Le processus de la commande à l’encaissement (O2C) englobe toutes les étapes d’une transaction, de l’achat par le client jusqu’au paiement de l’entreprise. Cela inclut le processus de commande, les vérifications de solvabilité, la livraison des produits, la livraison de la facture et la finalisation du paiement.

Un processus de la commande à l’encaissement bien géré améliore les flux de trésorerie, réduit les risques financiers et contribue à maintenir des relations solides avec les clients. Selon un rapport de 2020, les entreprises qui ont affiné leur processus de la commande à l’encaissement ont accéléré l’exécution des commandes, obtenu des renseignements sur les comportements de paiement des clients et réduit le nombre moyen de jours nécessaires à la perception des paiements, également appelé délai moyen de recouvrement des créances clients (DSO), jusqu’à 30 %.

Dans cet article, nous verrons comment fonctionne le processus de la commande à l’encaissement, quels sont les types d’entreprises qui l’utilisent et quels sont ses avantages, ses défis et les pratiques exemplaires y afférent.

Contenu de cet article

• Comment fonctionne le processus de la commande à l’encaissement?
  
• Quels types d’entreprises utilisent le processus de la commande à l’encaissement?
  
• Quels sont les avantages de l’amélioration de votre processus de la commande à l’encaissement?
  
• Quels sont les défis et solutions pour la gestion de la commande à l’encaissement?
  

Comment fonctionne le processus de la commande à l’encaissement?

Le processus de la commande à l’encaissement comprend plusieurs étapes interdépendantes qui guident la commande d’un client, du début au paiement final. Voici comment fonctionne chaque étape.

• Gestion des commandes : un client passe une commande, l’entreprise saisit la commande et l’introduit dans le système. L’entreprise valide ensuite les détails de la commande, vérifie la disponibilité des stocks et confirme la commande avec le client.

• Gestion du crédit : l’entreprise évalue la solvabilité du client et établit des limites de crédit pour réduire le risque de créances irrécouvrables. Cela est particulièrement important pour les nouveaux clients ou les commandes importantes.

• Traitement : l’entreprise assure la préparation, l’emballage et l’expédition du produit ou la prestation du service.

• Facturation : l’entreprise génère une facture et l’envoie au client. Cette facture détaille les prix, les taxes, les remises éventuelles et les conditions de paiement.

• Encaissement des paiements : l’entreprise surveille les paiements en souffrance, envoie des rappels et gère tout litige ou problème de paiement jusqu’à ce que le paiement soit encaissé.

• Rapprochement des paiements : l’entreprise rapproche les paiements entrants avec les factures impayées et met à jour les registres financiers pour maintenir à jour le solde des comptes clients.

Quels types d’entreprises utilisent le processus de la commande à l’encaissement?

Toute entreprise qui vend des biens ou des services et gère les commandes des clients dispose d’un processus de la commande à l’encaissement. Voici quelques types d’entreprises où le processus de la commande à l’encaissement est le plus important.

• Fabrication : Ces entreprises gèrent souvent d’importants volumes de commandes, des chaînes d’approvisionnement complexes et des stocks. Un processus de la commande à l’encaissement amélioré peut les aider à gérer les commandes, à réduire les coûts de stockage et à réduire le délai entre la réception des commandes et le recouvrement des paiements.

• Commerce de gros et de distribution : les grossistes et les distributeurs travaillent avec des marges serrées et des volumes importants. Un cycle de la commande à l’encaissement efficace peut les aider à gérer les commandes importantes, les conditions de crédit et les recouvrements en temps opportun tout en maintenant de bonnes relations avec les fournisseurs et les clients.

• Commerce de détail : les détaillants, qu’ils soient en ligne ou physiques, utilisent des processus de la commande à l’encaissement pour traiter les commandes des clients, traiter les paiements, gérer les retours et exploiter divers moyens de paiement. Avec un système de la commande à l’encaissement efficace, ils peuvent gérer plus facilement les niveaux de stock, accélérer le recouvrement des paiements et améliorer la satisfaction des clients.

• Services par abonnement : les entreprises qui proposent des abonnements (par exemple, les fournisseurs de logiciels-service, de services de diffusion en continu ou de livraisons récurrentes de produits) s’appuient sur les systèmes de la commande à l’encaissement pour gérer la facturation récurrente, les renouvellements d’abonnements et le recouvrement des paiements. Ces entreprises peuvent améliorer leurs processus de la commande à l’encaissement pour réduire l’attrition et maintenir un flux de trésorerie stable.

• Services professionnels : les cabinets de conseil, les cabinets d’avocats et les autres entreprises de services utilisent un processus de la commande à l’encaissement pour gérer les missions des clients, facturer les services rendus et assurer le suivi des paiements. Ces entreprises s’appuient sur les bonnes pratiques de processus de la commande à l’encaissement pour une facturation précise et des paiements rapides.

• Télécommunications : les entreprises de télécommunications gèrent des volumes de transactions importants, souvent avec des structures de prix et des plans de paiement complexes. Elles ont besoin de processus de la commande à l’encaissement efficaces pour la gestion des commandes, la facturation, les vérifications de crédit et les recouvrements.

• Soins de santé : Les hôpitaux, les cliniques et autres prestataires de soins de santé s’appuient sur les processus de la commande à l’encaissement pour gérer la facturation aux patients, les réclamations d’assurance et les recouvrements. Un système de la commande à l’encaissement amélioré contribue à une facturation précise et peut réduire le temps nécessaire au recouvrement des paiements.

• Pharmacie et sciences de la vie : ces entreprises ont besoin de processus de la commande à l’encaissement bien conçus pour exploiter des réseaux de distribution complexes, gérer la conformité et simplifier la facturation et les recouvrements, en particulier lorsqu’elles interagissent avec des fournisseurs d’assurance, des établissements de santé et des pharmacies.

• Énergie et services publics : les entreprises de services publics, telles que celles qui fournissent de l’électricité, du gaz ou de l’eau, utilisent des processus de la commande à l’encaissement pour gérer les cycles de facturation, les évaluations de crédit et le recouvrement des paiements des clients. La gestion des comptes clients et la réduction des retards de paiement peuvent être simplifiées grâce à un cycle de la commande à l’encaissement efficace.

Quels sont les avantages de l’amélioration de votre processus de la commande à l’encaissement?

Le perfectionnement du processus de la commande à l’encaissement peut améliorer de manière notable les opérations, la gestion des risques et les stratégies futures d’une entreprise. Grâce à un processus de la commande à l’encaissement amélioré, les entreprises peuvent :

• comptabiliser les revenus plus rapidement en réduisant le délai entre la facturation et le paiement

• clarifier les paiements entrants et les habitudes des clients pour mieux prévoir les flux de trésorerie, gérer le fonds de roulement et prendre des décisions financières stratégiques.

• mieux évaluer la santé du crédit d’un client et réduire le risque de factures impayées

• réduire les pertes de revenus en réduisant le risque d’erreurs de tarification, d’erreurs de facturation ou de remises manquées.

• réduire le nombre moyen de jours pendant lesquels l’entreprise conserve ses stocks (c’est-à-dire le délai d’écoulement des stocks), réduisant ainsi les coûts de détention et les risques d’avoir des stocks périmés.

• se concentrer sur la bonne stratégie de recouvrement et éviter de perdre du temps et de l’argent à courir après des paiements qui sont déjà sur la bonne voie

• améliorer la segmentation et offrir des conditions de paiement ou des services plus personnalisés pour des paiements plus rapides et une meilleure expérience client

• profiter d’escomptes et de rabais tout en protégeant leur rentabilité

• gérer en douceur des volumes élevés pendant les saisons de pointe pour augmenter les ventes et satisfaire les clients

• déterminer de manière proactive les tendances et les causes profondes des litiges et les traiter avant qu’ils ne surviennent.

• injecter des données plus précises dans la chaîne d’approvisionnement et la planification de la demande pour rester agile face aux changements de stocks ou de chaîne d’approvisionnement

• maintenir une meilleure conformité et une meilleure préparation aux audits grâce à des documents financiers clairs et cohérents

Quels sont les défis et les solutions pour la gestion de la commande à l’encaissement?

Le processus de la commande à l’encaissement s’accompagne de certains défis qui peuvent perturber le recouvrement des paiements, diminuer la satisfaction des clients et entraver l’efficacité opérationnelle. Voici quelques difficultés courantes liées au processus de la commande à l’encaissement et des conseils pour les résoudre.

• Saisie et gestion des commandes : les erreurs lors de la saisie des commandes, telles que des prix, des codes de produits ou des informations client incorrects, peuvent entraîner des retards, des commandes en souffrance et des clients mécontents. La mise en œuvre de systèmes automatisés de saisie et de validation des commandes peut réduire les erreurs manuelles, garantir des prix précis et des contrôles des stocks et accélérer le cycle de traitement des commandes.

• Vérification de la solvabilité : si une entreprise ne surveille pas en permanence le crédit de ses clients et ne procède pas à des ajustements en fonction de données en temps réel, elle risque de ne pas voir les signes précurseurs de difficultés financières et de s’exposer à des créances irrécouvrables ou à des retards de paiement. L’utilisation de modèles d’analyse en temps réel et de notation de crédit dynamique peut aider à surveiller le risque de crédit des clients afin de fixer des limites et des conditions de crédit plus précises.

• Exécution des commandes : les retards d’exécution résultent souvent d’une mauvaise gestion des stocks, de perturbations de la chaîne d’approvisionnement ou de goulots d’étranglement de la production. L’utilisation de l’analyse des données pour une meilleure prévision des stocks et la mise en œuvre de pratiques juste-à-temps peuvent aider à atténuer ces problèmes. Les stratégies de réapprovisionnement axées sur la demande peuvent également réduire les retards et contribuer à une livraison rapide et à des niveaux de service élevés.

• Facturation : les erreurs de facturation, telles que des montants incorrects, des postes manquants ou des factures en retard, peuvent entraîner des retards de paiement et des litiges, et elles peuvent augmenter le délai moyen de recouvrement des créances. La standardisation et l’automatisation du processus de facturation grâce à la facturation électronique peuvent contribuer à créer des factures rapides, précises et cohérentes qui réduisent le risque de litiges et accélèrent le cycle de paiement.

• Encaissement des paiements : Des processus de recouvrement des paiements lents ou peu clairs et des stratégies de suivi inadéquates peuvent retarder les paiements et augmenter le délai moyen de recouvrement des créances. Les entreprises peuvent intégrer des suivis réguliers, des rappels automatisés et plusieurs options de paiement pour éviter ce goulot d’étranglement et renforcer leurs processus de recouvrement des paiements. La segmentation des clients par profil de risque peut également aider à hiérarchiser les efforts de recouvrement et à réduire leurs coûts tout en améliorant les taux de recouvrement.

• Imputation des paiements : il peut être compliqué pour les entreprises ayant des volumes de transactions élevés ou utilisant plusieurs moyens de paiement de faire correspondre les paiements entrants aux bonnes factures (ce que l’on appelle l’imputation des paiements). Les outils automatisés d’imputation des paiements peuvent vous aider en réduisant les efforts manuels et les erreurs pour un rapprochement plus rapide et des registres financiers plus précis.

• Intégration au système : les silos de données se forment lorsque les données des processus de la commande à l’encaissement sont dispersées dans divers systèmes, tels que la facturation, la planification des ressources de l’entreprise et la gestion de la relation client. Ces silos peuvent entraîner des inefficacités et un manque de visibilité sur l’ensemble du processus. L’intégration de ces systèmes améliore la visibilité sur l’ensemble du cycle de la commande à l’encaissement et facilite le repérage des goulots d’étranglement.

• Gestion des litiges : les erreurs de facturation, les biens endommagés et les problèmes de service peuvent tous entraîner des litiges de paiement qui entraînent des retards et des dommages aux relations avec les clients. Les entreprises peuvent anticiper cela en établissant des protocoles clairs de résolution des litiges avec des chemins d’escalade rapides, des équipes dédiées et des canaux de communication transparents pour des résolutions plus rapides. L’utilisation des données pour repérer les modèles de litiges récurrents peut également aider à s’attaquer aux causes profondes et à prévenir les litiges futurs.

• Analyse des données : sans analyses avancées, il est difficile de connaitre les tendances, de comprendre les défis et de prendre des décisions éclairées sur la manière d’améliorer le processus de la commande à l’encaissement. L’utilisation de l’analyse des données pour surveiller les indicateurs clés de performance tels que le délai moyen de recouvrement des créances et la précision des factures peut aider les entreprises à affiner leurs stratégies et à améliorer leurs processus.

• Formation de l’équipe : si l’équipe qui gère le processus de la commande à l’encaissement manque de formation ou n’est pas en phase avec les objectifs de l’entreprise, des erreurs, des ralentissements et des défauts de communication peuvent se produire. Les entreprises doivent former leurs équipes et leur donner les moyens d’acquérir une solide compréhension de l’ensemble du cycle de la commande à l’encaissement, tout en encourageant la collaboration entre les différents services afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.