2C, um Kundenaufträge zu koordinieren, ihre Dienstleistungen in Rechnung zu stellen und Zahlungen zu überprüfen. Sie nutzen bewährte O2C-Praktiken, um eine genaue Abrechnung und schnelle Zahlungen zu gewährleisten.

• Telekommunikation: Telekommunikationsunternehmen wickeln riesige Transaktionsvolumina ab – oft mit komplexen Tarifstrukturen und Zahlungsplänen. Für Auftragsverwaltung, Abrechnung, Bonitätsprüfung und Inkasso benötigen sie effektive O2C-Prozesse.

• Gesundheitswesen: Krankenhäuser, Kliniken und andere Gesundheitsdienstleister nutzen O2C für Patientenabrechnungen, Versicherungsansprüche und Inkasso. Ein optimiertes O2C-System hilft ihnen bei der genauen Rechnungsstellung und kann den Zahlungseinzug verkürzen.

• Pharmabranche und Life Sciences: Unternehmen aus den Bereichen Pharma und Life Sciences brauchen gut durchdachte O2C-Prozesse, um komplexe Vertriebsnetzwerke zu unterhalten, die Compliance zu steuern und Abrechnungen und Inkassoverfahren zu vereinfachen – insbesondere gegenüber Versicherern, Gesundheitseinrichtungen und Apotheken.

• Energie- und Versorgungsunternehmen: Versorger, die z. B. die Strom, Gas oder Wasser bereitstellen, nutzen O2C-Prozesse, um Abrechnungszyklen, Bonitätsprüfungen und Zahlungseingänge zu steuern. Die Verwaltung von Kundenkonten und die Vermeidung säumiger Zahlungen können mit einem effektiven O2C-Zyklus vereinfacht werden.

Vorteile eines optimierten Order-to-Cash-Prozesses

Die Optimierung des O2C-Prozesses kann den Betrieb, das Risikomanagement und die Zukunftsstrategien von Unternehmen erheblich verbessern. Ein erweiterter O2C-Prozess bietet folgende Vorteile:

• Schnellere Umsatzrealisierung durch weniger Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlung

• Erkennung von Zahlungs- und Kundengewohnheiten für Verbesserungen an Cashflow-Prognosen, Working Capital Management und strategischen Finanzentscheidungen

• Bessere Beurteilung der Kundenbonität und ein geringeres Risiko unbezahlter Rechnungen

• Weniger Umsatzverluste durch weniger fehlerhafte Preise und Rechnungen oder entgangene Rabatte

• Kürzere Lagerdauer, wodurch die Lagerkosten und die Wahrscheinlichkeit gesenkt werden, dass der Bestand veraltet

• Konzentration auf die richtige Inkassostrategie ohne Zeit- und Geldverluste durch die Verfolgung bereits eingeleiteter Zahlungen

• Bessere Segmentierung und individuelle Zahlungsbedingungen und Dienstleistungen für schnellere Zahlungen und ein besseres Kundenerlebnis

• Ausnutzung von Skonti und Rabatten bei Wahrung der Rentabilität

• Reibungslose Bewältigung von Auftragsspitzen für höhere Einnahmen und Kundenzufriedenheit

• Vorausschauende Erkennung von Anfechtungsmustern und -ursachen und deren frühzeitige Bewältigung

• Belastbare Daten für die Lieferketten- und Bedarfsplanung, um auch bei Änderungen an Lagerbeständen und Lieferketten agil zu bleiben

• Bessere Compliance- und Audit-Vorbereitung mit verständlichen, aufeinander abgestimmten Finanzunterlagen

Herausforderungen und Lösungen im Order-to-Cash-Management

Der O2C-Prozess bringt einige Herausforderungen mit sich, die den Zahlungseinzug stören, die Kundenzufriedenheit verringern und die betriebliche Effizienz beeinträchtigen können. Hier finden Sie einige häufige Herausforderungen und erfahren, wie Sie diese bewältigen können.

• Auftragserfassung und -bearbeitung: Fehler bei der Auftragserfassung – wie falsche Preise, Produktcodes oder Kundendaten – können zu Verzögerungen, Lieferrückständen und Unzufriedenheit führen. Automatische Systeme für Auftragserfassung und -validierung können Flüchtigkeitsfehler verhindern, genaue Preis- und Bestandsprüfungen gewährleisten und die Auftragsverarbeitung beschleunigen.

• Bonitätsprüfungen: Wenn Unternehmen die Kundenbonität nicht kontinuierlich kontrollieren und auf Grundlage von Echtzeitdaten anpassen, übersehen sie möglicherweise Anzeichen für finanzielle Schwierigkeiten und riskieren Forderungsausfälle und verspätete Zahlungen. Echtzeitanalysen und dynamische Scoring-Modelle können dabei helfen, das Kreditrisiko zu überwachen, um passende Kreditlimits und -bedingungen festzulegen.

• Auftragsabwicklung: Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung entstehen häufig durch schlechtes Bestandsmanagement, Unterbrechungen der Lieferkette oder Produktionsengpässe. Datenanalysen für bessere Bestandsprognosen und Just-in-Time-Verfahren können dazu beitragen, diese Probleme zu beheben. Nachfrageorientierte Nachschubstrategien können ebenfalls Verzögerungen reduzieren und zu einer pünktlichen Lieferung und einem hohen Serviceniveau beitragen.

• Abrechnung und Rechnungsstellung: Abrechnungsfehler – wie falsche Beträge, fehlende Posten und verspätete Rechnungen – können zu Zahlungsverzögerungen und Zahlungsanfechtungen führen und die DSO verlängern. Die Vereinheitlichung und Automatisierung des Abrechnungsvorgangs mittels elektronischer Rechnungsstellung (E-Invoicing) kann dazu beitragen, zeitnahe, genaue und einheitliche Rechnungen zu erstellen, das Anfechtungsrisiko zu verringern und den Zahlungsablauf zu beschleunigen.

• Zahlungseinzug: Langsame oder unklare Einzugsverfahren und eine unzureichende Weiterverfolgung können Zahlungen verzögern und die DSO erhöhen. Unternehmen können regelmäßige Follow-ups, automatische Erinnerungen und mehrere Zahlungsoptionen nutzen, um dies zu vermeiden und ihre Zahlungsprozesse zu stärken. Die Kundensegmentierung nach Risikoprofil kann ebenfalls dazu beitragen, den Zahlungseinzug zu stärken, Kosten zu senken und gleichzeitig die Einzugsquote zu verbessern.

• Zahlungsabgleich: Bei Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen oder mehreren Zahlungsmethoden gestaltet sich die Zuordnung eingehender Zahlungen zu den entsprechenden Rechnungen mitunter kompliziert. Automatische Tools können helfen, da sie manuellen Aufwand und Fehler reduzieren und so einen schnelleren Abgleich und belastbare Finanzdaten gewährleisten.

• Systemintegration: Datensilos entstehen, wenn O2C-Daten auf verschiedene Systeme (Abrechnung, ERP, CRM...) verteilt sind. Diese Silos können zu Effizienzmängeln und unzureichender Verfahrenstransparenz führen. Die Integration der beteiligten Systeme erhöht die Transparenz des gesamten O2C-Ablaufs und erleichtert die Erkennung von Engpässen.

• Zahlungsanfechtungen: Abrechnungsfehler, beschädigte Waren und fehlerhafte Dienstleistungen können zu Zahlungsanfechtungen führen, die ihrerseits Verzögerungen und eine Verschlechterung der Kundenbeziehungen bewirken können. Unternehmen können sich darauf einstellen, indem sie feste Verfahren für Zahlungsanfechtungen mit schnellen Weiterleitungspfaden, spezialisierten Teams und einer transparenten Kommunikation einrichten, die die Bearbeitung beschleunigen. Eine datengestützte Erkennung von Anfechtungsmustern kann ebenfalls dazu beitragen, die eigentlichen Ursachen zu beseitigen und künftige Anfechtungen zu verhindern.

• Datenanalysen: Ohne genaue Analysen ist es schwierig, Trends und Herausforderungen zu erkennen und fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie der O2C-Prozess verbessert werden kann. Datenanalysen zur Kontrolle von Leistungskennzahlen wie DSO und Rechnungsgenauigkeit können Unternehmen dabei helfen, ihre Strategien zu optimieren und Prozessverbesserungen vorzunehmen.

• Personalschulungen: Wenn das O2C-Team nicht geschult oder nicht richtig aufeinander abgestimmt ist, kann dies zu Fehlern, Verzögerungen und Missverständnissen führen. Unternehmen müssen ihre Teams schulen und den gesamten O2C-Prozess vermitteln. Außerdem sollten sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern, damit alle auf dem gleichen Stand sind.