Het bedrijfsrekeningstelsel is een belangrijk document dat helpt bij het vastleggen van zakelijke transacties binnen het Italiaanse boekhoudsysteem. Door het document correct op te stellen, wordt een transparante en nauwkeurige boekhouding gegarandeerd, waardoor financieel beheer en naleving van de regelgeving eenvoudiger worden. In dit artikel wordt uitgelegd wat een bedrijfsrekeningstelsel is, wat de voordelen ervan zijn en hoe het is gestructureerd.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een bedrijfsrekeningstelsel?
  
• Wat is het doel van het bedrijfsrekeningstelsel?
  
• Hoe is een bedrijfsrekeningstelsel gestructureerd?
  
• Overwegingen bij het maken van bedrijfsrekeningstelsel
  

Wat is een bedrijfsrekeningstelsel?

Het bedrijfsrekeningstelsel is een lijst met items die de onderneming gebruikt om transacties gedurende het boekjaar vast te leggen. Transacties omvatten activiteiten zoals het vastleggen van inkoop- en verkoopfacturen, ontvangstbewijzen, betalingen, afschrijvingen, salarisbetalingen en soortgelijke informatie. Bedrijven documenteren deze items met behulp van een systeem van dubbele invoer. Het bedrijfsrekeningstelsel is belangrijk voor een onderneming omdat het de basis vormt van het boekhoudsysteem.

De belastingdienst heeft geen regels voor bedrijfsrekeningstelsels, in tegenstelling tot voor jaarrekeningen. Deze moeten bij alle bedrijven aan dezelfde regels voldoen, zoals geregeld vanaf artikel 2423 van het Italiaanse burgerlijk wetboek. Als gevolg hiervan kan een onderneming een rekeningstelsel aanpassen aan haar eigen behoeften, die kunnen verschillen op basis van:

• Rechtsvorm
  
• Economische activiteit
  
• Grootte
  

Het bedrijfsrekeningstelsel moet echter in overeenstemming zijn met de specifieke structuur van de balansopstelling van de Europese Unie, zoals Richtlijn 2013/34/EU vereist.

Wat is het doel van het bedrijfsrekeningstelsel?

Het belangrijkste doel van het bedrijfsrekeningstelsel is om de ondernemer gedetailleerde analytische informatie te geven over de economische en financiële activiteiten van het bedrijf, die indien nodig kan worden uitgewerkt. Deze informatie is vooral nuttig om:

• Een dubbele boekhouding mogelijk te maken
  
• Het opstellen van de jaarrekening eenvoudiger te maken
  
• Inkomen te berekenen
  
• De verplichtingen met betrekking tot belastingaangiften en belastingbetalingen te beheren
  
• Operationele reconciliaties uit te voeren
  

Hoe is een bedrijfsrekeningstelsel gestructureerd?

Zoals gezegd is er geen standaard rekeningstelsel, dus het kan voor elk bedrijf verschillen. Er zijn echter algemene principes voor het opstellen van een goede boekhoudstructuur.

Bedrijfsrekeningstelsels kunnen worden onderverdeeld in twee hoofdcategorieën:

• Balansrekeningen: Om kapitaal- en financiële transacties te beheren, die de onderneming op de balans zal zetten. Voorbeelden zijn debiteuren, crediteuren, contanten, bankrekeningen, vaste activa en voorraden.
  
• Inkomstenrekeningen: Om economische transacties te beheren, die een onderneming in de resultatenrekening zal opnemen. Voorbeelden hiervan zijn productiekosten zoals grondstoffen, service- en personeelskosten, afschrijvingen en omzet uit de verkoop van goederen en diensten.
  

In het document organiseren bedrijven rekeningen in een hiërarchie, beginnend op het meest algemene niveau en vervolgens met meer details. Doorgaans gebruiken ondernemingen een structuur met ten minste drie niveaus:

• Grootboek: Het eerste niveau, waarin rekeningen die vergelijkbaar zijn worden gegroepeerd.
  
• Rekeningen: Het tweede niveau, met onder andere overzichtsrekeningen.
  
• Subrekeningen: Het derde niveau, waarin gedetailleerde en analytische rekeningen staan die in de boekhouding worden gebruikt.
  

Elk item in het rekeningstelsel krijgt een titel toegewezen die het doel ervan beschrijft, samen met een unieke boekhoudcode (numeriek, alfabetisch of alfanumeriek) om identificatie binnen het bedrijfsboekhoudsysteem te vergemakkelijken.

Voorbeeld van een bedrijfsrekeningstelsel

Hier is een voorbeeld van een rekeningstelsel verdeeld in grootboek, rekeningen en subrekeningen:

Een ander onderdeel van een bedrijfsrekeningstelsel zijn de toelichtingen, met uitleg over hoe de subrekeningen functioneren en de betekenis van de waarden die ze bevatten.

Gegevens voor het bedrijfsrekeningstelsel

Het is ook belangrijk om rekening te houden met de twee manieren waarop een onderneming het rekeningstelsel kan invullen:

• Transactie-invoer: De onderneming werkt het rekeningstelsel bij elke keer dat er een boekhoudkundige gebeurtenis plaatsvindt.
  
• Balansinvoer: De onderneming werkt het rekeningstelsel bij op basis van voorraadbeoordelingen op een bepaalde datum.
  

Een reeks softwaretools kan bedrijven helpen de boekhouding te beheren. Sommige tools helpen je het facturatieproces te automatiseren, zoals Stripe Invoicing, een uitgebreid en flexibel facturatieplatform waarmee je eenmalige en terugkerende facturen maakt en verstuurt zonder te hoeven programmeren. Met Stripe Invoicing bespaar je tijd en ontvang je betalingen sneller: 87% van Stripe facturen wordt binnen 24 uur geïnd. Dankzij de samenwerking met externe partners kun je Stripe Invoicing ook gebruiken voor elektronische facturatie.

Overwegingen bij het maken van bedrijfsrekeningstelsel

Voordat je een rekeningstelsel maakt, moet je verschillende factoren beoordelen om er zeker van te zijn dat je de structuur kunt afstemmen op de behoeften van je onderneming. De structuur moet flexibel genoeg zijn om veranderingen in de onderneming op te vangen, zodat je indien nodig rekeningen kunt toevoegen. Door een rekeningstelsel goed te structureren, worden fouten tot een minimum beperkt en wordt de nauwkeurigheid van financiële overzichten gegarandeerd.

Er zijn verschillende opties voor het maken van een rekeningstelsel, grotendeels afhankelijk van de grootte van de onderneming. Voor kleine bedrijven is een standaard rekeningstelsel meestal voldoende, terwijl grotere ondernemingen mogelijk een aangepast rekeningstelsel nodig hebben om aan hun behoeften te voldoen.

Voordat je een bedrijfsrekeningstelsel maakt, moet je je onderneming analyseren om bijvoorbeeld het volgende te bepalen:

• Wat doet je onderneming? Verkoop je producten, diensten of beide?
  
• Wat zijn de kenmerken van je producten/diensten? Kun je ze in categorieën verdelen? Of per klanttype (business-to-consumer [B2C] of business-to-business [B2B])?
  
• Wat zijn je zakelijke kosten?
  
• Hoe is je onderneming gestructureerd? Heb je verkooppunten?
  
• Heb je werknemers? Hoeveel? Behoren ze tot verschillende categorieën?
  

Vervolgens is het belangrijk om inzicht te krijgen in de informatiebehoeften van je onderneming, zoals het vaststellen van wie boekhoudkundige informatie ontvangt (bijv. administratieve en budgetbureaus) en hoe zij deze zullen gebruiken, of het nu gaat om statutaire jaarrekeningen, geconsolideerde jaarrekeningen, fiscale compliance of operationele saldo's. Pas nadat je deze aspecten hebt bepaald, kun je de structuur van je bedrijfsrekeningstelsel definiëren, inclusief de soorten rekeningen die je gaat gebruiken, hoe deze gegroepeerd worden en de methoden om ze in te vullen.