En företagskontoplan är ett viktigt dokument som är behjälpligt vid registrering av affärstransaktioner i bokföringsprogram i Italien. Genom att lägga upp dokumentet på rätt sätt säkerställs transparenta och korrekta räkenskaper, vilket gör det lättare att hantera ekonomin och följa regelverk. I denna artikel förklarar vi vad en kontoplan är, vilka fördelarna med den är och hur den är uppbyggd.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en företagskontoplan?
  
• Vad är syftet med en företagskontoplan?
  
• Hur är företagskontoplaner uppbyggda?
  
• Att tänka på innan man skapar en företagskontoplan
  

Vad är en företagskontoplan?

En företagskontoplan är en lista över poster som företaget använder för att registrera transaktioner under räkenskapsåret. Transaktioner omfattar aktiviteter som att registrera inköps- och försäljningsfakturor, inbetalningar, utbetalningar, avskrivningar, lönebetalningar och liknande uppgifter. Företag dokumenterar dessa händelser med hjälp av ett system för dubbel bokföring. Företagskontoplanen är viktig för ett företag eftersom den utgör grunden för dess bokföringsprogram.

Skattemyndigheten reglerar inte företagskontoplaner, till skillnad från finansiella rapporter, som måste utformas enligt samma regler för alla företag, vilket regleras i paragraf 2423 och följande paragrafer i den italienska civilrätten. Resultatet är att kontoplaner kan anpassas efter varje företags behov, som kan skilja sig åt beroende på:

• Juridisk form
  
• Ekonomisk verksamhet
  
• Storlek
  

Företagskontoplanen måste dock anpassas så att den följer Europeiska unionens uppställningsform för balans- och resultaträkningar, i enlighet med kraven i direktiv 2013/34/EU.

Vad är syftet med en företagskontoplan?

Huvudsyftet med en företagskontoplan är att ge företagaren detaljerad analytisk information om företagets ekonomiska och finansiella verksamhet, vilken kan utvecklas vid behov. Informationen är användbar främst för att:

• Möjliggöra dubbel bokföring
  
• Förenkla upprättandet av årsbokslut
  
• Beräkna inkomst
  
• Hantera skyldigheter beträffande skattedeklarationer och skattebetalningar
  
• Göra operativa avstämningar
  

Hur är företagskontoplaner uppbyggda?

Som sagt finns det ingen allmänt standardiserad kontoplan, så den kan vara olika för varje företag. Det finns dock allmänna principer för att skapa en korrekt redovisningsstruktur.

Företagskontoplaner kan delas in i två huvudkategorier:

• Balansräkningskonton: Används till att hantera kapital och finansiella transaktioner, vilka företaget redovisar i balansräkningen. Exempel är kundfordringar, leverantörsskulder, kassa, bankkonton, anläggningstillgångar och varulager.
  
• Resultaträkningskonton: Används till att hantera ekonomiska transaktioner, vilka företaget registrerar i resultaträkningen. Exempel är produktionskostnader som råvaror, tjänste- och personalkostnader, avskrivningar och intäkter från försäljning av varor och tjänster.
  

I dokumentet organiserar företag konton i en hierarki, där man börjar på den högsta nivån och går neråt till mer detaljerade nivåer. Vanligtvis använder företag en struktur med minst tre nivåer:

• Huvudgrupp: Den första nivån som grupperar konton med liknande transaktioner.
  
• Konton: Den andra grupperingsnivån, som innehåller summerade konton.
  
• Underkonton: Den tredje nivån, som består av specificerade och analytiska konton som används i bokföringen.
  

Varje post i kontoplanen får ett namn som beskriver dess syfte, tillsammans med en unik redovisningskod (numerisk, alfabetisk eller alfanumerisk) för att underlätta identifiering i företagets bokföringsprogram.

Exempel på en företagskontoplan

Här följer ett exempel på en kontoplan som är uppdelad i huvudgrupp, konton och underkonton:

Något annat som ingår i en företagskontoplan är förklarande noter, som ger förtydliganden om hur underkontona fungerar och förklarar innebörden av de värden de har.

Registreringar med hjälp av företagskontoplanen

Det är också viktigt att tänka på att det finns två sätt på vilka ett företag kan använda sin kontoplan:

• Registrering av transaktioner: Företaget uppdaterar kontot varje gång en bokföringshändelse äger rum.
  
• Registrering av saldon: Företaget uppdaterar kontot baserat på inventerade värden vid ett angivet datum.
  

En rad programvaruverktyg kan vara användbara i företags hantering av bokföringen. Vissa verktyg hjälper dig att automatisera faktureringsprocessen, till exempel Stripe Invoicing, en omfattande och flexibel faktureringsplattform med vilken du kan skapa och skicka engångs- och återkommande fakturor utan att behöva skriva en enda rad kod. Med Stripe Invoicing sparar du tid och får betalt snabbare – 87 % av Stripe-fakturorna inkasseras inom 24 timmar. Tack vare samarbetet med tredjepartsleverantörer kan du även använda Stripe Invoicing till elektronisk fakturering.

Att tänka på innan du skapar en företagskontoplan

Innan du skapar kontoplanen bör du bedöma flera faktorer för att säkerställa att du kan skräddarsy strukturen efter ditt företags behov. Strukturen bör vara tillräckligt flexibel för att kunna anpassas till förändringar i företaget, så att du kan lägga till konton om det behövs. Att strukturera en kontoplan på rätt sätt bidrar till att minimera fel och säkerställer att de finansiella rapporterna är korrekta.

Det finns olika alternativ för att skapa en kontoplan, till stor del beroende på företagets storlek. För små företag räcker det vanligtvis med en vanlig kontoplan, medan större företag kan behöva en anpassad kontoplan för att uppfylla sina behov.

Innan du skapar din företagskontoplan bör du analysera ditt företag för att fastställa till exempel följande:

• Vad gör ditt företag? Säljer det produkter, tjänster eller både och?
  
• Vad kännetecknar företagets produkter/tjänster? Kan de delas in i kategorier? Eller efter kundtyp (företag-till-konsument [B2C] eller företag-till-företag [B2B])?
  
• Vilka kostnader har ditt företag?
  
• Hur är ditt företag uppbyggt? Har ni outlets?
  
• Har ni anställda? Hur många? Tillhör de olika kategorier?
  

Sedan är det viktigt att förstå ditt företags informationsbehov, som att identifiera vem (t.ex. administrations- och budgetkontor) som får redovisningsinformation och hur de ska använda den, oavsett om det gäller lagstadgade finansiella rapporter, koncernredovisningar, efterlevnad av skatteregler eller operativa saldon. Först när du har fastställt dessa aspekter kan du definiera strukturen för din kontoplan, inklusive vilka typer av konton du ska använda, hur de ska grupperas och metoderna för att bokföra på dem.