แผนภูมิบัญชีเป็นเอกสารสําคัญที่ช่วยบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจภายในระบบการทำบัญชีของอิตาลี การจัดทำเอกสารให้ถูกต้องช่วยรับรองว่าบันทึกการทําบัญชีจะมีความโปร่งใสและถูกต้อง ทําให้การจัดการทางการเงินและการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับเป็นเรื่องง่าย บทความนี้จะอธิบายว่าแผนภูมิบัญชีคืออะไร มีประโยชน์และการจัดโครงสร้างอย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• แผนภูมิบัญชีคืออะไร
  
• จุดประสงค์ของแผนภูมิบัญชีคืออะไร
  
• แผนภูมิบัญชีมีโครงสร้างอย่างไร
  
• ข้อควรพิจารณาก่อนสร้างผังบัญชีขององค์กร
  

แผนภูมิบัญชีคืออะไร

แผนภูมิบัญชีคือรายการของสิ่งที่ธุรกิจใช้ในการบันทึกธุรกรรมตลอดปีบัญชีนั้น ธุรกรรมได้แก่ กิจกรรมอย่างเช่น การบันทึกใบแจ้งหนี้การซื้อและการขาย ใบเสร็จ การชําระเงิน ค่าเสื่อมราคา การจ่ายเงินเดือน และข้อมูลที่คล้ายกัน ธุรกิจต่างๆ บันทึกรายการเหล่านี้โดยใช้ระบบป้อนข้อมูลสองรอบ แผนภูมิบัญชีมีความสําคัญต่อธุรกิจเพราะเป็นพื้นฐานของระบบการทำบัญชีของตน

หน่วยงานภาษีไม่ได้ควบคุมแผนภูมิบัญชี ซึ่งแตกต่างจากงบการเงินที่ธุรกิจทุกแห่งต้องปฏิบัติตามกฎเดียวกันภายใต้มาตรา 2423 และทำตามหนึ่งในกฎหมายประมวลแพ่งของอิตาลี ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจจึงสามารถปรับแต่งแผนภููมิองค์กรให้ตอบโจทย์ของตนซึ่งอาจแตกต่างกันไปตามเกณฑ์ต่อไปนี้

• แบบฟอร์มทางกฎหมาย
  
• กิจกรรมทางเศรษฐกิจ
  
• ขนาด
  

อย่างไรก็ตาม แผนภูมิบัญชีจะต้องสอดคล้องกับโครงสร้างเฉพาะของรูปแบบงบดุลของสหภาพยุโรป เนื่องจากคําสั่ง 2013/34/EU กําหนดไว้

จุดประสงค์ของแผนภูมิบัญชีคืออะไร

วัตถุประสงค์หลักของแผนภูมิบัญชีคือเพื่อให้ข้อมูลการวิเคราะห์โดยละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมทางเศรษฐกิจและการเงินของธุรกิจแก่ผู้ประกอบการ ซึ่งสามารถขยายความได้ หากจำเป็น ข้อมูลนี้ส่วนใหญ่จะมีประโยชน์สําหรับ

• ทำให้ทําบัญชีแบบป้อนข้อมูลสองรอบได้
  
• ทําให้เตรียมการจัดทํางบการเงินประจําปีง่ายขึ้น
  
• คํานวณรายรับ
  
• จัดการภาระหน้าที่ด้านการแสดงรายการภาษีและการชําระภาษี
  
• กระทบยอดการดำเนินงาน
  

แผนภูมิบัญชีมีโครงสร้างอย่างไร

ตามที่กล่าวไป ไม่มีแผนภููมิบัญชีที่เป็นมาตรฐานสากล ดังนั้นแผนภูมิจึงอาจแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ อย่างไรก็ตาม มีหลักการทั่วไปในการจัดทำโครงสร้างการทำบัญชีที่เหมาะสม

แผนภูมิบัญชีสามารถแบ่งออกเป็น 2 หมวดหมู่หลักๆ ได้แก่

• บัญชีงบดุล: ใช้ในการจัดการเงินทุนและธุรกรรมทางการเงิน ซึ่งธุรกิจจะแสดงในงบดุล ตัวอย่างเช่น ลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า เงินสด บัญชีธนาคาร สินทรัพย์ถาวร และสินค้าคงคลัง
  
• บัญชีรายรับ: ใช้ในจัดการธุรกรรมทางเศรษฐกิจ ซึ่งธุรกิจจะบันทึกไว้ในรายการเดินบัญชีรายรับ ตัวอย่างเช่น ต้นทุนการผลิต เช่น วัตถุดิบ ต้นทุนบริการและบุคลากร ค่าเสื่อมราคาและการตัดจําหน่าย และรายรับจากการขายสินค้าและบริการ
  

ในเอกสารนี้ ธุรกิจจะจัดระเบียบบัญชีเป็นลําดับชั้น โดยเริ่มจากระดับที่กว้างที่สุดและไล่ลงไปถึงระดับที่ละเอียดยิ่งขึ้น โดยทั่วไปแล้ว ธุรกิจจะใช้โครงสร้างที่มีอย่างน้อย 3 ระดับ ได้แก่

• บัญชีแยกประเภท: ระดับแรกซึ่งจัดกลุ่มบัญชีที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน
  
• บัญชี: ระดับที่ 2 ของการจัดกลุ่ม ซึ่งรวมถึงบัญชีสรุป
  
• บัญชีย่อย: ระดับที่ 3 ซึ่งประกอบด้วยบัญชีที่มีรายละเอียดและการวิเคราะห์ที่ใช้ในบันทึกการทําบัญชี
  

แต่ละรายการในแผนภููมิบัญชีจะได้รับชื่อที่อธิบายถึงวัตถุประสงค์ พร้อมทั้งรหัสการทําบัญชี (ตัวเลข ตัวอักษร หรือตัวเลขและตัวอักษร) ที่ไม่ซ้ํากัน เพื่อให้ระบุในระบบการทำบัญชีขององค์กรง่ายขึ้น

ตัวอย่างแผนภูมิบัญชี

ต่อไปนี้คือตัวอย่างแผนภููมิของบัญชีที่มีรายละเอียดแจกแจงไว้เป็นบัญชีแยกประเภท บัญชี และบัญชีย่อย

อีกองค์ประกอบหนึ่งของแผนภูมิบัญชีคือหมายเหตุอธิบาย ซึ่งจะแจกแจงหน้าที่ของบัญชีย่อยและอธิบายความหมายของค่าในบัญชี

การป้อนข้อมูลสําหรับแผนภูมิบัญชี

คุณควรพิจารณาสองวิธีที่ธุรกิจสามารถใส่ข้อมูลในแผนภูมิบัญชี ได้แก่

• การป้อนข้อมูลธุรกรรม: ธุรกิจจะอัปเดตบัญชีทุกครั้งที่เกิดเหตุการณ์ทางบัญชี
  
• การป้อนข้อมูลยอดคงเหลือ: ธุรกิจจะอัปเดตบัญชีตามการประเมินสินค้าคงคลังในวันที่ระบุ
  

เครื่องมือซอฟต์แวร์มากมายสามารถช่วยธุรกิจจัดการการทําบัญชีได้ เครื่องมือบางอย่างจะช่วยทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เป็นโดยอัตโนมัติ เช่น Stripe Invoicing ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มออกใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุมและยืดหยุ่น ที่จะช่วยให้คุณสร้างและส่งใบแจ้งหนี้สำหรับการชําระเงินแบบครั้งเดียวและแบบตามแผนล่วงหน้าได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดสักบรรทัด Stripe Invoicing ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและรับการชําระเงินได้เร็วขึ้น โดย 87% ของใบแจ้งหนี้ Stripe ได้รับเงินภายใน 24 ชั่วโมง ด้วยการร่วมมือกับพาร์ทเนอร์บริษัทอื่น คุณก็ใช้ Stripe Invoicing สําหรับการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้เช่นกัน

ข้อควรพิจารณาก่อนสร้างแผนภูมิบัญชี

ก่อนที่จะสร้างแผนภููมิบัญชี ให้ประเมินหลายๆ ปัจจัยเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะสามารถปรับแต่งโครงสร้างให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจได้ โครงสร้างควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับการเปลี่ยนแปลงในธุรกิจของคุณ โดยเปิดให้เพิ่มบัญชีได้ตามต้องการ การจัดโครงสร้างแผนภูมิบัญชีอย่างเหมาะสมจะช่วยลดข้อผิดพลาดและช่วยให้งบการเงินมีความถูกต้อง

การสร้างแผนภูมิบัญชีมีหลายตัวเลือก โดยขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจเป็นส่วนใหญ่ สําหรับธุรกิจขนาดเล็ก แผนภูมิบัญชีแบบมาตรฐานมักจะเพียงพอ แต่ธุรกิจขนาดใหญ่อาจต้องใช้แผนภูมิบัญชีที่ออกแบบเองเพื่อให้ตรงตามความต้องการ

ก่อนที่จะสร้างแผนภูมิบัญชี โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้วิเคราะห์ธุรกิจเพื่อพิจารณาสิ่งต่างๆ เช่น

• ธุรกิจของคุณทําอะไร คุณจําหน่ายผลิตภัณฑ์ บริการ หรือทั้งสองอย่าง
  
• สินค้า/บริการของคุณมีลักษณะเฉพาะอย่างไรบ้าง คุณสามารถแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ได้หรือไม่ หรือตามประเภทลูกค้า (ธุรกิจต่อผู้บริโภค [B2C] หรือธุรกิจต่อธุรกิจ [B2B])
  
• ต้นทุนทางธุรกิจของคุณมีอะไรบ้าง
  
• ธุรกิจของคุณมีโครงสร้างอย่างไร คุณมีหน้าร้านไหม
  
• คุณมีพนักงานหรือไม่ จำนวนกี่คน พวกเขาอยู่ในหมวดหมู่ที่แตกต่างกันหรือไม่
  

จากนั้นคุณต้องทําความเข้าใจความต้องการด้านข้อมูลของธุรกิจ เช่น การระบุว่าใครจะได้รับข้อมูลทางบัญชี (เช่น สํานักงานบริหารและงบประมาณ) และวิธีการใช้ข้อมูลเหล่านั้น ใช้สำหรับงบการเงินตามกฎหมาย งบการเงินแบบรวม การปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี หรือยอดคงเหลือด้านการปฏิบัติงาน หลังจากที่คุณพิจารณาแง่มุมเหล่านี้แล้ว คุณจะสามารถกําหนดโครงสร้างของแผนภููมิบัญชีองค์กร รวมถึงประเภทของบัญชีที่คุณจะใช้ การจัดกลุ่มของบัญชีเหล่านั้น และวิธีสําหรับใส่ข้อมูล