Många företag använder förskottsbetalning för att hantera kassaflöde och utgifter. Att betala i förskott kan förändra hur ett företag delar risk, hur kontanter rör sig genom ett företag och hur intäkter och utgifter spåras över tid. Det förändrar också hur företag arbetar och planerar för utgifter.

Nedan förklarar vi vad förskottsbetalning är, hur det fungerar och vad det innebär för företag som balanserar kassaflöde och tillväxt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är förskottsbetalning?
  
• Hur fungerar förskottsbetalning i företag?
  
• Vilka är fördelarna och riskerna med förskottsbetalning?
  
• När används eller krävs vanligtvis förskottsbetalning?
  
• Hur påverkar förskottsbetalning kassaflödet och redovisningen?
  
• Hur skiljer sig förskottsbetalning från depositioner, retainers eller tidiga betalningar?
  
• Så kan Stripe Payments hjälpa till
  

Vad är förskottsbetalning?

Förskottsbetalning innebär att man betalar innan man är skyldig enligt avtalet. I företag innebär det att pengar byter ägare innan en produkt levereras, en tjänst utförs eller ett schemalagt betalningsdatum infaller. Det kallas ibland också för betalning i förtid.

När det gäller kundfordringar används förskottsbetalningar ofta i tjänstesektorer där det är svårt att sälja produkten vidare och där produktionskostnaderna är höga. För leverantörsreskontra används förskottsbetalningar ofta för att se till att utgifter bokförs under ett visst kvartal eller en annan tidsram.

I finansieringsavtal innebär förskottsbetalning att man betalar av kapitalbeloppet i förtid. Detta minskar räntan, men kan medföra straffavgifter, beroende på lånets villkor.

Hur fungerar förskottsbetalning i företag?

Affärsavtal, kontrakt och lån bör definiera hur förskottsbetalningar används och på vilka villkor.

Så här fungerar förskottsbetalning:

• I avtal eller fakturor anges hur mycket som ska betalas i förskott, vad det täcker och när eventuellt återstående saldo ska betalas. I lånevillkoren anges hur mycket som kan betalas i förskott utan påföljder.

• Vissa avtal kräver en procentandel direkt, andra kräver full betalning innan arbetet påbörjas. Förskottsbetalningar är ofta knutna till milstolpar i längre projekt. Förskottsbetalningar på lån är vanligtvis upp till låntagaren att bestämma om.

• Även om pengar flyttas tidigt kräver periodiserad redovisning att intäkter eller utgifter redovisas först när tjänsten utförs eller produkten levereras. Fram till dess spåras förbetalda belopp separat.

• Avtalet ska ange vad som händer om skyldigheterna inte uppfylls: förbetalda medel kan återbetalas, förverkas eller tillämpas annorlunda.

Vilka är fördelarna och riskerna med förskottsbetalning?

Förskottsbetalning omformar kassaflöde, risk och ansvar för båda parter i en transaktion.

Här är fördelarna och riskerna med att använda förskottsbetalning.

Fördelar med att ta ut förskottsbetalning

• Ökad säkerhet för betalning: Genom att ta emot medel direkt elimineras risken för sena eller missade betalningar.

• Starkare kortsiktigt kassaflöde: Förskottsbetalning ger kontanter tidigare, vilket kan ge stöd för löner, lagerinköp eller uppstartskostnader för projekt.

• Minska den administrativa bördan: När betalning sker före leverans finns det ett mindre behov av fakturering, påminnelser eller inkasso.

• Tydligare kundengagemang: Betalningen i förskott minskar antalet uppsägningar eller ändringar i omfattning när arbetet väl är igång.

Risker med att ta ut förskottsbetalningar

• Högre leveransskyldighet: Att ta betalt tidigt ökar insatserna för det företag som levererar produkten eller tjänsten. Underlåtenhet att prestera kan leda till återbetalningar, tvister eller ryktesskador.

• Disciplin för hantering av likvida medel krävs: Företag måste hantera förbetalda medel noggrant så att pengar som samlas in tidigt fortfarande är tillgängliga när leveranskostnader uppstår.

• Potentiellt kundmotstånd: Vissa kunder är obekväma med att betala i förskott, särskilt i nya relationer. Strikta villkor för förskottsbetalning kan sakta ner försäljningen eller pusha köparna mot mer flexibla alternativ.

• Straffavgifter för förskottsbetalning: För lån kan förskottsbetalningar spara ränta, men kan medföra straffavgifter för förskottsbetalning.

När används eller krävs vanligtvis förskottsbetalning?

Förskottsbetalning tenderar att användas när tidpunkt, risk eller initial kostnad gör det opraktiskt för ett företag att ta betalt senare.

Här är några vanliga omständigheter:

• Specialbeställt arbete: Företag kräver ofta förskottsbetalning för att täcka material och arbete när varor eller tjänster inte enkelt kan säljas vidare. Detta är vanligt inom tillverkning, konstruktion och professionella tjänster.

• Projekt med höga initiala kostnader: Om ett företag behöver spendera pengar tidigt på lager, utrustning eller bemanning hjälper förskottsbetalning till att finansiera det arbetet direkt. Det minskar behovet av initiala kostnader eller kortfristig finansiering.

• Evenemang och tidsbegränsade tjänster: Evenemangslokaler, storkök och produktionsteam kräver ofta depositioner eller full förskottsbetalning för att reservera datum och resurser.

• Nya kunder eller kunder med högre risk: Förskottsbetalning används ofta när det inte finns någon betalningshistorik eller förhöjd kreditrisk. Det flyttar bort exponeringen från säljaren tills förtroendet har etablerats.

• Abonnemangsbaserade modeller: Många abonnemang är förbetalda. Kunderna betalar i förskott månadsvis, kvartalsvis eller årligen för att få tillgång till dem.

• Rabatterade priser: Vissa företag erbjuder bättre priser eller extra förmåner i utbyte mot tidiga betalningar. Förskottsbetalning blir en del av ett värdeutbyte snarare än en riskkontrollmekanism.

Företag som har lån med hög ränta försöker ofta göra förskottsbetalningar när de kan för att minimera hur mycket ränta de betalar över tid.

Hur påverkar förskottsbetalning kassaflödet och redovisningen?

Förskottsbetalning påverkar när likvida medel flyttas och när intäkter eller kostnader redovisas under periodiserad redovisning. Företag som använder kontantbaserad redovisning redovisar förskottsbetalningar omedelbart.

Så här påverkar förskottsbetalning kassaflödet enligt periodiserad redovisning:

• Intäkter följer leverans: Förbetalda belopp redovisas som förbetalda intäkter tills varor eller tjänster levereras. Intäkter redovisas endast när värde tillhandahålls.

• Förbetalda utgifter följer leverans: När ett företag betalar tidigt för framtida varor eller tjänster bokförs betalningen som en förbetald utgift och kostnadsförs över tid när förmånen erhålls.

• Balansräkningar återspeglar skyldigheten: Förskottsbetalningar ökar likviditeten och förbetalda intäkter samtidigt, vilket återspeglar en skyldighet att leverera. Att det finns kontanter betyder inte att de kan användas obegränsat.

• Prognoser skiljer på likvida medel och resultat: Prognoser kan vara vilseledande om förskottsbetalningar inte är tydligt segmenterade. Team måste modellera tidpunkten korrekt.

• Spårning förhindrar risker i efterföljande led: Utan tydlig insyn i förbetalda saldon kan företag spendera för mycket pengar i förtid eller för lite pengar senare. Regelbunden avstämning håller kassaflödesprognoserna kopplade till verkligheten.

Hur skiljer sig förskottsbetalning från depositioner, retainers eller tidiga betalningar?

Dessa termer används ofta omväxlande, men de har olika påverkan på risker och återbetalningar.

Så här skiljer sig förskottsbetalningar från depositioner, retainers eller tidiga betalningar:

• Förskottsbetalning: Betalningar som görs innan varorna levereras, tillämpas vanligtvis direkt på det totala skuldbeloppet. De är ofta återbetalningsbara eller omfördelbara om leverans inte sker enligt de överenskomna villkoren.

• Deposition: En förskottsbetalning som används för att säkra ett åtagande, ofta med villkor. Om köparen avbokar tjänsten kan depositionen förverkas. Om säljaren inte levererar returneras den vanligtvis.

• Retainer: En betalning som görs för att reservera tillgänglighet eller prioritet, vilket är vanligt inom professionella tjänster. Retainers återbetalas ofta inte eftersom den kompenserar för reserverad tid eller kapacitet, inte en specifik tjänst.

• Tidiga betalningar: En allmän term för pengar som betalas före leverans som fungerar ungefär som förskottsbetalning. Det är vanligtvis inte avsett som en straffavgift eller säkerhetsmekanism.

Så kan Stripe Payments hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera kassaupplevelsen: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals arbetstimmar med färdiga betalningsgränssnitt, tillgång till över 125 betalningsmetoder och Link, en plånbok skapad av Stripe.

• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.

• Göra betalningar både fysiskt och online till en enhetlig upplevelse: Bygg en enhetlig köpupplevelse i digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.

• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner som förbättrar auktoriseringstiderna.

• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med 99,999 % upptid och branschledande tillförlitlighet.

Läs mer om hur Stripe Payments kan underlätta dina betalningar online och i fysisk miljö, eller börja idag.