Der Unternehmenskontenplan ist ein wichtiges Dokument, das bei der Erfassung von Geschäftstransaktionen im italienischen Buchhaltungssystem hilft. Die korrekte Einrichtung des Dokuments gewährleistet transparente und genaue Buchhaltungsunterlagen und erleichtert so das Finanzmanagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. In diesem Artikel wird erläutert, was ein Unternehmenskontenplan ist, welche Vorteile er bietet und wie er aufgebaut ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Unternehmenskontenplan?
  
• Was ist der Zweck des Unternehmenskontenplans?
  
• Wie sind Unternehmenskontenpläne aufgebaut?
  
• Überlegungen vor der Erstellung eines Unternehmenskontenplans
  

Was ist ein Unternehmenskontenplan?

Der Unternehmenskontenplan ist eine Liste der Posten, die das Unternehmen zum Aufzeichnen von Transaktionen während des Geschäftsjahres verwendet. Zu Transaktionen gehören Aktivitäten wie das Erfassen von Kauf- und Verkaufsrechnungen, Belegen, Zahlungen, Abschreibungen, Gehaltszahlungen und ähnlichen Informationen. Unternehmen dokumentieren diese Posten mit doppelter Buchführung. Der Unternehmenskontenplan ist für ein Unternehmen wichtig, da er die Grundlage seines Buchhaltungssystems bildet.

Die Steuerbehörde schreibt keine Regeln für Unternehmenskontenpläne vor, im Gegensatz zu Jahresabschlüssen, die für alle Unternehmen den gleichen Regeln folgen müssen, die in Artikel 2423 und den folgenden Artikeln des italienischen Zivilgesetzbuches geregelt sind. Daher kann ein Unternehmen einen Kontenplan anpassen, um seine Anforderungen zu erfüllen, die sich je nach Folgendem unterscheiden können:

• Rechtsform
  
• Wirtschaftliche Tätigkeit
  
• Größe
  

Der Unternehmenskontenplan muss jedoch der spezifischen Struktur des Bilanzformats der Europäischen Union entsprechen, wie es die Richtlinie 2013/34/EU vorschreibt.

Was ist der Zweck des Unternehmenskontenplans?

Der Hauptzweck des Unternehmenskontenplans besteht darin, detaillierte analytische Informationen über die wirtschaftlichen und finanziellen Aktivitäten des Unternehmens zu geben, die bei Bedarf ausgearbeitet werden können. Diese Informationen sind vor allem nützlich für:

• Ermöglichen der doppelten Buchführung
  
• Vereinfachung der Erstellung des Jahresabschlusses
  
• Berechnung des Einkommens
  
• Verwaltung der Verpflichtungen im Zusammenhang mit Steuererklärungen und Steuerzahlungen
  
• Durchführung betrieblicher Abstimmungen
  

Wie sind Unternehmenskontenpläne aufgebaut?

Wie bereits erwähnt gibt es keinen einheitlich standardisierten Kontenplan. Daher kann er für jedes Unternehmen variieren. Es gibt jedoch allgemeine Grundsätze für die Einrichtung einer ordnungsgemäßen Rechnungslegungsstruktur.

Unternehmenskontenpläne können in zwei Hauptkategorien unterteilt werden:

• Bilanzkonten: Zur Verwaltung von Kapital- und Finanztransaktionen, die das Unternehmen in der Bilanz widerspiegelt. Beispiele hierfür sind Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Bargeld, Bankkonten, Anlagevermögen und Bestände.
  
• Ertragskonten: Zur Verwaltung wirtschaftlicher Transaktionen, die ein Unternehmen in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Beispiele hierfür sind Herstellungskosten wie Rohstoffe, Dienst- und Personalkosten, Abschreibungen und Umsatz aus dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen.
  

Im Dokument organisieren Unternehmen Konten in einer Hierarchie, beginnend mit der breitesten Ebene bis hin zu detaillierteren Ebenen. In der Regel verwenden Unternehmen eine Struktur mit mindestens drei Ebenen:

• Hauptbuch: Die erste Ebene, in der ähnliche Konten gruppiert sind.
  
• Konten: Die zweite Gruppierungsebene, die Sammelkonten enthält.
  
• Unterkonten: Die dritte Ebene, bestehend aus detaillierten und analytischen Konten, die in den Buchhaltungsunterlagen verwendet werden.
  

Jedem Posten im Kontenplan wird ein Titel zugewiesen, der seinen Zweck beschreibt, sowie ein eindeutiger Buchhaltungscode (numerisch, alphabetisch oder alphanumerisch), um die Identifizierung innerhalb des Unternehmensrechnungssystems zu erleichtern.

Beispiel für einen Unternehmenskontenplan

Hier ist ein Beispiel für einen Kontenplan mit seiner Aufschlüsselung in Hauptbuch, Konten und Unterkonten:

Ein weiterer Bestandteil eines Unternehmenskontenplans sind Erläuterungen, die die Funktionsweise von Unterkonten verdeutlichen und die Bedeutung der darin enthaltenen Werte erläutern.

Eingaben für den Unternehmenskontenplan

Berücksichtigen Sie auch die beiden Möglichkeiten, mit denen ein Unternehmen seinen Kontenplan ausfüllen kann:

• Eingabe von Transaktionen: Das Unternehmen aktualisiert das Konto jedes Mal, wenn ein Buchhaltungsereignis stattfindet.
  
• Saldeneingabe: Das Unternehmen aktualisiert das Konto auf der Grundlage von Bestandsbewertungen zu einem bestimmten Datum.
  

Eine Reihe von Software-Tools kann Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Buchhaltung helfen. Einige Tools helfen bei der Automatisierung des Rechnungsprozesses, wie z. B. Stripe Invoicing, eine umfassende und flexible Rechnungsplattform, mit der Sie Rechnungen für einmalige und wiederkehrende Zahlungen erstellen und versenden können, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben. Mit Stripe Invoicing sparen Sie Zeit und erhalten Zahlungen schneller, da in 87 % aller Fälle Stripe-Rechnungen innerhalb von 24 Stunden beglichen werden. Dank der Zusammenarbeit mit externen Partnern können Sie Stripe Invoicing auch für die elektronische Rechnungsstellung nutzen.

Überlegungen vor der Erstellung eines Unternehmenskontenplans

Bevor Sie den Kontenplan erstellen, bewerten Sie mehrere Faktoren, um sicherzustellen, dass Sie die Struktur an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können. Die Struktur sollte flexibel genug sein, um Änderungen in Ihrem Unternehmen aufzunehmen und bei Bedarf das Hinzufügen von Konten zu ermöglichen. Die richtige Strukturierung eines Kontenplans trägt dazu bei, Fehler zu minimieren und die Genauigkeit des Jahresabschlusses zu gewährleisten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Kontenplan zu erstellen, die weitgehend von der Größe des Unternehmens abhängen. Für kleine Unternehmen ist in der Regel ein Standardkontenplan ausreichend, während größere Unternehmen möglicherweise einen individuellen Kontenplan benötigen, um ihren Anforderungen gerecht zu werden.

Bevor Sie den Kontenplan für Ihr Unternehmen erstellen, sollten Sie Ihr Unternehmen analysieren, um z. B. Folgendes zu ermitteln:

• Was macht Ihr Unternehmen? Verkaufen Sie Produkte, Dienstleistungen oder beides?
  
• Was sind die Merkmale Ihrer Produkte/Dienstleistungen? Können Sie sie in Kategorien einteilen? Oder nach Kundentyp (Business-to-Consumer [B2C] oder Business-to-Business [B2B])?
  
• Wie hoch sind Ihre Geschäftskosten?
  
• Wie ist Ihr Unternehmen strukturiert? Nutzen Sie Verkaufsstellen?
  
• Haben Sie Mitarbeiter/innen? Wie viele? Gehören diese zu verschiedenen Kategorien?
  

Dann ist es wichtig, den Informationsbedarf Ihres Unternehmens zu verstehen, z. B. zu ermitteln, wer (wie Verwaltungs- und Budgetstellen) Buchhaltungsinformationen erhält und wie sie diese verwenden, ob für gesetzliche Abschlüsse, Konzernabschlüsse, Steuerkonformität oder operative Bilanzen. Erst nachdem Sie diese Aspekte bestimmt haben, können Sie die Struktur Ihres Unternehmenskontenplans definieren, einschließlich der Arten von Konten, die Sie verwenden, ihrer Gruppierung und der Methoden zum Auffüllen.