La procedura dall'ordine all'incasso (O2C) comprende tutte le fasi della transazione, dal cliente che effettua un acquisto all'attività che riceve il pagamento. Ciò include la procedura di ordinazione, le verifiche di solvibilità, la consegna dei prodotti, l’invio delle fatture e il completamento dei pagamenti.

Una procedura O2C ben gestita migliora il flusso di cassa, riduce il rischio finanziario e aiuta a mantenere solide relazioni con i clienti. Secondo un report del 2020, le attività che hanno perfezionato la procedura O2C hanno accelerato l'evasione degli ordini, acquisito informazioni sui comportamenti di pagamento dei clienti e ridotto il numero medio di giorni necessari per riscuotere il pagamento, noti anche come giorni di insoluto (DSO), fino al 30%.

Di seguito, tratteremo come funziona la procedura O2C; quali tipi di attività la utilizzano; i vantaggi, le sfide e le pratiche ottimali.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona la procedura dall'ordine all'incasso?
  
• Quali tipi di attività utilizzano la procedura dall'ordine all'incasso?
  
• Vantaggi del perfezionamento della procedura dall'ordine all'incasso
  
• Sfide e soluzioni per la gestione della procedura dall'ordine all'incasso
  

Come funziona la procedura dall'ordine all'incasso?

La procedura O2C definisce un flusso sequenziale di attività che, a partire dall'ordine del cliente, lo conducono fino al pagamento finale. Ecco come funziona ogni fase.

• Gestione degli ordini: Un cliente effettua un ordine e l'attività lo acquisisce e lo inserisce nel sistema. L'attività convalida quindi i dettagli dell'ordine, controlla la disponibilità dell'inventario e conferma l'ordine con il cliente.

• Gestione del credito: L'attività valuta l'affidabilità creditizia del cliente e stabilisce limiti di credito per ridurre il rischio di crediti inesigibili. Questo è particolarmente importante per i nuovi clienti o per gli ordini di grandi dimensioni.

• Evasione degli ordini: L'attività preleva, imballa e spedisce il prodotto o eroga il servizio.

• Addebito e fatturazione: L'attività genera una fattura e la invia al cliente. Questa fattura riporta i prezzi, le imposte, eventuali sconti e i termini di pagamento.

• Riscossione del pagamento: L'attività monitora i pagamenti in sospeso, invia promemoria e gestisce eventuali contestazioni o problemi di pagamento fino al completamento del pagamento.

• Riconciliazione dei pagamenti: L'attività riconcilia i pagamenti in entrata con le fatture in sospeso e aggiorna i record finanziari per mantenere aggiornata la contabilità clienti.

Quali tipi di attività utilizzano la procedura dall'ordine all'incasso?

Qualsiasi attività che vende beni o servizi e gestisce gli ordini dei clienti ha una procedura O2C. Ecco alcuni tipi di business in cui la procedura O2C è più importante.

• Produzione: Queste attività spesso gestiscono grandi volumi di ordini, catene di approvvigionamento complesse e gestione dell'inventario. Una procedura O2C migliorata può aiutarle a gestire gli ordini, ridurre i costi di inventario e ridurre il tempo che intercorre tra la ricezione dell'ordine e la riscossione del pagamento.

• Commercio all'ingrosso e distribuzione: Grossisti e distributori operano con margini ristretti e volumi elevati. Un ciclo O2C efficiente può aiutarli a gestire ordini di grandi dimensioni, termini di credito e riscossioni tempestive, mantenendo buoni rapporti sia con i fornitori che con i clienti.

• Commercio al dettaglio: I venditori al dettaglio, sia online che fisici, utilizzano le procedure O2C per gestire gli ordini dei clienti, elaborare i pagamenti, i resi e utilizzare vari metodi di pagamento. Con un efficace sistema O2C, possono gestire più facilmente i livelli di inventario, velocizzare la riscossione dei pagamenti e migliorare la soddisfazione dei clienti.

• Servizi in abbonamento: Le attività che offrono abbonamenti (ad esempio, Software as a Service, servizi di streaming, consegne ricorrenti di prodotti) si affidano alle procedure O2C per gestire addebiti ricorrenti, rinnovi di abbonamenti e riscossioni dei pagamenti. Queste attività possono migliorare le procedure O2C per ridurre il tasso di abbandono e mantenere un flusso di cassa costante.

• Servizi professionali: Le società di consulenza, gli studi legali e altre attività orientate ai servizi utilizzano procedure O2C per gestire gli impegni dei clienti, fatturare ai clienti i servizi resi e tenere traccia dei pagamenti. Queste attività si affidano a buone pratiche O2C per addebiti accurati e pagamenti tempestivi.

• Telecomunicazioni: Le società di telecomunicazioni gestiscono enormi volumi di transazioni, spesso con strutture tariffarie e piani di pagamento complessi. Hanno bisogno di procedure O2C efficaci per la gestione di ordini, addebiti, controlli di solvibilità e riscossioni.

• Sanità: Ospedali, cliniche e altri fornitori di servizi sanitari si affidano alle procedure O2C per gestire addebiti, richieste di risarcimento assicurativo e riscossioni. Un sistema O2C ottimizzato garantisce fatture precise e pagamenti più rapidi.

• Settore farmaceutico e life science: Queste attività hanno bisogno di procedure O2C ben progettate per gestire reti di distribuzione complesse, gestire la conformità e semplificare addebiti e riscossioni, soprattutto quando interagiscono con fornitori di assicurazioni, strutture sanitarie e farmacie.

• Energia e utenze: Le società di servizi pubblici, come quelle che forniscono elettricità, gas o acqua, utilizzano le procedure O2C per gestire i cicli di addebito, le valutazioni del credito e la riscossione dei pagamenti dai clienti. La gestione degli account dei clienti e la riduzione dei ritardi di pagamento possono essere semplificate con un ciclo O2C efficace.

Vantaggi del perfezionamento della procedura dall'ordine all'incasso

Perfezionare la procedura O2C può migliorare significativamente le operazioni, la gestione del rischio e le strategie future di un'attività. Con una procedura O2C ottimizzata, le attività possono:

• Riconoscere i ricavi più rapidamente riducendo i tempi che intercorrono tra addebito e pagamento

• Ottimizzare i pagamenti in entrata e le abitudini dei clienti per migliorare la previsione del flusso di cassa, la gestione del capitale circolante e le decisioni finanziarie strategiche

• Valutare meglio lo stato del credito di un cliente e ridurre il rischio di fatture non pagate

• Ridurre le perdite di ricavi riducendo il rischio di prezzi errati, errori di addebito o sconti mancati

• Ridurre il numero medio di giorni in cui l'attività mantiene l'inventario (ad esempio, i giorni di inventario in sospeso), riducendo così i costi di mantenimento e le possibilità di avere scorte obsolete

• Concentrarsi sulla giusta strategia di riscossione ed evitare di perdere tempo e denaro a inseguire pagamenti che sono già in linea con i tempi

• Migliorare la segmentazione e offrire termini di pagamento o servizi più personalizzati per pagamenti più rapidi e un'esperienza migliore per i clienti

• Approfittare di sconti in contanti proteggendo al contempo la propria redditività

• Gestire senza problemi volumi elevati durante l'alta stagione per aumentare le vendite e soddisfare i clienti

• Individuare in modo proattivo gli schemi e le cause alla radice delle contestazioni e risolverle prima che si verifichino

• Inserire dati più accurati nella supply chain e nella pianificazione della domanda per rimanere agili di fronte ai cambiamenti dell'inventario o della supply chain

• Mantenere una maggiore conformità e prontezza all'audit con record finanziari chiari e coerenti

Sfide e soluzioni per la gestione della procedura dall'ordine all'incasso

La procedura O2C presenta alcune sfide che possono interrompere la riscossione dei pagamenti, ridurre la soddisfazione dei clienti e ostacolare l'efficienza operativa. Ecco alcune sfide comuni e come affrontarle.

• Inserimento e gestione degli ordini: Gli errori durante l'inserimento dell'ordine, come prezzi, codici prodotto o dettagli del cliente errati, possono causare ritardi, ordini arretrati e clienti insoddisfatti. L'implementazione di sistemi automatizzati per l'acquisizione e la convalida degli ordini può ridurre gli errori manuali, garantire controlli accurati dei prezzi e dell'inventario e accelerare il ciclo di elaborazione degli ordini.

• Verifiche di solvibilità: Se le attività non monitorano continuamente il credito dei clienti e non lo regolano in base ai dati in tempo reale, potrebbero perdere i primi segnali di allarme di problemi finanziari e rischiare crediti inesigibili o ritardi nei pagamenti. L'utilizzo di analisi in tempo reale e modelli dinamici di credit scoring può aiutare a monitorare il rischio di credito dei clienti per impostare limiti e termini di credito più accurati.

• Evasione dell'ordine: I ritardi nell'evasione degli ordini spesso derivano da una cattiva gestione dell'inventario, interruzioni della catena di approvvigionamento o colli di bottiglia nella produzione. L'utilizzo dell'analisi dei dati per una migliore previsione dell'inventario e l'implementazione di pratiche just-in-time possono aiutare a mitigare questi problemi. Le strategie di rifornimento basate sulla domanda possono anche ridurre i ritardi e aiutare con consegne tempestive e livelli di servizio elevati.

• Addebito e fatturazione: Gli errori di addebito, come gli importi errati, le voci riga mancanti e le fatture in ritardo, possono causare ritardi nei pagamenti e contestazioni, oltre ad aumentare il DSO. La standardizzazione e l'automazione della procedura di addebito con la fatturazione elettronica possono aiutare a creare fatture tempestive, accurate e coerenti che riducono il rischio di contestazioni e accelerano il ciclo di pagamento.

• Riscossione del pagamento: Procedure di riscossione dei pagamenti lente o poco chiare e tattiche di follow-up inadeguate possono ritardare i pagamenti e aumentare il DSO. Per evitare questo collo di bottiglia e rafforzare le procedure di riscossione dei pagamenti, le attività possono integrare follow-up regolari, promemoria automatici e diverse opzioni di pagamento. La segmentazione dei clienti in base al profilo di rischio può anche aiutare a dare priorità alle attività di riscossione e a ridurre i costi, migliorando al contempo i tassi di recupero.

• Richiesta di contanti: Per le attività con volumi elevati di transazioni o con più metodi di pagamento, abbinare i pagamenti in entrata alle ricevute giuste (nota come imputazione dei pagamenti) può risultare complicato. Gli strumenti automatici per la richiesta di liquidità possono aiutare a ridurre il lavoro manuale e gli errori per una riconciliazione più rapida e record finanziari più accurati.

• Integrazione del sistema: I silos di dati si formano quando i dati O2C sono sparsi in vari sistemi, come la fatturazione, la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e la gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Questi silos possono portare a inefficienze e a una mancanza di visibilità in tutta la procedura. L'integrazione di questi sistemi migliora la visibilità dell'intero ciclo O2C e facilita l'identificazione dei colli di bottiglia.

• Gestione delle contestazioni: Errori di addebito, merce danneggiata e problemi di servizio possono causare contestazioni di pagamento che si traducono in ritardi e danni ai rapporti con i clienti. Le attività possono anticipare questa situazione stabilendo protocolli chiari per la risoluzione delle contestazioni, con percorsi di escalation rapidi, team dedicati e canali di comunicazione trasparenti per una risoluzione più rapida. L'utilizzo dei dati per individuare gli schemi di contestazione ricorrenti può anche aiutare a risolvere le cause profonde e prevenire contestazioni future.

• Analisi dei dati: Senza un'analisi avanzata, è difficile identificare le tendenze, comprendere le sfide e prendere decisioni consapevoli su come migliorare la procedura O2C. L'utilizzo dell'analisi dei dati per monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) come il DSO e l'accuratezza delle fatture può aiutare le attività a mettere a punto le proprie strategie e apportare miglioramenti alle procedure.

• Formazione del team: Se il team che gestisce la procedura O2C manca di formazione o non è allineato, possono verificarsi errori, rallentamenti e problemi di comunicazione. Le attività devono formare e responsabilizzare i propri team con una solida comprensione dell'intero ciclo O2C, oltre a incoraggiare la collaborazione interdipartimentale in modo che tutti siano allineati.