El plan de cuentas corporativo es un documento importante que ayuda a registrar las transacciones comerciales dentro del sistema contable italiano. La configuración correcta del documento garantiza registros contables transparentes y precisos, lo que facilita la gestión financiera y el cumplimiento normativo. En este artículo te explicamos qué es un plan de cuentas corporativo, cuáles son sus beneficios y cómo está estructurado.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un plan de cuentas corporativo?
  
• ¿Cuál es el objetivo del plan de cuentas corporativo?
  
• ¿Cómo se estructuran los planes de cuentas corporativos?
  
• Consideraciones antes de crear un plan de cuentas corporativo
  

¿Qué es un plan de cuentas corporativo?

El plan de cuentas corporativo es una lista de elementos que la empresa utiliza para registrar las transacciones a lo largo del año fiscal. Las transacciones incluyen actividades como el registro de facturas de compras y ventas, recibos, pagos, amortizaciones, pagos de salarios e información similar. Las empresas documentan estos elementos mediante un sistema de partida doble. El plan de cuentas corporativo es importante para una empresa porque constituye la base de su sistema contable.

A diferencia de los estados financieros, que deben seguir las mismas normas para todas las empresas, reguladas por el artículo 2423 y siguientes del Código Civil italiano, la autoridad fiscal no regula los planes de cuentas corporativos. Como resultado, una empresa puede personalizar un plan de cuentas corporativo para satisfacer las necesidades de cada negocio, que puede diferir en función de:

• Forma jurídica
  
• Actividad económica
  
• Tamaño
  

No obstante, el plan de cuentas corporativo debe ajustarse a la estructura específica del formato de balance de la Unión Europea, tal y como exige la Directiva 2013/34/EU.

¿Cuál es el objetivo del plan de cuentas corporativo?

El objetivo principal del plan de cuentas corporativo es proporcionar al empresario información analítica detallada sobre las actividades económicas y financieras de la empresa, que puede desarrollarse si es necesario. Esta información es útil principalmente para:

• Habilitar la contabilidad por partida doble
  
• Simplificar la preparación de los estados financieros anuales
  
• Calcular los ingresos
  
• Gestionar las obligaciones relacionadas con la declaración de impuestos y el pago de impuestos
  
• Realizar conciliaciones operativas
  

¿Cómo se estructuran los planes de cuentas corporativos?

Como se indicó, no existe un plan de cuentas universalmente estandarizado, por lo que puede variar para cada negocio. Sin embargo, existen principios generales para establecer una estructura contable adecuada.

Los planes de cuentas corporativos se pueden organizar en dos categorías principales:

• Cuentas de balance: Para gestionar el capital y las transacciones financieras, que la empresa reflejará en el balance general. Algunos ejemplos son las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, el efectivo, las cuentas bancarias, los activos fijos y los inventarios.
  
• Cuentas de ingresos: Para gestionar las transacciones económicas, que una empresa registrará en la cuenta de resultados. Algunos ejemplos son los costos de producción, como las materias primas, los costos de servicios y personal, la depreciación y amortización, y los ingresos procedentes de la venta de bienes y servicios.
  

En el documento, las empresas organizan las cuentas con una jerarquía, comenzando en el nivel más amplio y llegando a niveles más detallados. Normalmente, las empresas utilizan una estructura con al menos tres niveles:

• Libro mayor: El primer nivel, agrupando las cuentas que son similares.
  
• Cuentas: El segundo nivel de agrupación, que incluye las cuentas resumidas.
  
• Subcuentas: El tercer nivel, que consiste en las cuentas detalladas y analíticas utilizadas en los registros contables.
  

A cada elemento del plan de cuentas se le asigna un título que describe su propósito, junto con un código contable único (numérico, alfabético o alfanumérico) para facilitar la identificación dentro del sistema de contabilidad corporativo.

Ejemplo de un plan de cuentas corporativo

A continuación, se muestra un ejemplo de un plan de cuentas con su desglose en libro mayor, cuentas y subcuentas:

Otro componente de un plan de cuentas corporativo son las notas explicativas, que ofrecen aclaraciones sobre el funcionamiento de las subcuentas y explican el significado de los valores que tienen.

Entradas para el plan de cuentas corporativo

También es importante tener en cuenta las dos formas en que una empresa puede completar su plan de cuentas:

• Entrada de transacción: La empresa actualiza la cuenta cada vez que se produce un hecho contable.
  
• Entrada de saldo: La empresa actualiza la cuenta en función de las evaluaciones de inventario en una fecha específica.
  

Diferentes herramientas de software pueden ayudar a las empresas a gestionar su contabilidad. Algunas herramientas te ayudan a automatizar el proceso de facturación, como Stripe Invoicing, una plataforma de facturación integral y flexible que te permite crear y enviar facturas de pagos únicos y recurrentes sin escribir una sola línea de código. Con Stripe Invoicing, puedes ahorrar tiempo y recibir pagos más rápidos: el 87 % de las facturas de Stripe se cobran en un plazo de 24 horas. Gracias a la colaboración con socios externos, también puedes utilizar Stripe Invoicing para la facturación electrónica.

Consideraciones antes de crear un plan de cuentas corporativo

Antes de crear el plan de cuentas, evalúa varios factores para asegurarte de que puedes adaptar la estructura a las necesidades de tu negocio. La estructura debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios de tu empresa, lo que permite agregar cuentas si es necesario. Estructurar adecuadamente un plan de cuentas ayuda a minimizar los errores y garantiza la precisión de los estados financieros.

Hay varias opciones para crear un plan de cuentas, que dependen en gran medida del tamaño de la empresa. Para las pequeñas empresas, un plan de cuentas estándar suele ser suficiente, mientras que las empresas más grandes pueden requerir un plan de cuentas personalizado para satisfacer sus necesidades.

Antes de crear tu plan de cuentas corporativo, asegúrate de analizar tu negocio para determinar, por ejemplo:

• ¿A qué se dedica tu empresa? ¿Vendes productos, servicios o ambos?
  
• ¿Cuáles son las características de tus productos/servicios? ¿Puedes dividirlos en categorías? ¿O por tipo de cliente (de empresa a consumidor [B2C] o de empresa a empresa [B2B])?
  
• ¿Cuáles son los costos de tu negocio?
  
• ¿Cómo está estructurado tu negocio? ¿Tienes puntos de venta?
  
• ¿Tienes empleados? ¿Cuántos? ¿Pertenecen a diferentes categorías?
  

Luego, es importante comprender las necesidades de información de tu empresa, como identificar quién (por ejemplo, los departamentos administrativos y presupuestarios) recibe información contable y cómo la utilizarán, ya sea para los estados financieros reglamentarios, los estados financieros consolidados, el cumplimiento de la normativa fiscal o los saldos operativos. Solo después de haber determinado estos aspectos puedes definir la estructura de tu plan de cuentas corporativo, incluidos los tipos de cuentas que utilizarás, su agrupación y los métodos para completarlas.