Order-to-cash (O2C) omfattar alla transaktionssteg från att kunden gör ett köp till att företaget får betalt. Detta inkluderar beställningsprocessen, kreditkontroller, produktleverans, fakturaleverans och slutförande av betalningen.

En välhanterad O2C-process förbättrar kassaflödet, minskar den finansiella risken och bidrar till starka kundrelationer. Företag som har finslipat sin O2C-process har påskyndat orderexpediering, fått insikt i kundernas betalningsbeteenden och minskat det genomsnittliga antalet dagar det tar att få betalt – även kallat genomsnittlig kredittid – med upp till 30 % enligt en rapport från 2020.

I den här artikeln förklarar vi hur O2C-processen fungerar, vilka typer av företag som använder den samt fördelar, utmaningar och bästa praxis.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar order-to-cash-processen?
  
• Vilka typer av företag använder order-to-cash?
  
• Fördelar med att finslipa order-to-cash-processen
  
• Utmaningar och lösningar för order-to-cash-hantering
  

Hur fungerar order-to-cash-processen?

O2C-processen omfattar flera sammankopplade steg som för en kunds beställning från start till slutbetalning. Så här fungerar varje steg.

• Orderhantering: En kund gör en beställning. Företaget tar emot den och lägger in den i systemet. Företaget validerar sedan orderinformation, kontrollerar att varorna finns på lager och bekräftar ordern med kunden.

• Kredithantering: Företaget utvärderar kundens kreditvärdighet och fastställer kreditgränser för att minska risken för osäkra fordringar. Detta är särskilt viktigt för nya kunder eller vid stora beställningar.

• Expediering: Företaget plockar, packar och skickar produkten eller levererar tjänsten.

• Fakturering: Företaget genererar en faktura och skickar den till kunden. Fakturan innehåller information om priser, skatter, eventuella rabatter och betalningsvillkor.

• Betalning: Företaget övervakar utestående betalningar, skickar påminnelser och hanterar eventuella tvister eller betalningsproblem tills betalningen är genomförd.

• Betalningsavstämning: Företaget stämmer av inkommande betalningar mot obetalda fakturor och uppdaterar finansiella poster för att hålla saldot för kundfordringar uppdaterat.

Vilka typer av företag använder order-to-cash?

Alla företag som säljer varor eller tjänster och hanterar beställningar från kunder har en O2C-process. Här är några typer av verksamheter där O2C-processen är särskilt viktig.

• Tillverkning: Dessa företag hanterar ofta stora beställningar, komplexa leveranskedjor och lagerhantering. En förbättrad O2C-process kan hjälpa dem att hantera beställningar, sänka lagerhållningskostnaderna och minska tiden mellan mottagen beställning och ingången betalning.

• Partihandel och distribution: Grossister och distributörer arbetar med snäva marginaler och höga volymer. En effektiv O2C-cykel kan hjälpa dem att hantera stora beställningar, kreditvillkor och snabb betalning och samtidigt upprätthålla goda relationer med både leverantörer och kunder.

• Detaljhandel: Detaljhandlare, både online och i fysiska butiker, använder O2C-processer för att hantera kundbeställningar, behandla betalningar, hantera returer och använda olika betalningsmetoder. Med ett effektivt O2C-system kan de lättare hantera lagernivåer, påskynda betalningar och förbättra kundnöjdheten.

• Abonnemangsbaserade tjänster: Abonnemangsföretag (t.ex. molnbaserade mjukvarutjänster (SaaS), streamingtjänster, återkommande produktleveranser) förlitar sig på O2C för att hantera återkommande fakturering, abonnemangsförnyelser och betalningar. Dessa företag kan förbättra sina O2C-processer för att minska kundbortfallet och upprätthålla ett stabilt kassaflöde.

• Professionella tjänster: Konsultföretag, advokatbyråer och andra tjänsteinriktade företag använder O2C för att hantera kundengagemang, fakturera kunder för utförda tjänster och hålla koll på betalningar. Dessa företag förlitar sig på välfungerande O2C-processer för korrekt fakturering och snabba betalningar.

• Telekommunikationer: Telekommunikationsföretag hanterar enorma transaktionsvolymer, ofta med komplexa prisstrukturer och betalningsplaner. De behöver effektiva O2C-processer för orderhantering, fakturering, kreditkontroller och inkasso.

• Hälso- och sjukvård: Sjukhus, kliniker och andra vårdgivare förlitar sig på O2C för att hantera patientfakturering, försäkringsanspråk och inkasso. Ett bra O2C-system bidrar till korrekt fakturering och kan minska tiden det tar att få in betalningar.

• Läkemedel och biovetenskap: Företag i dessa branscher behöver väl utformade O2C-processer för att driva komplexa distributionsnätverk, hantera efterlevnad och förenkla fakturering och betalningar – särskilt när de samarbetar med försäkringsbolag, vårdinrättningar och apotek.

• Energi och allmännyttiga tjänster: Allmännyttiga företag – till exempel de som tillhandahåller el, gas eller vatten – använder O2C-processer för att hantera faktureringscykler, kreditkontroller och betalningar från kunder. En effektiv O2C-cykel kan göra det enklare att hantera kundkonton och minska antalet sena betalningar.

Fördelar med att finslipa order-to-cash-processen

Genom att finslipa företagets O2C-process kan man avsevärt förbättra operativ verksamhet, riskhantering och framtidsstrategier. Med en förbättrad O2C-process kan företag:

• Redovisa intäkter tidigare genom att minska tiden mellan fakturering och betalning

• Tydliggöra inkommande betalningar och kundvanor för bättre kassaflödesprognoser, hantering av rörelsekapital och strategiska finansiella beslut

• Bättre utvärdera en kunds kreditstatus och minska risken för obetalda fakturor

• Minska intäktsförluster genom att minska risken för felaktig prissättning, faktureringsfel eller missade rabatter

• Minska det genomsnittliga antalet dagar som företaget har en vara på lager (dvs. lageromsättningsdagar), vilket minskar lagerhållningskostnaderna och risken för att ha föråldrat lager

• Fokusera på rätt inkassostrategi och undvik att slösa tid och pengar på att jaga betalningar som redan är på rätt spår

• Förbättra segmenteringen och erbjud mer anpassade betalningsvillkor eller tjänster för snabbare betalningar och en bättre kundupplevelse

• Dra nytta av kontantrabatter och rabatter samtidigt som du skyddar deras lönsamhet

• Hantera höga volymer under högsäsong på ett effektivare sätt för att öka försäljningen och hålla kunderna nöjda

• Var proaktiv vad gäller att hitta mönstren och grundorsakerna bakom tvister – och lös dem innan de uppstår

• Använd mer exakta data i leveranskedjan och planering av efterfrågan så att företaget kan vara flexibelt inför förändringar i lager eller leveranskedja

• Säkerställ bättre efterlevnad och revisionsberedskap med tydliga och konsekventa finansiella uppgifter

Utmaningar och lösningar för order-to-cash-hantering

O2C-processen har vissa utmaningar som kan störa indrivningen av betalningar, minska kundnöjdheten och hindra operativ effektivitet. Här beskriver vi några vanliga utmaningar och hur man kan hantera dem.

• Registrering och hantering av beställningar: Fel vid registreringen av en beställning – till exempel fel pris, produktkoder eller kundinformation – kan leda till förseningar, ofullständiga leveranser och missnöjda kunder. Implementering av automatiserade system för registrering och validering av beställningar kan minska manuella fel, säkerställa korrekta pris- och lagerkontroller samt påskynda orderhanteringscykeln.

• Kreditupplysningar: Om företag inte kontinuerligt övervakar kundernas krediter och justerar dem baserat på realtidsdata kan de missa tidiga varningssignaler om ekonomiska problem och riskera osäkra fordringar eller sena betalningar. Genom att använda realtidsanalys och dynamiska kreditvärderingsmodeller kan du övervaka kundernas kreditrisk och ange mer exakta kreditgränser och villkor.

• Expediering av beställningar: Förseningar i expedieringen uppstår ofta på grund av undermålig lagerhantering, störningar i leveranskedjan eller flaskhalsar i produktionen. Dataanalyser för bättre lagerhållningsprognoser och implementering av just-in-time-metoder kan hjälpa till att undvika dessa problem. Efterfrågestyrda påfyllningsstrategier kan också minska förseningar och hjälpa till med snabb leverans och höga servicenivåer.

• Fakturering: Faktureringsfel – som felaktiga belopp, saknade radposter och sena fakturor – kan orsaka fördröjda betalningar och tvister, och de kan öka den genomsnittliga kredittiden. Genom att standardisera och automatisera faktureringsprocessen med elektronisk fakturering (e-fakturering) kan man skapa aktuella, korrekta och konsekventa fakturor som minskar risken för tvister och påskyndar betalningscykeln.

• Betalning: Långsamma eller otydliga processer för ingående betalningar och otillräcklig processer för att följa upp dem kan försena betalningar och öka den genomsnittliga kredittiden. Företag kan införliva regelbundna uppföljningar, automatiska påminnelser och flera betalningsalternativ för att undvika denna flaskhals och skapa robusta processer för sina kundfordringar. Att segmentera kunder efter riskprofil kan också hjälpa till att prioritera indrivningen av betalningar och sänka kostnaderna, samtidigt som man förbättrar återvinningsgraden.

• Kontantbokföring: För företag med stora transaktionsvolymer eller flera betalningsmetoder kan det vara komplicerat att matcha inkommande betalningar med rätt fakturor. Automatiserade kontantbokföringsverktyg kan hjälpa till genom att minska manuellt arbete och manuella fel så att man kan stämma av snabbare och får korrekt bokföring.

• Systemintegration: När O2C-data finns i olika system, till exempel fakturering, ERP (Enterprise Resource Planning) och CRM (Customer Relationship Management), uppstår det informationssilos. Dessa kan leda till ineffektiva processer och bristande insyn i den övergripande processen. Att integrera dessa system förbättrar insynen i hela O2C-cykeln och gör det lättare att identifiera flaskhalsar.

• Hantering av tvister: Faktureringsfel, skadade artiklar och serviceproblem kan orsaka betalningstvister som resulterar i förseningar och skadade kundrelationer. Företag kan förutse detta genom att upprätta tydliga tvistlösningsprotokoll med snabba eskaleringsvägar, dedikerade team och transparenta kommunikationskanaler för snabbare lösning. Att använda data för att identifiera återkommande mönster för tvister kan också hjälpa till att åtgärda grundorsakerna och förhindra framtida tvister.

• Dataanalys: Utan avancerad analys är det svårt att identifiera trender, förstå utmaningar och fatta välgrundade beslut om hur man kan förbättra O2C-processen. Att använda dataanalys för att övervaka nyckeltal (KPI:er) som genomsnittlig kredittid och korrekta fakturor kan hjälpa företag att finslipa sina strategier och göra processförbättringar.

• Personalutbildning: Om teamet som hanterar O2C-processen saknar utbildning eller inte jobbar med rätt område kan misstag, fördröjningar och missförstånd uppstå. Företag måste utbilda sina medarbetare och förse dem med en gedigen förståelse för hela O2C-cykeln, och även uppmuntra samarbete mellan avdelningar för att säkerställa en gemensam hållning.