El plan contable empresarial es un documento importante que ayuda a registrar las transacciones de las empresas dentro del sistema contable italiano. La configuración correcta del documento garantiza unos registros contables transparentes y precisos, facilitando la gestión financiera y el cumplimiento de la normativa. En este artículo se explica qué es un plan contable empresarial, cuáles son sus beneficios y cómo está estructurado.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un plan contable empresarial?
  
• ¿Cuál es la finalidad del plan contable empresarial?
  
• ¿Cómo se estructura el plan contable empresarial?
  
• Consideraciones antes de crear un plan contable empresarial
  

¿Qué es un plan contable empresarial?

El plan contable empresarial es un listado de elementos que la empresa usa para registrar transacciones a lo largo del ejercicio. Las transacciones incluyen actividades como el registro de facturas de compras y ventas, ingresos, pagos, depreciaciones, pagos de salarios e información similar. Las empresas documentan estos elementos mediante un sistema de doble entrada. El plan contable empresarial es importante para una empresa porque constituye la base de su sistema contable.

La autoridad fiscal no regula los planes contables empresariales, a diferencia de los estados financieros, que deben seguir las mismas reglas para todas las empresas, reguladas por el artículo 2423 y siguientes del Código Civil italiano. Como resultado, una empresa puede personalizar un plan empresarial para satisfacer las necesidades de cada empresa, que pueden diferir en función de lo siguiente:

• Forma jurídica
  
• Actividad económica
  
• Tamaño
  

No obstante, el plan contable empresarial debe alinearse con la estructura específica del formato del balance de la UE, como requiere la Directiva 2013/34/UE.

¿Cuál es la finalidad del plan contable empresarial?

El objetivo principal del plan contable empresarial es dar al emprendedor información analítica detallada sobre las actividades económicas y financieras de la empresa, que puede ampliarse en caso necesario. Esta información es útil principalmente para lo siguiente:

• Habilitar la contabilidad por partida doble
  
• Simplificar la preparación de los estados financieros anuales
  
• Calcular los ingresos
  
• Gestionar las obligaciones relacionadas con las declaraciones y el pago de impuestos
  
• Realizar las conciliaciones operativas
  

¿Cómo se estructuran los planes contables empresariales?

Como se ha señalado, no existe un plan contable universalmente estandarizado, por lo que puede variar para cada empresa; sin embargo, existen principios generales para establecer una estructura contable adecuada.

Los planes contables empresariales pueden organizarse en dos categorías principales:

• Cuentas de balance: Gestionar las transacciones de capital y financieras, que la empresa reflejará en el balance. Algunos ejemplos son las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, el efectivo, las cuentas bancarias, los activos fijos y los inventarios.
  
• Cuentas de ingresos: Para gestionar transacciones económicas, que una empresa registrará en la cuenta de resultados. Algunos ejemplos son los costes de producción, como las materias primas, los costes de servicios y personal, la depreciación y amortización, así como los ingresos procedentes de la venta de bienes y servicios.
  

En el documento, las empresas organizan las cuentas jerárquicamente, empezando por el nivel más amplio y siguiendo con niveles más detallados. Normalmente, las empresas utilizan una estructura con al menos tres niveles:

• Libro mayor: El primer nivel, agrupar las cuentas que son similares.
  
• Cuentas: El segundo nivel de agrupación, que incluye las cuentas resumidas.
  
• Subcuentas: El tercer nivel, formado por las cuentas detalladas y analíticas que se usan en los registros contables.
  

A cada elemento del plan de cuentas se le asigna un título que describe su propósito, junto con un código contable único (numérico, alfabético o alfanumérico) para facilitar la identificación dentro del sistema de contabilidad de las empresas.

Ejemplo de plan contable empresarial

Aquí tienes un ejemplo de plan contable con su desglose en libro mayor, cuentas y subcuentas:

Otro componente de un plan contable empresarial son las notas explicativas, que ofrecen aclaraciones sobre el funcionamiento de las subcuentas y explican el significado de los valores que contienen.

Entradas para el plan contable empresarial

También es importante tener en cuenta las dos formas en las que una empresa puede rellenar su plan contable:

• Entrada de transacción: La empresa actualiza la cuenta cada vez que se produce un evento contable.
  
• Entrada de balance: La empresa actualiza la cuenta en función de las evaluaciones de inventario en una fecha específica.
  

Existe una serie de herramientas de software que pueden ayudar a las empresas a gestionar su contabilidad. Algunas herramientas te ayudan a automatizar el proceso de facturación, como Stripe Invoicing, una plataforma de facturación integral y flexible que te permite crear y enviar facturas de pagos únicos y recurrentes sin necesidad de programar. Con Stripe Invoicing, puedes ahorrar tiempo y recibir pagos más rápidamente: el 87 % de las facturas de Stripe se cobran en 24 horas. Gracias a la colaboración con socios externos, también puedes usar Stripe Invoicing para la facturación electrónica.

Consideraciones antes de crear un plan contable empresarial

Antes de crear el plan contable, evalúa varios factores para garantizar que eres capaz de adaptar la estructura a las necesidades de tu empresa. La estructura debe ser lo suficientemente flexible como para acomodarse a los cambios en tu empresa, permitiendo añadir cuentas si fuera necesario. Estructurar correctamente un plan contable ayuda a minimizar los errores y garantiza la exactitud de los estados financieros.

Existen varias opciones para crear un plan contable, que dependen en gran medida del tamaño de la empresa. Para las pequeñas empresas, un plan contable estándar suele ser suficiente, mientras que las grandes empresas pueden necesitar un plan contable personalizado para satisfacer sus necesidades.

Antes de crear tu plan contable empresarial, asegúrate de analizar tu empresa para determinar, por ejemplo:

• ¿Cuál es la actividad de tu empresa? ¿Vendes productos, servicios o ambos?
  
• ¿Cuáles son las características de tus productos o servicios? ¿Puedes dividirlos en categorías? ¿O por tipo de cliente (empresa a consumidor [B2C] o empresa a empresa [B2B])?
  
• ¿Cuáles son los costes de tu empresa?
  
• ¿Cómo está estructurada tu empresa? ¿Tienes puntos de venta?
  
• ¿Tienes empleados? ¿Cuántos? ¿Pertenecen a diferentes categorías?
  

Después, es importante comprender las necesidades de información de tu empresa, como identificar quién (por ejemplo, las oficinas administrativas y presupuestarias) recibe la información contable y cómo la utilizará, ya sea para los estados financieros estatutarios, los estados financieros consolidados, el cumplimiento de la normativa fiscal o los saldos operativos. Solo después de haber determinado estos aspectos podrás definir la estructura de tu plan contable empresarial, incluyendo los tipos de cuentas que utilizarás, su agrupación y los métodos para completarlas.