O plano de contas corporativo é um documento importante que ajuda a registrar transações comerciais dentro do sistema contábil da Itália. A configuração correta do documento garante registros contábeis transparentes e precisos, facilitando a gestão financeira e a conformidade normativa. Este artigo explica o que é um plano de contas corporativo, quais são seus benefícios e como ele é estruturado.

Neste artigo:

• O que é um plano de contas corporativo?
  
• Qual a finalidade do plano de contas corporativo?
  
• Como são estruturados os planos de contas corporativos?
  
• Considerações antes de criar um plano de contas corporativo
  

O que é um plano de contas corporativo?

O plano de contas corporativo é uma lista de itens que a empresa usa para registrar transações ao longo do ano fiscal. As transações incluem atividades como registro de faturas de compra e venda, recibos, pagamentos, depreciação, pagamentos de salários e informações similares. As empresas documentam esses itens usando um sistema de dupla entrada. O plano de contas corporativo é importante para uma empresa, pois forma a base do seu sistema contábil.

A autoridade fiscal não regula os planos de contas corporativos, ao contrário das demonstrações financeiras, que devem seguir as mesmas regras para todas as empresas, regidas pelo artigo 2423 e os seguintes do Código Civil italiano. Como resultado, uma empresa pode personalizar um quadro corporativo para atender às necessidades de cada negócio, que podem variar de acordo com:

• Forma jurídica
  
• Atividade econômica
  
• Tamanho
  

No entanto, o plano de contas corporativo deve estar alinhado com a estrutura específica do formato de balanço patrimonial da União Europeia, conforme exigido pela Diretiva 2013/34/UE.

Para que serve o plano de contas corporativo?

O principal objetivo do plano de contas corporativo é fornecer ao empreendedor informações analíticas detalhadas sobre as atividades econômico-financeiras do negócio, que podem ser aprofundadas, se necessário. Essa informação é útil principalmente para:

• Permitir a escrituração por partidas dobradas
  
• Simplificar a preparação das demonstrações financeiras anuais
  
• Calcular a renda
  
• Gerenciar as obrigações relacionadas a declarações e pagamentos de impostos
  
• Realizar reconciliações operacionais
  

Como são estruturados os planos de contas corporativos?

Como dito, não existe um plano de contas universalmente padronizado, por isso ele pode variar para cada negócio. No entanto, existem princípios gerais para estabelecer uma estrutura contábil adequada.

Os planos de contas corporativos podem ser organizados em duas categorias principais:

• Contas de balanço patrimonial: Para gerenciar transações de capital e financeiras, que a empresa refletirá no balanço patrimonial. Alguns exemplos são contas a receber, contas a pagar, caixa, contas bancárias, ativos fixos e estoques.
  
• Contas de rendimentos: Para gerenciar transações econômicas, que uma empresa registrará no demonstrativo de resultados. Os exemplos incluem custos de produção, como matérias-primas, custos de serviços e pessoal, depreciação e amortização e receita da venda de bens e serviços.
  

No documento, as empresas organizam as contas em uma hierarquia, começando no nível mais amplo e indo para níveis mais detalhados. Normalmente, as empresas usam uma estrutura com pelo menos três níveis:

• Livro-razão: O primeiro nível, agrupando contas que são semelhantes.
  
• Contas: O segundo nível de agrupamento, que inclui as contas resumidas.
  
• Subcontas: O terceiro nível, composto pelas contas detalhadas e analíticas utilizadas nos registros contábeis.
  

A cada item do plano de contas é atribuído um título que descreve sua finalidade, juntamente com um código contábil único (numérico, alfabético ou alfanumérico) para facilitar a identificação dentro do sistema contábil corporativo.

Exemplo de um plano de contas corporativo

Este é um exemplo de um plano de contas dividido em livro-razão, contas e subcontas:

Outro componente de um plano de contas corporativo são as notas explicativas, que oferecem esclarecimentos sobre como as subcontas funcionam e explicam o significado dos valores que possuem.

Entradas para o plano de contas corporativo

Também é importante considerar as duas maneiras pelas quais uma empresa pode preencher seu plano de contas:

• Entrada de transações: A empresa atualiza a conta sempre que ocorre um evento de contabilidade.
  
• Entrada de saldo: A empresa atualiza a conta com base nas avaliações de inventário em uma data especificada.
  

Diversas ferramentas de software podem ajudar as empresas a gerenciar sua contabilidade. Algumas ferramentas ajudam a automatizar o processo de faturamento, como o Stripe Invoicing, uma plataforma de faturamento abrangente e flexível que permite criar e enviar faturas de pagamento avulsas e recorrentes sem escrever uma única linha de código. Com o Stripe Invoicing, você economiza tempo e recebe pagamentos mais rápidos: 87% das faturas Stripe são recolhidas em 24 horas. Graças à colaboração com parceiros externos, você também pode usar o Stripe Invoicing para faturas eletrônicas.

Considerações antes de criar um plano de contas corporativo

Antes de criar o plano de contas, avalie vários fatores para garantir que você consiga adequar a estrutura às necessidades do seu negócio. A estrutura deve ser flexível o suficiente para acomodar mudanças em sua empresa, permitindo a adição de contas, se necessário. Estruturar corretamente um plano de contas ajuda a minimizar erros e garante a precisão das demonstrações financeiras.

Existem várias opções para criar um plano de contas, dependendo principalmente do tamanho da empresa. Para empresas pequenas, um plano de contas padrão geralmente é suficiente, enquanto empresas maiores podem exigir um plano de contas personalizado para atender às suas necessidades.

Antes de criar seu plano de contas corporativo, não deixe de analisar sua empresa para determinar, por exemplo:

• O que sua empresa faz? Você vende produtos, serviços ou ambos?
  
• Quais são as características dos seus produtos/serviços? Você pode dividi-los em categorias? Ou por tipo de cliente (business-to-consumer [B2C] ou business-to-business [B2B])?
  
• Quais são os custos da sua empresa?
  
• Como está estruturada a sua empresa? Você tem pontos de venda?
  
• Tem funcionários? Quantos? Pertencem a categorias diferentes?
  

Em seguida, é importante entender as necessidades de informações da sua empresa, como identificar quem (por exemplo, escritórios administrativos e de orçamento) recebe informações contábeis e como eles as utilizarão: se para demonstrações financeiras estatutárias, demonstrações financeiras consolidadas, conformidade fiscal ou saldos operacionais. Somente depois de determinar esses aspectos é possível definir a estrutura do seu plano de contas corporativo, incluindo os tipos de contas que você usará, seu agrupamento e os métodos para preenchê-las.